群发邮件

群发邮件

企业最重要的活动之一是与客户交流，其中最佳方式是通过邮件交流。通过Zoho CRM 可以向多个客户群发电子邮件。您也可以创建自动应答、安排群发邮件以及监控和创建已经准备好的邮件模板。下面是群发邮件的一些好处：
  • 节省将邮件发送至整个客户列表的时间。
  • 根据您的业务需求创建新邮件列表。
  • 您可选择自己方便的时间，安排邮件在特定时间发送。
  • 允许客户使用取消发送邮件选项订阅或取消订阅邮件列表。
备注
  1. 群发邮件功能适用于线索、联系人、商机和所有自定义模块。在 Zoho CRM 中，您可以向客户群发与您的业务需求相关的邮件。例如，您可以向客户群发更新或个性化跟进邮件。群发邮件不能视为邮件推广软件和工具的替代。在 CRM 中，群发邮件的目的是简化业务流程。
  2. 在发送邮件之前，确保记录包含有效的邮件地址。
  3. 如果您已配置了模板中的发件人和回复，那么模板选项的邮件地址将可用。
  4. 您可基于 Zoho CRM 版本群发邮件。对于预定的安排时间，只可以执行三个群发邮件流程。另请参阅邮件限制
  5. 在群发邮件之前，您需要创建邮件模板。另请参阅邮件模板

发送和安排群发邮件

在 Zoho CRM 中，您可以立即发送批量邮件，也可以安排在特定时间发送。例如，如果您想要在上午 10 点向几个客户发送邮件，但您那个时候正在开会；您可以轻松安排该特定时间的电子邮件。对于给定的计划时间，您可为每个模块安排 10 个群发邮件。您可利用三个选项来选择邮件收件人：

  • 模块列表视图
  • 自定义视图
  • 基于条件的联系人

I) 从模块列表视图群发邮件

  1. 选择任意模块。
  2. 从列表中勾选多条记录，然后点击发送邮件。
  3. 在“群发邮件”弹出窗口中，选择邮件模板。
    或者，您也可以创建新模板。

  4. 在从和到字段中，执行以下操作：
    • 默认情况下，您的邮件地址将在这两个字段中显示。不过您可以在下拉列表中选择选项之一：
      • 记录所有者的邮件地址。
      • 机构邮件地址。

  5. 在发送选项下面，执行以下操作：
    • 点击立即发送以便立即发送邮件。
    • 点击按计划发送，以便稍后发送邮件。输入日期和时间以安排邮件发送时间。

  6. 点击发送或预定。

II) 从自定义视图群发邮件

  1. 在模块列表视图页面中，点击更多操作图标。
  2. 从选项列表中选择群发邮件。

  3. 点击创建群发邮件。
  4. 从下拉列表中选择收件人。

  5. 选择邮件模板并重复上述步骤以发送或安排群发邮件。

III) 基于条件群发邮件

  1. 在模块列表视图页面中，点击更多操作图标。
  2. 从选项列表中选择群发邮件。
  3. 点击创建群发邮件。
  4. 在到下面，从下拉列表中点击基于条件。
  5. 在指定条件中，输入详细信息。
  6. 点击保存。


  7. 选择邮件模板并重复上述步骤以发送或按预定时间群发邮件。

在群发邮件中设置触发操作

您可以设置在打开、点击或退回邮件时触发操作，例如字段更新、跟进任务或安排通话。

例如，您可以在联系人打开或点击邮件时设置一个跟进任务，例如发送产品详细信息。同样，您可以设置为在邮件退回时触发字段更新。

下面是您可以设置触发操作的一些邮件条件：

  • 打开或点击邮件 - 每当收件人打开或点击群发邮件时，您可以设置触发操作，例如字段更新、跟进任务或通话安排。
  • 退回邮件 - 如果群发邮件被退回，只可以设置字段更新的触发操作。

要设置触发操作，请执行以下操作：

  1. 在新建群发邮件弹出窗口中，点击触发一个操作。
  2. 从下拉列表中选择邮件状态。
    • 邮件已打开
    • 邮件已点击
    • 邮件已退回
  3. 选择一个操作，点击设置并执行以下操作：
    • 更新字段 - 选择在打开、点击或退回邮件时应更新的字段。
      1. 在更新字段弹出窗口中，从下拉列表中选择字段并输入相应的值。
      2. 点击保存。

