Web 表单的自动回复规则

Web 表单的自动回复规则

Web表单是生成线索的有力工具，因为它们作为企业与其线索之间的直接沟通渠道，通过帮助企业记录和跟踪通过其网站提交的每个查询，在 CRM 工具中发挥作用。然后，企业可以跟进线索，提供更多信息，解决问题，并最终达成销售。
 
然而，这种跟进过程通常涉及手动向每个线索发送常规邮件，这可能非常费力。手动跟进甚至可能导致重要线索和企业机会被忽视。
 
随着企业越来越依赖Web表单来捕获线索，必须简化后续跟进流程以确保不错过任何机会。在本文中，我们将探讨使用自动回复规则进行自动跟进的重要性。

什么是自动回复规则？

通过此功能，当线索通过您的 Web表单提交请求时，您可以自动回复。您可以为与 CRM 模块关联的多个 Web表单创建多个自动回复规则，并且可以同时激活多个自动回复规则以向您的 Web表单发送回复。例如，如果您有两个 Web表单——一个用于活动注册，另一个用于线索模块的注册——您可以在同一模块中为每个 Web表单创建并激活自动回复规则。

不要与自动回复混淆

虽然自动回复功能是 Zoho CRM 的一项功能，并且听起来与自动回复规则相似，但两者有很大的不同：
 
自动回复规则
自动回复
一个工具，允许您通过网站向在 Zoho CRM 中提交查询的每个线索立即发送的自动回复。
 
与Web表单没有任何关联。自动回复有助于自动安排与线索和联系人的后续跟进，无论他们是否来自您的网站。在计划市场活动时，这些功能非常方便。
非常适合自动接收咨询确认。
 
非常适合根据特定日期和时间或按重复模式（每日、每周、每月等）发送跟进信息。

场景
Timothy是一位销售经理，他正在举办一场关于上一季度发布的新产品功能的网络研讨会。他希望通过网络研讨会期间的演示来突出每个功能的有效性。他创建了一个客户注册表单并将其关联到线索模块。他还为所有网络研讨会参与者创建了一个客户反馈表单，并将其也关联到线索模块。
通过创建多个自动回复规则，Timothy可以针对从不同Web表单提交请求的用户发送适当的回复。为此，他创建了两个自动回复规则：
  1. 客户注册：激活客户注册规则将自动为每位注册参加 Timothy 网络研讨会的用户生成欢迎信息。
  2. 客户反馈：激活客户反馈规则将自动向每位提交反馈的与会者发送感谢信息。
通过设置多个自动回复规则，Timothy 网络研讨会的与会者将针对每个表单获得定制化的回复。
可用性
  1. 权限要求 - 拥有创建Web表单权限的用户可以访问此功能。
  2. 可创建的自动回复规则数量取决于所订阅的 CRM 版本。请查看下表
CRM 版本
自动回复规则数量
 免费版
 1
 标准版
 5
高级版
 10
 旗舰版
 20
 超级版
 25

创建自动回复规则

为Web表单创建自动回复规则
  1. 进入设置 > 沟通渠道 > Web表单。
  2. 选择自动回复规则标签。

  3. 在自动回复规则页面，点击创建规则。
  4. 输入规则名称并选择该规则适用的模块。点击下一步。
  5. 在规则录入页面定义规则，以确定哪些访客将收到自动回复：
    a. 指定规则条件。
    b. 点击选择模板以选择电子邮件模板，或点击+创建模板链接以创建模板。

    c. 在从字段中输入相应的电子邮件地址。点击添加回复到以添加应接收回复的电子邮件地址。
    d. 在这里，您可以选择以下选项 :  
             -  您的账户电子邮件地址
             -  您的机构邮箱地址
             - 记录所有者的电子邮件地址
             - 其他用户的电子邮件地址
    注意：请记住，您需要指定并保存条件才能激活该规则。
  6. 点击完成。  
  7. 要添加新的规则条件，请点击添加条件。
    注意：每个规则最多可添加 25 个条件，每个条件最多可添加 25 个规则条件。 
  8.  创建多个条件后，您可以通过点击右上角的重新排序条件链接来重新排序它们。 
  9.  要重新排序条件，只需点击并拖动条件到其位置，如下所示，然后点击完成。
  10.  点击保存以激活自动回复规则。

管理自动回复规则

要编辑自动回复规则：

  1. 进入设置 > 沟通渠道 > Web表单。
  2. 选择自动回复规则选项卡以查看正在创建的规则列表。
  3. 点击(...)更多图标，然后点击编辑以修改自动回复规则。
  4. 点击屏幕截图所示处的编辑图标进行修改，然后点击完成。

启用/禁用自动回复规则：

  1. 进入设置 > 沟通渠道 > Web表单。
  2. 选择自动回复规则选项卡以查看正在创建的规则列表。
  3. 点击规则旁边的切换按钮以启用或禁用规则。
  4. 一旦自动回复规则被禁用，它不会对其关联的Web表单起作用，直到重新启用。

要删除自动回复规则：

  1. 进入设置 > 沟通渠道 > Web表单。
  2. 选择自动回复规则标签以查看正在创建的规则列表。
  3. 点击(...)更多图标，然后点击删除，以修改自动回复规则。
  4. 在删除时，如果规则与一个Web表单相关联，请注意确认访客选项将被禁用，这意味着访问该Web表单的访客将不会收到确认邮件。
注意：
当通过Web表单收集的详细信息不符合自动回复规则的条件 时，创建Web表单时选择的电子邮件模板（例如，确认邮件）将被发送。