设计蓝图

设计蓝图

构建流程的过程主要包含 3 个步骤。
  1. 输入基本信息：
    指定要创建流程的模块、布局和字段。
  2. 定义流程：
    在 蓝图编辑器 中，定义从开始或默认状态到退出状态的流程。
  3. 配置迁移设置：
    根据需要，配置流程中不同状态之间的 之前、期间  和 之后 迁移设置。
第 1 步 - 输入基本信息
  1. 转至设置 > 流程管理 > 蓝图。
  2. 点击创建蓝图。
  3. 在 创建蓝图 弹出窗口中，选择要创建流程的模块、布局和字段。

在我们的场景中，因为流程为“商机跟进”，所以我们会选择 商机 模块、标准 布局和 阶段 字段。
4.对记录指定条件以进入流程（如果适用）。示例：金额不低于 50000。
   如果未输入条件，那么布局中创建的所有记录将进入该流程。点击下一步。
Notes

备注：

  • 在高级配置下，可创建连续的蓝图。连续蓝图是没有停顿的-是销售呼叫脚本的理想选择。
  • 蓝图的主要字段可以通过以下方式更新：
    • 迁移API
    • 工作流API 
    • 工作流自定义函数
    除了这三种方式以外，没有其它渠道可以更新蓝图的主要字段。  


第 2 步 - 在“蓝图编辑器”中定义过程流
  1. 在蓝图编辑器中，拖拽构成流程的部分的所有状态（阶段）。
  2. 通过连接状态按钮中的节点，在状态之间建立过程流。

请注意，开始状态相当于所选的选择列表字段的“无”值。 
      3.通过点击两个状态之间的 + 按钮来创建迁移。
   （要删除迁移，只需右键点击迁移线并点击删除迁移）

以上过程流意味着什么？

这是 Zylker Inc 中遵循的商机跟进流程的图形表示。进入此流程的商机将按图片中所示的顺序经历每个阶段。
  1. 白色按钮表示蓝图中的“状态”（商机阶段）。
  2. 绿色按钮表示“迁移”（完成每个阶段所需的条件）。
  3. 您配置的每个迁移在记录的详细信息页面上显示为按钮。

  1. 要完成迁移，请点击“迁移”按钮并执行弹窗中提示的操作。
  2. 例如，点击资质审查时将抛出一个弹出窗口，此窗口将引导您执行此迁移。

  1. 该迁移成功完成时，您将进至蓝图中的下一个状态。
  2. 蓝色按钮“丢单”称为常规迁移，将出现在蓝图的所有状态中。


第 3 步 - 配置迁移设置。
“迁移”是指流程的状态更改。它是两个状态之间的链接，更改的条件将明确定义。迁移由三部分构成：之前、期间和之后。

例如，来看一下“状态”之间的迁移 - 已进行资质审查和已完成协商。我们将其称为“协商”。在 Zylker 的示例中，以下是在此场景中配置“迁移”设置时要遵循的一些准则。
Notes备注 :迁移名称的长度，最多可以是50个字符。
  1. 为完成协商迁移，Zylker 的销售代表必须输入折扣百分比和截止日期。
  2. 根据Zylker 的政策，产品折扣不能高于25%。
  3. 一旦执行协商迁移，系统就会自动向销售代表的经理发送电子邮件通知，告诉他/她有关交易提交的信息。
我们来看一下蓝图是如何包括这些点的。

迁移之前
  • 指定迁移的所有者。
    例如，记录所有者。如果选择“记录所有者”，那么只有记录所有者（及在职位层级中高于记录所有者的人员）才能访问迁移。
  • 定义条件，规定迁移何时可用于流程中的记录。 
    条件示例：“产品演示版完成时”。
    在此情况下，仅当 产品演示版 字段更新为已完成时，才会对记录显示此迁移。 
    如果没有这类条件，那么您可跳过条件分栏。在这类情况下，迁移将立即对所有记录可视。


迁移期间
通过提示迁移所有者输入特定的字段，备注，附件和其它信息，引导他们完成流程中的特定阶段。例如，在商机跟进过程中，销售代表可能需要填写折扣率，根据公司政策上传附件。在这种情况下，这些信息都可以标记为必填。