    • 添加跟进任务 - 选择此选项，将跟进任务添加到打开或点击的电子邮件记录中。
      1. 在添加跟进任务弹出窗口中，输入详细信息，例如，主题、到期日期、状态、优先级和分配至。
      2. 点击完成。

    • 计划一则通话 - 选择此选项，在打开或点击邮件时安排通话。
      1. 在计划一则通话弹出窗口中，输入主题。
      2. 从下拉列表中选择所有者。
      3. 选择通话开始时间。
      4. 点击完成。

  4. 点击完成。
备注
  1. 对于退回的邮件，您只可以更新字段，不允许添加跟进任务或安排通话。
  2. 对于每个触发操作，您可以添加最多 3 个字段更新、2 个跟进任务和 2 个计划通话。

为群发邮件添加跟进邮件

当向收件人群发邮件时，您也可以安排跟进邮件，可在规定的时间之后发送。比如说您在第 1 天向客户发送欢迎邮件，然后可为收到或打开了欢迎邮件的客户添加跟进邮件。您可以选择跟进邮件的发送日期或指定天数，跟进邮件必须在这个天数之后发送给客户。

此外，您可以指定不应该接收跟进邮件的客户列表。例如，您可以设定条件，不向已经购买产品的客户发送跟进邮件。您也可以在跟进邮件中添加触发操作。

备注
  1. 如果您选择向已经打开第一封邮件的客户发送跟进邮件。则您不能为跟进邮件选择特定日期。您必须指定在多少天之后发送跟进电子邮件。
  2. 您可为一封邮件最多添加三个跟进邮件。

要添加跟进邮件，请执行以下操作：

  1. 在群发邮件摘要页面中，点击创建群发邮件。
  2. 滚动到跟进邮件，点击添加跟进。

  3. 在跟进弹出窗口中，选择谁应该收到此跟进邮件？
  4. 如果您想要阻止某些收件人接收邮件，请点击指定忽略条件。


  5. 选择邮件模板。
  6. 在 何时应发送跟进邮件 中输入天数或从日历中选择日期。
  7. 点击添加。
  8. 在跟进操作中，点击触发操作并从下拉列表中选择一个触发器。

编辑、结束或删除邮件

从群发邮件摘要页面，您可以查看已计划、已发送和已停止的邮件列表。已停止或已计划的邮件将在对应的文件夹中显示，您可以选择编辑它们。您可以在邮件中执行下列操作：

  • 已计划邮件 - 已安排为在以后投递的群发和跟进邮件将在此处列出。您可以编辑、停止或删除这些邮件。如果您选择在投递之前 15 分钟编辑已安排的邮件，择邮件将移动至已停止列表。删除群发邮件也会删除关联的跟进邮件。
  • 已发送邮件 - 已发送的邮件在此处显示，如有需要，您可以选择删除它们。如果群发邮件已发送且跟进邮件还未发送；则可从已发送邮件中编辑跟进邮件。此外，在已发送邮件文件夹中，您可以查看邮件统计信息，显示了已发送、已退回、已投递、未送达、已打开、已点击和未点击的邮件数。
  • 已停止邮件 - 未发送的邮件在已停止列表下面列出。这些邮件可以编辑、开始或删除。删除已停止的邮件也将删除与群发邮件关联的任何跟进邮件。

备注
  1. 群发邮件只可以由创建群发邮件的用户编辑、停止或开始。其他用户将只可以查看/删除邮件。
  2. 您还可以尝试 Zoho Campaigns 集成，以便在 CRM 中使用线索和联系人进行邮件宣传推广。此外，您可以跟踪点击率、退回率等并使用 Zoho Campaigns 中的邮件标准模板。

查看邮件统计信息

您可以从邮件摘要页面查看已发送邮件的统计信息。统计信息将显示已发送、已打开、已点击、已退回、已投递、未打开和未点击的邮件数。此外，您可以通过点击每个类别来查看收件人列表。

要查看邮件统计信息

  1. 转至群发邮件摘要页面。
  2. 点击已发送邮件并选择任一封邮件。
  3. 查看邮件统计信息。
  4. 点击已打开或已退回的任何类别以查看收件人列表。