用于IMAP和POP3的电子邮件配置

用于IMAP和POP3的电子邮件配置

在Zoho CRM中，电子邮件可以与不同服务商通过IMAP和POP进行集成，还可以通过API为Outlook等提供电子邮件集成。

IMAP （推荐）

IMAP（互联网消息访问协议）是一种关键电子邮件协议，旨在实现电子邮件账户与 Zoho CRM 等电子邮件客户端的无缝集成。这种集成确保所有与电子邮件相关的活动在多种设备（如台式计算机、笔记本电脑、智能手机和平板电脑）之间保持一致同步和更新。通过利用 IMAP，用户可以从任何设备访问和管理他们的电子邮件消息，在 Zoho CRM 中保持其电子邮件通信的统一和最新视图，从而提高管理客户关系的效率和生产力。

Zoho CRM 推荐此配置，因为用户可以通过此配置类型实时获取邮件状态，并实现高效的邮件存储和邮件备份。
Zoho CRM 推荐此设置，因为它提供即时更新的邮件活动，这些活动会在 PC、笔记本电脑、手机和平板电脑等设备间同步。它还确保了高效的邮件存储和备份。这种方法有助于实现更有效和可靠的邮件管理。

POP3 

POP3 是一种替代性的电子邮件协议，旨在让用户将电子邮件消息下载到他们的设备上。它通过将电子邮件从服务器传输到本地设备，并随后从服务器中删除邮件来运作。然而，用户可以选择保留服务器上的消息，这允许在下载后仍然保留电子邮件。

Zoho CRM 允许用户使用 POP3 集成他们的电子邮件。

一旦您设置好 IMAP 或 POP3，邮件将同步并出现在 SalesInbox 中，并按指定的文件夹组织，以便更容易查找。

设置IMAP和POP3账户

默认情况下，所有具有标准或管理员角色的用户都可以设置 IMAP 或 POP3 账户，除非管理员在他们的角色中禁用了电子邮件和聊天设置。
设置IMAP或POP3账户
  1. 在Zoho CRM中，进入设置> 沟通渠道>电子邮件> 电子邮件配置。
  2. 在 电子邮件 页签，点击开始使用。
  3. 从列表中选择您的常用电子邮件服务。
  4. 在选择要配置的协议 下，选择 IMAP 或 POP 集成。
  5. 点击配置。
  6. 输入显示名称、电子邮件地址和密码。
  7. 点击配置。
  8. 在导入过滤器 弹窗中，点击导入。您也可以跳过这一步，稍后再做。
    注意：在为 SalesInbox 设置 IMAP/POP 配置时，使用.xml 或.dat 文件，您可以从已连接的邮箱导入现有过滤器。这包括您已经为不同类型的邮件或特定地址设置的任何过滤器。
  9. 在电子邮件共享 设置中，从下拉列表中选择共享权限。
    您可以选择私有、公开和自定义电子邮件共享选项。
    注意：编辑此功能的能力并非自动提供给所有人。只有当管理员在管理员电子邮件共享页面授予用户选择权限时，此功能才可编辑。没有此权限，用户将无法进行编辑。
  10. 在更多发件人地址中，默认发件人地址将显示第6步中输入的电子邮件地址。
  11. 点击添加邮件地址，输入更多发件人地址。
  12. 在文件夹映射下，选择自定义邮箱文件夹，映射到SalesInbox的相应文件夹。此选项只适用于IMAP用户。只有在集成邮箱服务器为non-standard的情况下才支持文件夹映射。

  13. 点击服务器详情，查看收信和发信服务器设置。
  14. 在选择热门IMAP集成时，会自动填充服务器详情。
  15. 选择在服务器存储已发送邮件。
    请注意，此选项仅在您的SMTP提供商未提供默认保存选项时显示。该选项仅适用于IMAP用户。
  16. 在邮件共享设置，根据需要选择私有，公开或者自定义记录级别的共享。
  17. 点击更新。
注意
  1. Office 365，Outlook，and Gmail用户可以使用OAuth登陆账户。
  2. 对所有在任意电子邮件服务中启用IMAP或POP集成的用户，将启用SalesInbox。
  3. 如果电子邮件集成被禁用，管理员会收到提醒，选择是否保存文件夹，过滤器，标签。

设置自定义 IMAP 或 POP3 账户：

要使用 IMAP/POP3 配置设置自定义电子邮件账户：

  1. 导航至设置 > 沟通渠道 > 电子邮件 > 电子邮件配置。
  2. 在邮件子标签页 中，从列表中选择其他邮箱。
  3. 在选择要配置的协议 下，选择 IMAP 或 POP 集成。
  4. 点击配置。

  5. 在添加 POP/IMAP 集成页面，输入以下详细信息：
    1. 显示名称：输入邮箱的名称。
    2. 电子邮件地址/用户名：输入您希望配置的电子邮件地址或用户名。
    3. 密码：添加用于配置的电子邮件地址的密码。
    4. 如果您为该账户启用了双因素认证，您必须输入应用密码，而不是常规密码。
  6. 在收信服务器详细信息下
    1. 收件服务器：输入电子邮件的收件服务器。例如，pop.gmail.com（用于 Gmail 账户）或 pop.zoho.com（用于 Zoho Mail 账户）或 pop.zylker.com（用于 zylker 账户）。
    2. 如果您不确定这些详细信息，请咨询系统管理员。
    3. 端口：从 995 和 143 中选择一个端口号。
    4. 如果需要，请勾选使用 SSL。
  7. 在发信服务器详情下
    1. 邮箱地址：输入您要从中发送邮件的账户的邮箱地址。
    2. 发件服务器：输入邮件的发件服务器。例如，对于 Gmail 账户，输入 smtp.gmail.com。
    3. 端口：从可用端口中选择一个端口号，465、587 和 25。
    4. 使用安全连接：您可以从 SSL、TLS 选择安全的连接，或选择“从不”。
    5. 需要身份验证：从“是”和“否”中选择是否需要服务器身份验证。
    6. 如果您想将发送的邮件存储在您的 CRM 账户中，请勾选在服务器存储已发送邮件 旁边的复选框。
      请注意，只有当您的 SMTP 供应商没有默认提供保存已发送邮件的选项时，此选项才会显示。
      此选项仅适用于 IMAP 用户。
  8. 点击配置。
您已成功将电子邮件集成到 Zoho CRM。

