使用Zoho Sheet 视图
您可以使用 Zoho Sheet 视图在 CRM 账户中利用电子表格的强大功能。在这个视图中，您将能够以电子表格格式访问您模块的数据。当您需要同时对多个记录进行多次更改时，这种工作模式特别方便。
Zoho Sheet 视图如何帮助销售代表？
作为销售代表，您在一天中会与多个潜在客户进行沟通。您需要保持手机活跃，处理邮箱中涌入的邮件，监控多个消息平台，等等。在这所有活动中，销售代表经常需要在多个标签页之间切换以更新记录。这些更新需要在工作日的一段时间内多次进行。
这可能会让一些销售人员感到沮丧。如果您是其中之一，那么，您可以切换到 Zoho Sheet 视图。现在，您可以：
- 创建您潜在客户的自定义视图
- 在 Zoho Sheet 视图中打开它，并舒适地更改多个记录
- 只需保存工作表即可将更改推送到 CRM
可用性
拥有Sheet 视图权限的用户（模块权限 > 其他）可以在他们拥有创建和编辑权限的模块中访问此功能。如果用户只有编辑权限，他们可以访问此功能但不能创建新记录。
要使用 Zoho Sheet视图
1. 点击[模块] 标签。模块可以是线索、客户、联系人等。
2. 在打开的[模块] 页面中，执行以下操作：
- 点击列表视图下拉列表。
- 选择您想在 Zoho Sheet 视图中看到的列表视图。
- 点击右上角附近的操作。
- 选择 Zoho Sheet 视图。
3. Sheet 视图将在新标签页中打开。在电子表格中做出所需更改。
4. 点击保存以将更改推送到您的 CRM 账户。
注意
- 电子表格中未更改的记录中的数据不会覆盖您 CRM 中对应的数据。
- 除了将更改推送到您的 CRM 账户外，保存工作表时还会发生以下事件：
- 自动化将被触发
- 条目将添加到时间轴和审计日志中，以记录使用 Zoho Sheet视图所做的更改
- 将为修改的记录更新 最近操作时间 字段
- 如果您点击操作时看不到 Zoho Sheet 视图选项：
- 请检查该模块是否支持Sheet 视图。不支持模块的列表在“备注”部分提供。
- 如果该模块受支持，请检查您是否正在使用看板视图。要访问Sheet 视图，您必须使用列表视图或画布视图。
场景
假设您在 CRM 账户中有一个包含 50 个产品的列表，并且您想更新这些产品中每个产品的描述。让我们看看可用的不同选项，并选择最快的一个：
- 在记录详情页快速编辑：此选项旨在对单个记录进行少量更改。我们的任务涉及对大量记录进行更改，因此此选项会减慢我们的速度。
- 记录详情页面的编辑按钮：此选项适用于对单个记录进行大量更改。与上一个选项一样，使用此选项对 50 条记录来说会很繁琐。
- 模块页面的批量更新：这是将多个记录中的字段更新为相同值的最佳选择。由于我们的描述因产品而异，此选项无法有效地完成任务。如果使用，实际上会比前两种选项需要更多的工作。另一个问题是文本区域字段无法进行大规模更新。
- Zoho Sheet 视图：这是这种情况下的正确选择。您可以在 Sheet 视图模式下快速打开您所有产品的列表，依次输入它们的描述，完成后点击保存。您已成功用最短的时间和最少的努力更新了 50 个产品的描述。
最佳实践
- 确保所有必填字段都有值。
- 查找字段将显示为两列：查找名称（只读）和查找记录 ID（可编辑）。要更新查找字段，请在查找记录 ID 列中输入正确的值。
- 要更改记录的所有者，请在记录所有者列中输入任何活跃用户的电子邮件地址。
记录所有者列将采用以下格式：[模块]所有者。例如，线索所有者、客户所有者、商机所有者等。 - 因为它基于地区，所以请避免更改日期的格式。
- 要添加多个标签，请使用逗号分隔。例如：新线索、制造业、亚太地区。
- 请注意，您可以为每条记录添加最多 10 个标签。一旦达到此限制，将不会为您的记录添加更多标签。
- 在多选下拉列表中，使用分号来分隔多个选项。例如：零售；批发；电子商务。
当您修改查找记录 ID 列中的数据并保存工作表时：
- 更改将推送到 CRM
- Sheet 视图中的对应查找名称数据将保持不变
请关闭工作表，然后再次访问Sheet 视图以查看反映在查找名称列中的更改。
注意
- 以下模块不支持：
- 活动
- 预测
- 报价
- 采购订单
- 销售订单
- 发货单
- 以下字段不受支持：
- 多选查找
- 图片上传
- 文件上传
- 区域
- 以下字段将被锁定以防止数据丢失：
- 系统定义的字段（例如：记录 ID、创建者、修改者等）
- 只读字段
- 公式字段
- 字段在 GDPR/HIPAA 合规性要求下被限制导出时，将不会在Sheet 视图中显示。要了解更多关于限制导出数据选项的信息，请参阅：
1. 导出中限制数据（GDPR）
2. Zoho CRM 中的 HIPAA 合规性 - 系统定义的字段名称将被翻译成用户的语言。
- 支持以下验证功能：
- 字符长度
- 唯一字段
- 必填字段
- 日期/时间字段的日期格式
- 网站字段的 URL 有效性
- 电子邮件字段的电子邮件地址有效性
- 数字字段的日期有效性
- 不支持以下功能：
- 验证规则
- 依赖字段
- 保存时将在工作表中显示错误消息。
- 您一次最多可以处理 100 行。
- 您最多可以向Sheet 视图添加 200 个新行（上述 100 行之外）。保存它们以创建新记录。要添加更多行，您需要关闭现有Sheet 视图，再次打开Sheet 视图，然后添加新条目。如果数据输入在预定义列之外和/或超出最大行数，则不会保存。在下图中，输入在标记为绿色的区域内的数据将被保存，而输入在其他任何地方（标记为红色）的数据将被忽略。
- 在以下情况下，记录将被锁定：
- 您没有那些记录的编辑权限。
- 记录锁定配置功能已启用，记录已被手动或自动锁定。
- 您不能在Sheet 视图下删除记录。
- 您不能在Sheet 视图下添加或删除列。
- Sheet 超时时间为6小时。
- 如果您是 Zoho Sheet 用户并希望将列表导出到您的 Zoho Sheet 账户，请转到文件 > 保存到我的账户。
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