理解和构建报表

随着您机构的成长，您注意到两件事：

您的 CRM 数据变得越来越复杂。这些数据包含了关于您的客户、员工、利润、销售和机会的宝贵见解。
您需要利用这些数据来获得对业务的清晰认识，并做出自信的决策。数据驱动的支持对于提供证据和建立对您选择的信任至关重要。

Zoho CRM 中的报表通过汇总相关数据来帮助您实现特定目标，例如跟踪新获取线索的月度报表。创建后，您可以以多种方式共享报表给需要的人。

创建报表

更深入地了解如何为您的报表选择模块

在构建报表时，第一步涉及选择一个主模块。

第二步（可选）是添加相关模块并选择它们之间的关系。这里介绍的概念将帮助您理解这一步。

请注意，您无需记住这里介绍的所有概念。当您需要时，随时可以参考此页面！

构建报表

CEO、经理、销售人员和其他 CRM 用户可以创建和以不同格式共享报表，这些报表是基于 CRM 中一个或多个模块的数据构建的。报表可以针对特定模块及其相关联的数据创建，例如，客户及其关联的联系人，或商机及其关联的报价。

从单个数据集开始，逐步构建

我们允许您在报表中建立数据集之间的关系，以便仅显示重要的数据。您可以通过在要包含的模块之间建立父子关系来实现这一点。

让我们更详细地了解一下这些关系是如何运作的。

主模块

主模块是报表数据的基础来源。您还可以选择一个或多个与主模块相关的模块包含在报表中。例如，这里是一个关于过去一个季度获取的线索的报表，使用线索作为主模块。

父模块

父模块是通过查找字段与主模块相关联的模块。例如，如果在商机模块中存在一个用于客户的查找字段，那么客户就可以被选为商机的父模块。当您选择父模块时，查找字段的名称也会显示出来。您可以在报表中为主模块选择多个父模块。

多个父模块

如果您想要创建一个能提供更多关于主模块的复杂洞察的报表，您可以添加多个父模块。例如，可以将“用户（创建者）”和“用户（线索所有者）”作为线索模块的父模块，以显示哪些 CRM 用户处理了线索。

类似地，联系人名称、商机所有者和市场活动名称可以作为商机模块的父模块添加到报表中，以便在报表中包含这些信息。每个报表最多可以添加五个父模块。

子模块

主模块关联列表中出现的模块可以作为子模块添加到报表中。例如，当主模块是客户时，联系人可以作为子模块添加。

要使用多个模块创建组合报表，您需要将子模块与主模块关联。可添加为子模块的模块取决于主模块。

父子模块关系

创建报表时，您可以将父模块和子模块都添加到主模块中。父列表显示该模块拥有的所有查找字段，而子列表显示所有相关列表。例如，如果您选择“商机”作为主模块，只有通过相关列表与其链接的模块才会被列为子模块。

注意：

In a report, users will be able to see all the records accessible to them in the primary module
在一个报表中，用户将能够看到在主模块中可访问的所有记录

如果这个主模块连接到父模块和/或子模块，并且来自这些父/子模块的字段被包含在报表中
然后，即使用户在父/子模块中没有访问这些记录的权限。他们也将能够看到这些字段和记录。这种情况适用于他们可以访问模块但不能访问特定记录时。如果用户在其角色中既没有访问父模块的权限，也没有访问子模块的权限，他们将无法查看报表。

深入相关模块

您可以使用模块之间的父子关系向报表中添加更多模块。例如，如果您选择商机作为主模块，然后选择活动作为子模块，那么您可以从活动模块中出现的关联列表中选择模块，以添加为另一层数据。

模块之间的关系类型

当您为报表选择子模块时，可以选择它与其父模块之间是建立排他性关系还是包容性关系。这使您能够控制报表中显示哪些数据。

排他：排他关系仅显示来自父模块且在子模块中有相关数据的记录。例如，教育机构可以创建报表，仅显示获得体育奖学金的学生。选择排他关系允许您排除报表中不需要的数据。

包含：包含关系会显示父模块中的所有记录，无论它们在子模块中是否有相关数据。例如，您可以创建一个报表，显示所有客户，无论它们是否有关联的商机。

示例

示例：1

Patricia 想要分析上个季度的销售业绩，以便查看过去一个季度创建的所有客户，并展示与它们相关的商机。

她可以创建一个包含客户和商机模块之间关联的报表。

示例: 2

David 希望查看公司新增的最新客户以及与之相关的商机状态，以便在下次利益相关者会议上进行讨论。

他可以创建一份报表，其中包含“客户”和“商机”模块之间的唯一关联关系。

示例: 3

Amelia 想每月向Patricia 和David 提交一份报表，内容是上个月为相关客户创建的商机，以及这些商机是否与活动相关。

她可以创建一份报表，其中“客户”和“商机”模块之间存在包含关系，“商机”和“活动”模块之间存在排他关系。

创建报表

登录您的 Zoho CRM，然后点击报表。
点击右上角的“创建报表”按钮来创建报表。
从下拉列表中选择主模块。
如果您想添加与主模块相关的更多数据，请点击+图标以添加其他模块。
点击主模块上方的绿色+号以添加父模块，或点击主模块下方的蓝色+号以添加子模块。
如果您添加子模块，请选择关系类型为包含或排他。
添加完所有要包含的模块后，点击继续。
现在您将看到您选择的数据以表格形式排列。可以根据需要自定义。

