Zoho CRM 中的邮件送达率

Zoho CRM 中的邮件送达率

什么是邮件送达率？

邮件是客户沟通的基石。它们提供了一种直接有效的方式，向特定受众传达定制化信息，这对于保持联系并确保正确信息到达正确的人至关重要。然而，这种沟通的成功在很大程度上取决于一个称为邮件送达率的东西。

邮件送达率是指您的邮件成功到达收件人主要收件箱的可能性，而不是被误送到垃圾邮件文件夹或无法送达。例如，想象一家公司推出新产品并通过邮件发送公告。如果他们的送达率为 90%，这意味着每 100 封邮件中有 90 封成功到达收件人的邮箱。然而，送达并不保证可见性。如果其中 30 封邮件被误送到垃圾邮件文件夹，只有 60%的邮件真正被放置在预期位置，从而降低了活动的有效性。

简单来说，良好的邮件送达率意味着您的邮件不仅能够到达受众，而且是以一种他们能够看到并阅读的方式到达。诸如邮件被标记为垃圾邮件、延迟送达或被阻止等问题，表明您的邮件发送实践与邮件服务提供商的期望之间存在不匹配。理解和优化邮件送达率可以显著提升您的信息接收和响应效果。

在客户关系管理（CRM）的背景下，理解电子邮件投递和电子邮件送达率之间的区别对于执行有效的促销邮件和维护良好的客户沟通至关重要。


电子邮件投递与电子邮件送达率的区别

理解电子邮件投递和电子邮件送达率之间的区别对于执行有效的电子邮件沟通和维护良好的客户沟通至关重要。以下是它们之间的区别解析：

电子邮件投递：

定义：电子邮件投递是指您的电子邮件成功从您的服务器发送并被接收者的电子邮件服务器接受的过程。它仅仅衡量电子邮件是被接收者的服务器拒绝还是接受。

指标：这里的指标是投递率，即发送的电子邮件中有多少百分比没有退信或被收件人的邮件服务器拒绝。

重点：重点是让电子邮件到达收件人服务器这个初始障碍，而不是邮件到达后最终会去哪里。

邮件送达率：

定义：电子邮件送达率则是指确保您的电子邮件不仅能够到达服务器，还能成功进入收件人的收件箱，避免被过滤并可能被路由到垃圾邮件文件夹或其他不显眼的部分。

指标：邮件送达率的关键指标包括收件箱放置率和垃圾邮件百分比。这些指标衡量您的邮件进入收件箱的频率，以及被转移到垃圾邮件或其他文件夹的情况。

重点：可投递性关注的是您参与度和声誉的质量，考虑发送者声誉、内容相关性以及收件人互动等因素，这些因素会影响邮件是否被分到收件箱还是垃圾邮件文件夹。

从实际角度来看，考虑一个销售团队使用的 CRM 系统：

如果一名销售人员发送了 100 封邮件，其中 95 封被服务器接受（未退信或拒绝），那么邮件投递率就是 95%。
实现高邮件投递率是基本要求，但优化邮件可投递性对于 CRM 策略中邮件活动的实际效果至关重要。它确保邮件不仅能够到达服务器，还能实现预期的可见度和与客户的互动。

