常见问题：团队模块

常见问题：团队模块

为什么需要Zoho CRM全员版?

提供流畅的客户体验对于在当今竞争激烈的市场中取得业务成功至关重要。销售流程涉及多个利益相关者和团队共同合作，以确保签署客户交易和客户满意度。

CRM致力于为所有人提供更具包容性，用户友好和高效的CRM方法，鼓励团队整合，改善沟通，并培养协作和创新文化。它旨在提供一种易于访问且吸引人的解决方案，以优化CRM系统在增强客户关系、提高采用率以及使企业更有效地适应其运营要求和客户需求方面的优势。

需要全员版CRM的原因如下：
  1. 促进跨团队协作：CRM系统通常为企业的特定部门提供服务，例如销售，导致有时数据孤立、对客户互动的理解支离破碎。企业内存在沟通障碍会严重阻碍客户服务的效率和效果。通过确保所有团队在同一CRM平台上，Zoho CRM全员版促进了开放性沟通和信息自由交流，从而增强了协作能力，实现了更具连贯性的客户参与和留存策略。 
  2. 分散化CRM管理：CRM系统的集中管理有时会导致瓶颈，并使必要的流程变更延迟。通过分散化CRM管理，Zoho CRM全员版允许更具敏捷性的管理实践，在不损害隐私或数据安全的情况下能够迅速、高效地进行调整。这种灵活性对于提升企业需求和团队之间的协作至关重要。
  3. 提高系统采用率：CRM系统的一个常见挑战是用户难以实现高采用率，这往往是由于复杂的界面或对某些团队缺乏相关性。Zoho CRM全员版旨在通过提供直观的用户界面和视觉上的吸引力来克服这一挑战，使系统更具吸引力和易用性。这种用户友好的方法鼓励企业内广泛采用，确保每个人都能从系统的功能中受益。
  4. 改善工作空间管理：该系统提供了高效的工作区管理功能，满足企业对客户信息和互动进行有组织处理的需求。此功能使各个团队能够成为Zoho CRM团队空间中的一部分，他们可以开发自定义模块、业务工作流程和流程，以保持对客户关系管理的系统化方法。这确保了数据易访问、结构化且可操作。
  5. 焕新用户体验：着重于焕新的用户界面，结合视觉上的吸引力，旨在使CRM系统更易接近和易于使用。对用户体验的关注对于鼓励对系统的持续参与至关重要，并确保所有功能和工具都得到充分利用。
点击查看 >> Zoho CRM全员版概览

Zoho CRM提供几种模块类型？

Zoho CRM提供两种类型的模块：
  1. 机构模块 (整个机构范围内可用)
  2. 团队模块 (团队空间中可用)
模块充当不同类型信息存储的隔间或架子。例如，CRM中的客户模块保存客户的公司信息，联系人模块包含联系人详细信息，商机模块存储CRM系统中与客户相关的所有交易。
  1. 机构模块是针对整个公司层面设置的模块。这些模块可以分为两类： 
    1. 标准模块：系统预置的可用于整个公司管理的模块，如线索、客户、联系人、商机等。除特殊情况外，这些通常在全公司范围内可用。
    2. 自定义模块：这些模块由机构管理员创建，以满足特定业务需求，根据管理员授予的角色权限进行访问。如：行程、课程、保险政策等。除特殊情况外，这些通常可在全公司范围内使用。

  2. 团队模块： 与机构模块不同，团队模块是针对特定团队空间设计的，不是普遍可访问的。团队模块本质上是自定义模块，是根据CRM内的个别团队或部门量身定制。团队模块使团队能够管理其特定工作流程并促进在其团队空间内的协作。用户可以使用适当的权限创建和自定义其团队模块，使其独特适用于其团队空间。目前还没有预置的团队模块。您创建的任何团队模块都是自定义模块。
虽然机构模块（标准模块和自定义模块）可供整个公司使用，但团队模块设计用于特定团队的独特需求，使他们能够在指定的团队空间内管理和简化其工作流程。 
Info
 要点：
  1. 机构管理员可以设置访问权限和监督存储在机构模块中的关键CRM数据。这些模块对整个公司至关重要，并且可以在各种团队空间中查看，团队模块管理员无法对其进行更改。
  2. 非管理员用户可以创建和管理对其团队有益的团队模块。这些模块可用于监控各种方面，如个人任务或团队的预期交付内容。它们专门用于一个团队空间，不能在其他团队空间中访问。

