添加自定义帮助台字段

添加自定义帮助台字段

您可以根据需要在 Zoho Desk 中添加新字段。这些字段将可供添加到帮助台的所有客服使用。例如，您可能希望客户在提交工单时指定其产品的序列号。可通过在添加工单 页面中添加一个自定义字段来收集此信息。

注意：
  • 自定义字段特定于创建它们的部门。
  • 可以在每个模块中创建的最大字段数将酌情变化。例如，标准版机构最多可以有50个自定义字段，而专业版和企业版分别允许每个模块有150个和230个自定义字段。同样，对于您创建的每种类型的字段，也有最大限制。
  • 可以重命名自定义字段，但不能更改自定义字段的字段类型（例如，单行文本、整数、日期等等）。例如，如果创建单行文本字段，那么不能将其更改为整数字段。

下面是可在各种字段类型下创建的最大字段数：
字段类型/模块
工单、联系人、客户、产品和任务、通话及活动
合同和时间条目
字符串字段（文本、选择列表、邮箱地址、电话号码和 URL）
100
20
其他字段（多选列表和文本区域）
30
5
整数
20
5
小数、百分数和货币
20
5
日期
20
5
日期时间
20
5
布尔字段（复选框）
20
5
添加自定义字段
在每个模块中，可通过指定一些字段相关信息来添加自定义字段，以获取特定于业务需求的相关数据。添加新的自定义字段时，您需要指定以下各项：
  • 标签：指定字段名称。
  • 字段属性：指定字段属性，例如，描述、字段值等等。
当您添加新字段和删除现有字段时，根据适用于您Zoho Desk版本的字段限制，剩余自定义字段会自动告诉您还允许创建多少字段。

每个类型的字段所需的其他规范：
字段类型
描述
字段
单行文本
用于添加文本
  • 标签：指定字段名称
  • 长度：指定字符数限制
  • 最大字符数：255
整数
用于添加整数
  • 标签：指定字段名称
  • 长度：指定字符数限制
  • 最大整数位数：9
小数
用于输入小数数字
  • 标签：指定字段名称
  • 长度：指定字符数限制（即，小数位数）
  • 小数位数：指定小数位数
  • 最大整数位数：16
百分数
用于添加百分数
  • 标签：指定字段名称
货币
用于输入与货币相关的数据
  • 标签：指定字段名称
  • 长度：指定字符数限制 
  • 最大整数位数：16
  • 舍入选项：指定舍入选项
  • 小数位数：指定小数位数
  • 精度：指定舍入精度
日期
用于输入日期
  • 标签：指定字段名称
  • 格式：YYYY/MM/DD
  • 注：日期格式将随用户的时区设置而变化
日期时间
用于输入日期时间组合
  • 标签：指定字段名称
  • 格式：YYYY/MM/DD HH:MM
  • 注：日期格式将随用户的时区设置而变化
邮箱地址
用于添加电子邮件地址
  • 标签：指定有效的电子邮件地址
电话号码
用于添加电话号码
  • 标签：指定有效电话号码
  • 长度：指定字段大小（整数）
选择列表
用于添加选择列表类型的字段
  • 标签：指定字段名称
  • 选择列表值：指定选择列表值
多选列表
用于添加包含多个选项值的选择列表
  • 标签：指定字段名称
  • 选择列表值：指定选择列表值
URL
用于添加网站地址
  • 标签：指定有效的网址
文本区域
用于输入较长的文本或描述
  • 标签：指定字段名称
  • 最大字符数：3000
复选框
用于指定 true（选中）或 false（未选中）值
  • 标签：指定字段名称
  • 默认情况下启用：选中或不选中，以便默认情况下字段保持已启用状态

