添加团队用户

添加团队用户

Info
版本：标准版，高级版，企业版，超级版，CRMPlus

数据中心: 全部

定价：
￥750/团队用户许可/年（若按年支付）
￥75 /团队用户许可/月（若按月支付）

相关角色权限
  1. 用户角色中中具有用户管理 > 管理用户权限的用户可以购买和添加团队用户。
  2. 团队成员将拥有一个系统定义的轻量级可定制的团队用户角色。

Zoho CRM全员版 允许多个团队快速高效地协作.
 
非销售团队成员完成CRM任务时可能不需要与销售有相同级别的数据访问权限和功能。如，法务团队可能需要比销售代表较少的权限，他们仅仅起草合同即可。

对于这种情况，可以采购团队用户许可。这种类型的许可以让您将团队用户添加到CRM中。
但是这些用户在数据访问和功能上相比常规用户会更受限制。

什么是团队用户？


Info
团队用户是 CRM 中的用户（就像普通用户一样），但将拥有：
* 在组织模块中，功能有限和数据访问受限，没有组织管理员/开发者功能
* 在团队模块（基于他们的团队模块角色）方面具有完整功能，包括成为团队模块管理员

团队用户操作范围

如之前提到的，团队用户在机构模块方面具有有限的数据访问和功能。在本节中，我们将看一下团队用户在机构模块方面可以做什么，以及不能做什么。

组织模块操作

团队用户可以
团队用户不能
团队用户可以
  1. 查阅10个机构模块中的记录*。
    默认情况下，团队用户将能够访问线索、客户、联系人和商机模块。可以通过团队用户角色来更改。
  2. 向机构模块记录添加备注、标签和附件。
  3. 查看通过集成创建的记录。
  4. 查看社交品牌动态。
  5. 通过动态与其他CRM用户互动。



团队用户不能
1. 拥有CRM中记录模块的记录。
2. 分享机构模块中的记录。
3. 批量更新和删除机构模块的记录。
4. 查找和合并组织模块中的重复记录。
5. 更改组织模块记录的所有者。
6. 查看所有公共自定义视图，创建和分享机构模块中的视图。
7. 审核和批准机构模块记录。
8. 通过自动化接收通知。
9. 使用Zia填充数据。
10.被添加到机构模块记录的用户字段中。
11.导入和导出机构模块记录。
12.使用“发送电子邮件”选项手动发送电子邮件给机构模块记录。
13.在机构模块记录中创建呼叫和会议。
14.转换线索、报价和销售订单。
15.查看、创建、编辑或删除报表和仪表板。
16.在机构模块中执行宏操作。
17.具有管理员级别的权限。
18.参与销售激励。
19.为自己进行日历预订。
20.访问沙盒。
21.管理用户、职位和组。
22.将记录添加到由于与其他产品集成后的相关列表。（此限制也适用团队用户在其他集成产品中是普通用户的情况）。

Notes注意：以下列表提供了系统定义的团队用户角色中所有可用的选项。管理员可以通过修改团队用户角色来控制实际可用的团队用户选项。

团队模块操作

在团队模块方面，团队用户的操作仅受其团队模块角色（管理员、经理、参与者、请求者）的启用或禁用限制。团队用户可以：
  1. 查看、 创建、编辑、删除和共享团队模块记录
  2. 导入和导出团队模块记录
  3. 发送电子邮件，使用邮件合并，群发邮件和删除邮件
  4. 批量更新/删除/转移团队模块记录
  5. 更改团队模块记录的所有者
  6. 向团队模块记录添加备注、标签和附件
  7. 管理团队模块中的自定义视图

购买团队用户

组织订阅了标准版及以上版本后，可以向他们的 CRM 账户添加团队用户。
管理员可在“公司设置”页面购买团队用户许可。购买许可后，CRM中会添加一个团队用户的角色。购买团队用户许可：
  1. 前往设置 > 常规 > 公司设置。 
  2. 在团队用户许可下，点击获取团队用户许可。 
  3. 在购买团队用户许可弹窗中，点击立即购买。
    您将被重定向至Zoho Store页面。
  4. 在支付页面中，点击升级用户/附加组件。
  5. 在团队用户附加组件中，从下拉列表中选择您需要的团队用户许可数量。 
  6. 点击继续并支付。
  7. 验证用户数量和总金额。
  8. 点击继续支付。
    购买完成后，您可以通过转到公司设置 > 团队用户许可来查看购买的许可数量。 
  9. 可以点击购买更多来增购。

管理团队用户角色

Info团队用户角色仅控制团队用户在机构模块、机构管理操作和开发者操作方面的权限与限制。

而在团队模块方面，团队用户的操作完全取决于他们被分配给的团队模块角色（管理员、经理、参与者、成员或请求者）。例如，如果他们是团队模块管理员，他们将能够为该团队模块创建工作流规则和蓝图。
一旦许可购买成功，CRM中将添加一个“团队用户”的新角色。团队用户会自动被分配该角色，这些用户可以被分配到机构中的任何职位。也就是说，他们可以属于较高或更低层级的职位。例如，团队用户可以是客户成功经理或客户成功专家。