Zoho CRM 中，组织模块与团队模块有何区别？

范围：

Zoho CRM 中的模块是用于存储各种类型客户数据并支持特定业务流程执行的不同组件。CRM 系统被划分为这些模块，以实现管理的高效性和易用性。例如，一个通常被称为潜在客户或线索模块的模块可能包含有关潜在客户的所有信息。另一个被称为商机模块的模块可能包含有关商业机会的详细信息。线索模块促进线索资格、培育和转换等流程，而商机模块帮助管理交易关闭和合同谈判。本质上，模块是构建整个 CRM 系统的基本元素。

除了标准系统定义的模块外，Zoho CRM 允许创建定制模块，以满足独特的业务需求。当组织使用 Zoho CRM 来管理其运营时，它通常会超出标准系统定义的模块，创建许多定制模块，以适应特定的需求。随着各种用户加入 CRM，他们创建并使用不同的模块，每个模块都有独特的要求和功能。例如，虽然“交易”模块可能需要组织内所有用户都能访问，但“合同”模块可能只对特定群体，如法务团队，相关。

考虑到这些差异，Zoho CRM 将其模块分为两大类：组织模块和团队模块。这种区分主要基于模块的可访问性——组织模块对组织中的每个人都是可用的，而团队模块仅对特定的组或团队可访问。

组织模块：Zoho CRM 中的组织模块旨在实现公司范围内的可访问性，可供公司内的所有用户使用。

团队模块：另一方面，团队模块默认只能由特定团队的成员访问，并针对该团队独特的流程和需求进行定制。此模块促进了仅与指定团队相关的专注协作和数据管理。


 

组织模块与团队模块的区别：

功能
组织模块

团队模块
范围
可在整个组织中使用，所有用户均可访问。
特定于团队空间，仅限指定团队访问。
无障碍
根据权限，任何用户均可访问。

注意：一个团队空间可以包含组织和团队模块。
仅对被添加为管理员、经理、成员、请求者或团队模块参与者的用户可访问。

另请参阅 >> 配置团队模块
用例
销售团队使用联系人模块来管理组织中的客户详细信息
名为“促销”的团队空间由营销团队使用，用于管理特定于他们团队的营销活动跟踪和内容日历。
管理
由组织管理员管理，他们负责监督所有模块中的数据一致性和安全性。
由团队管理员或拥有在他们的团队空间中创建特定团队模块权限的用户管理。
定制
标准模块和自定义模块都是组织模块的一部分，通常用户无法自定义，除非他们拥有管理权限。

注意：如果用户在其角色中获得模块定制权限，他们可以访问其组织内的所有组织模块，因为此权限适用于所有组织模块。
专门针对团队设计，可根据不同的团队工作流程和需求进行定制，能否定制团队模块取决于该模块内分配的角色类型，例如成员、参与者、管理员、经理或请求者。例如，在研发团队模块中，Michael 担任请求者角色，没有定制选项。相反，在市场营销团队模块中，Michael 担任管理员，完全控制模块的设置和定制。

在此了解团队角色。
数据共享
这些模块中的数据旨在供整个组织广泛访问和使用。
数据被限制在特定团队内，增强了专注的协作，避免了跨团队混乱。

 

