使用高级过滤器

使用高级过滤器

Zoho CRM 的高级过滤器是用于在特定 CRM 模块中查找信息的有用工具。一旦您筛选了记录，您就可以执行发送电子邮件、添加标签、更改记录所有者、更新字段等操作。您甚至可以保存筛选条件，如果您经常使用它们。请注意，已保存的筛选条件是针对特定用户的。

您可以在 CRM 中的任何模块中使用高级过滤器。让我们看看一些常见用例：
线索模块
  1. 特定地区的未受影响的线索

  2. 未来2周都没有任务的线索

  3. 带有附件文件的线索
联系人模块
  1. 您上个月没打过电话的联系人

  2. 在商机中做决策的联系人

  3. 购买了特定类型和产品数量的联系人
客户模块
  1. 在提案阶段有高价值商机的客户
商机模块
  1. 与特定产品项相关的商机
库存模块
  1. 包含与特定产品相关的行项目的销售订单

  2. 获得良好反馈的产品
自定义模块
  1. 项目负责人关联了特定部门和领域的学生

  2. 定于本周进行参观的房产

  3. 投保人有配偶的家属

  4. 3年以上工作经验的应聘者
 

什么是高级过滤器？

高级过滤器是每个模块视图中都有的筛选集。

您可以通过点击过滤器图标来折叠或展开高级过滤器。


您可以使用它们根据以下条件筛选记录：
模块字段
相关模块
子表单
最新的电子邮件或活动状态
记录状态
模块字段


相关模块
您可以根据相关（子）模块中记录的存在与否进行筛选。 您还可以添加来自相关（子）模块（包括备注、附件、任务、会议等）的字段，以提高精确度。

子表单
您可以根据模块内子表单中行项的存在与否进行筛选。 您可以通过在条件中添加子表单字段来进一步进行筛选。

最新的电子邮件或活动状态

记录状态
您可以根据记录的状态进行筛选，例如受影响/未受影响、已修改/未修改、已锁定/未锁定，等等。

 
选择一个或多个因素来精确查找该模块中您所需的内容。
Notes注意：当使用电子邮件作为相关模块进行筛选时，仅考虑从 CRM 发送的电子邮件。即使它们出现在相关记录列表中，从 IMAP 或 POP 发送的电子邮件也不予考虑。

使用高级过滤器筛选记录

要使用高级过滤器筛选记录

  1. 转到所需的模块。
  2. 选择所需的模块列表视图。
  3. 在过滤[记录]通过下，选择所需的条件组合。
  4. 点击应用过滤器。满足条件的记录将显示。

  5. 您可以选择记录并分配合适的跟进活动或对其运行宏。
Idea
提示：您可以直接搜索所需选项，而不是浏览整个筛选器中可用的选项列表。

要保存过滤器

  1. 转到所需模块。
  2. 选择所需的模块列表视图。
  3. 在过滤[记录]通过下，选择所需的条件组合。
  4. 点击应用过滤器。
  5. 点击保存过滤器以保存它供将来使用。
    请注意，在应用过滤器后，您将看到“保存的过滤器”按钮。
Idea
提示
  1. 如果您有 2 个或更多已保存的过滤器，可以根据您的偏好重新排序它们。要重新排序已保存的过滤器，您必须点击并拖动一个过滤器到已保存的过滤器 列表中的所需位置。
  2. 一旦保存了过滤器，您就可以查看实时更新的每个过滤器下的记录数量。
    例如，假设您在商机模块中保存了一个名为“高收益商机”的过滤器。随着符合筛选条件标准的记录数量变化，更新后的计数将显示在过滤器名称旁边。
    这可以帮助您快速了解每个保存的过滤器下的记录数量，并据此优先处理您的操作。

Notes
限制
您最多可以保存：
  1. 对于旗舰版及以上版本，最多 10 个过滤器/视图。
  2. 对于免费版、标准版和高级版，最多 5个过滤器/视图。
  3. 已保存的过滤器，是特定针对于每个用户的。
  4. 您最多可以选择三个子表单或相关模块。
  5. 您最多可以为每个子表单或相关模块选择五个字段。

