配置工作流规则

配置工作流规则

Zoho CRM 中的工作流规则是符合某些指定条件时执行的一组操作（邮件通知、任务和字段更新）。这些规则自动完成某个规则被触发时发送邮件通知、分配任务和更新记录的某些字段的过程。

工作流规则包含以下元素：

  • 基本明细 - 指定有关规则适用的记录类型、规则名称和描述的明细。
  • 规则触发器 - 指定应对记录触发规则的时间和条件。有两个选项：
    • 根据记录的操作执行 - 可在创建、编辑、创建/编辑、删除记录时或更新特定字段时触发规则。
    • 根据日期字段的值执行 - 对于满足规则条件的所有记录，将根据所选日期字段的值每月或每年触发规则。
    • 根据记录的得分执行 - 可在记录的得分上升、下降或更新时触发规则。
    • 基于建议执行 - 规则可以在推荐日当天、之后或之前触发。
    • 注意：当备注被创建、创建/编辑、修改、删除时。
  • 工作流条件 - 可在工作流规则中创建多个条件。每个条件包含两个元素。一个元素指定应触发的记录，即，所有记录还是符合条件的记录。另一个元素添加触发条件。如果有多个条件，那么系统将根据每个条件中提到的标准验证记录，符合某个条件时，系统不会验证后续的其他条件。以下两个选项帮助您定义记录：
    • 符合条件的所有记录 - 将对符合条件的记录触发规则。
    • 所有记录 - 将对所有记录触发规则。
    • 不符合任何以上条件的记录- 此选项从第二个条件（而不是所有记录）开始可用。
  • 操作 - 指定要对符合所设置条件的记录自动完成的操作。
    • 即时操作 - 添加执行规则时将立即触发的邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义函数。在执行“编辑”或“字段更新”操作时，还可转化“线索”、“报价单”和“销售订单”。
    • 计划操作 - 添加根据指定时间安排和触发的邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义函数。
Idea
这项功能也适用于团队模块。欲了解更多，请参阅：使用团队模块、配置团队模块和团队模块中的自动化。
在 Zoho CRM 中创建工作流规则

创建工作流规则的步骤分为 4 个部分。

第 1 部分 - 输入规则的基本明细
  1. 转至设置 > 自动化> 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，点击创建规则。
  3. 在创建新的规则弹出窗口中，执行以下操作：
    • 从下拉列表中选择此规则适用的模块。
    • 输入规则名称和描述。
  4. 点击下一步。
第 2 部分 - 指定规则触发器。

有三个选项，系统将根据这些选项针对符合规则条件的记录触发规则。创建工作流规则时，需要选择其中一个选项，并且您以后不能通过编辑该规则来对其进行更改。它们是：

  • 记录操作 - 可在创建、编辑、创建/编辑、删除记录时或更新特定字段时触发规则。
  • 日期字段的值 - 对于满足规则条件的所有记录，将根据所选日期字段的值每月或每年触发规则。此选项仅在旗舰版中可用。
  • 得分值 - 可在记录的得分上升、下降或更新时触发规则。
  • 建议日 - 规则可以在建议日之前、之后或当天触发。
  • 备注 - 规则可以在备注创建、创建/修改、修改、删除时触发。

根据记录操作执行

在 Zoho CRM 中创建新线索时，您可能想要按所设置时间间隔自动发送邮件。您还可能想要为这些新线索创建任务。而且，有时更新特定字段时，您可能想要触发工作流。此执行选项允许您根据将触发的工作流规则指定操作（创建、编辑、删除等等）。

对于编辑、创建或编辑 操作，提供了使工作流重复的选项。如果您希望规则重复，可以勾选每次记录被编辑时重新执行此工作流。

  1. 从以下选项中选择一个：
    • 创建：当创建记录时执行规则。
    • 创建或编辑：当创建或编辑记录时执行该规则。
    • 编辑：当现有记录被修改时执行规则。从下方选项中选择。
      • 任何字段被修改：当任何现有记录被修改时执行规则。
      • 特定字段被修改：当记录中指定字段的值被修改时执行规则。最多可添加 5 个条件。
        • 从下拉列表中选择字段名称。
        • 选择更新字段的值的条件，例如客户名称或可能性。
        • 选择更新字段的值，例如可能性被修改为一个大于 50 的值。
        • 点击全部/任一链接以切换选项。