要创建新的自定义字段：
  1. 点击顶部栏中的设置图标 ()。
  2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
  3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
  4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
  5. 在编辑布局 页面，做如下操作：
  • 从右边的“添加字段 ”中，将所需的字段类型拖放到左边所需的模块部分中。
  • 命名字段并根据字段的需要定义字段属性 。
  • 设置标记为必填切换键为开，以设该字段为必填。
  • 如有需要，设置显示工具提示切换键为开并输入提示。您可以选择通过信息图标或静态文本来显示该提示。
  • 在帮助中心中设置字段的访问级别。您可以选择使其对终端用户可编辑、只读或隐藏。                                      
    •        6. 点击添加字段 窗口内的添加。
           7. 点击保存布局。
    注意：
    • 联系人、客户和产品模块的布局是机构范围的，而不是特定于某个部门。这意味着在这些布局中不能有唯一性的字段。
    • 只有当能够访问该字段的所有权限简档都被授予了读和写权限时，才能设置字段为必填。您可以在设置 >> 布局和字段 >> 字段权限下设置此权限。
    • 您在帮助中心中显示一个字段时，它也将在使用它的其他部门中显示。
    • 创建该字段后，不能更改该字段的“数据类型”。例如，整数（数字）字段不能更改为货币 字段。
    • 可编辑定制字段以更改以下类型的字段长度。- 货币、文本、数字（整数）、小数、电话号码和 URL。
    • 只有当用户将鼠标悬停在以下字段类型的信息图标上时才能显示工具提示 : 选择列表、多选列表、复选框、日期以及日期/时间。

    编辑自定义字段
    您可以编辑在 Zoho Desk 中添加的自定义字段。 
    要编辑自定义字段：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ()。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。


    5. 将鼠标指针悬停在要编辑的字段上，点击齿轮图标 (  ) 并选择编辑属性。
    6. 进行必要的更改，然后点击更新。
    7. 点击保存布局。

    删除自定义字段
    您不需要所创建的字段时，可将其删除。此外，还要记住，一旦您删除自定义字段，就无法恢复该字段及其关联的数据。
    要从模块中删除自定义字段：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ()。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
    5. 将鼠标指针悬停在要删除的字段上，点击齿轮图标 (  ) 并选择删除字段。
      或者，您可以将该字段拖放到右侧的未使用字段 部分中。
    6. 点击保存布局。
    注意:
    • 当一个自定义字段移动到未使用的字段 部分时，它只会从该部门的布局中删除，而不会从Zoho Desk中删除。只要被删除的字段在未使用的字段部分中，您就可以通过将其拖放回所需的分栏来恢复它。
    • 从未使用的字段 部分恢复字段，也会恢复其关联的数据。
    • 当已删除的字段位于未使用的字段 部分时，它仍然是数据库的一部分。因此，自定义字段限制包括未使用的字段 部分中的字段。
    • 当选择列表字段移动到未使用的字段 部分时，为它们创建的依赖关系也将被删除。
    • Zoho Desk内默认提供的标准字段可以移动到未使用的字段 部分，但不能永久删除。
    • 如果某个未使用的字段正在其它部门中使用，则不能从该部门删除该字段。
    创建货币字段
    货币字段允许您根据所选货币设置定义小数和精度设置。共有 4 个可用于货币字段的舍入选项，如以下图表所示：



    要创建货币类型自定义字段：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ( )。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
    5. 从右边的添加字段 部分中，拖放货币字段类型到左边所需的模块部分。
    6. 在添加字段 页面，执行以下操作：
      • 在“字段标签”字段中输入名称。
      • 从长度下拉列表中选择字段的长度。例如,9。
      • 从下拉列表中选择舍入选项。例如，常规。
      • 在小数位数字段中指定所需的小数位数。例如，2。
    7. 如有需要，启用标记为必填选项。
    8. 如有需要，启用显示工具提示选项并输入提示。
    9. 为帮助中心内的字段设置访问级别 。
    10. 点击添加字段 窗口内的添加。
    11. 点击保存布局。
    添加选择列表值
    默认情况下，某些业界标准选择列表将出现在每个模块中。您可以创建自定义选择列表字段，以使用户能够从定义的列表中选择值。
    要添加选择列表值：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ( )。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
    5. 从右边的添加字段 部分中，拖放选择列表字段类型到左边所需的模块部分。
    6. 在添加字段 页面，执行以下操作：
      • 在“字段标签”字段中输入名称。
      • 在现有占位符值的位置键入新值。
      • 要添加更多的值，请对一个值点击加号 图标，并在其下面添加值。
      • 若要删除值，请单击该值上的减号 图标。
      • 若要将某个值设置为默认值，请针对该值单击设置为默认值 按钮。
      • 要对值进行排序，请单击排序 图标。
      • 要最大化弹出窗口，单击最大化 图标。
      • 要清除所有选择列表值，单击清除 图标。
      • 要一次性添加所有选项，请单击批量添加值。
        在批量添加值         文本框中，在一个值下面键入另一个值。
        点击添加值。
    7. 如有需要，启用标记为必填选项。
    8. 如有需要，启用显示工具提示选项并输入提示。
    9. 为帮助中心内的字段设置访问级别 。
    10. 点击添加字段 窗口内的添加。
    11. 点击保存布局。



