使用 MS Word 插件

使用 MS Word 插件

用于Zoho CRM的Microsoft Word 插件允许您在 Microsoft Word 中创建邮件合并文档，也可以从 Zoho CRM 中创建。您必须在 Microsoft Word 和 Zoho CRM 中执行特定操作 :

  • Microsoft Word 操作
  • Zoho CRM 操作

Microsoft Word 操作

用于Zoho CRM的Microsoft Word 插件，帮助您在 Microsoft Word 中创建邮件合并模板和邮件合并文档。

MS Word 相关操作包括 :

  • 登录
  • 创建邮件合并模板
  • 创建邮件合并文档

登录 

要创建模板，请在 Microsoft Word 中指定您的 Zoho CRM 登录详细信息。这将连接 Microsoft Word 到 Zoho CRM。

要登录

  1. 打开Microsoft Word。
  2. 点击Zoho CRM > 登录。

  3. 在Zoho CRM - 登录弹窗内, 点击继续登录。
    您将被重定向到默认浏览器中的 Zoho CRM 账户页面。
  4. 输入电子邮件地址/电话号码、密码，然后点击登录。
  5. 阅读 CRM Word插件希望访问的信息，然后点击接受。
    请注意，一旦您点击接受，您将需要大约 20 秒来登录。
注意：
在 Microsoft Word 2000/2002/2003 中，Zoho CRM 选项卡显示在主菜单中。

创建邮件合并模板

邮件合并模板是您邮件合并文档的模型/模式，其中包含变量（例如：客户姓名、地址等）和标准内容。在创建邮件合并模板时，您可以使用 Zoho CRM 插件为 Microsoft Word 将变量替换为所需的 CRM 字段。您可以创建用于表格信函、地址标签、信封等的邮件合并模板。

请注意，您可以在 Zoho CRM 中为线索、联系人、商机和自定义模块创建邮件合并模板。

创建邮件合并模板

  1. 打开Microsoft Word。
  2. 点击插件 > Zoho CRM > 创建模板。
  3. 在创建邮件合并模板 向导中，执行以下操作
    • 选择您想要使用模板的 CRM 模块，从主模块 下拉菜单中点击下一步。
      会显示所选模块及其字段。
    • 从字段下拉菜单中选择所需的字段，然后点击插入字段。
    • 再次点击模块 下拉菜单以选择次要模块或相关模块*。
    • 从字段 下拉菜单中选择相关字段，然后点击插入字段。
      所选字段已插入到模板中。

邮件合并模板已创建，您可以将模板保存为本地机器上的.doc/.docx 扩展名（如有需要）。如果您使用的 MS Word 版本较低，即 2000 至 2003 版本，请使用.doc 扩展名。

(*)次要模块/相关模块: 当您为模块创建邮件合并模板时，您将在合并字段列表下找到一些其他相关模块的字段。例如，当您为商机创建模板时，您将找到来自客户、联系人和市场活动模块的字段——这些字段可以插入到您的模板中。在这种情况下，虽然商机是您创建模板的主模块，但客户、联系人和市场活动是次要模块或相关模块。

请注意，相关模块也会从您在模块中创建的任何自定义查找字段中填充。

例如，假设您在线索模块中创建了一个查找字段，称为关联建筑商，并将一个自定义模块称为建筑商链接到这里。当您为线索创建电子邮件模板时，您也会在合并字段列表下找到来自建筑商模块的字段。这些也被称为次要模块或相关模块。

以下表格提供了主模块及其相关次要模块的列表:

主模块相关模块/次要模块
线索---自定义查找/模块
客户---自定义查找/模块
联系人客户--自定义查找/模块
商机客户联系人市场活动自定义查找/模块
自定义模块---自定义查找/模块

创建邮件合并文档

您可以通过将 CRM 数据与 Zoho CRM 中的现有邮件合并模板或 MS Word 中创建的新模板合并，在 Microsoft Word 中为线索、客户、联系人、商机创建邮件合并文档。

使用一个新模板来创建邮件合并文档

  1. 按照以上步骤创建模板。
  2. 选择“上传到 Zoho CRM 并继续合并”并点击下一步。 
    • 模板名称：指定模板名称并选择所需的文档格式。
    • 模块：默认情况下，显示选定的主模块。
    • 描述：输入任何其他评论。
    • 点击“上传并合并”
      模板已上传到 Zoho CRM。您可以在 Zoho CRM 的设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并模板中查看这些模板。
  3. 点击继续以开始合并过程。
  4. 在创建邮件合并文档 向导中，请执行以下操作 :
    • 从视图下拉列表中选择一个列表视图，相关记录将显示。
      您可以在搜索框中输入记录信息以获取所需的记录。
    • 从 可用记录 列表框中选择所需的记录，然后点击前进箭头。
      所选记录现在显示在 选中的记录 列表框中。
    • 点击立即合并。
      所选记录的邮件合并文档将在 Microsoft Word 中创建并显示。
备注：
您还可以选择其它选项，例如 :
  1. 上传到 Zoho CRM：选择此选项后，您的模板将被上传到 Zoho CRM，您可以在 Zoho CRM 中继续合并过程（参考：Zoho CRM 操作）
  2. 不要上传到 Zoho CRM：选择此选项后，您的模板将不会上传到 Zoho CRM，您可以在 MS Word 中继续合并过程。