      • 指定分栏中的任意字段被修改：当选定布局的特定分栏中的任何字段被修改时执行该规则。

    • 删除：当特定记录被删除时执行该规则。此类规则只能关联电子邮件通知、Webhook 和函数。该操作包括：
      • 从详情页删除记录。
      • 从列表视图中删除（单个或批量）。
      • 使用批量删除功能。
      • 从记录的相关列表中删除。例如，在客户下删除联系人。
      • 点击下一步。
注意：
  1. 您只能基于以下项创建工作流规则：
    模块 - 客户、联系人、客户、商机和自定义模块。
    布局 - 系统布局和自定义布局。
    分栏 - 系统分栏和自定义分栏。
  2. 如果一个分栏与工作流规则相关联，要从特定的布局中删除该分栏，您需要先删除工作流规则。
  3. 如果指定分栏中的字段包含多选查找字段、图像或文件上传字段，对这些字段所做的更改不会触发规则。

根据日期或日期时间字段的值执行

您可能想要在交易预期截止日期之前的一周收到邮件提醒，或者可能想要向客户发送邮件以提醒他们有关月租或续订的信息。在这些情况下，不一定需要对所要触发的规则创建或编辑记录。这完全依赖于日期字段中的值。此执行选项允许您从记录中选择日期字段，并允许您定义规则的触发日期。

您可以设置一个活动在选定日期每月或每年重复进行。

请注意，使用此选项时，每 10 分钟最多将触发 5000 条记录。如果 10 分钟内有超过 5000 条记录，剩余的记录将在下一个 10 分钟内执行。

  1. 输入以下内容以指定想要触发规则的时间。
    • 指定表示执行时间的天数、小时数或分钟数。
      可将规则设置为最长在指定“日期”字段之前或之后的 999 天触发。
    • 从下拉列表中选择于、之前或之后。
    • 从下拉列表中选择日期或日期时间字段。
      系统将列示模块中将针对其创建规则的所有日期和日期时间字段。
  2. 点击指定执行时间链接并选择时间。 
  3. 从循环下拉列表中选择一次、每月或每年。
  4. 点击下一步。

根据记录的得分执行

可在记录的得分上升、下降或更新时触发规则。例如，服务行业的线索是您的主要潜在客户，并且您想要根据得分确定其优先级。您可能想要密切跟进得分不低于 10 的线索。在这类情况下，您可创建基于得分的工作流规则。某个线索的得分更新并且得分不低于 10 时，可创建任务以确定该线索的优先级并立即跟进该线索。 

  1. 选择增加、减少或更新以指定您希望触发该规则的时间。


  2. 点击下一步。
  3. 指定应执行规则时的条件。
  4. 点击下一步。


备注：
  1. 将按以下顺序执行自动化：分配规则 > 审核流程 > 积分规则 > 工作流规则 > 审批流程 > 蓝图 > 积分规则 > 指挥中心。这是为了确保完成触发循环。
  2. 操作将按以下顺序执行：字段更新 > 标签 > 邮件通知 > 任务 > slack通知，Cliq通知，Webhook，自定义函数，自定义操作，创建记录（并行执行）>转换。
  3. 针对同一模块创建的规则将按时间顺序执行。如需更改执行顺序，可以重新排序规则。点击此处了解如何重新排序。
  4. 并非所有操作都以此顺序执行。 为了提高性能，我们卸载了某些操作。 也就是说，某些操作将并行执行而不是顺序执行。
  5. 并行发生的操作：提醒，任务，Webhook，函数，创建记录和Cliq/Slack通知。
  6. 依次发生的操作：字段更新，标签和转换。
  7. 工作流规则在触发时立即执行操作。当大量满足触发条件的记录进入系统时，工作流可能需要一些时间按顺序处理它们的操作。
  8. 所有付费版均提供基于分数的工作流程执行。
  9. 通过Cliq，Slack和Cisco的通知可以通过即时和计划的操作来触发。

根据建议执行

可以在建议之前、之后或当天对记录执行自动操作。
例如，如果 Zia 向过去购买过该产品的联系人推荐了产品，您可以向客户发送电子邮件或短信告知此事。此类通知可以通过基于建议的工作流规则自动执行。
此选项仅在启用了 Zia 推荐时，在流程配置期间才会显示。了解更多。


注意
  1. 只能为目标模块创建工作流，即客户所在或建议适用的模块。
  2. 针对已购买或与联系人关联的产品或商机显示的建议适用于工作流。也就是说，如果联系人购买了笔记本电脑，Zia 将再次推荐相同的产品；可以为此建议创建工作流。
根据建议日期创建工作流规则
  1. 前往设置[  ] > 自动化 > 工作流规则。
  2. 点击创建。
    只有目标模块或建议的模块将可用。
  3. 在您希望何时执行规则？选择基于建议。
  4. 在执行 中，从下拉列表中选择天数和之前/之后/当天。
  5. 点击下一步。
  6. 在您是否希望为此规则添加一些附加条件？选择是或否。
    如果您选择是，请输入所需的工作流条件。
  7. 点击完成。
  8. 选择即时或定时操作。
  9. 点击保存。

