发送和接收邮件

发送和接收邮件

通过直接在 Zoho CRM 内发送和接收邮件，使销售环境融入到您的邮件通信中。

通过 Zoho Mail 插件，您可向线索、联系人和商机模块发送邮件。您无需转到邮件服务就可与联系人通信。通过 Zoho Mail 插件，您可将您喜爱的邮件客户端与 Zoho CRM 集成，可在 Zoho CRM 中进行您的所有业务通信。

发送邮件

通过线索、联系人或商机模块。

  1. 转至相应模块，然后选择要向其发送邮件的记录。
  2. 点击发送邮件按钮。
    或者，您可转至电子邮件相关列表并点击 + 发送邮件按钮。

  3. 点击抄送和密送并指定相应邮件地址（如果需要）。
  4. 编写邮件，然后点击发送。另请参阅：附件限制
备注
  1. 还可向记录的辅助邮箱（如果已指定）发送邮件。 

通过“邮件”页签

如果已使用 POP3 协议配置邮件服务，那么系统会将邮件页签添加至您的 Zoho CRM 帐户。您可从此处向 CRM 中的记录发送邮件，它们将显示在该特定记录的邮件相关列表中。

要从“邮件”页签发送邮件，请执行以下操作： 
  1. 转至邮件页签并点击新建邮件。

  2. 在收件人文本框中输入邮件地址。
    还可输入 @ 并后跟记录名，以向该记录发送邮件。

  3. 编写邮件，然后点击发送。
    邮件将显示在记录的邮件相关列表分栏中。

备注
  1. 电子邮件中的附件总大小不应超过 10MB。另请参阅：附件限制

通过 Gmail 帐户

只需执行几个简单的设置步骤，就可以从 Gmail 帐户发送邮件，并在Zoho Mail和Zoho CRM中将它们显示为已发送邮件。
要使此选项对 Gmail 帐户起作用，请对Gmail POP帐户配置Zoho Mail过滤器：

  1. 登录 Zoho Mail，点击设置 > 邮件机构 > 过滤器 > 添加过滤器。
  2. 在过滤器页面中，执行以下操作：
    • 添加过滤器名。
    • 对于邮件条件，请选择具有您的 Gmail 帐户 (...@gmail.com) 的发件人为。
    • 在移动到文件夹选项中，浏览并选择已发送。
    • 点击保存。


备注
  • 仅当已将 Gmail 与 Zoho CRM 集成时，以上选项才有效。

退回邮件

有多种原因导致邮件被退回，未送到收件人邮箱。它们可分为硬退回和软退回。软退回是临时原因导致邮件未送到收件人邮箱。可能是因为以下任一原因：

  • 收件人的邮箱已满。
  • 邮件消息太大。
  • 收件人服务器当机。

对于硬退回，最常见的原因是邮件地址无效。即使邮件地址有效也导致硬退回的其他原因有：

  • 邮件传递被收件人的邮件服务器阻止。
  • 收件人已从邮件列表中退订。

当从 Zoho CRM 发送邮件时，如果您收到警报消息“邮件地址不存在”，这可能是硬退回，可能您无法再发送邮件至同一邮件地址。 

安排邮件

假定您的许多客户位于另一时区。或者您可能会在当天晚些时候召开一次重要会议，而您将无法在指定的时间处理邮件。在这种情况下，您只需在 CRM 中安排邮件，然后让系统负责在正确的时间发送邮件。以下是 Zoho CRM 提供的三种时间安排选项：

  • 邮件最佳发送时间 - 按 CRM 建议。
  • 时间安排的预定义选项（今天和明天）。 
  • 自定义时间安排  

要安排邮件，请执行以下操作：

  1. 转至所需模块。  
    邮件时间安排仅对“线索”模块、“联系人”模块和自定义模块可用。 
  2. 选择记录，然后点击发送邮件。
  3. 在编写邮件窗口中，点击安排邮件图标。