使用现有邮件合并模板来创建邮件合并文档
  1. 打开Microsoft Word。
  2. 点击插件 > Zoho CRM > 合并模板。
  3. 在创建邮件合并模板 向导中，选择主要 CRM 模块并点击下一步。
  4. 在创建邮件合并文档 向导中，请执行以下操作 :
    • 从下拉列表中选择所需的邮件合并模板并点击下一步。
    • 从视图下拉列表中选择一个列表视图，相关记录将显示。
      您可以在搜索框中输入记录信息以获取所需的记录。
    • 从 可用记录 列表框中选择所需的记录，然后点击前进箭头。
      所选记录现在显示在 选中的记录 列表框中。
    • 点击立即合并。
      所选记录的邮件合并文档将在 Microsoft Word 中创建并显示。
备注：
  1. 您可以将邮件合并文档保存在本地计算机上，并在需要时离线打印。

Zoho CRM 操作

Zoho CRM Microsoft Word 插件可以帮助您在 Zoho CRM 中创建邮件合并文档，通过将相应的邮件合并模板与线索、联系人、客户或商机或自定义模块数据合并。

与 Zoho CRM 相关的操作有:

  • 创建邮件合并模板文件夹
  • 导入邮件合并模板
  • 创建邮件合并文档

创建邮件合并文件夹

此选项允许您将所有 MS Word 邮件合并模板存储在特定的文件夹中。您还可以为 Zoho CRM 用户设置文件夹级别的权限。

创建邮件合并文件夹

  1. 转到设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并模板。
  2. 在模板探索器 页面，点击创建文件夹。
  3. 在创建邮件合并模板文件夹 中，请执行以下操作 :
    • 文件夹详情：在相应字段中指定文件夹名称。
    • 可访问性详细信息：选择以下选项之一 :
      • 所有用户都可以查看此模板文件夹：选择是否为所有用户启用文件夹访问权限。
      • 仅向我显示此模板文件夹：选择是否仅允许您访问此文件夹。
      • 允许以下用户查看此模板文件夹：选择可以访问此文件夹的用户或用户角色。
  4. 点击保存。

导入邮件合并模板

此选项允许您在 Zoho CRM 中添加 MS Word 邮件合并模板。这些模板可以稍后与相应的 CRM 模块合并。

添加邮件合并模板

  1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
  2. 转到设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并模板。
  3. 在模板资源管理器 页面，点击导入模板。
  4. 在导入模板 对话框中，指定以下内容 ：
    • 选择文件：从您的本地系统浏览 MS Word 模板。
    • 文件夹：选择存储所选模板的文件夹。
    • 模块：选择 MS Word 模板的模块（线索/客户/联系人/商机/自定义模块）。
      模板仅适用于指定的模块。
    • 描述：指定任何附加评论。
  5. 点击导入模板。

创建邮件合并文档

邮件合并链接可以帮助您将模板与线索、联系人、商机或客户或其他自定义模块的列表合并，并创建相应的邮件合并文档。

在创建邮件合并文档之前，您应该:

  1. 配置您的浏览器以启用 ActiveX 控件。
  2. 安装来自 Zoho CRM 服务器的 Adventnet.CAB 文件。
备注：
  1. 首次安装 cab 文件时，您可以从更多选项中选择“始终从 Adventnet 安装软件”。

创建单个邮件合并文档

  1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
  2. 点击联系人页签。
  3. 在联系人主页 上，选择对应的联系人复选框。
  4. 点击更多操作 > 邮件合并。
  5. 在邮件合并 对话框中，选择要合并到所选联系人的相应邮件合并模板。
  6. 点击合并。
    所选联系人的邮件合并文档将在 Microsoft Word 中显示。

备注：
  • 您可以将邮件合并文档保存在本地计算机上，并在需要时离线打印。
  • 按照相同的步骤创建线索、客户、商机和其他自定义模块的邮件合并文档。

    • 要创建多个邮件合并文档

    1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
    2. 点击联系人页签。
    3. 在联系人主页 上，选择复选框以选择多个联系人。
    4. 点击更多操作 > 邮件合并。
    5. 在邮件合并 对话框中，选择要合并到所选联系人中的相应邮件合并模板。
    6. 点击合并。
      所选联系人的邮件合并文档将在 Microsoft Word 中显示。
    备注：
    1. 您可以将邮件合并文档保存在本地计算机上，并在需要时离线打印。
    按照相同的步骤创建线索、客户、商机和其他自定义模块的邮件合并文档。

    使用限制

    具体事项试用版许可版
    可合并的记录数量最多30条记录无限制
    可导入的邮件合并模板数量最多5个模板无限制
    可创建文件夹的数量无限制无限制
    每个模板的最大文件大小2 MB2 MB

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