基于备注执行

规则可以根据模块中与备注相关的操作被触发。

要创建基于备注的工作流规则：
  1. 在执行工作流规则的下拉菜单中，选择记录备注。
  2. 选择在备注上执行什么操作应触发工作流规则：

    1. 添加备注:  当创建新备注时，工作流将被触发。
    2. 添加或修改备注：当添加新备注或修改现有备注时，工作流可以被触发。
    3. 修改备注：当修改现有备注时，工作流可以被触发。
    4. 删除备注：当删除现有注释时，工作流可以被触发。
对于每个操作，您可以进一步设置附加条件来区分特定备注以触发规则。您可以选择是否应针对模块中的所有记录或满足特定条件的特定记录来触发规则。


每条备注都带有某些属性，如创建者、创建时间、备注内容等。您可以选择触发所选记录的所有备注的工作流，或者根据备注属性设置条件来选择特定的备注。

以下是用于创建工作流规则的备注属性列表：
  1. 创建者
  2. 创建时间
  3. 修改者
  4. 修改时间
  5. 备注内容
  6. 备注所有者
  7. 备注标题

  


基于竞争对手执行

规则可以响应与电子邮件通信中提及竞争对手相关的操作。例如，假设 ABC 公司旨在追踪客户对客户支持邮件中提及的竞争对手的看法。为此，该公司使用工作流规则扫描收件箱中的特定竞争对手，如"Zylker"。一旦检测到，就会触发客户支持或营销团队的警报。这能够及时响应并解决客户的问题，收集反馈以改进产品。

此外，从竞争对手的提及中获得的洞察有助于识别竞争优势和改进领域。公司可以利用这些信息进行有针对性的客户互动，提供促销活动以鼓励客户探索新功能或服务。

要基于竞争对手创建工作流规则：
  1. 在执行工作流规则的下拉菜单中，选择竞争对手。
  2. 点击下一步。
  3. 选择规则触发所依据的条件。您可以选择是否对模块中的所有记录触发规则，或对满足特定条件的特定记录触发规则。
  4. 您可以选择所有提到的竞争对手，或添加更多条件来选择哪些提到的竞争对手将匹配触发条件。以下是用于创建工作流规则的竞争对手属性列表：
    1. 负面竞争对手
    2. 中立竞争对手
    3. 总体竞争对手
    4. 优势竞争对手

  5. 点击完成。
在流程规则中提及竞争对手的信息，只有当组织中提供 Zia 竞争对手告警功能时才可用。点击此处了解更多关于 Zia 竞争对手告警的信息。
第 3 部分 - 创建工作流条件

工作流规则中的多个条件可帮助您解决以下情况：您已明确定义对应符合指定条件的记录和不符合指定条件的记录的操作项。

对于每个规则，在旗舰版和超级版中，可添加最多 10 个条件，在标准版和高级版中，均可添加最多 5 个条件。

示例：在交易跟进场景中，您可能具有以下需求（可使用工作流条件以最佳方式配置这些需求）：

工作流条件
符合条件的记录：
交易金额不低于 6000 美元，活动来源为展会		符合条件的记录：
交易金额不低于 2000 美元，活动来源为展会		不符合任何条件的记录：
操作 1
向销售经理发送有关大交易的邮件。
向记录所有者分配任务以在一周内完成交易。
向记录所有者分配任务以在一周内完成交易，同时提供 15 天的试用期。
操作 2
向记录所有者分配任务以对折扣指引和最终折扣值进行交叉检查。
-
对于字段 15 天试用期，将字段值更新为符合资格。
  1. 选择下列任一选项：
    • 符合条件的记录 - 仅对符合给定条件的记录触发规则。
    • 所有记录 - 将对所有记录触发规则。
    • 不符合任何以上条件的记录 - 此选项从第二个条件（而不是所有记录）开始可用。
  2. 指定条件。可点击添加图标以添加多个条件。
    可指定“标记”作为工作流条件的一部分。 
    添加多个条件时，您将获得用于编辑条件模式的选项。
  3. 点击下一步并添加即时操作或计划操作。
  4. 点击添加另一条件链接以添加另一工作流条件并重复以上提到的步骤。
    请注意，仅当向该条件添加至少一个操作（即时操作或计划操作）后，此选项才可用。

