正确使用相应工具是在 Zoho CRM 中有效使用自动化的关键。以下工具将帮助您按照自己的方式设置 CRM：

分配规则

分配规则允许您自动为用户分配记录。假设您有 2,500 个线索需要导入，并且您希望将他们全部分配给您的 CRM 帐户中的用户 James。您可使用分配规则轻松完成此操作。

审批流程

某些业务流程在执行操作之前需要上级的批准。手动获取批准可能需要消耗大量时间。Zoho CRM 通过自动完成此流程以将任务简单化。

我们来看一个简单的示例：Zylker 的开发者在升级设备或获取新设备之前需要经理审批。通过电子邮件发送此请求可能会有风险，因为经理很容易在收件箱中错过此电子邮件。为避免出现此情况，请创建审批流程，此流程允许经理直接点击即可批准请求。

工作流规则

在任何业务流程中，都会执行特定操作（例如，跟进客户、在联系线索后更新线索状态，以及添加针对线索的任务），这些操作会定期执行并占用大量时间。您可使用工作流规则自动完成这些流程并尽量减少手动工作。

我们看一下以下场景：
在 Zoho CRM 中捕获高优先级线索时，线索所有者想要执行以下操作：

• 向相关经理发送电子邮件通知
• 将线索状态字段更新为已联系

如果高优先级线索较少，那么此流程可能不会消耗太长时间，但线索越多，需要完成的工作也就越多。

下面显示工作流规则如何解决此问题。
在 Zoho CRM 中创建工作流规则，以便创建线索并将其标记为高优先级时，关联经理将立即收到通知，并且状态字段将更新为已联系。每当向该帐户添加高优先级线索时，都会自动进行此操作。

蓝图

蓝图是对成功销售过程至关重要的所有要素的功能性视觉表示。为您的流程设计蓝图就像在开始旅程之前规划最有效的路线：它可以帮助您按正轨向目标前进。

我们来看一下线索培养。您需要先收集有关线索的详细信息，将其添加到您的帐户，然后建立联系。尝试建立联系时，您的线索可能无法接听您的电话，在此情况下，您需要在第二天再次尝试。成功建立与线索的通信后，可能结果为：

• 线索不感兴趣
• 这是一条垃圾线索
• 此线索符合资格，你可以开始参与

确定其中哪条适用于线索非常重要，这样您就可以确定哪些线索值得争取以及如何跟进。对 CRM 中的线索进行分类可确保对线索给予相应级别的关注，并确保销售代表了解接下来的步骤。

计划

计划允许您设置要即时执行或在指定时间执行的自动操作。还可选择每天、每周或每月运行这些计划。计划还允许您与第三方应用集成并与他们同步数据。

操作

可在操作的帮助下完成您的销售流程中的各种行动。Zoho CRM 允许您执行五个不同操作。这些操作如下所示：

• 电子邮件通知：创建要发送给您的线索或联系人的电子邮件通知。如果电子邮件通知与工作流规则相关联，那么系统会自动触发这些通知。例如，您可在某个线索被添加至您的 CRM 帐户时发送欢迎电子邮件。
• 任务：为您的 CRM 帐户中的用户创建任务。例如，如果希望在某个线索被添加至您的 CRM 帐户时向用户分配任务，那么您可创建任务并将其与工作流规则相关联以便自动分配该任务。
• 字段更新：使用相应值更新 CRM 字段。例如，如果要在任务完成后将“线索状态”字段更新为“已联系”，那么可通过创建字段更新操作并将其与工作流规则相关联来执行此操作。
• Webhook：在 CRM 帐户中发生特定活动时，将 Web 通知发送到第三方应用。
• 自定义函数：允许您执行定制编程脚本以更新 CRM 或第三方应用中的记录。

服务支持升级规则

因为各种原因，某些任务可能无法由被分配这些任务的人员执行。您可设置服务支持升级规则，将任务升级至机构层级中的下一个成员，以确保任务仍然按时完成。

积分规则

评分规则可帮助您识别值得消耗时间的记录，以便您可专注于需要您注意的记录。您还可对在销售管道中没有进展的记录确定相应的操作。