邮件送达率的重要性

邮件送达率是 CRM 系统有效使用的关键组成部分，尤其对销售和营销工作至关重要。它不仅仅是发送邮件——它确保这些沟通能够以有意义的方式真正触达并吸引客户。

以下是电子邮件送达率如此重要的原因：

  1. 对收入的直接影响：销售团队能否成交交易和产生收入，很大程度上取决于他们与线索和客户的沟通。如果邮件无法送达收件箱，客户互动的初始步骤就会丢失。差劲的送达率会导致邮件列表停滞不前且无响应，减少销售转化的可能性，进而导致潜在收入损失。有效的邮件沟通不仅仅是发送消息，更重要的是确保这些消息被看到并采取行动。
  1. 客户参与和留存：CRM 系统依赖于持续的互动和客户关系的培养。如果邮件被错误地路由到垃圾邮件文件夹或无法送达，那么与客户互动和留存的机会就会减少。通过电子邮件进行定期和可靠的沟通可以帮助保持品牌在受众心中的领先地位，教育客户关于新产品，并通过定制化内容为他们提供价值，这些都是长期留存的关键。
  1. 声誉管理：邮件送达率与发件人的声誉密切相关。互联网服务提供商（ISP）会追踪收件人如何与您的邮件互动；频繁的拒收或大量邮件被标记为垃圾邮件会损害您的声誉。受损的声誉会导致随着时间的推移送达率降低，影响所有未来的邮件通信。维护良好的发件人声誉可以确保邮件更有可能送达收件箱。
  1. 资源效率：由于销售团队职责繁重，他们往往没有时间专注于优化电子邮件策略。邮件送达率差意味着精心制作的邮件可能变得徒劳无功，浪费宝贵资源。实施提升送达率的系统和策略，可以确保在制作这些沟通内容上投入的时间和精力不会白费。
  1. 数据准确性与 CRM 效能：邮件互动为 CRM 系统提供了宝贵数据，用于分析客户行为、细分受众并个性化未来沟通。如果邮件未能送达目标收件人，收集到的数据将出现偏差，可能导致策略和决策失误。确保高送达率意味着更准确的数据，从而提升 CRM 项目的效能。

 

总而言之，确保有效的电子邮件送达率不仅是技术要求，更是一项直接影响沟通效果、客户关系管理，并最终决定企业盈利能力的战略要务。


影响送达率的因素

发件人声誉

发件人声誉本质上是由互联网服务提供商（ISP）给出的一个评分，它影响着您的邮件是否能到达收件箱，还是会被移入垃圾邮件文件夹。它受多种因素影响，例如您发送邮件的量、邮件产生的投诉数量、您的邮件被误入垃圾邮件陷阱的频率、发送到无效地址的邮件比例，以及邮件收到的整体互动（如打开和点击）。

发件人声誉差意味着 ISP 更有可能将您的邮件过滤到垃圾邮件文件夹，从而大幅降低邮件的有效性。为了提升发件人声誉，您应该定期清理邮件列表、鼓励收件人互动、管理每次发送的邮件数量、监控垃圾邮件投诉，并使用 SPF、DKIM 和 DMARC 等邮件认证方法。实施这些实践将有助于确保您的邮件更有可能进入收件箱，保持有效的沟通并提升您的销售推广效果。
Zoho CRM 已实施多项功能，旨在通过提升电子邮件可信度来改善发件人声誉。

邮件信誉仪表盘：

Zoho CRM 包含一个邮件信誉仪表盘，允许管理员密切监控和分析其组织的邮件实践。该仪表盘提供重要统计数据，如邮件退回率和垃圾邮件投诉率，这些对于维护健康的发件人声誉至关重要。

邮件可信度仪表板的功能：

  1. 可信度评分和建议：每个使用 Zoho CRM 的组织都会被分配一个电子邮件可信度评分。该评分基于响应率、退回率和垃圾邮件投诉率等指标，反映了其电子邮件实践的有效性。
    该仪表板不仅显示此评分，还提供改进建议。这些建议是根据观察到的电子邮件发送行为和结果量身定制的。
  1. 退信报表：Zoho CRM 中的退回报告显示了发送邮件的总数与退回邮件的数量。该报告可以针对特定时间段和单个用户进行定制，有助于确定需要关注的领域。
    通过分析这些退信报表，用户可以识别并解决可能损害其发件人声誉的问题，例如电子邮件地址问题或触发垃圾邮件过滤器的邮件内容。
  1. 可信度分数趋势报表：本报表追踪可信度分数随时间的变化，并将其与邮件数量和退回率等指标进行比较。
    观察可信度分数的趋势有助于了解是否正在取得改进以及哪些做法产生了积极成果。

共享邮件发送基础设施：

Zoho CRM 使用共享的基础设施发送电子邮件，因此所有使用该平台的组织都必须保持高电子邮件信誉。如果一个组织的做法导致声誉不佳，可能会对同一基础设施上的其他组织产生负面影响。保持高标准对平台的所有用户都有益。

通过提供这些工具和洞察，Zoho CRM 帮助组织不仅监控而且积极改进其邮件发送实践，从而提升其整体发件人声誉。这种主动的方法确保了更有效的邮件沟通，带来了更好的邮件参与度和效果。