编辑条件模式

自定义列表视图中的“条件模式编辑器”可帮助您使用简单逻辑运算符（例如，and / or）来开发高级过滤器。

备注：
  1. 您可对列表视图指定最多 25 个条件。
  2. 如果要将转化操作（即时操作）与规则相关联，那么必须指定条件。
  3. 条件中最多可以添加5个查询字段。

要编辑条件模式，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，点击工作流规则。
  3. 在编辑规则页面中，查看现有条件并点击更改模式链接。
  4. 在模式编辑器框中，修改过滤器并点击保存链接。

示例：
您想要对“类型”为“新业务”、“阶段”为“需求分析”或“资质审查”并且“金额”高于 50000 美元的商机触发工作流规则。

“类型”为“新业务”；“阶段”为“需求分析”或“资质审查”；并且“金额”高于 50000 美元。

可使用下面给出的“条件”选项轻松创建此条件：

条件模式将自动设置为：



因为此条件模式不符合要求，所以您可进行以下编辑：


可在“条件模式编辑器”中使用以下字符：

  • 圆括号：( )
  • and / or 运算符
  • 条件行号

第 4 部分 - 关联即时操作和计划操作

工作流规则仅在具有相关联的操作时才有意义。这些操作包括电子邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义函数。它们在操作下进行分组，可能属于即时或计划。这些操作在创建后可与多个规则相关联。

  1. 在操作分栏中，执行以下操作：
    • 即时操作 - 点击此项以关联触发工作流规则时即时触发的即时操作。也可创建即时操作并将其与该规则相关联。
    • 计划操作 - 点击此项以关联触发该规则后按指定时间触发的计划操作。可创建最多 5 个计划操作。
  2. 点击保存。
    请注意，如果未创建即时操作或计划操作，那么不能保存规则。

将操作关联至规则
添加即时操作

即时操作包括在执行规则时立即触发的邮件通知，任务，字段更新，webhooks，自定义功能和记录创建。 有两个选项可以关联这些操作。

  • 创建邮件通知、任务、字段更新、标记、webhook 或自定义函数，并将它们关联至规则。还可创建操作以转化线索、报价或销售订单。
  • 选择现有电子邮件通知、任务、字段更新、webhook 或自定义函数以关联至规则。

要关联即时操作，请执行以下步骤：

如果要创建工作流规则，请直接转至步骤 4

  1. 转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，点击要对其创建操作的规则。
  3. 点击编辑以修改规则设置。
  4. 在条件下，点击即时操作/操作链接并从下拉列表中选择该操作。
  5. 在弹出窗口中，选择所列示操作，或点击新建[操作]以创建操作并进行关联。
  6. 点击关联。
备注：
  1. 对于工作流规则，系统不会列示所有操作（邮件通知、任务、字段更新、标签、webhook 和函数）。如果规则对应“线索”，那么只有为线索创建的操作可供关联。
  2. 如果通过工作流删除了记录，则您无法使用 get API 检索其信息，因为该记录已经被删除。
  3. 当记录自动合并时，编辑或删除触发器不会起作用。如果记录手动合并，这些触发器将可以工作。
  4. 只能创建一组具有关联邮件通知、任务、会议、电话等的即时操作。
  5. 可将最多 5 个邮件通知、5 个任务、5 个字段更新、1 个自定义函数和 1 个 webhook 、1个创建记录关联至即时操作。
将创建记录作为即时和计划操作

Info
仅高级版及以上版本可用。

您可以将即时或计划操作配置为在满足特定条件时创建记录，例如：
  1. 如果联系状态更改为有兴趣，则可以创建商机。
  2. 您可以在查询客户后的第二天创建工单。
可以在标准模块和自定义模块中创建记录。仅支持以下标准模块：线索，联系人，客户、商机和服务支持。只能在记录操作或日期/时间上设置执行参数。
配置规则时，您必须：

  • 选择要添加新记录的模块和布局。

  • 选择记录的所有者。您可以选择登录用户（创建工作流程规则的人）或任何其他CRM用户。

    同样，您可以选择参考用户。也就是说，您在布局中添加的任何用户查找字段。例如，如果联系人模块具有客户和供应商的用户查找，则可以从这些查找模块中选择一个用户作为记录所有者。 您甚至可以从自定义用户字段中选择一个用户（只能使用单个用户字段）作为记录所有者，但是它应该是单个用户字段。

  • 输入诸如记录名称，金额等字段的值。您在此处输入的值将为创建的记录预先填充。默认情况下，布局中的必填字段（标准字段和自定义字段）都将显示在此处，您也可以添加布局中存在的其他字段并输入一个值。您可以输入值或使用合并字段。例如，可以使用合并字段输入邮件字段值。