基于 IMAP 或 POP3 认证的现代 OAuth 

用户希望将 CRM 账户与 Outlook、Gmail 或 Office 365 等电子邮件服务连接时，可以选择使用 OAuth 认证方法。这种方法为集成过程提供了更高的安全性。

要将 Outlook、Gmail 或 Office 365 与 CRM进行集成：

  1. 在 Zoho CRM 中，导航至设置 > 沟通渠道 > 电子邮件 > 电子邮件配置。
  2. 在电子邮件子选项卡 中，点击开始使用。
  3. 在电子邮件集成 选项卡中，从常用电子邮件服务中选择 Outlook、Gmail 或 Office 365。
  4. 在选择要配置的协议 下，从下拉列表中选择 IMAP 或 POP。
  5. 点击配置。
    系统将提示您登录您的 Office 365、Gmail 或 Outlook 账户。
  6. 使用您的电子邮件地址登录您的账户，然后点击下一步。
  7. 如果您已经登录，请选择一个账户进行登录，然后点击配置。
  8. 成功设置后，您将被带到 Zoho CRM 的 IMAP 或 POP 设置页面。同步过程随后将很快完成。

为像 Zoho Mail 和 Yahoo 这样的电子邮件服务提供商生成应用程序特定密码

双因素认证（2FA）为所有主要电子邮件客户端（如 gmail、zoho mail、yahoo、outlook、office 365 等）提供的电子邮件账户增加了额外的安全层。启用 2FA 后，访问账户不仅需要用户名和密码，还需要向用户注册的手机号码发送的唯一验证码。这一额外步骤加强了您的电子邮件账户安全性。

如果您想在 Zoho CRM 中设置带有 2FA 的电子邮件账户，您必须使用专门的应用密码进行 IMAP 配置，而不是标准账户密码。下面，您将找到为各种知名电子邮件客户端创建专门应用密码的步骤。

为 Zoho Mail 账户生成特定应用密码

如果想在Zoho CRM中通过IMAP配置Zoho Mail账户，并且已开启TFA服务，请按照下面的说明为Zoho Mail账户生成特定应用密码。

要为Zoho Mail账户生成特定应用的密码
  1. 登陆您的Zoho account。
  2. 进入 安全 >  应用密码。
  3. 点击生成应用密码。

  4. 在 特定应用的密码  弹出窗口中，输入应用名称，点击生成。

  5. 复制特定应用密码。
  6. 如果您不再使用此app，或者取消对其的访问，您可以删除密码。

Notes
注意：
  1. 设备特定密码只会显示一次，之后将不再显示。
  2. 在向电子邮件客户端提供密码时，请不要包含任何空格。
  3. 当您不再使用该设备或应用程序，或希望撤销对该应用程序的访问权限时，可以删除应用程序特定密码。

在CRM中查看邮件

IMAP账户配置完成后， 与客户/联系人之间的电子邮件往来，可以在Zoho CRM的电子邮件相关列表中查看。这些邮件包括发送给客户/联系人的主要和备用电子邮件地址的邮件。
在记录的相关列表中，可以这样对邮件进行分类：
  1. 从CRM发送的邮件
  2. 来自所有IMAP共享用户的邮件
  3. 来自所有POP共享用户的邮件
  4. 按用户名发送的电子邮件
  5. 以上所有

注意：
用户无需自行配置邮箱，即可查看其组织内其他 Zoho CRM 用户已配置收件箱中的邮件对话。
这在需要用户查看电子邮件，而他们的邮箱中包含敏感信息且不希望将邮箱与 Zoho CRM 连接的场景中尤其有用。

进行电子邮件备份

管理员可以在用户停用后的 6 个月内备份 CRM 用户的邮件，前提是这些用户使用 POP3 或 IMAP 设置了他们的邮箱账户，并且他们的邮件已公开共享，具有自定义记录级和完整共享权限。这些非活跃用户将显示在设置 > 安全控制 > Zoho Mail 附加组件用户的列表下。
要启动备份，管理员只需在相应用户的详细信息旁边选择备份邮件选项。需要注意的是，如果用户在 CRM 账户中停用前没有备份他们的邮件，那么该用户发送或接收的邮件将不会在相关列表中显示。
注意：
  1. 非活跃用户的邮件备份应在用户停用之日起六个月内完成。超过这个六个月期限后，邮件数据将不再保留，如果未完成备份，所有数据都将丢失。
  2. 如果您打算删除用户，请先停用他们并备份邮件。完成这些步骤后再进行删除。
  3. 管理员可以锁定用户的邮件配置，以防止他们在账户未停用前更改其邮件账户设置为私有账户。
  4. 对于基于 IMAP 配置的备份，备份账户应保持激活状态直至备份完成。否则，IMAP 的备份将无法进行。


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