分配规则中的Zia记录所有者建议

企业花费大量金钱、时间和精力将潜在客户引入销售漏斗。尽管付出了这些努力，研究显示，大约 24%的美国公司在平均 24 小时后才对潜在客户采取行动——刚好足够让那些已加入的线索变得冷淡。这种迟缓可能有多种原因，比如员工短缺、销售代表负担过重或流程管理效率低下，但当我们审视这些原因时，发现根本问题总是关于记录所有权——要么缺乏所有权，要么所有权不准确。

记录所有权是商业中成功线索流转的重要决定因素。事实上，这是第一步。线索应该分配给谁？这条记录是否与销售代表的区域相关？它是否与代表的技能相匹配？代表是否有能力全程处理这条记录？这些都是分配记录时需要考虑的众多参数之一，这也是为什么在 Zoho CRM 中我们有分配规则。

观看此视频，了解更多关于 Zia 的自动化建议，包括工作流建议、宏建议和记录所有者建议。

分配规则是一项自动化功能，它使企业能够根据特定条件自动为每个模块中的记录进行分配。您可以将记录分配给以下对象：

一个默认用户、职位或组
满足特定条件的用户

除了这个自动化功能外，您还可以从 Zia 为接收记录提供的记录所有者建议中受益。

Zia 的记录所有者建议

Zia 是 Zoho 的 AI 助手。其本质可以从历史数据中学习，比较配置，并计算不同结果。您可以在此处了解更多关于 Zia 的功能。

Zia 观察您组织的记录管理模式，并在建议合适的记录所有者时考虑以下参数：

现有模式

Zia 会快速浏览您的记录，并识别现有的记录分配模式。例如，您可能根据产品类型和客户的地理位置分配记录。比如：

来自新泽西州的客户，如果对共同基金感兴趣，会被分配给凯瑟琳·罗斯。
来自佐治亚州的客户，如果对企业定期存款感兴趣，会被分配给罗克珊·墨菲。

Zia 观察到这种模式，并在接收的记录符合类似条件时建议一个理想的用户。

销售代表的日常活动

Zia 还会观察用户最常进行的通信类型——电子邮件或电话——并根据这些观察结果确定用户的偏好通信方式。

例如，如果用户 A 主要管理电子邮件通信，那么电子邮件字段中有值的记录将被分配给用户 A。类似地，如果电子邮件字段为空而电话号码字段有值，那么该记录将被分配给主要管理电话的用户。

用户的在线状态

在设置分配规则时，如果勾选了“在分配记录前检查用户可用性”选项，Zia 将考虑用户的在线状态——即用户是否已登录 CRM。如果用户未登录，记录将被分配给默认用户。

用户的工作量

Zia 还会根据用户每天管理的记录数量推荐用户。例如，如果用户 A 每天管理 50 名客户，而用户 B 管理的是 30 名，Zia 会检查他们是否已达到最大限制，然后再建议分配任务。Zia 计算阈值限制，并建议那些记录数量低于其每日限制的用户——所有这些都是为了避免让用户超负荷。

为了让 Zia 能够预测组织中的记录分配模式，您创建规则所对应的模块中必须至少有 1,000 条记录。

评估和调整 Zia 的分配模式

您可以在"分配规则"附近的"Zia"标签中评估和调整 Zia 的分配模式。这个摘要页面显示了 Zia 迄今为止的分配报表以及它为了分配这些任务而观察到的模式。

Zia 页签仅限 CRM 管理员访问。

Zia 建议的所有者 - 报表

本节将快速展示 Zia 分配的记录以及 CRM 用户后来手动重新分配的记录，按不同时间段划分。这两个部分可以相互比较，以便您了解是否以及为何 Zia 的分配被覆盖。您可以点击每个部分中的记录数量来查看这些记录。

如果一条记录是由 Zia 分配的，您可以在记录所有者的姓名旁边看到 Zia 的图标。悬停时，您还可以查看 Zia 为该建议考虑的字段。

Zia 如何形成模式来为记录分配所有者？

Zia 根据现有数据确定模式，并使用该模式为记录分配最合适的负责人。以下因素会影响这一推理：

影响 Zia 预测的字段

假设您将来自区域 A 的线索分配给彼得，将来自区域 B 的线索分配给马克。此外，您希望将来自 IT 行业的线索仅分配给彼得，将属于电信行业的线索分配给马克。

现在，如果您的组织已将上述模式用于所有对您的业务感兴趣的线索，那么 Zia 将识别区域和行业为影响线索分配的两个主要字段。

假设大多数线索最初没有提及他们的行业，因此该字段为空。在这种情况下，他们会根据所属地区自动分配。在这种情况下，Zia 将更重视地区——因为地区在没有行业的情况下成为线索分配的决定因素。

因此，根据上述数据，Zia 将列出决定每个字段预测和分数的字段。

注意

CRM 用户无法向贡献列表中添加新字段，因为 Zia 会根据模式自动推导这些字段。
如果您不希望 Zia 在预测分配模式时考虑某个字段，可以取消勾选它。
如果您认为 Zia 的建议不合适，可以将记录重新分配给其他用户。
未来，如果您向分配规则标准中添加任何其他字段（例如，除了地区和行业，您可能还会使用“城市”作为标准），在定期更新期间，Zia 将使用该字段（城市）作为决定因素之一。然后您可以在贡献字段列表中查看该字段。
数据将每月自动更新。最后更新日期和时间将显示出来。您无法手动刷新这些数据。但是，如果用户修改了任何贡献字段中的数据，算法将在一段时间后自动刷新。

确定用户的模式

为了确定用户的模式，Zia 将选取所有相关的字段及其对应值来找到合适的匹配项。

例如，假设 Peter 被分配到符合以下条件的线索：

属于 IT 行业
来自区域 A
城市是纽约
账单金额超过 10,000 美元

类似地，假设您有基于账单金额的其他分配规则标准，以至于某些线索符合这些标准：

属于 IT 行业
来自于区域 A
城市是纽约
账单金额小于 10,000 美元

假设符合这些条件的线索以轮换方式分配给阿米莉亚、詹姆斯和帕克。

同样地，您可以在贡献字段中有更多此类标准，使用不同的值来确定哪个用户将被分配特定的线索。例如：

账单金额 = $10,000，城市 = 纽约
行业 = IT，账单金额 = $10,000，城市 = 芝加哥
行业 = 电信，账单金额 > $50,000，城市 = 纽约

Zia 会考虑所有这些数据类型，以绘制一个大致的模式，显示如果贡献字段是 x 且其对应值是 y，等等，那么 A、B 和 C 用户可能是符合条件的记录所有者。

结果分为两类：

条件视图：根据特定标准，系统会向用户推荐某条记录的所有者。

用户视图：对于每位 CRM 用户，Zoho CRM 将显示最适合他们的记录。

除了贡献字段及其值之外，另一个影响因素是记录阈值，它考虑了特定用户每天、每周或每月被分配的理想记录数量。

检查 Zia 建议的所有者

模式是 Zia 识别和理解组织内记录历史分配方式的方法。Zia 通过观察记录中重复字段的特征来理解模式。在确定用户模式部分，您看到了 Zia 如何记录模式。然而，如果您希望测试 Zia 的分配功能，可以输入期望的字段特征，查看 Zia 建议的负责人以及基于哪些条件。这就像一个沙盒环境，您可以评估 Zia 的分配能力。