以下是您可在“迁移期间”分栏中添加的信息：
  1. 添加和验证主模块和相关模块中的字段，包括多选查找和多用户字段。
  2. 完整的检查表
  3. 添加关联的项目，如备注、附件、任务、会议、通话等
  4. 添加标签
  5. 执行小部件的操作
  6. 添加交互信息界面
Idea
默认情况下，这些操作是必填的。 如果您需要，可以选择让它们成为可选的。
您还可以在 ‘迁移期间’ 部分添加消息。 当您的迁移所有者选择迁移时，这些将显示给他们。

Notes
备注 :
  1. 迁移期间，扩展到了门户用户，对于与门户不兼容的模块（如会议、任务及通话，解决方案）以及附件、标签、所有者和用户查找字段，无论它们是否出现在蓝图迁移流程中，都将会对门户用户不可见。
  2. 在沙盒中不支持将门户用户添加为迁移所有者。
  3. 您可以使用向上和向下箭头重新排序要在迁移表单中显示的项目。 您还可以使用合并字段在屏幕上显示来自CRM的数据。
让我们看看迁移期间 选项卡中的不同选项。

添加字段并进行验证

在适当阶段，可通过引导销售代表输入流程所需的信息。它们可以是主蓝图模块或相关模块中的字段。例如，在商机跟进流程的协商阶段，可规定以下字段为必填：

  1. 折扣
  2. 相关客户名称
  3. 客户年收入
  4. 联系人的职位和电话

您可以添加以下字段为可选的 :

  1. 附加条款
  2. 延长截止日期
  3. 性能指标

要设置蓝图模块和相关模块的字段为必填，请执行以下操作：

  1. 在迁移期间 选项卡中，点击 +添加。
  2. 在弹出的窗口中选择字段。
  3. 从下拉列表中选择必需模块。
  4. 选择要添加的字段。一旦选择，它将会被添加到期间 标签。
  5. 在 标记为 下拉列表中，选择必填或可选。

  1. 6. 如果您想要验证输入的字段条目，则点击 + 验证，设置条件和告警消息。
        7. 对所需的字段，重复此操作。

要标记字段为必填或可选
  1. 转到迁移的 期间 选项卡。
  2. 访问所需的字段。
  3. 在 标记为 下拉列表中，选择必填或可选。
    对所需的字段，重复此操作。

Notes
备注 : 如果触发了布局规则，则迁移表单还会将必填字段显示在布局规则内。
验证字段
验证字段，以确保您的销售团队输入可接受的值。
例如: 折扣不能大于20%。
预计成交日期不能超过30天。

在期间选项卡内添加字段验证
  1. 转到迁移的 期间 选项卡。
  2. 访问所需的字段。
  3. 如果您想要验证输入的字段条目，则点击+ 验证。
  4. 在字段验证条件 弹窗内，输入条件和告警消息。
  5. 点击完成。
    对所需的字段，重复此操作。
Notes
备注
  1. 您还可以添加MxN和MxU字段作为蓝图的一部分。 这包括多选查找字段和多用户字段，以及单用户查找字段。 但是，这些字段不能被验证。
  2. 迁移字段是标记为必填还是可选，取决于： 
    1. 模块字段是否是必填的
    2. 布局规则是否将字段标记为必填
    3. 是否在蓝图迁移设置中设置为必填
  3. 如果其中至少有一个是必填性的，则将该字段标记为必填。

添加检查表

检查表是任务清单，帮助销售团队明确记录他们需要完成的任务和事项的数量，以便顺利通过流程的每个阶段。帮助您精简执行每个阶段的细微步骤，不会错过重要事项。

检查表将包含在“迁移期间”中，在经理等人配置好后，将显示给符合资格的迁移所有者。您还可以决定检查表中的每个条目是必填的还是可选的。

例如，在商机跟进流程中，以下项可以包含在协商迁移检查表中。
  1. 确定折扣百分比
  2. 附加协商文档（必要时）
  3. 检查竞争者的折扣
  4. 把突发事件记录下来

要添加检查表，请执行以下操作：

  1. 在迁移期间 选项卡中，点击+添加。
  2. 选择检查表，然后单击出现的空检查表。
  3. 添加检查表的标题
  4. 添加待办事项列表，决定每一项是必填的还是可选的。