有效使用高级过滤器

让我们看看一些用例，了解如何有效地使用高级过滤器。这些示例只是几种可能性；您可以根据不同的搜索条件设计出无数其他场景。

使用时间跟踪过滤器，包括受影响、未受影响、记录操作和相关记录操作

高级过滤器包括一组时间跟踪过滤器，其目的是方便地让您过滤在指定时间段内已处理或未处理的记录。


例如，您可以过滤掉6个月都“未受影响”的线索。 您不需要运行一个单独的报表； 时间跟踪过滤器叫做“未受影响的记录”，它会给您提供信息。

 以下是时间跟踪过滤器及其定义：

  • 受影响的记录: 显示指定时间段内更新过的记录。 这也包括对相关子记录所做的更改。  
    例如，如果您在联系人模块上运行此过滤器，并且在指定的时间段内编辑了相关的商机，则该联系人也将被视为“受影响”或处理，并将显示在结果中。
  • 未受影响的记录: 提供您根本没有更新的记录。 
    例如，如果在联系人模块上运行此过滤器，则过滤器将显示在给定时间段内根本没有更新过的联系人。 
  • 记录动作：此过滤器显示在指定时间段内被修改的记录，但仅当记录中的某个字段被编辑时才会显示。 这不包括对相关子记录所做的更改。  
    例如，如果您在联系人模块上运行这个过滤器，那么直接字段被编辑过的联系人将出现在结果中。 如果关联商机已被编辑，则此联系人将不会出现在结果中。
  • 相关记录操作：仅在相关子记录已更新时才向您提供记录。  
    例如，如果您在联系人模块上运行过滤器，并且关联的商机已经更新，则该联系人将出现在结果中。 如果该联系人已单独更新，则该联系人将不会出现在结果中。

实质上，受影响的记录 = 记录操作 + 相关记录操作。 

在所有这些过滤器中，您会发现以下参数:

  1. 用户和系统：指由用户和系统同时更新的记录。  
  2. 用户或系统：指由用户或系统更新的记录。  
  3. 由用户：指由用户更新的记录（即仅由用户更新或由用户和系统更新）。  
  4. 由系统：指由系统更新的记录（即仅由系统更新或由系统和用户更新）。  
  5. 仅由用户：仅指用户触碰的记录，系统不触碰。  
  6. 仅由系统：只被系统碰触过的记录，不被用户碰触。
查找包含特定产品的销售订单
当您销售多种产品时，您可能需要按产品过滤销售订单以简化订单管理、优化库存水平以及制定有针对性的营销策略。在 Zoho CRM 中，子表单中添加了行项目。使用高级过滤器，您可以使用子表单字段筛选记录。
按产品查找销售订单
  1. 访问销售订单模块。
  2. 选择所需的模块列表视图。
  3. 在过滤销售订单通过下，访问按子表单过滤。
  4. 选择下单的货品。
  5. 默认情况下，销售订单带有任意下单的货品会被选中。保留即可。
  6. 点击添加字段，然后选择产品名称是【产品的名称】 。如有需要，可添加其它字段和选项。
  7. 点击应用过滤器。
发掘线索

您每周都有新的线索。 随着时间的推移，您失去了需要第二次或第三次跟进的线索。 实际上，在那些闲置的线索中，可能有很多东西在等着您——但前提是您要跟进。 高级过滤器可以在几秒钟内为您过滤掉此类记录。

发现未开发的线索  
  1. 转到线索模块。
  2. 选择所需的模块列表视图。  
  3. 在过滤线索通过下，选择以下组合:
    1. 选择活动 > 没有任何活动 > 今年。
    2. 选择备注 > 线索不带任意备注 > 创建时间 > 今年。
      您可以按需选择其它的选项。
  4. 点击应用过滤器。满足条件的记录将会列出来。
  5. 您可以选择记录并分配合适的跟进活动或对它们执行宏。
发现可能转换的记录

通过Zia的会话预测，您可以随时了解转化线索并赢得商机的机会。 虽然这让您很容易优先考虑线索和处理高转化率的商机，但您甚至可以发现那些认为很少或没有转化机会的人，但却在上升。 使用先进的过滤器，您可以获取线索和商机的趋势最近有更好的机会转化比以前，并确保您没有错过任何机会。 

