要记住的要点
- 每个规则最多可关联25个不同的条件。
- 只能对通过导入、Web 表单和 API 生成的记录使用分配规则。
- 不能对手动创建的记录使用分配规则。
- 在“列表视图”中，可对规则重新排序，以改变执行顺序。
- 如果用户是未确认用户，则不会将所有权分配给他们。
设置分配规则
销售成功与否与销售代表的日常活动密切相关。例如，跟进次数、与客户沟通的及时性、是否快速解答客户的疑问及响应支持工单。所有这些因素在推动线索转换直至成交的过程中起着关键作用。
实现上述目标一个重要的点是，机构中的线索分配是如何组织和规划的。大部分业务依赖于生成线索的多个来源。这增加了从不同地点、行业、兴趣或需求获得线索的可能性。由于每个线索/客户都有不同的需求，不建议将他们随机分配给任意销售代表。在管理来自特定地区或特定产品的线索方面有经验的销售代表可以更好地与客户沟通联系。根据上述因素识别和区分销售代表很重要，手动完成或许有些困难。
Zoho CRM 的分配规则工具旨在让您通过定义规则，将线索分配给一组代表，从而实现线索分配流程的自动化。您可以根据行业规范（例如，区域、产品兴趣、线索来源等）配置不同的条件，将满足条件的线索自动分配给所选销售代表。通过自动完成线索分配流程，您可以节省大量时间和精力，还可以减少人工失误。
可用性
需要权限
拥有分配规则和阈值权限的用户可以访问此功能。
团队模块管理员可以访问此功能用于其团队模块。
创建分配规则
可为线索、联系人、客户、商机、任务、服务支持和自定义模块创建分配规则。配置分配规则分为以下几个步骤。
第 1 步输入基本详情
应指定模块、规则名称和说明。
第 2 步选择要应用规则的记录
可为所有记录或符合条件的记录创建规则。例如，销售经理可为来自印度的所有线索设置规则。
注意: 以下是可以和不可以进行比较的字段类型列表。
字段类型 | 比较 | 可以比较的字段类型 | 不能比较的字段类型 |
单行 多行 择列表 自动编号 | 是 不是 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 查找 | 数字 货币 小数 百分比 长整数 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
单行 多行 选择列表 自动编号 | 包含 不包含 开始字符 结束字符 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 查找 数字 货币 小数 百分比 长整数 | 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
电子邮件 | 是 不是 | 单行 多行 电子邮件 自动编号 选择列表 查找 | 电话 URL 数字 货币 小数 百分比 长整数 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
电子邮件 | 包含 不包含 开始字符 结束字符 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 查找 数字 货币 小数 百分比 长整数 | 电子邮件 URL 数字 货币 小数 百分比 长整数 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
电话 | 是 不是 | 单行 多行 电话 自动编号 选择列表 查找 | 电子邮件 URL 数字 货币 小数 百分比 长整数 日期 日期 时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
电话 | 包含 不包含 开始字符 结束字符 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 查找 数字 货币 小数 百分比 长整数 | 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
URL | 是 不是 | 单行 多行 URL 自动编号 选择列表 查找 | 电子邮件 电话 数字 货币 小数 百分比 长整数 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
URL | 包含 不包含 开始字符 结束字符 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 网址 选择列表 查找 数字 货币 小数 百分比 长整数 | 日期 日期时间 多选列表 多用户查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
日期时间 | 等于 不等于 小于 大于 | 日期时间 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 数字 货币 小数 百分比 长整数 多选 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
日期 | 等于 不等于 小于 大于 | 日期 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期时间 数字 货币 小数 百分比 长整数 多选列表 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
货币 | 等于 不等于 小于 小于或等于 大于 大于或等于 | 货币 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 数字 小数 百分比 长整数 多选列表 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
数字 | 等于 不等于 小于 小于或等于 大于 大于或等于 | 数字 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 货币 小数 百分比 长整数 多选 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
长整数 | 等于 不等于 小于 小于或等于 大于 大于或等于 | 长整数 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 货币 小数 百分比 多选列表 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
小数 百分比 | 等于 不等于 小于 小于或等于 大于 大于或等于 | 小数 百分比 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 数字 货币 长整数 多选列表 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
所有者查找 用户查找 | 是 不是 | 所有者查找 用户查找 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 数字 货币 小数 百分比 长整数 多选列表 查找 标签 复选框 |
复选框 | 是 | 复选框 | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 数字 货币 小数 百分比 长整数 多选列表 查找 标签 所有者查找 用户查找 |
多用户查找 多选列表 标签 数据源 布局 向导 | - | - | 单行 多行 电子邮件 电话 自动编号 URL 选择列表 日期 日期时间 数字 货币 小数 百分比 长整数 多选列表 查找 标签 复选框 所有者查找 用户查找 |
* 此功能不支持加密字段。
第 3 步分配记录
可根据分类或条件将记录分配给用户。
分类 - 可将记录分配给单个用户或某些职位或某些组的用户。对于团队模块，可以分配给单个团队模块用户或团队模块角色。如果选择了多个用户，那么系统根据循环模式分配记录。
条件 - 系统根据所定义条件（例如，他们要处理的记录所在的国家/地区）来向用户分配记录。例如，李贝处理来自印度的记录，黄兴处理来自美国的记录。来自美国的线索出现时，将分配给黄兴。
如果您在过去 6 个月内拥有足够的数据和活动，您还可以选择利用 AI 来分配记录所有者。要了解更多，请参阅：分配规则中的 Zia 记录所有者建议。
第 4 步分配记录前检查用户的可用性
分配记录时，可以选择是否检查用户的可用性。系统将基于在线状态（登录 CRM）和/或轮班时间（如果公司明细中设置）来检查用户是否可用。
您可以选择这两个选项中的任意一个，或者同时勾选“在线状态”和“轮班时间”复选框。这样可以在考虑用户在线可用性的同时，也考虑他们是否在指定的轮班时间内活跃。
注意：获取在线用户状态可能会有最多 5 分钟的延迟。（在线用户是指在网上在线的用户）
第 5 步向用户分配跟进任务
记录被分配给用户后，您还可添加跟进任务。选择分配给用户后是进行通话还是发送邮件。
第 6 步分配默认用户
在第 3 步中，您已选择一些用户。有时无法将记录分配给这些用户，那么最好选择一个用户（默认受让人），记录将分配给他。以下是记录将分配至默认用户的原因：
- 所选用户不可用（未登录或未在轮班）。
- 该用户已停用或已从 CRM 帐户删除。
注意
默认受让人可以是登录用户（发起记录操作的用户）或 CRM 中的任何其他用户。以下情况的登录用户包括：
- 导入：发起操作的登录用户
- API：在 API 中使用其认证令牌的用户
- Web 表单：创建 web 表单规则的用户。但是，如果他们已被停用或已删除，那么超级管理员将成为登录用户。
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