组织模块用例：一家跨国公司使用 Zoho CRM 的账户模块来维护和管理全球客户公司的详细信息。

应用：客户模块被配置为存储公司名称、规模、行业和关键联系人等基本数据。任何区域办公室的销售代表都可以访问和更新这些信息，以确保所有互动都基于最新数据。这种组织范围内的可访问性有助于保持一致性，并增强销售、客户服务和营销等各个部门之间的协作，确保每个人都使用相同的数据集进行操作。

团队模块用例：一家制药公司的研发团队使用 Zoho CRM 中的自定义团队模块来管理他们的药物开发项目。

应用：这个团队模块专门为研发团队设计，包括项目状态、试验阶段、监管里程碑和协作笔记字段。只有研发团队的成员可以访问这个模块，使他们能够管理与其项目相关的敏感和详细信息，而无需将其暴露给整个组织。这个专业模块有助于简化他们的内部流程，并提高项目管理效率，将所有相关数据限制在直接参与的团队范围内。

 

Notes

注意：

所有定制和配置都适用于组织模块。

以下是在团队模块中可用的配置：

基于预定义规则分配工作的分配规则
  1. 基于触发器自动操作的工作流规则
    2. 蓝图
  2. 简化流程并确保合规的
  3. 审批流程，根据您团队的偏好来审批工作
  4. 画布页面，用于修改列表视图和记录详情页的样式和感觉
  5. 向导，用于简化数据录入
  6. 布局规则和验证规则以提升数据质量
  7. 外部 CRM 数据导入的 Web 表单
  8. L将外部内容引入 CRM 的链接
  9. 快速执行操作的按钮
  10. 提高生产力的模板
  11. 小部件，增强功能
  12. 定制函数以满足特定需求
  13. 在部署前，沙盒测试您的团队模块
  14. 报表和仪表板，跟踪与您的团队模块相关的数据

 团队模块支持批量记录操作：

  1. 单发电子邮件
  2. 群发电子邮件
  3. 创建列表视图
  4. 添加任务
  5. 添加标签
  6. 执行批量操作：批量更新、邮件合并、更改所有者、删除。
  7. 记录审批
  8. 导出列表视图
  9. Zoho Sheet视图

什么是团队模块？为什么需要团队模块？

团队模块是CRM中由用户控制的模块。团队模块帮助您的团队管理部门工作，并在团队内部进行协作。每个团队可以拥有自己的流程，并在团队模块内运行这些流程。在角色中启用相关权限，用户就可以在CRM中创建和使用自己的团队模块。这些团队模块可以在团队成员之间共享（例如用于跟踪团队的交付内容），也可以保持私密。它们可以链接到其他团队模块和机构模块。所有这些都可以由团队独立完成，而无需CRM机构管理员参与。

如何创建团队模块？

拥有管理员权限或在角色中被授予创建团队模块权限的用户可以创建团队模块。

  创建团队模块： 
  1. 点击侧边栏的 模块 页签。
  2. 点击 +按钮 。
  3.  如果您具有创建机构模块的权限，将出现一个“创建模块”弹出窗口。选择 团队模块 并单击下一步。
  4. 在 选择模板 弹窗中：
    1. 可以选择已有模块去创建团队模块 或
    2. 将鼠标悬停在“从头开始构建”选项上，然后点击“创建”。
  5. 在创建模块 弹窗中：
    1. 输入模块名称。
    2. 按需切换模板。
    3. 点击 添加新字段 按需添加字段。
    4. 鼠标悬停在字段上，点击 设置 图标设置字段访问权限，或删除字段。
    5. 选择团队模块所属团队空间文件夹。
  6. 点击 创建。创建一条新记录或从您之前使用的工具中导入记录，将您的作品带入 CRM！

团队模块与团队空间之间的关系是什么？

团队空间是指每个团队的专用区域，用于组织该团队的特定模块。例如，在CRM系统中，为了成功完成一笔交易，多个团队需要共同合作。销售团队在与客户谈判达成交易中起着关键作用，但还涉及其他团队：售前团队将客户需求输入CRM系统；法务团队处理合同和法律方面的工作。为了促进这些内部团队间的协作，可以设置特定区域，称为团队空间。如，可以为市场团队设立专用空间，供其所有成员协作。同样，还可以为法务部门创建另一个空间。