注意
  1. 您可以在高级版中创建5个条件/规则，在旗舰版中创建10个条件/规则。 此外，只有一条记录会创建操作/条件。

设置记录创建

  1. 转到设置>自动化>工作流程规则。
  2. 创建一个规则并定义规则执行。
  3. 只能选择在记录操作中或在日期/时间上。
  4. 点击下一步，然后定义条件。
  5. 在即时操作中，选择创建记录，然后选择模块。

  6. 从下拉列表中选择布局。
  7. 在记录所有者中，从下拉列表中选择用户或参考。
    如果选择参考选项，请选择适当的用户字段。 
  8. 输入其他字段的值。
    点击+添加更多字段。
  9. 点击提交。
  10. 点击保存。

为转换即时操作添加标签

添加到线索的标签或标识符可以在转换过程中被传递。例如，如果一位线索对您的业务非常感兴趣，而销售团队将其标记为"高级"客户，那么在转换过程中传递它将确保由此创建的联系、客户和商机记录也会带有相同的标签，以便其他团队轻松进行转换。

保留标签：
  1. 在即时操作 中，从下拉列表中选择转换。
  2. 在转换 弹窗中，执行以下操作：
  3. 在将线索转换为检查以下全部或部分：联系人、客户 和商机。
  4. 选择新记录的所有者（如需）
  5. 在将标签传递到检查以下全部或部分：客户、联系人和商机。
  6. 点击完成。

创建活动作为即时记录操作

创建会议、电话或任务等活动构成了销售节奏流程的基础。将它们配置为工作流操作，可以节省您业务中的大量时间和精力，并提升客户体验。
在配置了触发条件和条件后，您可以将工作流规则创建会议和安排电话作为即时操作。但是，您可以将任务创建或关联为即时和计划操作。

将会议创建为即时工作流操作

  1. 在即时操作 中，选择活动 > 添加会议。 
  2. 在添加会议 页面，执行以下操作：
    1. 输入会议标题。
    2. 在从字段中，选择所需的时间和间隔来安排会议。
    3. 输入持续时间并选择持续时间参数 - 分钟或小时。
    4. 如果会议将持续一整天，请选中全天复选框。
    5. 在主持人字段中，关联或指定用户主持会议。
    6. 如果主持人不可用，需要提供进一步指示，请选中如果主持人不可用复选框，然后创建任务或分配会议记录所有者。
    7. 点击保存。
如果您想添加更多信息包含在会议邀请中
  1. 在步骤 2f 之后，点击“添加更多字段”按钮。
  2. 选择您希望在会议邀请中包含的所需字段。
    您可以添加参与者、地点、联系人姓名、参与者提醒和会议议程。

将通话安排为即时工作流操作

  1. 在即时操作 中，选择活动 > 安排通话。
  2. 在安排通话 页面中，
    1. 在通话信息 部分，指定以下通话详情。
      1. 通话开始时间和安排通话的间隔。
      2. 通话所有者
    2. 在呼出通话的目的 下
      1. 从选择列表中选择一个原因作为通话目的。
      2. 描述通话议程。
  3. 点击添加更多字段，您可以添加联系人姓名和主题等额外信息，用于通话安排邮件。
  4. 点击保存。
注意：

  • 在会议和通话布局中添加更多字段，会使这些字段变为必填项，并且除非您将字段与值关联起来，否则无法保存该操作。

  • 将通话安排为即时操作将仅显示在为线索和联系人模块创建的规则中。

添加计划操作

计划操作包括执行规则后按指定时间触发的邮件通知、任务、字段更新、标记、webhook 和函数。可根据规则触发时间来安排操作的触发。可在记录明细页面的时间轴 > 即将执行的操作下查看计划操作列表。

有两个选项可用来关联这些操作。

  • 创建邮件通知、任务、字段更新、标记、webhook 函数或创建记录，并将它们关联至规则。
  • 选择现有邮件通知、任务、字段更新、webhook 或函数以关联至规则。

要添加计划操作，请执行以下步骤：

如果要创建工作流规则，请直接转至步骤 4

  1. 转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，点击要对其创建操作的规则。
  3. 点击编辑以修改规则设置。
  4. 在条件下，点击计划操作/操作链接。
  5. 在弹出窗口中，选择小时数、天数或分钟数并指定值。
  6. 点击下一步。
  7. 点击操作链接，然后从下拉列表中选择操作。
  8. 在弹出窗口中，选择所列示操作，或点击新建[操作]以创建操作并进行关联。
  9. 点击关联。
添加自定义操作

