本帮助文档适用于新版本的导入工具。该工具尚未对所有用户发布，并且可能不在您的账户中可用。经典导入工具的帮助文档在此。

导入工具可以帮助您快速将数据移动到 CRM 模块中。您可以使用它来添加、更新或两者兼施（更新+插入）CRM 模块中的多条记录。

示例

• 一种常见的用例是将来自各种来源的数据导入 CRM。
  例如，您可能会在展会名单、已购名单或销售代表的 Excel 文件中拥有有价值的联系人信息。您可以将每个文件导入联系人模块，以便为您的市场营销和销售团队提供一个单一的真实来源。

• 另一种用例是执行批量更新。例如，您的销售运营团队可以导出、充实并重新导入数据。您可能希望为所有现有记录中的新字段补充数据。他们可以根据需要执行此操作以保持您的数据的相关性。

应该使用数据迁移工具吗？

在以下情况，推荐使用数据迁移工具：

• 您希望将整个数据从另一个 CRM 或系统迁移到多个 Zoho CRM 模块中。

• 您希望将附件（文件）或图像导入到某个模块中。

• 您希望将数据导入到系统字段中，如创建时间、修改时间等。

另一方面，导入工具旨在处理频繁的、简单且特定于模块的数据导入。

导入流程是如何工作的？

导入流程的主要步骤很简单：

1. 准备您的文件*并将它们放入导入工具。

2. 将文件映射到模块，并将文件列映射到 CRM 字段。

3. 运行导入并等待其完成。

4. 如果失败，请修复文件并重新导入。

*对于每次导入操作，您可以为主模块添加一个文件，并为每个依赖模块（如子表单、多选查找或多用户关联）各添加一个文件。

提示

• 首先，复制您的导入文件，并仅对副本进行修改。然后，将此副本导入到 CRM 中。这样，原始文件将保持未受影响，可供其他用途使用。

• 如果您打算导入大量记录，最好先导入一小部分。您可以根据出现的问题来修复文件，然后再尝试进行更大规模的导入。

快速指南

前提条件

• 确保您的角色已启用导入记录权限。

• 准备导入文件（支持 csv/xls/xlsx/vcf 格式）。
  

示例导入文件

您可以在此处看到两个嵌入的示例文件（一个用于模块数据，另一个用于依赖模块）。

将鼠标悬停在列名上即可查看备注。按需滚动。

您可以从导入页面那里下载一个示例文件，用于测试。

模块数据导入文件

依赖模块导入文件

在每次导入中，您可以为模块（必填）添加一个文件，以及每个依赖模块（子表单/多选查找字段关联、多用户关联）对应一个文件。

如果依赖模块是必填项，您需要在添加（插入）和两者（更新插入）时为其添加导入文件。对于更新操作，无需为必填依赖模块添加导入文件。

导入数据

1. 导航到您要导入数据的模块。例如，这可以是线索、联系人、客户、商机等。

2. 在创建[记录]按钮附近，点击向下箭头并选择导入[记录]。
   
   

3. 拖放包含数据文件，或点击浏览并选择文件。

4. 选择要解析文件的字符集。这只有在您上传文件后才会出现。默认的自动检测 选项在大多数情况下都能很好地工作。点击下一步。

5. 选择布局以及您是否要添加记录、更新它们或两者都要。点击下一步。

6. 如果您添加了多个文件，请从左侧边栏将它们拖放到右侧的模块上。或者，您可以点击每个模块的映射文件并选择文件。点击下一步。

7. 将每个文件的列映射到 CRM 字段。点击保存和下一步。

8. 选择导入后的操作并点击提交。

9. 导入将开始。导入完成后会显示一个弹窗。如果成功，刷新浏览器以在模块中查看新导入的数据。

10. 您可以通过导航到设置 > 数据管理 > 导入 > 导入历史记录来检查导入的详细信息。在这里，您可以点击您执行的导入以查看更多详细信息，例如哪些行被添加、更新、跳过等。

