导出CRM数据

导出CRM数据

根据您的需求，您可能希望导出 CRM 中存储的所有或部分数据。一些常见的需求包括客户细分、与协作者共享数据、满足合规性要求、创建报表以及归档数据。

有哪些选项可用？

Zoho CRM 中有三个与导出相关的选项：
  1. 导出模块数据。
  2. 进行完整备份。
  3. 导出报表。

我应该选择哪个选项？

  1. 如果您需要从单个模块导出数据，可以进入该模块，在操作中，选择导出，或者您可以使用数据管理工具中的导出选项。
  2. 如果你想要导出 CRM 中的所有数据（包括所有模块数据、附件、配置详情等），进行完整备份是最佳选择。
  3. 如果您需要一组已排序、分组且涵盖多个模块的特定数据，最佳选项是创建报表并导出。
让我们看看第一个选项：导出存储在您的 CRM 模块中的数据。

导出模块数据

您可以将模块中的数据导出为 CSV 和 XLSX 格式。导出的下载链接将在七天内有效，文件将以 zip 格式下载。

在 XLSX 格式中，您可以导出最多 50,000 条记录。

在 CSV 格式中，您可以一次性从单个模块中导出最多 200,000 条记录。您还可以选择 CSV 文件的字符集作为您的编码系统，这可以保留国际字符。
每天导出的数量限制将根据您的 CRM 版本而有所不同：
1. 免费版 - 10
2. 启动版 - 50
3. 标准版 - 100
4. 高级版 - 250
5. 旗舰版 - 500
6. 超级版 - 1000
如果您需要从单个模块下载超过 20 万条记录，您可以：
  1. 根据创建时间 设置条件，创建并下载多个导出。
  2. 进行本地备份以获取该模块的完整记录集。
可用性
需要的权限
在角色中具有导出（模块）权限的用户可以使用此功能。

导出数据

  1. 进入 设置 → 数据管理 → 导出。
  2. 在导出数据 页面，点击 ‘开始导出’。

    您也可以导航到相关模块菜单，进入‘操作’，并选择 ‘导出’ 以显示导出对话框。

  3. 在导出 数据下，执行以下操作：
    1. 从 ‘模块’ 下拉列表中选择一个模块、子表单或备注。
    2. 从 ‘自定义视图’ 下拉列表中选择一个选项：标准列表视图、自定义列表视图或基于条件。


      如果您在模块下拉列表中选择了子表单，您也可以为子表单设置条件。
    3. 您可以选择从自定义视图、所有字段或选择要导出的字段中导出。   
      - 如果您选择根据条件导出，来自自定义视图的字段 将不可用。
      - 如果您选择导出 ‘所有字段’，所有数据将被导出。但是，如果您想要导出除某些字段之外的所有字段，请点击 ‘排除字段’ 并选择需要排除的字段。您也可以排除记录 ID
      字段不能作为导出文件中的列之一。



      注意：
      您可以选择最多 20 个字段从导出操作中排除。如果您选择了“选择字段”，则您可以从相应的模块及其查找模块中总共选择最多 200 个字段。

      - 如果您选择了 选择字段，则您可以从相应的模块及其查找模块中选择字段。

    4. 在导出数据前，选择下载文件格式—CSV 或 XLSX。

    5. 如果您选择以 CSV 格式导出，那么您可以选择 CSV 文件的字符集作为您的编码系统，这样可以保留国际字符。

    6. 点击 ‘导出’。

    7. 您的导出将被添加到导出历史 表中，状态为进行中。

  4. 当状态变为已完成时，将鼠标悬停在条目上并点击下载链接（  ）将数据下载到您的本地设备。

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导出自定义视图

如果您想要快速导出自定义视图，可以从相关模块的“操作”菜单中启动。要执行此操作，请按照以下步骤进行：
  1. 在模块页面中选择一个 ‘自定义视图’。
  2. 点击更多(...)按钮，选择导出[模块]。

  3. 在出现的导出数据 页面中，模块、自定义视图和字段下拉列表将根据自定义视图自动选择。
  4. 点击导出。

我在哪里可以追踪我的导出？

具有相应权限的用户可以在设置（  ）> 数据管理 > 导出 中访问导出数据页面。

本页提供以下选项：
  1. 开始导出：使用此按钮创建单个模块或其子表单中的数据导出。
  2. 导出历史：使用此表格跟踪过去 60 天内的导出记录，并查看详细信息，包括以下内容：
    1. 导出数据所使用的模块
    2. 发起导出的用户
    3. 导出操作发起的日期和时间
    4. 已导出的记录数量
    5. 导出状态（进行中、已完成、处理过程中出错）
  3. 过滤器：使用此功能筛选您的导出历史记录中的条目。导出列表可能会变得很长，特别是在大型组织中，由于多个用户每周多次导出数据。在这种情况下，您可以使用此选项快速找到特定的导出或一组导出。您可以通过以下方式筛选：
    1. 用户
    2. 模块
    3. 日期

  4. 单个导出：点击特定导出项可访问导出详情页面。该页面包含导出历史表格中的详细信息，还包含：
    1. 所使用的自定义视图或条件
    2. 所选的文件类型和字符集
    3. 被选中的字段
  5. 下载链接：当您将鼠标悬停在单个导出项上时，您会看到一个下载链接（  ）。点击它将数据下载到您的本地设备。从导出时间起，它将有效期为七天。
  6. 请求数据备份：如果您想导出您 CRM 中的所有数据，请使用此链接。
注意：管理员可以查看所有用户执行的数据导出操作。非管理员用户只能查看他们自己发起的导出操作。

备注

  1. 当导出数据准备好下载时，您将收到通知。

  2. 您可以为导出设置最多 25 个条件。这个数字包括为模块设置的条件和为子表单设置的条件。
  3. 您可以在导出中选择最多 200 个字段。
  4. 您可以从最多五个查找模块中选择字段。
  5. 管理员可以下载其他用户的导出数据。
  6. 标签可以包含在导出中。
  7. 如果您的导出遇到错误，可以尝试使用重试选项再次导出。
  8. Zoho CRM 在任何情况下都不会在导出的文件中包含任何有害信息或数据。然而，为了预防未知的安全威胁，我们建议您在用 MS Excel 打开导出的文件时，留意有关可执行操作的警告。请不要更新从 Zoho CRM 导出的 CSV 文件中的任何命令。
  9. 要了解 GDPR/HIPAA 相关设置如何影响您的导出，请参阅：
    1. 限制导出数据（GDPR）
    2. Zoho CRM 的 HIPAA 合规性
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