使用自定义操作，您可以创建量身定制的操作，并将它们与所需的工作流程规则相关联。 有时您可能需要创建Zoho CRM中默认操作以外的其他操作，在这种情况下，您可以使用Zoho开发者空间。并创建自己的操作。

让我们考虑一些自定义操作可能会有所帮助的方案：

  • 假设用户不想再收到特定产品的促销电子邮件，那么您在CRM中选中邮件选择退出选项。 您可以编写一个自定义操作，该操作将自动在MailChimp中标记一个取消订阅选项，因此您不必在两个地方都进行更新。
  • 说交易已经谈判了很长时间，最近被拒绝了，因为客户对最终金额不满意。因此，您将 CRM 中的交易状态更改为已关闭的丢失。现在，您可以简单地编写一个自定义，用于更新 Zendesk 中的帐户信息，而不是再次更新 Zendesk 中的状态。
  • 想象一下，您必须将产品的运输详细信息发送给在线预订产品的客户。 您可以使用自定义操作并将其与工作流关联，以自动发送SMS通知。
这些操作也可以通过函数进行配置，但是，在频繁使用某个操作的情况下，使用自定义操作将大大减少工作量。

备注：
  1. 对于工作流规则，系统不会列示所有操作（邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义函数）。如果规则对应线索，那么只有为线索创建的操作可供关联。
  2. 对于一个工作流规则，可创建最多 5 个计划操作。
  3. 每个计划操作可具有最多 5 个邮件通知、5 个任务、5 个字段更新、5 个自定义函数和 5 个 webhook。
  4. 如果启用了取消发送邮件选项，那么不会向客户发送邮件。
  5. 对于“工作流管理”功能，计算天数时将考虑使用机构的时区。如果未定义时区，那么将考虑使用超级管理员的时区。
  6. 触发计划操作时，可能会有几分钟的延迟。
  7. 邮件通知数达到当天限制时，要在同一天发送的所有余下邮件不会被发送。
  8. 如果所计算的“执行时间”是过去的时间，那么该操作将立即被触发。触发计划操作时，可能会有几分钟的延迟。
  9. 记录的计划操作将列示在记录明细页面的即将到来的操作下。
  10. 如果选择“邮件通知”，并且使用旗舰版，那么您还将发现用于按 Zia 针对此工作流规则的建议时间发送邮件的选项。如果选择此选项，那么通过此工作流规则发送的邮件将根据 Zia 建议的相应最佳联系时间发送给收件人。
  11. 对于每个操作，您最多可以关联5个邮件通知，5个任务和5个字段更新。
  12. 每个工作流程规则最多可以关联6个（1个即时操作和5个计划操作）自定义函数。 同样，每个工作流程规则最多可以关联6个（1个即时操作和5个计划操作）Webhook。
  13. 一条规则最多可以创建5个计划的操作（包括邮件通知，任务，字段更新，Webhook和自定义函数）。
每日限额的说明
  1. 免费版和初始版-（用户数 * 50）或 5000，取两者中的较小者，此值将作为使用邮件通知发送的每天最大邮件数限制。
  2. 标准版-（用户数* 100）或5000（以较低者为准）将被视为每天通过邮件通知发送邮件的最大限制。
  3. 高级版-（用户数* 200）或10,000（以较低者为准）将被视为每天通过邮件通知发送邮件的最大限制。
  4. 旗舰版-（用户数* 500）或25,000（以较低者为准）将被视为每天使用邮件通知发送邮件的最大限制。
  5. 超级版 - 每日通过邮件通知发送的邮件数量上限为（用户数*1,000）或 50,000，取两者中较低者。
  6. 如果当天达到邮件通知数限制，那么系统将通知您的 CRM 帐户的超级管理员。 
  7. 每天限制（例如，邮件数限制）是根据 PST 计算的。
  8. 针对自定义函数的限制：
    1. 每天调用次数 - 每天 20000 次调用或（对于机构）每个用户许可 200 次调用（取两者中的较低者）
    2. 集成任务数 - 每天 25000 次 Zoho API 调用（使用 deluge）。
    3. 获取数据 - 每天 25000 次调用
    4. 发布数据 - 每天 25000 次调用
    5. 发送邮件 - 每天最多 1000 封邮件
  9. 针对 webhook 的限制：
    1. 高级版 - 每天最多 50,000 次调用或每个用户许可最多 100 次调用（取两者中的较低者）。
    2. 旗舰版 - 每天最多 500,000 次调用或每个用户许可最多 500 次调用（取两者中的较低者）。
    3. 超级版 - 每天最多 1,000,000 次调用或每个用户许可最多 1,000 次调用（取两者中的较低者）。