详细指南

本指南包含以下部分：

• 第一部分：在使用导入工具前须知（权限、文件格式和大小要求、支持的模块和字段）

• 第二部分：导入主模块数据时，一并导入依赖模块数据

• 第三部分：执行导入操作的详细说明

• 第四部分：查找某些行导入失败的原因

• 第五部分：撤销导入

• 第六部分：查看导入历史

在使用导入工具前须知

导入主模块数据以及依赖模块数据

当您将数据导入模块时，可以同时导入依赖模块的数据。"依赖模块"一词指的是以下内容：

• 子表单记录

• 多选查找关联

• 多用户关联

这意味着您将在导入工具中拖放多个文件，并将它们映射到正确的依赖模块。请注意，每个模块只能映射一个文件。

将数据导入模块

导入过程涉及几个步骤。第一步涉及准备导入文件。导入工具旨在引导您顺利完成后续步骤。

第一步：准备导入文件

在每次导入中，您可以为模块（必填）添加一个文件，并为每个依赖模块添加一个文件（根据布局中的配置可选或必填）。

下载示例文件

在导入工具中，您可以下载一个示例文件。它显示了该模块导入的正确格式。

1. 导航到您要导入数据的模块。例如，这可以是线索、联系人、客户、商机等。

2. 在创建[记录]按钮附近，点击向下箭头，并选择导入[记录]。
   
   

3. 点击 CSV 或 XLSX 链接以下载该格式的示例文件。链接将显示在浏览文件按钮下方。
   
   

第二步：上传文件

1. 导航到您想要导入数据的模块。例如，这可以是线索、联系人、客户、商机等。

2. 在创建[记录]按钮附近，点击向下箭头并选择导入[记录]。
   
   看不到这个选项？
   您的角色（机构模块）或团队模块角色（团队模块）尚未启用导入记录权限。请联系相应的管理员并为您的角色启用此权限。

3. 拖放包含数据文件，或点击浏览并选择文件。

4. 选择字符集以解析文件。这只有在您上传文件后才会出现。默认的自动检测 选项对大多数情况都适用。

5. 如果您希望在导入完成后收到电子邮件，请勾选通知邮件选项。
   
   

6. 点击下一步。

第三步：选择是否需要创建记录、更新记录或两者都需要

1. 如果模块有多个布局，请选择您要导入数据的那个布局。
   
   

2. 选择您是否要添加记录、更新它们或两者都做。添加的记录可以撤销，但现有记录的更新无法恢复。
   作为新 [记录] 添加

   
   

   这将把导入文件中的条目作为新记录添加到 CRM 中。通过选择一个 CRM 的唯一性字段来防止重复记录。在后续步骤中，您需要将一个导入文件列映射到该 CRM 字段。文件中该列的值若与 CRM 中已有记录匹配，则这些行将被跳过。

   仅更新现有 [记录]

   
   

   这将根据导入文件中的条目修改现有记录，不会创建新记录。

   
   

   • 要查找现有记录，您必须选择一个 CRM 的唯一性字段。在后续步骤中，您需要将此字段映射到导入文件中的相应列。

   • 您可以选择在记录中跳过更新空值。
     例如，您的 CRM 记录中行业字段为“酒店业”。而导入文件中该记录的行业字段留空。选择此选项将保留 CRM 记录中现有的“酒店业”值。如果您未选择此选项，该值将被覆盖，行业字段将变为空值。
     

   
   

   两者

   
   