这将显示给所选的迁移所有者。迁移所有者必须勾选列表中的必填性项目，才能进入蓝图中的下一个状态。

创建关联的项目

除字段和检查表外，您可以要求用户创建与蓝图模块相关联的项目 ，如下所示：

  1. 任务
  2. 会议
  3. 通话
  4. 备注
  5. 附件
  6. 报价
  7. 销售订单
  8. 服务支持
例如：
  1. 一旦折扣得到批准，并且商机处于“签约”阶段，您可能希望销售代表关联“报价”并安排与客户的电话沟通，以符合法规要求。因此，您可授权创建任务和 PO 关联。
  2. 您可能希望了解有关流程各个方面的其它详细信息，例如为什么销售代表输入了特定折扣，为什么特定任务未完成，等等。 这些额外的细节可以作为备注添加，也可以设为流程的迁移期间阶段的必填项。 
  3. 任何流程，无论是销售、保险、制造还是房地产，都需要一些文档。 在流程的不同阶段都需要销售合同、服务水平协议、法律文件等等。 您可以强制用户在蓝图所需的阶段添加这些附件。

要添加关联的项目
  1. 在迁移期间 选项卡中，点击添加。
  2. 在出现的弹窗内，选择关联的项目。
  3. 从关联的项目 下拉列表中进行选择。
  4. 所选项目将被添加到期间 选项卡中。
注意
  1. 您可以将以下的关联项目设为必填或者可选的 :
    1. 备注
    2. 附件

  2. 一些关联项带有系统定义的必填字段。 您可以添加其它字段（以及验证），并将它们标记为必填或可选。 这适用于以下关联项目：
  1. 任务
  2. 会议
  3. 通话
  4. 报价
  5. 销售订单
  6. 服务支持




向迁移所有者添加消息

对销售团队的明确指示确保他们有效执行整个流程。在每个阶段添加给销售团队的消息，以便每个迁移所有者知道他/她应该完成的任务。
要向迁移所有者添加消息，请执行以下操作：
  1. 在迁移期间 选项卡中，点击+添加。
  2. 选择消息，点击空文本框（带有占位符文本信息消息） 。

  3. 在文本框中编写相应消息。

添加标签

您还可以提示用户添加标签。

要使迁移所有者添加标签
  1. 在迁移期间 选项卡内，点击 +添加。
  2. 从出现的弹窗内选择标签，接着点击空的标签框。

  3. 在标记为 下拉列表内，选择必填或可选。

添加小部件 

您还可以在蓝图中将小部件作为迁移期间设置的必填项。
 

通过必填化一个小部件，您可以定义自己的参数，这些参数需要作为流程的一部分输入。 不止是字段和备注，甚至是超出CRM数据之外的。可以在地图上标记位置，也可以在日历上预约。


添加小部件
  1. 在迁移期间 选项卡内，点击 +添加。
  2. 从出现的弹窗内选择小部件，然后点击继续。
    请注意，添加小部件将删除期间选项卡中的所有现有项目。
  3. 点击安装，添加您选择的现有小部件。 如果您想创建一个新的小部件，请单击+ 新建小部件。
    添加小部件后，您将无法在该迁移的期间选项卡中添加任何其它项。

下面是一个小部件的示例，这些小部件被作为蓝图的必填部分 :

添加交互信息界面

使用交互信息界面，您可以为进入此蓝图阶段的用户自动化流程。

为用户设置自己的流程，包括跨CRM的数据或功能。 例如，为您的用户在您的账户中设置一个信息交互界面或流程来更新他们的驾驶执照或添加商机到管道等等。

Notes
适用于企业版及以上版本。


迁移之后
定义迁移完成之后的自动操作。可在“迁移之后”分栏中自动完成的操作包括：
  1. 发送邮件提醒
  2. 分配任务
  3. 创建会议
  4. 安排通话
  5. 更新字段
  6. 创建记录
  7. 触发 Webhook
  8. 触发自定义函数
  9. 添加标签
  10. 转会记录（适用于线索和报价模块）
在 Zylker 的示例中，关于折扣审批，需要向销售经理发送电子邮件通知。所以，选择邮件提醒并关联所需邮件模板。

类似的，您可以为每个迁移创建条件，直到流程结束。

通用迁移

通用迁移是可在流程中从所有状态中执行的迁移。

例如，在商机跟进流程中，记录经历若干阶段（例如，资质审查、协商、折扣审批等等）后，您就知道是否会赢得该商机。因此，商机丢失 是一个迁移，只有在流程结束时才可用。 但假设客户没有表现出兴趣，您想在资格审查阶段就放弃交易，在这种情况下，需要即时执行丢失商机 迁移，而不是通过所有中间阶段。