重新安排计划操作的情况：
  • 规则的执行条件为编辑或创建或编辑。如果记录满足规则条件，那么即时操作将被触发，并且系统将针对该记录安排计划操作。
    如果用户编辑该记录并且规则条件未得到满足，那么系统将删除之前安排的计划操作。如果再次编辑该记录，并且条件得到满足，那么系统将重新安排计划操作。
  • 对于“计划操作”，执行时间也可基于定制“日期时间”字段。如果记录满足规则条件，那么即时操作将被触发，并且系统将针对该记录安排计划操作。
    如果用户编辑该记录以更改日期时间字段的值，那么系统将按每个新的日期时间值重新安排计划操作。
删除计划操作或不重新安排计划操作的情况：
  • 规则的执行条件为编辑或创建或编辑。如果记录满足规则条件，那么即时操作将被触发，并且系统将针对该记录安排计划操作。
    如果用户编辑该记录但规则条件未得到满足，那么系统不再安排计划操作。
  • 从旗舰版降级至免费版时，针对该记录安排的所有计划操作将被删除。
  • 删除记录时，安排给该记录的所有计划操作也将被删除。被删除记录得到恢复时，系统不会重新安排计划操作。
不会执行计划操作的情况：
  • 取消活动时，系统不会执行针对该活动安排的所有计划操作。
  • 转化线索时，系统不会执行针对该记录安排的所有计划操作。
重要提示
  • 如果使用更改模式 框进行编辑，那么不能在指定条件分栏下添加或删除条件行。
  • 如果不指定括号，那么系统不会考虑运算符优先级。例如，如果将条件指定为 1 或 2 与 3，那么它将被视为 ((1 或 2) 与 3)。
  • 可更改条件行的 与 或 或 运算符，它将在下面的编辑器中更新。
  • 可在模式中更改 与 或 或 条件，它将在以上行中更新。
  • 如果您指定 1 与 2 并保存，那么编辑视图时，该模式将显示为 (1 与 2)。对于 (1 与 2) 或 3，该模式将显示为 ( (1 与 2) 或 3 )。
  • 如果您在编辑器中添加更多行，并逐个删除，那么该模式中将显示额外括号。例如，如果有 4 行并且您删除第 3 行，那么条件模式将为 ( ( ( ( 1 与 2 ) ) ) 或 3 )。如果第 1 行被删除，那么它将显示为 ( ( ( ( 1 ) ) ) 或 2 )。但是，保存条件时，它将更改为 ( 1 或 2 )。
  • 确保您未使用以下项，因为它们无效：()、(与) 和 (或)。
  • 如果括号不匹配，那么它将被视为无效。
  • 如果行数与模式中给定的数目不匹配，并且模式中缺少任何数字，那么将产生错误消息。
  • 如果缺少反括号，那么“条件模式编辑器”与其视图方式之间将会产生差异。
    编辑器中的条件模式
    		视图方式下的条件模式
    ( 1 与 2 ) 或 ( 3 与 4 )
    		(( 1 与 2 ) 或 ( 3 与 4 ))
    1 与 2 与 3 与 4
    		(1 与 2 与 3 与 4 )
    ( 1 或 2 ) 与( 3 或 4 )
    		( ( 1 或 2 ) 与 ( 3 或 4 ) )
  • 当记录编辑时工作流被触发，可能导致循环。以下是 Zoho CRM 如何管理这些循环：
    1. 单一工作流触发自身：当联系人被更新时，它触发工作流 A。该工作流随后更新同一个联系人。由于这是联系人的更新，它再次触发工作流 A。在这种情况下，工作流 A 会运行两次（工作流 A → 工作流 A）然后被停止。
    2. 多个工作流相互触发：假设更新联系人会触发工作流 A，然后更新商机。此操作将触发工作流 B。如果工作流 B 更新联系人，它将再次触发工作流 A。执行三次工作流（工作流 A → 工作流 B → 工作流 A）后，循环停止。
    3. 这种停止循环的行为同样适用于基于日期的触发器。

锁定工作流规则

当您想要确保除非绝对必要，否则没有人可以编辑工作流规则时，您可以锁定该规则。当规则被锁定时，它将无法被编辑。必须先解锁该规则，才能再次编辑。一个锁定的规则会向其他管理员发出信息，表明除非绝对必要，否则不打算被编辑。工作流规则可以在创建后锁定。

锁定工作流规则

  1. 进入设置[  ] > 自动化 > 工作流规则。
  2. 在规则选项卡下的工作流规则 列表视图中，点击您希望锁定的工作流规则。
  3. 在选定的流程规则详情页面，点击规则名称旁边的锁图标。

