使用验证规则

使用验证规则

创建和保持高质量数据是困难的，但识别和修复一个充满错误的数据集更加困难。

有缺陷的 CRM 数据可能导致公司面临负面后果，包括妨碍运营、生成不可靠的报表，并要求用户手动验证每条记录。这些错误的一个常见原因是手动输入数据。无论是由于注意力不集中还是意外按键，在将数据输入表单时难免会发生错误。为了减少这些错误，CRM 系统设置了验证规则，以通知用户错误并阻止不正确数据的输入。

验证规则可用于处理以下情况：
  1. 如果社会保险号码不包含九个字符，则阻止表单保存。
  2. 当向身体挑战性旅行中添加 40 岁以上的旅行者时，提醒代理。
  3. 阻止销售代表在公司未购买最低数量用户许可时提供折扣。
  4. 确保 IBAN 号码与指定格式匹配。
Idea此功能也适用于团队模块。欲了解更多，请参阅：使用团队模块、配置团队模块和团队模块中的自动化。
可用性
需要的权限
具有模块定制权限的用户，才可以创建验证规则。
团队模块管理员可以为其团队模块创建验证规则。

验证规则的基本信息

  • Zoho CRM 中的验证规则是为特定字段设置的，例如商机记录中的折扣字段。如果用户输入无效值并尝试保存记录，CRM 将显示错误消息或告警。请注意，下面显示的告警选项将分阶段推出，并且可能不在您的账户中提供。
  • 验证规则通过将输入与规则设定的条件或函数进行比较，来确定条目是否有效。
  • 验证规则是布局特定的，这意味着可以在不同的布局上为同一个字段设置不同的验证规则。

验证规则中的配置选项

在设置验证规则时，配置流程的每个阶段都提供选项。所做出的选择将根据具体用例而有所不同。让我们看看其中的一些选项。

验证偏好

假设您公司政策禁止超过 15%的折扣，并鼓励销售代表避免提供超过 10%的折扣。

在这种情况下，您可以设置验证规则，完全禁止超过 15%的值，允许超过 10%的值，同时向销售代表显示告警，告知超过 10%的折扣并不理想。

您可以通过以下方式设置验证首选项来管理此类情况：
  1. 停止并报错（阻止保存记录）
  2. 允许并提醒（在获得用户确认后允许保存记录）
带有错误选项的停止功能，可防止用户在字段包含无效值时保存记录的更改。
允许通过告警选项允许用户保存对记录所做的更改，但会显示告警并需要确认才能完成更改。

错误位置

您也可以选择错误消息在表单上的显示位置。您可以选择：
  1. 在主字段旁边显示错误消息，将错误消息直接显示在字段旁边。
  2. 在页面顶部显示，将错误消息显示在表单顶部。
在大多数情况下，用户输入到不同表单字段中的值不是相互依赖的。因此，如果任何给定字段存在验证错误，最好将错误显示在该特定字段附近。这使用户能够轻松识别和更正任何输入错误。对于这些场景，主字段选项是最优的。


在复杂且数据密集的表单中，由于不同字段输入的值之间存在相互依赖关系，可能会出现验证错误。在这种情况下，将所有验证错误集中在一个地方可以帮助用户高效地解决问题。在这些场景下，选择页面顶部的选项。

如果有依赖关系，将错误消息移至顶部。混合搭配这两种选项（主字段 和页面顶部 ）以帮助用户快速解决错误。

验证

一个字段的验证可以以以下任一模式触发：
  1. 仅保存：如果希望在用户点击保存按钮时进行验证，请选择此选项。请注意，当您点击保存时，为该布局配置的所有验证规则都将被触发。
  2. 字段验证并保存：用户可能需要在继续填写其他字段之前快速验证一个重要字段。例如，您可能希望在继续填写其他详细信息之前验证 IBAN 号码。

    点击此按钮将对该特定字段进行验证。保存记录时也会执行验证。这允许在填写其他相关字段之前快速验证字段。
验证并保存选项不可用：
  • 画布表单视图 页面

验证类型

字段将根据您在验证规则中设置的参数进行验证，而验证规则可以通过两种不同的方式定义。
  1. 使用条件：您可以使用可视化构建器轻松设置验证规则参数。选择主要条件以激活规则，并选择次要条件将其应用于特定记录。您还可以为每个次要条件自定义错误或告警消息。

  2. 使用函数：如果前面的类型不能涵盖您的用例，您也可以使用函数创建验证规则。这使您能够完全控制验证规则，从而实现复杂的业务逻辑并检查来自其他应用程序的数据。

注意：
  1. 使用函数的验证规则目前与验证偏好和错误位置选项不兼容。
  2. 您只能为仅保存选项设置验证偏好。
  3. 当验证偏好设置为出错停止时，才能访问错误位置。
  4. 当字段验证并保存模式启用时，错误消息将显示在主字段附近，并且您无法使用输入的值保存记录。

基于条件的验证规则

以下各节专门讨论基于条件的验证规则。在本文档的其余部分，当我们提到“验证规则”时，特指此类验证规则。

要了解如何使用函数创建验证规则，请阅读使用函数创建验证规则。

验证规则的部分

  1. 主字段是待验证的字段。在我们的示例中，这将是折扣 字段。

  2. 在验证过程中，主字段的值会与一个或多个主要条件进行比对。您可以指定最多 10 个主要条件，例如“不在 0 到 15 之间”或“不在 0 到 10 之间”。

  3. 您可以决定是否对所有记录或记录子集进行主要条件的检查。每个主要条件最多可以有五个次要条件。例如，我们可以检查来自北美和西亚地区的商机（次要条件）的折扣（主字段）是否小于 15%（主要条件）。我们还可以为来自欧盟地区的商机设置另一个次要条件。这样，我们可以根据其他字段中的值以不同的方式验证字段。