    注意:
    • 选择列表字段不是特定于部门的。这意味着您在部门A中创建的选择列表字段不仅会在未使用的字段 列表中，也将添加到部门B中。但是，选择列表字段中的值是特定于部门的。
    • 当您添加/重命名/删除值时，它们将不会在已经使用它们的记录中自动更新。您需要选择每个记录并手动更新选择列表字段。
    • 当您删除一个选择列表值时，其字段值与该值相关联的记录并不会被删除。
    • 只有当用户将鼠标悬停在以下字段类型的信息图标上时才能显示工具提示 : 选择列表、多选列表、复选框、日期以及日期/时间。
    替换选择列表值
    如果要以更改同时反映在关联记录中的方式编辑选择列表字段的值，那么可替换选择列表值。
    要替换选择列表值：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ( )。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
    5. 将鼠标指针悬停在您希望编辑的选择列表字段上，单击齿轮图标 (  ) 并选择替换值。
    6. 在替换选择列表值 页面，执行以下操作：
      在选择值更改自 字段中，选择需要替换的现有值。
      在选择值更改为 字段中，选择将替换现有值的新值。
    7. 点击替换。
    8. 点击保存布局。
      当 Zoho Desk 替换完现有记录中的值时，您将会收到一封电子邮件。
    注：
    • 替换选择列表值不同于重命名选择列表值。替换值时，更改将自动反映在使用这些值的记录中。您不必逐个选择记录并更新选择列表字段。
    • 替换现有的选择列表值将更新受影响记录的修改日期和时间。
    添加多选列表值
    此选项使您能够从选择列表中选择多个选项。例如，您的机构可能提供不同的服务，而您的一些客户可能对多个服务感兴趣。通过提供多选列表，您可以允许客户在提交工单时选择多个服务。
    要添加多选列表值：
    1. 点击顶部栏中的设置图标 ( )。
    2. 在设置 页面，点击定制下的布局和字段。
    3. 在布局 页面，从下拉菜单中选择所需的部门(当存在多个部门时)和模块。
    4. 点击页面底部的编辑布局以打开布局编辑器。
    5. 从右边的添加字段 部分，拖放多选字段类型到左边所需的模块部分。
    6. 在添加字段 窗口，执行以下操作：
      • 在“字段标签”字段中输入名称。
      • 在现有占位符值的位置键入新值。
      • 要添加更多的值，请对一个值点击加号 图标，并在其下面添加值。
      • 若要删除值，请单击该值上的减号 图标。
      • 若要将某个值设置为默认值，请针对该值单击设置为默认值 按钮。
      • 要对值进行排序，请单击排序 图标。
      • 要最大化弹出窗口，单击最大化 图标。
      • 要清除所有选择列表值，单击清除 图标。
      • 要一次性添加所有选项，请单击批量添加值。
        在批量添加值         文本框中，在一个值下面键入另一个值。
        点击添加值。
          7. 如有需要，启用标记为必填选项。
          8. 如有需要，启用显示工具提示选项并输入提示。
          9.为帮助中心内的字段设置访问级别 。
          10. 点击添加字段 窗口内的添加。
          11. 点击保存布局。

    向其他部门添加字段
    您可以一次性将自定义字段快速添加到跨模块的多个部门。例如，在像Zylker这样的电信公司中，一个名为“设备名称”的字段可能在各部门之间很常见。您不需要在每个部门单独创建该字段。当您将其添加到第一个部门时，只需从字段设置中选择“添加到其他部门”选项，这将立即在所选择的部门中可用。

    请注意，该字段将被添加到所选部门的相应分栏。如果该分栏不可用，则该字段将被添加到布局表单的第一个分栏。

    要添加字段:
    1. 点击对应于编辑布局 页面上字段的齿轮图标 (  ) 。



    2. 点击设置菜单中的 添加到其他部门 选项。
      在界面的右边会打开一个面板来选择部门。



    3. 选择字段所应添加到的部门。
    4. 点击保存。
    另请阅读:    管理字段    |    定制布局    |    设置字段权限