  4. 在锁定规则 中，输入锁定规则的原因。当其他管理员尝试解锁该规则进行编辑时，将显示此消息。

  5. 点击锁定。
备注：
  1. 只有管理员才能锁定/解锁工作流规则。提供此选项是因为其他用户不能编辑或删除该规则。必要时，其他人可克隆该工作流规则。
  2. 可以通过执行相同的步骤来解锁规则。 在工作流程规则的详细信息页面中，您可以点击解锁图标并继续编辑规则。--锁定的规则不能由其他用户编辑。 如果需要，他们可以克隆规则以创建另一个规则。
  3. 与锁定规则相关联的动作（例如邮件通知，字段更新，任务等）也被锁定，并且用户无法对其进行编辑或删除。
  4. 为了使用“字段更新”选项触发规则，规则条件和执行条件都必须为true。
  5. 如果您的Zoho CRM帐户降级或订购已过期，则将禁用工作流程规则。 如果您续订订购，则需要手动启用规则。
  6. 选择删除选项作为执行标准时，如果从回收站中删除记录，则不会触发工作流程规则。
  7. 您可以仅将邮件通知，函数和Webhook配置和关联到条件为删除的工作流规则。
  8. 当使用批量更新，宏修改记录并更改记录所有权时，将触发工作流规则。 通过宏创建任务时也会触发规则。
  9. 为会议模块配置工作流程规则时，将看到另一个名为取消的规则触发器。
  10. 当您要配置取消会议的工作流操作时，可以选择取消触发器。
  11. 为访问模块配置工作流程规则时，将仅看到创建规则触发器。其他规则触发器（例如编辑，字段更新等）不适用于访问模块。
  12. 在创建访问时配置了工作流操作时，将为与访问相关联的线索/联系人而不是访问本身执行这些操作。 例如，当为访问配置了邮件通知时，会将邮件发送到与访问相关联的线索/联系人。 类似地，将在创建访问时创建的任务分配给关联的线索/联系人的记录所有者。

使用列表视图和汇总视图

对于所创建的工作流规则，有两个视图可用：列表视图和汇总视图。默认情况下，您将见到列表视图，此视图显示“所有模块/所选模块”的所有工作流规则的列表。

汇总视图列示与规则相关联的条件和字段更新，它们可帮助您了解所有规则及其使用位置，以避免任何混淆。

备注：
  1. 您需要选择某个模块来查看汇总视图。如果您选择“所有模块”选项，那么此视图不可用。
  2. “汇总视图”仅对工作流规则可用，而对邮件通知、任务和字段更新不可用。
  3. 在“列表视图”中，您可对规则重新排序，以更改执行规则时需要遵循的顺序。重新排序选项只有在您从下拉列表中选择模块后才可用。

要使用汇总视图，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 自动化> 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，从下拉列表中选择模块。
  3. 点击汇总视图图标。
    系统将列示对应所选模块的所有规则、条件及相关联的字段更新。可点击显示更多链接以查看与规则相关联的其他项。

要对工作流规则重新排序，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 自动化> 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，从下拉列表中选择模块。
    确保您已选择“列表视图”而不是“汇总视图”。
  3. 点击对规则重新排序。
  4. 按所需顺序拖放规则。
查看工作流使用情况

您可查看有关具有发送关联电子邮件通知的操作的工作流规则的使用情况的洞察。系统将根据与工作流规则相关联的电子邮件模板的打开频率来列示每周的表现最佳工作流规则。

所需权限
有查看工作流使用情况权限的所有用户。 
检查功能可用性和限制

要跟踪工作流使用情况，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 自动化> 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，点击使用情况选项卡。
  3. 在使用情况页面中，您将能够：
  • 查看表现最佳的工作流规则的列表（按过去 7 天的邮件打开频率排列）。
  • 跟踪每个邮件模板的打开频率（通过相应的工作流规则）和整体打开频率。
  1. 点击“打开规则”以查看有关使用情况的更多明细。
删除工作流规则

还可在查看工作流规则时从列表视图中删除规则。删除工作流规则时，对应记录的所有计划操作也将被删除。

要删除工作流规则，请执行以下操作：

  1. 转至设置 > 自动化 > 工作流规则。
  2. 在工作流规则页面中，将光标移至您要删除的规则处，然后点击删除图标。
    或者，点击要删除的规则。在“规则明细”页面中，点击“更多选项”按钮，然后点击删除。

注意
在审计日志中，您可以查看工作流程中每个更新的详细信息。 另请参见审计日志。


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