请注意，如果退回率超过 15%，我们将停止发送邮件，并且定期进行调节非常重要。

了解更多关于 Zoho CRM 中的邮件可信度。

 

邮件认证

组织通常使用多个电子邮件域与收件人进行沟通。确保这些电子邮件地址的真实性对于维护信任和安全性至关重要。电子邮件认证是电子邮件服务器使用的一种过程，用以确认电子邮件确实来自声称的来源，并且在传输过程中未被篡改。这需要发送和接收服务器协调使用既定标准。

邮件认证标准：

  1. 发件人策略框架（SPF）：此标准确保发件人服务器被授权为该域发送电子邮件。如果没有 SPF 记录，邮件可能会被拒绝，因为它们可能看起来来自潜在的恶意来源。
  2. 域名密钥识别邮件（DKIM）：DKIM 使用公钥加密技术，确保邮件在传输过程中内容不被篡改。这有助于防止邮件伪造。
  3. 域名消息认证报告与合规性（DMARC）：该方法结合了 SPF 和 DKIM 的元素，并增加了额外的安全层，赋予发件人对邮件及其处理方式更多的控制权。
让我们想象一个销售团队使用像 Zoho CRM 这样的 CRM 系统来管理与潜在客户的沟通。CRM 确保所有发送的邮件都通过 SPF 和 DKIM 进行认证。这降低了邮件被标记为垃圾邮件的风险，并提高了送达率。例如，如果一名销售代表发送了一封未经过适当认证的报价邮件，邮件可能会被放入垃圾邮件文件夹，甚至更糟，导致公司的 IP 地址被列入黑名单。正确使用 SPF、DKIM 和 DMARC 可以防止此类问题，确保邮件能够送达预期收件人，最终提升邮件推广的投资回报率（ROI）。

使用这些电子邮件认证标准对于保障电子邮件通信安全、维持良好的发件人声誉以及避免被互联网服务提供商列入黑名单至关重要。这反过来又确保了更好的电子邮件送达率，并加强了与客户的互动。

了解 Zoho CRM 中电子邮件认证的工作原理。

Zoho CRM 采取的验证域名的步骤和确保可投递性

我们认识到销售团队在平衡确保电子邮件送达率和提高转化率方面面临的挑战。Zoho CRM 通过多种旨在提高送达率的功能支持这些工作。

使用 Gmail 或 Yahoo 等公共或免费电子邮件域进行商业通信通常会导致电子邮件提供者加强审查，从而对送达率产生负面影响。为应对这一问题，Zoho CRM 会自动将从此类地址发送的电子邮件升级为使用 Zoho 的认证域地址，从而提高这些电子邮件到达预期收件人的可能性。

对于使用自定义域名（例如 xyz@zylker.com）的企业，如果这些域名已在 Zoho CRM 中通过认证，Zoho CRM 允许直接从这些地址发送邮件而无需修改。如果自定义域名未通过认证，Zoho CRM 将使用其自身已认证域名的地址替换发件人地址以确保邮件投递。这种做法不仅维护了发件人声誉，而且鉴于 Zoho CRM 使用共享邮件基础设施，这一点至关重要。它确保未认证的域名不会影响使用相同系统的其他用户的邮件投递。这种策略保障了您邮件通信的完整性和有效性。


注意：

  • 要认证您的自定义域名并通过 Zoho CRM 发送邮件，您可以按照本帮助文档中的步骤操作。
  • 上述邮件投递变更不适用于用户通过其配置的邮箱发送邮件，也不适用于为账户设置邮件中继服务器的情况。

 

邮件内容

您的邮件内容的质量和呈现方式在收件人和邮件提供者如何感知您的信息方面起着重要作用。格式不良的邮件或存在编码错误的邮件（如未关闭的 HTML 标签）通常会被邮件提供者标记为垃圾邮件。

为了防止您的邮件被标记并发送到垃圾邮件文件夹，使用合法且经过严格审核的 URL 至关重要。看起来可疑或过于简短的 URL 很可能激活垃圾邮件过滤器。这对旨在快速转化的销售团队尤其重要——他们必须确保他们的邮件不会显得具有欺骗性或像垃圾邮件。

