使用Zoho 财务套件集成

使用Zoho 财务套件集成

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  1. 某些内容可能仅供特定用户访问。
  2. 请注意，Zoho Subscriptions 现已更名为 Zoho Billing。

查看财务套件集成模块

一旦将 Zoho 财务套件集成到 Zoho CRM 中，您将为每个 Zoho 财务应用程序执行以下操作。

Zoho Books

  • Zoho Books 页签将子模块付款通知单、报价单、销售订单和采购订单分组。
  • 您可以在 CRM 中创建付款通知单、报价单、销售订单和采购订单，这些将与 Zoho Books 同步。
  • 您可以在 Zoho CRM 中根据上下文查看付款通知单、报价单、销售订单和采购订单。
  • 您可以在 Zoho CRM 中为 Zoho Books 模块创建自定义视图、报表和仪表板。
  • 您还可以在客户/联系人记录详情页中看到 Zoho 财务条带，它显示相关的应付/应收 信息。
  • 您可以在产品模块的 Zoho 财务信息部分查看更新的库存信息。这些信息来自 Zoho 财务套件。
  • 集成用户

Zoho Invoice  

  • Zoho Invoice 页签将子模块付款通知单和报价单分组。
  • 您可以在 CRM 中创建付款通知单和报价单，这些信息将与 Zoho Invoice 同步。
  • 您可以在 Zoho CRM 中根据上下文查看付款通知单和报价单。
  • 您可以在 CRM 中为 Zoho Invoice 模块创建自定义视图、报表和仪表板。

Zoho Expense  

  • Zoho Expenses 页签将子模块费用和费用报表分组。
  • 您可以从 CRM 创建费用和费用报表，这也会与 Zoho Expense 同步。
  • 您还可以在 CRM 中根据上下文查看 Zoho Expense 信息。

Zoho Subscriptions  

  • Zoho Subscription 模块在 Zoho Subscription 集成后可用。您将能够在 CRM 中创建订阅，并且这些订阅将与 Zoho Subscription 同步。
  • 您还可以在记录详情页面中查看与 Zoho Subscription 相关的列表。
  • 您可以在 CRM 中上下文中查看、添加和编辑 Zoho Subscription 信息。

Zoho Inventory

  • 目前，您将看不到 Zoho Inventory 页签。但是，您可以在相关客户和联系人的详情页面中的相关列表和信息栏中看到 Zoho Inventory 信息。以下是一张显示包裹状态的图片——例如，已发货、已送达等。

    以下是一个客户详情页面上的信息栏。Zoho Inventory 的详细信息显示在“已订购项目”和“进行中的配送”部分，而 Zoho Books 信息显示在“应收账款”和“应付账款”部分。

更新集成模块中的记录

您可以直接从 Zoho CRM 更新付款通知单、报价单、采购订单和销售订单的状态。

当您将报价单单发送给客户进行审批时，有时客户可能会在离线模式下接受它——比如通过电话。在这种情况下，您可以直接从 Zoho CRM 手动标记报价单为已接受。

同样，您可以直接在 Zoho CRM 上对付款通知单、报价单、采购订单和销售订单执行许多此类操作。具体如下：

与付款通知单相关的操作
  • 标记为已发送
与报价单相关的操作
  • 标记为已发送
  • 标记为已接受
  • 标记为已拒绝
与销售订单相关的操作
  • 转换为未关闭
  • 标记为已关闭
  • 标记为作废
  • 重新打开
与采购订单相关的操作
  • 转换为未关闭
  • 标记为已取消
  • 标记为已关闭
  • 重新打开

在 Zoho CRM 中创建 Zoho 财务记录

要创建 Zoho 财务记录，您无需登录任何 Zoho 财务应用程序。您可以直接从 Zoho CRM 创建。这包括 Zoho Books 模块——付款通知单、报价单、销售订单、采购订单，以及 Zoho Expense 模块——费用和费用报表。

在 Zoho CRM 中创建 Zoho 财务记录

  1. 前往所需的 Zoho 财务页签。（Zoho Books/Zoho Expense）
  2. 点击所需的子模块。例如，付款通知单。
  3. 点击新建[记录]。例如，新建付款通知单。
    Zoho Books 中的付款通知单表单将在 CRM 中显示。
  4. 完成[记录] 详情并保存记录。
    在 CRM 中创建的 Zoho 财务记录也将与相应的 Zoho 财务应用程序即时同步，在这种情况下是 Zoho Books。
Notes
注意
  • 商机模块中的数据同步是即时的。而客户、联系人和产品的同步将每 2 小时进行一次。
  • 然而，您也可以从 Zoho Books 以及 Zoho CRM 手动启用客户、联系人和产品的即时同步。
  • 要在 Zoho CRM 中启用手动同步，请转到设置 > 扩展和 API > Zoho > Zoho财务套件，然后在联系人同步、供应商同步和产品同步部分根据需要点击立即同步。
  • 要启用 Zoho Books 中客户、联系人及产品的手动同步，请点击设置 > 集成 > Zoho 应用 > Zoho CRM，根据需要启用客户和联系人或产品的即时同步。

查看 Zoho 财务套件信息上下文

一旦配置了 Zoho 财务套件集成，用户可以在关联的客户、联系人和商机下查看 Zoho 财务套件 信息。请注意，此功能仅对在其用户配置文件中启用了所需 Zoho Books/Expenses/Subscriptions 权限的用户可用。在关联付款通知单之前，请确保您已从 Zoho CRM 导入客户记录到 Zoho Books/Expenses。