为做到这一点，需要勾选下图复选框，将丢失商机 设为通用迁移。 一旦启用，将在所有状态看到丢失商机迁移。


自动迁移

在蓝图中引进自动迁移，帮助您解决流程延迟问题。通常，流程中的记录可能会停滞在某一状态，您可能没有注意到，造成不必要的延迟。您可以设置SLA，在升级时收到通知。

不过最终来说，SLA也是一个通知或任务/字段更新，最后的记录需要您手动干预，以便推进过程进展。 如果想要收到通知，可以配置SLA。另一方面，如果想要让记录自动从一个状态到另一个状态，可以创建自动迁移。 

什么是自动迁移，它是如何工作的？
自动迁移是蓝图中的记录，在一段“等待”时间过后，从一个状态到另一个状态的过程。
按照流程，记录从状态A到状态B，需要经过迁移A。如果迁移A没有在规定时间内执行，比如5天，那么将执行为该状态配置的自动迁移。该记录将按照配置自动推进至蓝图的另一个状态。

例如，在下面的截图中，CRM在等待迁移发生：无论是“确认兴趣”还是“放弃交易”，如果规定日期内没有对该记录执行操作，该记录将被移至“报价”状态。用户可从此处访问。


配置自动迁移

创建常规迁移时勾选自动迁移复选框。


然后，添加“等待时间”和相应操作。

根据以下截图，在起草报价单之前，交易跟进流程有几个主要步骤需要执行—— 建立联系，资格审查，需求分析，以及价值建议。如果某笔交易已经进入“已联系”阶段，但用户没有采取资格审查所需操作， 蓝图会等待5天，随后即刻将其移至“确定决策者”状态。从这儿有关用户可以接手起草报价。



如果不了解需求，联系人详情等，则无法创建报价。所以之前状态的操作可以一起完成了，无需再浪费时间。


同状态循环
一个过程通常包含一些步骤，需要尝试多次才能成功。比如尝试联系客户，为了收集要求，需要给他们打电话。但是他们往往不在，或是要求稍后再打电话。只有在与交谈之后才能进入下一阶段，因此在收到答复之前您需要停留在某一状态。停留在同一状态并不意味着工作没有完成-只需尝试多次，直到成功为止。

在此情况下，可以创建一个“循环”同一阶段的迁移。从和到状态是相同的。例如，在以下交易跟踪过程中，您可以无限次使用“重试联系”迁移，直到成功为止，在这种情况下，您将选择“可用客户”并进一步操作。

组织迁移并进行颜色编码

蓝图的存在是为了提高公司流程的效率并确保合规性——但前提是您的用户必须及时遵循它们。 通常情况下，您的用户可能会发现采用您的流程并遵循它们是具有挑战性的，特别是当它们很复杂时。 您可能会发现许多迁移尚未执行，并且记录在不同阶段停滞不前。 其中一个原因可能是您的用户发现很难导航UI，并且有时不确定执行哪些迁移。 所以在这里，我们给大家带来了这方面的一些改进。 您可以通过在蓝图中为迁移重新排序和设置颜色编码来解决这个问题。 这将有助于根据您的流程需求在记录详细信息页面上组织迁移按钮。

对迁移进行颜色编码

考虑流程中从特定状态出现了几个迁移。 它们当前都以特定的颜色和顺序显示。 如果有很多的迁移，可能会产生积极和消极的结果。 例如，目前处于“谈判”阶段的商机可能会被批准、拒绝、搁置、重新分配等等。

对于一个销售代表来说，看着这些迁移按钮，对于在这个流程的那个阶段有哪些可能的记录，可能会感到困惑。 

因此，如果“批准”迁移可以显示为绿色，“拒绝”迁移可以显示为红色，“保持” 与 “重新分配” 迁移可以显示为橙色，而非所有的迁移都是默认的蓝色，这种颜色编码可以让销售代表快速了解阶段的可能性和结果。






它是如何工作的

在配置蓝图迁移时，您现在可以从调色板中选择一个选项，即您希望用于特定迁移的特定颜色。


在构建迁移时，您还可以定义它们的颜色编码，以便增强销售代表的用户体验并改进流程的采用。




重新排序您的迁移按钮

您还可以对迁移进行重新排序，以决定它们在详细页面上显示的顺序。  
只需转到您想要为其排序迁移按钮的特定状态。将鼠标悬停在该状态上，然后单击 ’重新排序迁移‘ 图标。