   如果文件中的条目在 CRM 中不存在，那么它们将作为新记录添加。如果它们在 CRM 中已存在，则这些记录将被更新。

   • 要查找现有记录，您必须选择一个 CRM 的唯一性字段。您将在下一个界面中映射导入文件中的相应列。

   • 您可以选择在记录中跳过更新空值。
     

     示例：如果您的 CRM 记录中位置字段为“纽约”，而导入文件中该字段留空，选择此选项将在导入后保持现有的“纽约”值不变。

3. 点击下一步。
   

重要提示：您不需要单独为依赖模块选择导入选项。主模块所选择的选项将决定如何处理依赖模块的记录。

如果您在导入主模块数据的同时导入依赖模块数据，那么，主模块选择的选项，将会决定依赖模块记录的导入方式：

• 主模块选择“添加为新记录”时：依赖模块记录将作为新记录添加。

• 主模块选择“更新现有记录”或“两者”时：依赖模块记录将进行更新插入操作，即如果它已经在 CRM 中存在则更新，如果不存在则插入。
  

第四步：映射文件和字段

1. 将导入文件映射到正确的模块。如果您只导入一个文件，请点击下一步。否则，将文件从左侧的“未映射文件”区域拖放到右侧的模块中。
   
   注意：如果一个依赖模块是必需的，您需要在第二步中为其上传一个文件，并在此处映射它才能继续进行。

2. 使用下拉列表将导入文件的列映射到 CRM 模块的字段。
   
   

3. 在左侧，您将看到导入文件的列。在最右侧，您可以预览这些列中的值。
   
   对于您需要的每一列，您可以：

• 将列映射到 CRM 字段：点击它们旁边的下拉菜单，并在 Zoho CRM 中选择字段。

• 将列映射到多个 CRM 字段：将鼠标悬停在选定字段上，点击+并选择另一个字段。您只能映射到相同数据类型的字段。因此，包含日期值的列只能映射到日期类型字段。

• 用预定义值替换空值：如果您将鼠标悬停在下拉列表的右侧，您会看到一个选项来替换空值。只需点击此处并设置该值。对于列中的空值，将使用此值来填充 CRM 字段。例如，如果导入文件中的值为空，您可以将字段的值设置为“不可用”。

• 选择特定字段的格式：如果您选择了一个 CRM 字段，并且该字段是日期、日期时间、货币、长整数、百分比或整数类型，您需要为它们选择格式。当您将鼠标悬停在行上时，将出现此选择列表。

• 替换或追加标签和多选列表选项：当您将字段映射到标签字段和多选列表时，将弹出一个窗口，让您选择是替换还是追加值。点击完成。

此外，您还可以在字段映射页面执行以下操作：

自动映射以加快映射过程

这将根据列名与 CRM 字段名称的匹配程度来映射文件的列。在进入下一步之前，请检查映射结果。

操作说明

1. 点击自动映射。

2. 在弹出的窗口中，点击应用。
   

为某些字段分配默认值

使用此选项为选定的 CRM 字段设置一个统一的值。例如，您可以将所有导入的线索记录的“线索状态”设置为“新线索”。

操作说明

1. 点击分配默认值按钮。
   
   

2. 选择一个 CRM 字段。

3. 设置默认值。

4. 点击“+”为另一个字段添加默认值。根据需要重复操作。

5. 点击保存。
   
   

选择如何关联查找字段

将列映射到查找字段*时，您可以根据唯一值（如记录 ID、唯一性字段的值、记录显示名称等）进行关联。您必须选择其中一种方式，才能将导入的记录关联到正确的查找记录。 

例如，将配件导入配件模块时，文件中的“产品”列可能包含 GTIN 值。您必须将“产品”列映射到“产品”查找字段，并确保查找匹配基于 GTIN，而不是记录 ID 或其他字段。

*这包括通话、会议和任务中的关联对象字段，以及团队模块中的连接到字段。

操作说明

1. 将列映射到查找字段时，会弹出一个窗口。请选择查找模块中用于查找相应记录的字段。
   
   

2. 您可以随时点击此字段旁的设置图标更改该选项。

依赖模块的父文件映射

当您将依赖模块数据与父模块数据一起导入时，会出现此设置。在依赖模块导入文件中，请包含一个具有唯一值的列，用于标识每个父记录。在映射字段时，您必须选择需要用于查找这些父记录的父模块导入文件列。