此外，您的邮件的语气和措辞应谨慎选择，以避免听起来过于紧急或像垃圾邮件。坚持高内容标准不仅提高了邮件成功送达的机会，还建立了一个更投入和响应更积极的邮件列表。这种对内容质量的战略关注促进了更有意义的互动，并增强了与受众的沟通。

   

确保可投递性的技巧和窍门

提高邮件送达率对于有效沟通和确保您的信息到达预期收件人的收件箱至关重要。

邮件送达率可以通过以下技巧提升：

  1. 保持联系人列表干净：
    1. 避免购买联系人：切勿购买第三方联系人列表，因为这些列表通常包含不活跃的用户，会损害您的发件人声誉。
    2. 使用双重确认订阅：通过双重确认订阅流程来确认订阅者的兴趣。这确保只有活跃用户会收到您的邮件，从而提高打开率并减少垃圾邮件投诉。
    3. 定期更新和清理您的列表：删除退信和无响应的电子邮件地址，以保持您的列表新鲜和活跃。
    4. 细分受众以确保内容的相关性，这可以提高参与度并减少电子邮件被标记为垃圾邮件的可能性。
  2. 认证和域名管理：
    1. 使用自定义域名：避免使用公共邮箱地址（如 Gmail 或 Yahoo）进行商业通信。自定义域名可以增强可信度。
    2. 认证您的域名：设置 SPF、DKIM 和 DMARC 记录以验证您的域名和邮件完整性，减少被标记为垃圾邮件的可能性。
    3. 注册 BIMI：品牌信息识别（BIMI）将您的标志与您的邮件关联，提升信任度，并可能提高打开率。
      了解有关 BIMI 用于电子邮件认证的信息。
  3. 电子邮件内容和设计：
    1. 优化电子邮件模板：确保您的模板在所有设备和电子邮件客户端上都能响应并保持一致。
    2. 个性化您的内容：定制内容更能引起收件人的共鸣，并展示参与度，从而提高送达率。
    3. 使用清晰简洁的语言：用较少的句子传达信息，以保持读者的注意力。
    4. 避免过度使用富媒体：过度使用图片或富媒体可能会触发垃圾邮件过滤器。保持文本与图片的比例平衡。
    5. 初始邮件避免使用附件：冷邮件中的附件看起来可疑，并且经常被邮件提供者标记。
    6. 限制使用垃圾邮件触发关键词：像"免费"、"保证"这样的词语，以及过度使用美元符号或全大写字母都可能激活垃圾邮件过滤器。
    7. 避免使用感叹号：这些可能会显得侵略性或垃圾邮件感，降低您邮件的专业性。
  4. 发送实践：
    1. 监控发送频率：邮件过多会让收件人感到烦恼，导致高退订率；邮件过少则可能让他们忘记您。
    2. 避免陈旧联系人：定期更新您的列表，移除那些长时间未与您邮件互动的人。
    3. 使用可识别的发件人名称：这有助于收件人识别邮件来自谁，从而提高打开率。
    4. 获取明确同意：在将某人添加到您的邮件列表前，务必获得其许可，以遵守反垃圾邮件法律并提升参与度。
    5. 提供退订选项：让订阅者可以轻松选择不再接收通讯。
  5. 法律合规与反馈
    1. 遵守反垃圾邮件法律：确保所有邮件符合当地法规，如 GDPR、CAN-SPAM 或 CASL。
    2. 使用反馈循环：注册互联网服务提供商的反馈循环，让您知道收件人何时将您的邮件标记为垃圾邮件，从而允许您优化您的列表。例如，Yahoo 反馈循环。
    3. 包含必要信息：始终在邮件页脚中包含您的实际地址，以符合反垃圾邮件法律并增加真实性。
  6. 测试和监控：
    1. 使用送达率测试工具：像 Mailtrap.io 和 Spamcheck 这样的工具可以帮助您测试邮件是否会进入垃圾邮件，并让您在发送给主要列表之前解决问题。
通过实施这些实践，组织可以显著提高其邮件送达率，确保其沟通能够被目标受众看到和参与。

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