Notes
备注 :
  1. “重新排序迁移”图标，仅对具有多个迁移的状态显示。
  2. 这种颜色编码和重新排序对画布没有任何干扰，因为蓝图小部件是整个画布编辑器中的单个单元。 虽然可以在画布中移动蓝图小部件，但不能在小部件内进行编辑。 为此，您可以在蓝图本身中使用迁移的颜色和排序首选项。

为状态配置 SLA
在您的机构中部署流程时，需要确保该流程及时完成。SLA 可帮助您完成此任务。
“SLA”代表服务等级协议，通常用于服务供应商和客户的场景下。此术语在蓝图中表示机构内部各团队之间达成的一种协议，用于表示销售代表/团队可以将特定记录保持为特定状态的最长时间。例如，如果交易处于“资质审查”阶段的时间太久，那么系统必须向销售经理或记录所有者发送通知。但是，多长时间才算过久？如果此交易处于某个状态的时间确实太久，那么应该通知谁，又应该如何处理？

可通过 SLA 在蓝图中配置这些详细信息。如果配置了 SLA，那么 CRM 会监视记录及每个记录处于特定状态的时长。如果该记录处于特定状态的时长超过限制，那么系统会按配置向 SLA 设置中提到的用户发送提醒。这可帮助您及时了解机构中的流程进展并解决问题。

要为状态配置 SLA：
  1. 在“蓝图编辑器”中，点击要为其配置 SLA 的状态。例如，已进行资质审查。
  2. 设置商机在“已进行资质审查”状态的最长时间限制。例如，5 天。
  3. 交易超过 SLA 时间限制时，指定应在何时通知何人。例如，时间增长到第 5 天时通知记录所有者。
  4. 除了此标准通知外，您还可以设置额外提醒，在SLA时间限制之前或之后发送。

例如，在达到此限制之前 2 小时，向记录所有者通知有关 SLA 时间限制的信息。
这可帮助您及时采取措施。

除了标准提醒之外，您还可以选择要自动执行的其它用户定义的SLA操作。
这些用户定义的SLA操作包括自定义邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义函数。

例如，假设根据您的流程，当记录在“协商状态”中停留超过5天时，您希望收到提醒。为此，除了默认的邮件提醒之外，您还可以选择自动进行字段更新，只要记录保持在“协商”状态超过5天，该字段就会将“紧急”字段从“轻微”更新为“严重”。稍后，您可以筛选出紧急情况严重的记录，并优先确定其迁移的优先级。

Notes
注意：
用户定义的SLA操作，仅旗舰版及以上版本可用。


对蓝图批量包含和排除记录

此选项将分阶段发布，可能还不能在您的帐户中使用。
您可以使用过滤器选项轻松地在蓝图中包含和排除多个记录。 这在以下情况下很有用 :
  1. 您已经创建了一个新的蓝图，并希望在其中包含一些现有的记录。
  2. 您希望将一组记录从一个蓝图移动到另一个蓝图。
  3. 您希望将一些记录与蓝图完全分离。
在蓝图中包含和排除记录的过程是类似的。 步骤如下 :
  1. 转至 设置> 流程管理 > 蓝图。
  2. 点击 过滤器 选项卡。
  3. 根据您的需求，点击包含或者排除 。
  4. 从下拉列表内选择模块、布局以及蓝图。
  5. 指定包含/排除记录的的条件。
  6. 点击搜索。

  7. 选择要包含/排除的记录。
  8. 点击包含/ 排除。
您将得到一条消息，表明记录已成功地与蓝图关联或解除关联。
在沙盒中创建蓝图
在为您的销售流程制定蓝图时，有可能需要经常修改。Zoho CRM提供了一个名为沙盒的测试环境，可让您检查蓝图的工作方式，而不会影响实时数据。
另请参阅：沙盒

样本过程流

在以下幻灯片中，您将看到各种行业（例如，教育、房地产、保险、银行和金融）的业务的样本过程流。这些是通用过程流，旨在帮助您了解如何开始设计您自己的蓝图。您可部署状态、迁移并根据自己的独特需求设计过程流。现在就开始浏览吧！






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