团队模块旨在适应不同流程，以满足每个团队独特需求的定制。例如，售前团队可能使用一个“需求”模块来高效管理客户需求，而法务团队可以有一个专门用于管理法律文件的“合同”模块。这些模块可以通过查找字段与其他模块（如商机模块）相连，建立CRM系统中各模块之间的关系。 一个团队模块一次只能与一个团队空间相关联，以防止重复使用相同名称的模块；一个团队模块也不能链接到多个团队空间。只有组织模块可以在不同团队空间之间共享。

团队模块是否特定于某个团队空间？

目前团队模块是特定于某个团队空间的。机构模块能被共享到不同的团队空间中。

一个团队模块可以添加到多个团队空间吗？

不可以，团队模块是为特定的团队空间设计的，团队空间是创建团队模块以满足该团队需求的文件夹。 

如何将一个与团队空间相关联的团队模块链接到另一个团队空间？

您无法将与一个已关联到团队空间的团队模块链接到另一个团队空间。

一个团队空间中可以添加多少团队模块？

您可创建的自定义和团队模块数量取决于您的 Zoho CRM 订阅版本。要查看模块限制、版本详情和其他功能，请点击此处。

谁可以创建团队模块？

角色中具有 创建团队模块 权限的用户可以创建团队模块。

如何建立两个团队模块之间的关系？

可以使用查找字段来建立团队模块之间的关系，或者与机构模块之间的关系。

例如，假设有一个专门用于用户培训的团队空间，另一个用于市场营销。在市场营销团队空间中，有一个名为“产品发布”的模块。如果市场营销团队需要访问用户培训团队空间中的“文档”模块的信息，可以查找字段建立关联关系。这种方法简化了团队之间共享和请求信息的流程，从而增强了协作和效率。

Notes
备注： 团队模块可以拥有将它们链接到机构模块和其他团队模块的查找字段，但是机构模块不能。

有几种团队模块角色？

机构模块的访问由CRM管理员通过角色权限控制，而团队模块的访问由团队模块管理员管理。

  1. 管理员 对团队模块拥有完全控制权，包括字段、权限、配置和记录。
  2. 经理 拥有其记录的完全可见性和控制权。
  3. 成员和参与者 对记录的访问权限不同，成员能够查看所有记录，而参与者只能查看自己的记录。两者都能够创建、编辑和删除自己的记录。
  4. 请求人 可以使用“我的请求”页签创建和跟踪记录，而无需直接访问团队模块。

Notes
团队模块管理员可以配置操作和字段权限。

团队模块中可以设置哪些自动化和配置？

您可以进行以下配置：
  1. 分配规则
  2. 工作流规则
  3. 蓝图
  4. 审批流程
  5. 画布页面
  6. 向导
  7. 布局规则和验证规则
  8. Web表单
  9. 链接
  10. 按钮
  11. 模板
  12. 小部件
  13. 自定义函数
  14. 沙盒
  15. 报表和仪表板

一些限制：

不支持的操作

  1. 审核流程
  2. 服务支持升级规则
查看 >> 团队模块中的自动化

谁有资格被指定为团队模块中的管理员、成员或请求者？

无论用户的角色如何，任何用户都可以被指定为团队模块中的管理员或成员。这意味着任何用户都有可能添加为团队模块中的五种角色类型（管理员、请求者、经理、成员、参与者）中的任何一种。

团队模块可以添加多少个管理员？

5个。

在团队空间中的用户是否可以自动访问团队空间中的所有模块？

不可以，被添加到团队空间并不意味着用户对其团队模块的具有访问权限。用户必须在团队模块内被指定具体的角色，如请求者、经理、管理员、参与者或成员，然后才能看到相关数据。