在线索模块中，
1. 选择所需的模块列表视图。  
2. 在过滤商机通过下，选择以下组合：  
a. 选择 预测 > 可能转换 > 低  
b. 选择 预测评分 > 小于10  
c. 选择最近的预测分数> 是趋势 > 最近2天
3. 您甚至可以过滤看到趋势下降或选择任何数量的搜索组合所需的线索。  
4. 类似地，您可以根据商机的转换预测来筛选商机。

跟踪销售活动

您需要跟踪销售活动以及您下属的销售活动。 使用高级过滤器，您可以缩小所有商机，即下一个月没有关联的活动，但预计成交日期是在当月。 您可以添加潜在金额作为另一个标准，这将进一步缩小搜索范围。

1. 转到商机模块。  
2. 选择所需的模块列表视图。  
3. 在过滤商机通过下，选择以下组合：  
a. 选择活动 >逾期> 任务
b. 预计成交日期是 > 本月
点击更多查看更多搜索条件。  
4. 单击应用过滤器。系统会显示符合条件的记录。   
5. 您可以选择记录并分配合适的跟进活动，或者在其上运行宏。

为了进一步深入搜索，您还可以提到商机的金额。 因此，如果您收到本月即将结束的价值超过5万美元的商机记录列表，但其中有逾期活动，那么这是您需要密切关注的事情。  
 
除了过期的任务，您还可以过滤以下商机信息：  
  1. 本月完成商机，但没有相关活动、备注或电子邮件。 这意味着他们被闲置了。 
  2. 在展会上失去的商机，您可能想重新打开，也许做第二次跟进。

因此，高级过滤器使销售经理和销售代表可以轻松地查找此类案例并立即采取行动。

轻松根据他们的商机阶段筛选联系人

考虑以下场景。您希望只向处于价值主张阶段的联系人发送电子邮件和其他相关文件。手动搜索处于该特定阶段的每个联系人非常耗时。通过联系人模块的高级筛选功能，您可以轻松地定位这些联系人。  
  1. 进入联系人模块。
  2. 在过滤联系人通过下，选择商机 > 联系人带有任意商机。
  3. 单击添加字段。
  4.  选择阶段>是 > 价值建议。
  5. 点击应用过滤器。
将显示符合这些条件的联系人。 您可以选择所有这些联系人，并根据需要批量发送电子邮件、更新记录或执行任何其他批量操作。
根据市场活动响应跟踪记录
当您根据所选活动的响应过滤记录时，您将能够以更精准的信息更好地接近潜在客户。
 
除了线下的市场活动方式，如会议、广告、横幅广告等，Zoho CRM还允许与各种在线活动工具集成，如Zoho Campaigns、Zoho Survey、Zoho Webinar和Zoho Backstage。 客户在线下和线上市场活动中的反应都记录在CRM中，可以用来过滤掉某些线索或联系人，比如被邀请的线索或回复电子邮件活动的联系人等等。
 
来自离线和线上市场活动的这些响应分别在成员和服务状态字段中捕获。
  1. 成员状态列出系统定义或管理员自定义的选项。 当一条记录与活动相关联时，用户手动选择成员状态以更新线索/联系人的状态。 因此，成员状态字段值可能不是实际的客户响应，而是由用户可编辑的。
  2. 服务状态列出了与集成的市场活动同步的值。 这些值是来自客户的直接市场活动响应，不能由用户编辑。 
比方说，在您最近的市场活动中所针对的所有收件人中，有12人打开了您的电子邮件并点击了电子邮件中的链接，其中8人注册了即将到来的网络研讨会。 现在，使用高级过滤器，您可以根据目标收件人的成员状态和服务状态对其进行筛选，以进一步培养和吸引受访者。