查看 Zoho 财务套件相关信息

  1. 点击联系人、客户、供应商或商机模块并选择一条记录。
  2. 在联系人、客户、供应商或商机模块的[记录详情] 页面，转到 Zoho Books/Expenses/Subscriptions 相关列表。
    • Zoho Books 相关列表。
    • Zoho Expense相关列表。
    • Zoho Subscriptions 相关列表。
    • 与 Zoho Inventory 相关的列表（包裹）。

      将与记录关联的所有 Zoho 财务信息列出。
      采购订单仅显示供应商信息。
  3. 点击每个相关列表旁边的刷新图标，以查看最新记录。
  4. 将鼠标指针移至一条记录上，点击 PDF 链接以将付款通知单/报价单/销售订单下载为 PDF。
  5. 您还可以从每个相关列表中创建新记录。

    您无法从“包裹”相关列表中创建新产品。

通过电子邮件发送 Zoho 财务信息

从 Zoho CRM 内向客户/供应商发送付款通知单/报价单/销售订单/采购订单的 PDF 文件。只有拥有 Zoho Books 电子邮件权限的用户才能使用此功能。

要将交易作为 PDF 电子邮件发送

  1. 点击 Zoho Books 页签。
  2. 点击所需的子模块。
  3. 在付款通知单/报价单/销售订单/采购订单的[记录详情] 页面，点击电子邮件按钮。
  4. 点击付款通知单/报价单/销售订单/采购订单。
  5. 在详情页面，点击电子邮件。

    输入电子邮件的详细信息。
    对于付款通知单，您可以选择附加付款通知单 PDF 以及附加客户对账单。
  6. 点击发送。
Notes
注意
  • Attach Invoice PDF is available for Invoices and Estimates.
    付款通知单和报价单的“附加付款通知单 PDF”可用。
  • “附加客户对账单”仅适用于付款通知单。
  • 采购订单或销售订单中均不可用此选项。

创建自定义视图

由于 Zoho Books 和 Zoho Subscription 模块可作为 CRM 记录使用，您可以在 Zoho Books 模块内以及 Zoho Subscription 模块内创建针对付款通知单、报价单、销售订单和采购订单的定制视图。

例如，您可以创建一个特定客户付款通知单的定制列表视图。

创建报表和仪表板

Zoho CRM 允许您根据 Zoho Books 和 Zoho Expense 模块生成报表和仪表板。

Zoho Books 报表

一旦在 Zoho CRM 中启用 Zoho Books 集成，您将在报表模块中看到一个名为 Zoho Books 报表的部分。该部分将包含 6 个默认报表。具体如下。

  • 客户应付金额
  • 客户逾期付款通知单
  • 本月采购订单
  • 客户销售额
  • 产品销售
  • 用户销售

这些报表是预定义的。您始终可以编辑这些报表，并为 Zoho Books 模块创建自定义报表。如果您已集成 Zoho Invoice，您将看到 Zoho Invoice 报表。

以下是一个创建的付款通知单报表的截图，用于展示未来 5 天内每天有多少张付款通知单到期。


您还可以使用来自 Zoho Books 报表的不同组件创建 Zoho Books 仪表板。以下是一个仪表板，展示了未来 5 天内每天有多少付款通知单到期。

Zoho Expense Reports  报表

Zoho CRM 的 Zoho Expense 报表让您深入了解与销售相关的费用。比如说，为了开拓新业务，您出差去见一群潜在客户。您可能已经记下了整个旅程中的旅行、住宿和其他费用——但您怎么知道这些费用是否物有所值呢？

这只有在比较每笔成交金额与完成相同商机所需的费用时才可行。但只要您的费用明细和销售数据存储在不同的工具中，这样做就会很麻烦。Zoho Expense 与 Zoho CRM 的集成弥合了这一差距。通过此集成，您将能够在 Zoho CRM 内部直接生成任何销售场景下的费用报表。

所以，在上面的例子中，您将能够快速生成关于商机与商机相关费用的报表，并查看您是否花费过多或过少。Zoho CRM 还为您提供了一系列其他默认费用报表。以下是一些示例。

您可以编辑这些报表，生成新的报表，还可以根据它们创建仪表板。


Zoho Subscription 报表

Zoho CRM 提供了报表和分析仪表板预设，用户可以根据需要调整以创建个性化的报表。反过来，这使用户能够更好地了解他们的客户并跟踪关键绩效指标，使他们能够做出更明智的决策。

要尝试基于 Zoho Subscriptions 的系统定义报表，您可以导航到报表模块，并选择 Zoho Subscriptions 报表文件夹下的任何报表。


Zoho Subscription 有两个仪表板可供使用：Zoho Subscription 概览和 Zoho Subscription 洞察。您可以通过导航到分析模块，在左侧面板默认找到这些仪表板。

Zoho Subscription 概览
Zoho Subscription 洞察

 注意
  • 在 Zoho CRM 中创建报表时，如果您选择 Zoho Books 模块作为主模块，例如付款通知单，您将在相关模块列表中看到项目。
  • 品目模块存储用于创建报价单、销售订单和付款通知单的行项目/产品。请确保您在从 Zoho Books 模块创建报表时选择此模块。
  • 当您启用 Zoho Books 和 Zoho Inventory 集成时，报表将被重命名为 Zoho 财务报表。
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