团队模块中的自动化

团队模块中的自动化

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本文将涵盖团队模块中与自动化相关的信息。

正如在这里所提到的，Zoho CRM 全员版 将模块创建权限开放给非管理员。这将更多团队工作纳入CRM。但团队希望自动化重复的工作，以使其流程更快、更专注于更重要的任务。

团队不必依赖于组织管理员来自动化其团队的工作或管理其团队的流程。通过“Zoho CRM全员版”，团队模块管理员可以自行完成这项工作。这使得团队可以完全配置和拥有其流程，同时减轻组织管理员的负担。

他们可以通过以下功能来实现：
分配规则
 工作流规则
蓝图
审批流程
分配规则
分配规则可以配置为根据预定义的规则自动分配记录所有者。例如，如果一项案例研究涉及企业客户，您可以自动将其分配给营销经理。
 工作流规则
工作流规则根据触发器自动执行操作。例如，当您的案例研究准备工作完成时，您可以自动向客户发送电子邮件。

蓝图
蓝图可以帮助您确保团队模块内流程的合规性。例如，一个案例研究请求在获得批准之前需要经过几个阶段。蓝图帮助您设置此流程，确保用户只有在完成所需任务后才能进入下一阶段。

审批流程
您可以设置多个审批人的审批流程，以确保重大变更得到相关利益相关者的签字确认。因此，当案例研究的准备工作完成时，您可以确保它得到市场经理的批准。

Notes
通常情况下，自动化和优化流程的能力仅限于具有管理员权限的团队模块。他们将无法影响与其无关的团队模块或记录模块中的数据。因此，机构管理员不必担心团队模块管理员滥用这种能力。另一方面，机构管理员将能够访问与团队模块相关的所有配置，因此，最终控制权仍然掌握在机构管理员手中。
对于涉及机构模块、其他团队模块的自动化需求，团队可以联系机构管理员或具有“管理自动化”权限的用户。例如，
  1. 如果在成功关闭一笔交易时需要自动创建一个任务分配给客户成功，组织管理员可以创建工作流规则，而不是团队模块管理员。
  2. 如果需要触发一个Webhook将数据同步到第三方应用程序，需要机构管理员去创建，而不是团队模块管理员。
Alert
注意
有一些例外情况，团队模块管理员可以在其团队模块范围之外采取行动：
  1. 他们可以在蓝图中将任何 CRM 用户（而不仅仅是团队模块用户）指定为迁移所有者。由于流程可能需要外部人员参与一个或多个特定阶段，因此这被允许了。
  2. 他们可以在任何团队模块中自动化创建记录。这是一个常见用例，因此，对于团队模块管理员来说，这样做会比依赖组织管理员更有用。这将在工作流规则和蓝图功能中提供。
  3. 可以自动向与该团队模块记录关联的所有电子邮件地址发送电子邮件通知，包括客户的电子邮件地址。

谁可以在团队模块中自动化和简化流程？

以下用户将能够在团队模块中创建和管理分配规则、工作流规则、审批流程和蓝图。
组织管理员
自动化管理员
分配管理员
组织管理员
组织管理员（具有系统定义的管理员 角色的用户）将能够无限制地创建和管理以下所有组织和团队模块的功能：
  1. 分配规则
  2. 工作流规则
  3. 审批流程
  4. 蓝图
这让他们能够处理超出单个团队模块管理员范围的用例，同时在管理这些配置时保持最终控制权。
功能
模块
团队模块的范围
分配规则
所有组织模块
所有团队模块*

  1. 可以自动将记录分配给团队模块用户或团队模块角色（请求者 除外）
  2. 可以自动将跟进任务分配给团队模块用户。
工作流规则
所有组织模块
所有团队模块*

  1. 可以在所有通过查找字段连接到该团队模块的组织和团队模块中更新字段。
  2. 可以向所有相关电子邮件地址（CRM 用户和客户）发送电子邮件通知。
  3. 为该记录或其查找记录（在组织和团队模块中）分配一个用户。
  4. 将活动分配给团队模块用户。
  5. 在任何组织或团队模块中创建记录。
  6. 通过 Zoho Flow 创建 webhook、自定义函数和操作。
蓝图
所有组织模块
所有团队模块*
  1. 之前选项卡：
    可以包括团队模块用户和团队模块角色作为迁移所有者。