备注:
  1. 成员状态字段将显示离线和线上市场活动。 
  2. 服务状态字段将只显示线上市场活动。 
根据市场活动状态过滤线索或联系人：
  1. 转到所需（线索或联系人）模块。
  2. 在过滤联系人通过下，选择以下组合:
    1. 选择市场活动复选框。 
    2. 指定市场活动名称，并从建议中选择相应的市场活动。 您一次最多可以选择5个市场活动。
    3. 您也可以从相应的下拉菜单中选择市场活动类型和市场活动状态来缩小您的搜索建议。
    4. 如果您的市场活动名称属于任何的离线市场活动，请从其他选项列表中选择要“打开”和“点击”的成员状态。
    5. 如果您选择与在线集成相关的市场活动名称 - Zoho Webinar，Zoho Campaigns，Zoho Backstage，Zoho Surveys，一个补充过滤器，“服务状态”得到启用。
    6. 选择所需的选项。 在本例中，为 已点击和已打开。  
    7. 单击应用过滤器。  
现在，所有刚刚打开您的电子邮件，或打开您的电子邮件并点击链接的收件人都列在这里。 这些线索/联系人是您的主要前景，被说服并转化为业务。

使用访客跟踪信息过滤记录

拥有一个网站的目的是完整的，只有当您能够跟踪谁访问它，推断人们如何使用它，何时访问它等。 这些信息将帮助你更好地为您的网站访客服务，并将这些访客转化为客户。  
 
也就是说，CRM中的高级过滤器可以帮助您在访客跟踪参数的帮助下对访问您网站的线索和联系人进行推断。 您将能够过滤掉的线索和联系基于字段，如平均时间花费在网站上，聊天错过，浏览器用于访问网站等。 以下是一些场景，访客跟踪信息可以帮助您做出一些重要的推断。
通过错过的聊天跟进重要联系人

假设您有一个联系人列表，这些联系人处于特定的转换阶段。 例如，这个月您会和一些人达成交易。 您可以更具体地选择这些商机的潜在金额。 其中一些联系人可能会在聊天中给您发信息，但您很可能会错过这些信息。 通过高级过滤器，您可以立即过滤掉这些联系人。 方法如下 ：  

  1. 进入联系人模块。
  2. 在筛选联系人通过 下，选择这些组合。
    1. 选择 商机金额>= 50,000 
    2. 选择 商机阶段 > 提案/报价 
    3. 转到访客跟踪部分，选择聊天 > 错过的  > 在过去1周
  3. 单击应用过滤器。

  • 您可以根据您的特定需求选择任意数量的搜索组合。
根据在您的网站上的平均停留时间追踪线索

根据他们在你的网站上花费的平均时间来跟踪线索，也是将他们转化为商机的有效方法。 当您的线索在网站上花费更多的时间时，您就知道他们对你感兴趣。 采取以下步骤来追踪它们： 

  1. 转到线索模块。 
  2. 转到访客跟踪 部分。 
  3. 单击平均花费时间（分钟）。 
  4. 从列表中选择>= 1分钟。 
  5. 单击应用过滤器。
根据参加者的电子邮件地址追踪线索

您已经根据他们在销售管道中的阶段过滤掉了联系人。 销售经理可以通过输入参与特定线索的销售代表的电子邮件地址来跟踪其销售代表所取得的进展。 比方说，您正在寻找与您的销售代表Charles Stone有关的线索，您要做的是： 

  1. 转到访客跟踪 部分。
  2. 单击参与者。 
  3. 输入销售代表的电子邮件地址。(eg. charles.stone@zylker.com)
  4. 单击应用过滤器。

现在，Charles Stone处理过的所有线索都会被展示出来。
浏览器兼容性
当您根据您的线索使用的浏览器过滤线索时，它变得更容易为该浏览器增强该网站的设计。 比如说，您正在寻找使用谷歌访问您网站的线索。 如果通过过滤器找到大量的线索，则可以提高浏览器的兼容性。
 

立即对发现的洞察采取行动

高级过滤器不仅可以帮助您快速发现洞察，还可以跟进获得的结果。例如，您发现了之前被忽视的线索。您筛选出了需要您关注的商机。但接下来呢？

当您筛选出记录时，高级过滤器功能让您可以立即对其采取行动。可以对记录执行快速操作，如宏、批量更新、分配所有者等。您可以在同一个结果页面上立即跟进记录。

  1. 转到所需模块。
  2. 选择所需的模块列表视图。
  3. 在“过滤[记录]通过”下，选择所需的组合。
    您可以根据需要选择任意数量的搜索组合。
    点击更多以查看更多搜索条件。
  4. 点击应用过滤器。
    满足条件的记录将显示出来。
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