Notes注意：拥有管理角色权限的用户可以根据业务需求修改系统预置团队用户角色的权限。

将团队用户添加到 CRM

当用户被添加时，他们将收到一封邀请邮件。他们需要接受邀请才能访问CRM系统并更新他们的详细信息。添加用户：
  1. 手动添加
  2. 通过导入
导入过程中需要注意的事项
  1. 可以通过导入方式添加团队用户，但无法使用导入选项更新他们的详细信息。
  2. 在CSV文件中，必须包含Team列，可以使用角色名称或ID指定Team值，以便成功导入用户。当添加团队用户时，他们将自动分配团队用户角色。
手动添加团队用户
  1. 前往设置 > 常规 > 用户。 
  2. 点击 + 添加用户，选择 添加新团队用户。
  3. 在添加团队用户页面，输入用户详细信息。
  4. 点击保存。
    他们将自动分配团队用户角色。
导入团队用户
  1. 前往设置 > 常规 > 用户。
  2. 点击 + 添加用户，选择 导入团队用户。
  3. 点击浏览 ，选择要上传的 CSV文件。
  4. 点击下一步。
  5. 在“导入用户”页面上，选择“添加为新用户”。
    如果要跳过重复记录，请勾选“基于现有用户跳过重复记录”，并选择用户ID或电子邮件。
  6. 点击 下一步。
  7. 在字段映射页面上，将角色字段映射到角色名称或角色ID。如果映射到角色名称，请确保包含列"Team"。
  8. 点击 下一步。
    导入完成时会弹出通知。导入历史中将列出失败或跳过的记录及其跳过原因。如果您已达到团队用户许可证限制，记录将被跳过。

常见问题解答

如果通过自动化将组织模块记录分配给团队用户，会发生什么？

通过分配规则分配的记录
由于团队用户不能成为组织模块记录的所有者，即使它们符合分配规则的准则，这些记录也不会分配给他们。

通过工作流规则分配的记录
在工作流规则中，可以创建机构模块记录并为其分配所有者。记录所有者可以是当前登录用户或添加、创建、修改记录的用户。
如果团队用户是记录所有者，则父记录所有者将成为新创建记录的所有者。

团队用户通过向导创建的记录
如果使用不选择记录所有者字段的向导来创建机构模块记录，则该记录将分配给创建者。
如果记录创建者是团队用户，则该记录将分配给其下属职位的CRM用户，因为团队用户无法作为机构模块的所有者。 如果一个团队用户，比如库存经理，在库存模块中创建了一条记录，这个记录可以被分配给任何下属职位的常规用户。如果没有下属职位，该记录将被分配给超级管理员。

能否使用团队用户的电子邮件地址通过自动化为组织模块记录发送电子邮件？

由于团队用户没有给机构模块记录发送电子邮件的权限，即使他们创建了记录，发送电子邮件选项也是禁用的。

但是，通过函数可以从团队用户的电子邮件地址发送电子邮件。如，可以编写一个函数，在创建记录后向潜在客户发送电子邮件。如果团队用户创建记录，则将从其电子邮件地址向潜在客户发送电子邮件。

如果发送者设置为“当前用户的电子邮件地址”，可以从工作流规则、审批流程、审核流程等发送自动化电子邮件。当前用户包括登录用户和记录创建者。

如果团队用户通过电子邮件共享权限拥有查看电子邮件的权限，则团队用户可以查看其他用户的电子邮件。例如，假设团队用户属于合规执行职位。在电子邮件共享权限中，如果选择了合规执行职位，则该职位中的团队用户将能够查看系统中其他用户的电子邮件。

将团队用户转换为普通用户

有时，需要将一些团队用户升级为普通用户。例如，一些团队用户可能需要访问超过 10 个组织模块才能高效地完成工作。根据需要，此类团队用户可以转换为普通用户。然而，普通用户不能被改为团队用户。
 
一旦团队用户被转换为常规用户，他们将占用您购买的常规用户许可。普通用户许可的价格取决于您的组织订阅的 CRM 版本。

将团队用户转换为普通用户
  1. 进入 设置 > 常规 > 用户。
  2. 选择要转换的团队用户。
  3. 点击更多图标，并选择转换为常规用户。
  4. 在弹出窗口中，从下拉列表中选择用户角色。
  5. 点击转换。

升级或降级 CRM 版本如何影响团队用户

团队用户支持标准版、高级版、旗舰版和超级版。如果一个拥有团队用户的账户被降级或升级到不支持此用户类型的版本，将会发生以下情况：
  1. 团队用户角色：系统将自动创建团队用户角色的副本。角色将被命名为“Team_Cloned”。所有定义的角色权限将保持不变。CRM 管理员可以根据需要修改权限并重命名角色。
  2. 团队用户：所有团队用户将被禁用，并将列在 Team_Cloned 角色中。CRM 管理员可以将其重新激活为普通用户。一旦这些用户被重新激活，他们可以保留在 Team_Cloned 角色中，或者转移到另一个角色。如果他们保留在团队用户角色中，他们将拥有为团队用户角色配置的相同权限，除非管理员进行了修改。
Notes
注意：如果没有活跃的团队用户，则不会创建"Team_cloned"角色。

禁用团队用户许可

如果团队用户许可被禁用，所有团队用户将被停用。这些用户可以通过手动重新激活并转换为常规用户。激活后，他们将占用用户许可。要禁用团队用户许可，请按照以下步骤操作：
  1. 进入 设置 > 常规 > 公司设置。
  2. 切换关闭团队用户许可选项。
  3. 点击弹窗中的"禁用"。
 

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