  2. 期间选项卡：
    可以启用备注、附件、标签、消息、清单和小部件。
    从通过查找连接的组织和团队模块中添加字段。
    相关项目将包括相关列表中所有可用的组织和团队模块。

  3. 之后选项卡：
    可以将电子邮件通知发送到所有相关电子邮件地址。
    可以将任务和会议分配给任何团队模块用户。
    可以在所有通过查找字段连接的组织和团队模块中更新字段。
    在任何组织或团队模块中创建记录。
    可以配置自定义函数和 Webhook。
审批流程
所有组织模块
所有团队模块*

  1. 可以添加团队模块用户和团队模块角色作为审批人。
*包括未添加组织管理员的团队模块。
自动化管理员
自动化管理员（具有管理自动化 权限的用户）将能够创建和管理工作流规则、审批流程和蓝图，没有任何限制（涵盖所有组织和团队模块）。对于这些功能，他们的范围与组织管理员标签页中显示的范围相同。
功能
模块
团队模块的范围
工作流规则
所有组织模块
所有团队模块*

  1. 可以在所有通过查找字段连接到该团队模块的组织和团队模块中更新字段。
  2. 可以向所有相关电子邮件地址（CRM 用户和客户）发送电子邮件通知。
  3. 为该记录或其查找记录（在组织和团队模块中）分配一个用户。
  4. 将活动分配给团队模块用户。
  5. 在任何组织或团队模块中创建记录。
  6. 通过 Zoho Flow 创建 webhook、自定义函数和操作。
蓝图
所有组织模块
所有团队模块*
  1. 之前选项卡：
    可以包括团队模块用户和团队模块角色作为迁移所有者。

  2. 期间选项卡：
    可以启用备注、附件、标签、消息、清单和小部件。
    从通过查找连接的组织和团队模块中添加字段。
    相关项目将包括相关列表中所有可用的组织和团队模块。

  3. 之后选项卡：
    可以将电子邮件通知发送到所有相关电子邮件地址。
    可以将任务和会议分配给任何团队模块用户。
    可以在所有通过查找字段连接的组织和团队模块中更新字段。
    在任何组织或团队模块中创建记录。
    可以配置自定义函数和 Webhook。
审批流程
所有组织模块
所有团队模块*

  1. 可以添加团队模块用户和团队模块角色作为审批人。

分配管理员
分配管理员（具有分配规则和阈值 权限的用户）将能够为以下模块创建和管理分配规则：
  1. 在他们的角色中，对分配规则和阈值权限来说，已选中 组织模块。
  2. 他们作为管理员添加的团队模块。
请注意，配置工作流规则、蓝图和审批流程仅适用于具有管理自动化 权限的用户或组织管理员。这与分配规则与阈值 权限无关。

如何配置团队模块的自动化？

  1. 在侧边栏中悬停于团队模块，并点击更多(...)图标。
  2. 选择所需的自动化功能并开始进行更改。
Notes
您也可以通过以下路径创建和管理自动化：
  1. 设置 > 自动化 > 分配 > 分配规则
  2. 设置 > 自动化 > 工作流规则
  3. 设置 > 流程管理 > 蓝图
  4. 设置 > 流程管理 > 审批流程

另请参阅
关于学习如何使用团队模块，请参阅：使用团队模块。
有关创建、编辑或删除团队模块的说明，请参阅：配置团队模块。
要设置团队空间，请参阅： 团队空间。
要了解图表视图并获得客户互动的 360 度视图，请参阅：模块视图 和 交互。

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