自定义报表

创建报表时，您可以通过分组或汇总列和行、筛选数据以及显示或隐藏字段来定制数据的呈现方式。这有助于您展示您需要分析的信息，以了解您距离实现业务目标有多近。

修改列

点击报表左侧列旁边的加号图标，以修改报表中显示的列。

使用复选框从报表中添加或删除列。您可以向下滚动列表，或使用搜索字段搜索要添加或删除为列的特定字段。点击清除全部以取消选中所有复选框。

您可以通过拖放来重新排序列。要调整列的大小，请点击并拖动列标题的垂直线以调整列的大小。

此外，您可以通过拖放来重新排序列。

注意：

如果您将多行字段配置为报表的一部分，那么在应用程序中的报表中只能查看最多 255 个字符的内容。超出限制的记录，其内容将在末尾被限制并折叠。但是，您可以展开它们，并将整个内容作为悬停消息查看。
导出的限制：当您选择对具有 4 列或更多列且包含多行字段的报表进行格式化导出时，将适用以下字符限制：

对于前三个多行列，导出将每个字段显示 5000 个字符。
对于超过 3 个（即 4 个及以上）列的报表，其余的多行列将仅显示前 255 个字符。

在此限制下，如果您导出报表，格式化导出将会导出当前视图和截断的内容。如果您依赖多行字段中的值进行您的分析（比如，您想分析客户的需求），在这种情况下，我们建议您使用详细导出类型。
您在报表中大约有 10 个多行字段。

筛选数据

您可能不需要 CRM 中的所有数据来制作报表。例如，您可能只想显示过去 30 天内创建的线索信息。您可以为报表添加过滤器来限制其显示的数据。

选择过滤器选项卡，然后点击过滤器旁边的加号图标。在添加过滤器弹窗 中选择过滤条件。创建过滤器有两种方法：

创建基于日期的过滤条件，根据报表主要使用的模块中的日期字段来过滤记录。
使用其他字段创建高级筛选。定义记录需要满足的条件才能包含在报表中。
您可以添加静态值（例如：40,000 美元），或从选定的模块中选择另一个字段来定义条件。这有助于您根据需求执行字段与值的比较或字段与字段的比较。

备注：

在条件中使用的字段应为相同的数据类型。
报表中使用的模块中包含的所有字段都将显示在条件中。
对于联接报表，将针对每个报表配置并应用过滤器。

限制：

目前，您只能使用以下字段类型作为条件值：

日期、日期和时间
复选框
数字、小数、百分比和长整数
货币
如果您的机构启用了多币种功能，您可以使用同一模块中的字段进行比较和筛选。

目前您无法使用其他数据类型（如选择列表或查找字段）进行比较和筛选。
您可以为报表添加最多四个筛选条件。

分组数据

如果您在报表中包含大量数据，可以将其分组以使其更易于理解。分组数据通常意味着根据特定属性进行分段或分类。这有助于用户专注于他们正在寻找的重要信息。您可以在报表中分组行和列，以根据特定标准对记录进行分类。

例如，您向您的 CRM 添加了一些记录。您可以创建一个报表来查看该年内每个月创建的记录。您可以创建一个行组来按添加月份对记录进行分类。然后，您可能想要查看每个月添加的记录的线索来源，因此您可以使用线索来源字段创建一个列组。这将允许您查看特定月份创建的线索及其来源，以便轻松比较。

行和列组可用于简化复杂信息的汇总或比较不同字段中的值。

行分组

对行进行分组可以让您将同一类别的所有记录分组。例如，您可以为行业字段创建一个行组，以便根据客户从事的工作来整合客户。

要想行分组，请点击行分组旁边的+图标，从列表中选择要按其分组的字段。

列分组

列分组用于在行分组内创建另一层分组。例如，要按行业已分组的记录按年收入和客户类型进行分类。如果您使用这两种类型的分组，数据将以带有行和列标签的网格格式显示，也称为矩阵报表。