    如果 CRM 提供有关此联系人的邮件最佳发送时间的建议，那么系统会显示此时间。您可选择此时间并立即安排。
  4. 在安排时间弹出窗口中，您可从下面显示的选项列表中选择时间。
    • 邮件最佳发送时间 - 这是 CRM 的智能助手 Zia 的建议时间。CRM 会研究客户的邮件阅读趋势并提供客户最有可能检查邮件的时间。您可选择此处提供的某个时间戳记以确保立即检查您的邮件。
    • 时间安排的预定义选项 - 您可在此处获取预设选项，例如，今天晚上 18:00。
    • 自定义时间安排：您可在引处选择特定日期、时间和时区。
  5. 点击安排。
    系统将根据您的选择安排邮件。它将列示在记录的邮件相关列表下。您可检查邮件的状态以了解它的状态是已安排、已发送还是其他。

    在计划时间之前，您可查看和编辑该邮件。点击“编辑”时，编写窗口将打开，您可在其中进行更改、重新安排发件时间或禁用指示立即发送邮件的复选框。甚至可通过从相关列表中删除计划邮件来取消该电子邮件。请注意，在发送该邮件之前，只有安排该邮件的用户才能根据需要编辑或删除该邮件。具有共享权限的用户只能查看该邮件。
    了解更多：客户的最佳联系时间 。
备注
  • CRM 建议的邮件最佳发送时间仅对线索模块和联系人模块可用。 
  • 要安排电子邮件，用户角色需要具有发送邮件权限。

附加文档

您有两种方式发送邮件：从“邮件”页签，或直接从（在某一模块的）记录中。当发送邮件时，您可以从本地硬盘、Zoho Docs 和 Google Docs 附加文档。请注意，您只能从“线索”、“联系人”、“商机”、“采购订单”、“销售订单”、“报价”和“发货单”模块发送邮件。

若要附加文档

  1. 点击 [模块] 页签。
    模块是指“线索”、“联系人”、“客户”等页签。
  2. 在模块主页中，选择记录。
  3. 在记录详情页面的邮件相关列表下，点击发送邮件。
  4. 在编写邮件窗口中，选择您用来上传附件的选项。
备注
  • 从 Zoho Docs 中附加仅在您配置 Zoho Mail 插件后才可用。
  • 在免费版中，您最多可上传 3MB 的文件。
  • 在专业版和企业版中，您最多可上传 10MB 的文件。
  • 任何版本中的 Zoho Mail 插件用户最多可上传 10MB 的文件。
  • 在一封电子邮件中，您最多可从 Zoho Docs 中上传 5 个附件。

将文档附加至邮件中的相关列表

从客户或同事那里收到的邮件可能包含您想要保存在 CRM 记录中以便快速参考的附件。您可以使用“添加到附件相关列表”选项来代替手动下载或附加文件。 

有权获得记录的其他机构成员可根据需要轻松地引用附件，而无需通过一系列邮件通信。

邮件中附加的任何图像、文档、文件都可以直接添加到记录的相关列表中的附件列表。 
备注
  1. 附件将计算在文件存储限制内。即，您能够附加的附件数基于所订阅版本允许的存储限制。
  2. 系统当时不会识别重复附件。

接收邮件

当接收邮件时，Zoho Mail 服务器将其提取到 Zoho 邮箱。然后同一邮件会提取到 Zoho CRM。与特定线索、联系人或商机相关的已接收邮件分别列示在线索、联系人或商机页面的“邮件”分栏下。与商机关联的主联系人的相关邮件将列示在“商机”页面的“邮件”分栏下。

重要提示：

  • 将 Zoho Mail 插件配置为具有记录级共享的帐户后，您需要对每个线索、联系人或商机启用共享选项。
  • 甚至当配置 Zoho Mail 作为私人帐户时，您也可以查看其他用户的邮件（如果他们已启用共享）。
  • 无邮件地址的线索、、联系人和商机不会在其“邮件”分栏中显示任何邮件。
  • 如果更改邮件地址（对于线索或联系人），那么仅显示链接到新邮件地址的邮件。链接到先前邮件地址的邮件不再显示在 CRM 中。
  • 如果更改邮箱（对 Zoho CRM 配置的邮件地址），那么不会显示先前配置的邮箱的邮件。但是，这些邮件在 Zoho mail 中可用。
  • 已停用用户的邮件不会显示在“线索”、“联系人”或“商机”页面中。但是，邮件可在个人的邮件帐户中进行查看。
  • 当搜索特定联系人的邮件时，您帐户中已归档邮件也将列出。
另请参阅


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