  4. 每个次要条件可以有一个错误/告警消息。此消息内容是可定制的。

    当执行验证规则时，所有主要条件都会被检查，因此一个字段可能会同时显示多个错误消息。

在...上执行规则

您可以决定验证规则何时执行。这是因为您可以以两种方式定义条件：
  1. 您可以在主要条件中设置不需要的值，并指定当条件满足时触发告警。例如，您可以定义条件为折扣值超过 15%（不期望），并在输入值满足此条件时通知用户。

  2. 或者，您可以在主要条件中设置所需值，并指示如果它们不满足则应触发告警。将主要条件指定为低于 15%（推荐）的折扣值，并在输入值不满足此条件时通知用户。

创建验证规则

  1. 将所需模块在侧边栏中悬停，并点击更多（...）图标。选择验证规则。

    或者，前往设置 > 定制 > 模块和字段。选择您要创建验证规则的模块。在[模块] 页面中，点击验证规则选项卡。点击创建新的验证规则。
  2. 在创建验证规则 弹窗中，执行以下操作：
    1. 选择您要验证的字段所属的布局。
    2. 选择要验证的字段。
    3. 选择验证类型为基于条件。
    4. 选择验证操作为仅保存 或字段验证 并保存。
    5. 点击下一步。
  3. 在验证规则编辑 页面，指定主要条件以启动规则。例如，如果您想验证折扣字段以排除超过 15%的折扣，您的主要条件将是“折扣 > 15%”。

  4. 点击完成。
  5. 从下拉列表中选择一个执行规则选项。在我们的示例中，我们在主要条件中定义了不需要的值，因此我们将选择当条件满足时 。
  6. 根据您的需求自定义错误消息。在我们的案例中，我们希望禁止某些地区输入超过 15%的折扣值，因此我们的错误消息将是："您不能为来自 NA 和 MEA 地区的商机提供超过 15%的折扣。"

  7. 配置次要条件。如果可用，设置其他选项，如验证优先级和错误位置。如果您希望错误消息显示在所有记录中，保持原样即可。如果您希望将其应用于子集或创建多个条件，则需要编辑。在我们的示例中，我们希望此错误消息仅显示在来自北美和非洲地区的商机中。相应地，我们可以执行以下操作：
    1. 点击更多图标，然后点击编辑。

    2. 在您希望将规则应用于哪些记录？的弹出窗口中，选择根据特定条件选择。
    3. 根据需要定义条件。
      如果需要的话，您可以使用+按钮来添加更多的条件，展开以选择所需的记录。

    4. 点击完成。
    5. 如果你想添加另一个次要条件，点击 + ，并重复前面的步骤来配置它。

  8. 点击添加另一个选项以添加另一个主要条件。

  9. 一个完全完成的验证规则看起来是这样的：

  10. 点击保存（屏幕右上角）。您已成功创建验证规则。
Notes
注意
  1. 如果验证规则中使用的主字段或次要字段通过工作流、蓝图、API、导入或 Web 表单进行更新，那么优先考虑字段更新。这意味着，验证规则被字段更新覆盖。因此，CRM 将接受因为字段更新而输入的值，而不是验证规则。点击此处了解更多。
  2. 如果您为同一个字段创建了验证规则和蓝图验证，并且两者具有不同的条件，蓝图验证将覆盖验证规则。只要记录在适用于蓝图验证的蓝图中，这一点都成立。当记录退出流程时，验证规则将生效。
  3. 如果通过Web表单生成的记录符合验证规则条件，那么，它们将被提交进行手动记录审批。
  4. 以下是验证规则内允许的条件数。
    1. 每个规则 10 个主条件
    2. 每个主条件，最多 5 个子条件
    3. 每个子条件，最多 5 个条件
  5. 以下字段类型不支持验证规则：多选查找、多选列表、多用户、公式、自动编号、图片上传和多行文本。
  6. 您可以使用 Zia 验证图像。欲了解更多信息，请参阅 Zia Vision。
  7. 以下区域支持验证规则：
    1. 创建 (Web版)
    2. 快速创建 (Web版)
    3. 编辑 (Web版)
    4. 快速编辑 (Ajax - Web版)
    5. 转换（单独和批量）
    6. 看板视图
    7. 复制定制
    8. Sandbox（沙盒）

要编辑验证规则

  1. 前往设置 > 定制 > 模块和字段。
  2. 选择您要创建验证规则的模块。
  3. 在[模块] 页面中，点击验证规则选项卡。
  4. 点击您要编辑的验证规则。
  5. 在验证规则编辑器中进行更改，然后点击保存。


要禁用验证规则

  1. 前往设置 > 定制 > 模块和字段。
  2. 选择您要禁用验证规则的模块。
  3. 在[模块] 页面，点击验证规则选项卡。
  4. 切换验证规则的状态。
  5. 在出现的弹窗中，点击立即禁用。

删除验证规则

删除验证规则的步骤 ：

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 选择您要为其删除规则的模块。
  3. 在[模块] 页面，点击验证规则页签。
  4. 将鼠标悬停在您要删除的验证规则上。
  5. 点击 回收站 图标并确认操作。
  6. 在出现的弹窗中，点击是的，删除。

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