要分组列，请点击列分组旁边的加号图标，并从列表中选择要分组的字段。

聚合数据

聚合数据允许您对创建的行和列组执行计算。您可以使用这些函数来显示总和、平均值、最大值、最小值和记录数量。例如，您可以找到每个计费国家的平均年收入和员工总数。

要汇总数据，请点击聚合列旁边的+图标，并从列表中选择字段。在 显示详细信息链接下，根据需要取消勾选详细行、分类汇总 或总计框。

联接报表

您可以将两个或多个报表组合起来创建一个综合视图。这能让您并排比较来自同一模块的不同数据集。您只能将使用相同主模块创建的报表进行组合。

例如，您可以将三个都以“客户”为主模块的报表组合起来，分别显示与客户相关的商机、报价和发货单数据。这样您就能一目了然地看到每个客户名称的商机、报价和发货单状态。

注意：

您可以将主模块的字段添加为“行分组”，这将把与该组合报表相关的所有报表进行分组。

要联接报表

打开一个现有报表，点击报表顶部的“联接报表”链接。
在“创建联接报表”中点击添加报表，从下拉列表中选择报表。最多可以加入三个报表。
通过拖放来调整报表的顺序。
点击完成。

对报表执行操作

您可以使用报表列表页面报表名称旁边的图标执行快速操作。每个报表也可以访问运行、编辑、复制和导出选项。

运行和编辑报表

创建报表后，您可以运行它以预览数据将如何显示。

复制报表

通过复制复制报表的数据和设置。点击复制选项，复制的报表将自动打开。

导出报表

将报表导出以便以 Excel、PDF 或 CSV 格式下载。您可以选择以下任一类型导出报表：

一个格式化的报表，包含您创建的所有行和列分组，并将按照 UI 中看到的精确格式导出。
一个不包含任何行或列分组的详细报表。

导出报表

导航至报表页签。
将鼠标悬停在您要导出的报表上，并点击更多图标。选择导出。

或者，您可以打开一个报表。点击编辑按钮附近的向下箭头，并选择导出。
根据您的需求，您可以：

选择导出类型为格式化报表或详细报表。
如果要将主模块的记录 ID 包含在导出中，请启用显示记录 ID 列复选框。
请注意，如果您在报表中添加了主模块的记录 ID 作为列，即使您没有勾选此选项，它也会被包含在导出中。
选择导出格式为 Excel、PDF 或 CSV。

点击导出以启动导出。

注意：

您可以导出最多 2000 行格式化导出和 50,000 行详细导出。

确保您按列排序，以便需要导出的行位于顶部。例如，在一个包含（6000）行的格式化报表中，仅会导出顶部（2000）行。
每日报表导出限制：
格式化报表：无限导出。
详细报表：
免费版：0 次导出
超级版：最多 300 次导出
其他版本：最多 200 次导出

报表中的排序顺序

升序（Asc）和降序（Desc）是汇总或矩阵报表中列的排序选项。列可以根据需求以任何顺序排序。

例如，列“客户类型”按升序排序。

使用快速查看过滤器筛选报表

除了报表定制阶段存在的过滤器外，您还可以使用快速查看过滤器根据所需特征快速对处理后的报表进行排序。

您可以使用以下数据类型对报表进行排序：

日期，日期时间，复选框，用户查找，选择列表，多选列表。

备注：

您最多可以将五个过滤器应用于报表。

除了这个报表的快速筛选外，您还可以在报表自定义阶段预先定义筛选条件。这种预先定义条件的方式将有助于在报表内容详尽的情况下，向接收者共享上下文报表值。

设置快速视图筛选条件

前往您想要筛选的报表。
将鼠标悬停在或点击报表页面左侧的筛选选项上。
通过选择字段、限定符和值来提供条件。
点击应用筛选查看结果。
如果您想查看报表的所有值，可以通过点击报表上方的清除选项来清除筛选属性。

删除报表

您可以删除不再使用的报表。已删除的报表将在"最近删除"列表中保留 30 天，然后将被永久删除。您也可以选择从"最近删除"列表中恢复它们，或在 30 天期限届满前永久删除。

为报表创建图表

通过将数据以图表形式呈现，更有效地传达报表中的发现。在完成报表后，您可以创建多种类型的图表，如饼图、柱状图或折线图。

创建图表

进入报表页面，点击创建图表。
选择用于分组（x 轴）和度量（y 轴）的字段名称。从下拉菜单中选择图表类型。
点击更多选项，为图表添加基准值和分组限制。
点击保存。您创建的新图表将显示在报表顶部。您可以随时编辑或删除该图表。

将图表添加为仪表板组件

图表可用于为您的组织提供分析见解。您可以通过点击“添加到仪表板”将其作为组件添加到仪表板。在“添加到仪表板”弹窗中输入名称，并选择您要添加图表的仪表板。

注意：

从报表中编辑或删除图表不会影响已添加到任何仪表板中的图表。

报表的职位和权限

可以查看报表的用户有两种：创建报表的报表所有者，以及与报表共享的用户。创建、查看和共享报表的权限基于用户的职位类型。

职位类型	可用权限
用户	1. 创建、查看和分享自己的报表。 2. 查看已共享给他们的文件夹中的其他报表。
管理员	1. 创建、查看和共享自己的报表 2. 查看客户中其他用户创建的所有报表，无论共享权限如何。