例如，如果子表单的导入文件中有一列包含电子邮件地址用于识别父记录，您应在父模块文件中选择“电子邮件”列，以帮助正确匹配记录。

操作说明

1. 当您为附属模块导入文件映射字段时，在映射“父 ID”字段时会弹出一个窗口。请选择父模块文件中将用于查找父记录的列。
   
   

2. 您可以随时点击此字段旁的设置图标更改该选项。

3. 完成必要字段的映射后，点击保存并下一步。

4. 对其他文件执行映射。完成所有文件的字段映射后，点击保存并下一步。

创建新字段

有时，导入文件列包含有价值的数据，但您可能忘记创建用于存储该值的 CRM 字段。在这种情况下，您可以使用此选项。

操作说明

1. 点击创建新字段按钮。
   
   

2. 将显示导入文件中未映射的列列表。勾选您需要的列。

3. 对于每一列，您可以设置字段名称和字段类型。

4. 点击创建。
   

 

第五步: 确定导入后的操作。

1. 如果您希望自动为导入的记录分配所有者，请选中根据分配规则分配所有者，然后选择一个分配规则。

2. 如果您希望导入的记录在添加到 CRM 之前需要手动审批，请勾选启用手动[记录]审批复选框。
   如何审批这些记录？

   1. 导航到该模块。
   2. 点击右上角的操作按钮（...）。
   3. 点击审批 [记录名称] 并审批记录。

3. 当您完成导入时，将创建新记录和/或更新现有记录。如果您希望这些事件触发自动化和流程管理，请选中“为导入记录触发自动化和流程管理”。

4. 您可以为每个导入的记录分配跟进任务。只有当您未选中“触发自动化”复选框时，此选项才可用。

5. 通过选中复选框接受 Zoho 的反垃圾邮件政策。

6. 请注意，现有记录的更新无法撤销。点击提交以启动导入。您将看到一个消息提示“导入已安排”。

7. 导入完成后，您将在 CRM 中收到通知。如果您已启用通过电子邮件通知 的选项，您也将收到电子邮件。刷新浏览器标签页以查看导入的数据。

查找某些行导入失败的原因

此选项将适用于过去七天内的导入操作。

导入文件中的一些记录将由于错误而被跳过。以下是您可以快速识别每行错误原因的方法：

1. 导航至设置 > 数据管理 > 导入 > 导入历史记录。

2. 在您已完成的导入下，点击查看导入模块。

3. 点击模块，并在跳过列 下，点击该数字。

4. 您会看到包含被跳过记录列表以及错误的导入摘要。

5. 您可以下载包含错误的记录列表。

撤销导入

此选项将适用于过去 30 天内执行的导入。

您可以撤销通过导入添加的记录。您将无法撤销通过导入对记录所做的更新。

要撤销导入，请执行以下操作：

1. 导航至设置 > 数据管理 > 导入 > 导入历史。

2. 将鼠标悬停在您已完成的导入上。

3. 点击撤销导入。

4. 阅读告警并点击是的，继续。

您将在导入附近看到一个消息，显示“正在撤销”。

当撤销完成时，您将在 CRM 中收到一个弹窗通知。

查看导入历史

您账户中执行的所有导入操作将在导入历史页面中进行跟踪。要访问它，请执行以下操作：

1. 导航至设置 > 数据管理 > 导入 > 导入历史。

2. 您将看到您的导入列表。您可以执行以下操作：

• 对于过去七天内的导入，您可以撤销导入（针对添加的记录），查看导入摘要（添加、更新、跳过的记录数量），详细导入摘要（包括添加、更新、跳过的记录数量，您可以查看字段值（针对添加和更新的记录）以及告警和错误（针对跳过的记录）。

• 对于过去 30 天内完成的导入，您可以查看导入摘要。

注意：导入历史选项卡将包括通过数据迁移工具完成的导入记录。

另请参阅

如果您希望将数据导入到多个 CRM 模块，或者您正在将数据从一个 CRM 系统迁移过来，请参阅数据迁移。

如果您希望导出 CRM 模块中的记录，请参阅数据导出。