设置团队模块时的文件夹选项是什么？

文件夹用于在额外结构化组织模块。例如，在市场团队的空间中，可以创建各种文件夹，以根据特定需求将相关团队或自定义模块进行分组。可以创建“客户推荐”文件夹，也可以创建“营销活动”和“产品发布”文件夹。每个文件夹都充当一个专用部分，管理与团队工作中特定方面相关的所有模块，就好像办公室可能为不同项目专门使用不同文件柜一样。

Notes备注：在设置团队模块时，如果您的团队空间内没有创建特定文件夹，则被分配的默认文件夹将标记为“根文件夹”。

我可以将数据导入团队模块吗？

是的，您可以将数据导入您的团队模块。可以使用格式为.xls、.xlsx、.vcf或.csv的文件一次上传多达5000条记录。如果需要同时导入超过5000条记录，需使用.csv文件。此外，还可以从其他CRM系统中导入数据。

是否可以使用画布个性化设置团队模块的列表页面？

是的，可以使用画布对团队模块列表视图进行个性化定制：

使用画布定制列表视图：
  1. 点击主侧边栏的 模块 。
  2. 鼠标悬停在团队模块上，然后单击 更多 图标。
  3. 点击 画布。
  4. 在“创建您自己的自定义列表页面”中，将自动选择模块，在“自定义列表”中选择类型，可以是平铺（Tile）或表格（Table）。
  5. 点击 创建。

查看 >> 使用全新的画布设计来定制模块视图

如何在团队模块中添加子表单字段？

在团队模块中添加子表单：
  1. 点击主侧边栏的 模块 。
  2. 鼠标悬停在团队模块上，然后单击 更多 图标。
  3. 点击 + 字段。
  4. 拖拽子表单字段到布局中。
  5. 添加子表单字段和字段权限。
  6. 点击 保存。

一个团队模块支持几个布局？

1个。

请求人在哪里提交请求？

从CRM主页侧边栏的 我的请求 页签提交请求。

团队模块管理员能否查看团队的记录？

团队模块管理员有权查看团队的记录，因为他们是负责授予团队模块访问权限的主要管理者。他们有权将其他用户指定为特定模块内的请求者、参与者、成员、经理，甚至管理员。

如果我在沙箱中创建了一个团队模块，我能部署它还是需要管理员部署？

拥有管理权限的用户或被授予管理沙盒权限的用户有权部署在沙盒环境中开发的团队模块。

团队模块中不可用的字段有哪些？

汇总字段、多选查找字段和多用户字段。

团队模块中的字段最大数量是多少？

可以添加的字段最大数量与您使用的Zoho CRM版本有关。有关字段限制，请单击此处 点击此处。

团队模块管理员角色的添加是否会影响Zoho CRM的机构管理员的权限？

不会。如本文档所述，机构的管理任务和行为，如添加或删除用户、更改公司设置、创建职位和角色、自动化等，仍将由机构管理员管理。

团队模块管理员专门负责管理其指定的团队模块，没有权限更改机构范围内的设置。他们的职责包括向他们的团队模块添加字段和执行日常管理任务。这些任务包括在团队模块内分配经理、请求者、参与者和成员等角色，以及从团队模块中删除用户。

指定团队模块管理员的主要目的是通过委派日常管理任务来增强团队生产力和协作性。尽管进行了这种委派，但如果认为有必要，机构管理员有权否决团队模块管理员所做的任何决定。

请注意，机构管理员也可以担任团队模块管理员；不需要另设团队模块管理员。如果机构管理员想要委派团队模块的管理，他们可以将团队模块管理员角色分配给团队领导者，允许其自定义和自动化团队模块。此外，机构管理员保留全面的组织范围管理权限，有权任命或删除任何团队模块管理员。这种设置确保团队模块管理员处理其模块内的特定任务的同时，他们不是唯一的管理者，并且不能绕过机构管理员的决定。

有关团队模块及其特性的更多信息，请参考以下帮助文档：
配置团队模块
使用团队模块

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