使用MS Outlook (Windows)插件
我们已弃用 MS Outlook 插件的下载。该插件将在 2021 年 5 月 31 日之后无法使用。
使用 Zoho CRM Outlook 插件，您可以执行以下操作：
- 添加记录到 Zoho 类别
- 从 Zoho 类别中删除记录
- 将联系人、任务和日历活动，从 MS Outlook 到 Zoho CRM 自动同步（单向）
- 从 MS Outlook 到 Zoho CRM，导出联系人、任务和日历（活动）
- 将电子邮件添加到 Zoho CRM 中的线索、联系人或商机
- 将电子邮件作为服务支持添加到 Zoho CRM
将记录分类为 Zoho
在 Microsoft Outlook 中，联系人、任务和日历活动可以分组到类别中。将记录分配到类别有助于您按类别排序和查看记录。使用 Zoho CRM 插件，您将获得一个额外的类别，即 Zoho。在同步记录到 Zoho CRM 时，您可以利用此类别。
在 Zoho 类别下标记记录
- 选择联系人、任务或日历活动。
请注意，记录应从您在文件夹设置中指定的相应文件夹中选择。 - 点击首页 > 类别。
- 从类别列表中选择 Zoho 复选框。
记录将在 Zoho 类别下被标记。
同样，您可以通过清除复选框来删除该类别。
同步联系人、任务和日历
单向同步选项，会将联系人、任务、日历活动从 MS Outlook 推送到 Zoho CRM。这有助于在 Zoho CRM 和 MS Outlook 中保持数据更新，并避免数据重复。数据同步可以手动或自动进行。
联系人同步 - 字段映射
MS Outlook | Zoho CRM | Zoho CRM 中的字段长度 |
名字 | 名字 | 40 |
姓氏 | 姓氏 | 80 |
电子邮件 1 | 电子邮件地址 | - |
职位名称 | 职位/职称 | 100 |
公司名称 | 客户名称 | 200 |
部门 | 部门 | 50 |
商务电话号码 | 电话 | 50 |
家庭电话号码 | 家庭电话 | 30 |
其它电话号码 | 其它电话 | 30 |
商务传真号码 | 传真 | 30 |
移动电话号码 | 手机 | 30 |
助手名称 | 助手 | 50 |
助手电话号码 | 助手电话 | 30 |
经理姓名 | 汇报对象 | 50 |
商务地址街道 | 邮寄街道 | 250 |
商务地址城市 | 邮寄城市 | 30 |
商务地址州省 | 邮寄省 | 30 |
商务地址邮政编码 | 邮寄邮编 | 30 |
商务地址国家 | 邮寄国家 | 30 |
其它地址街道 | 其它街道 | 250 |
其它地址城市 | 其它城市 | 30 |
其它地址省 | 其它省 | 30 |
其它地址邮政编码 | 其它邮编 | 30 |
其它地址国家 | 其它国家 | 30 |
描述 | 描述 | 32000 |
生日 | 生日 | - |
备注
联系人重复检查主要基于联系人的电子邮件地址。如果没有电子邮件地址，则根据名字和姓氏来识别重复项。
任务同步 - 字段映射
MS Outlook | Zoho CRM | Zoho CRM 中的字段长度 |
主题 | 主题 | 255 |
截止日期 | 截止日期 | - |
开始日期 | - | - |
优先级 | 优先级 | - |
状态 | 状态 | - |
描述 | 描述 | 32000 |
注意
任务重复检查基于主题和结束日期。
日历同步 - 字段映射
MS Outlook | Zoho CRM | CRM 中的字段长度 |
主题 | 主题 | 255 |
开始时间 | 开始日期和时间 | - |
结束时间 | 结束日期和时间 | - |
位置 | 地点 | 255 |
描述 | 描述 | 32000 |
参会者 | 参与者 | - |
注意
活动的重复检查基于主题、开始日期和时间以及结束日期和时间，以及与会者/参与者的电子邮件 ID。
活动参与者的同步
当您将活动从
Microsoft Outlook 同步到 Zoho CRM 时，Outlook 中的活动与会者将自动同步为 Zoho CRM
中的活动参与者。因此同步的参与者将与活动关联为联系人、线索或 Zoho CRM
用户，具体情况而定。如果参与者不属于这些类别，则仅会在参与者部分显示与会者的电子邮件地址。
同样，当您将 Zoho CRM 中的活动同步到 Microsoft Outlook 时，活动参与者会自动作为 Outlook 中的活动出席者同步。
如果从 Microsoft Outlook 同步到 Zoho CRM 的电子邮件地址存在重复，问题将按照以下优先级顺序解决：
- 联系人
- 线索
- Zoho CRM 用户
如果与会者的电子邮件 ID 在 Zoho CRM 中既作为联系人也作为线索存在，则 Zoho CRM 将联系人关联到活动作为参与者，并忽略线索。这是因为联系人的优先级最高。
如果 Zoho CRM 中找到两个联系人的电子邮件地址与参会者的电子邮件地址相同，那么在 Zoho CRM 中首先创建的联系人与该活动关联为参与者。
注意
- 当在
Microsoft Outlook 中创建活动并通过同步操作后，活动邀请邮件不会自动发送给 Zoho CRM
中的参与者。这是因为关于邀请邮件的决定已经在 Microsoft Outlook
创建活动时就已经做出。因此，用户不会收到发送邀请邮件的提示，对于在 Zoho CRM 中同步创建的活动也是如此。同样，这也适用于从 Zoho
CRM 同步到 Microsoft Outlook 的活动。
- 如果需要，可以通过手动编辑活动并发送邮件来向活动参与者发送邀请邮件，就像在 Zoho CRM 和 Microsoft Outlook 中处理任何常规活动一样。
要启用自动同步
- 在 Microsoft Outlook 中，点击 Zoho CRM > 设置。
- 在设置 对话框中，点击联系人/任务/日历选项卡。
- 选择“自动同步 Outlook 联系人/任务/预约对 Zoho CRM 的更改”复选框。
- 点击保存。
在启用自动同步选项之前对记录所做的更改需要手动同步。
要手动同步联系人、任务和日历活动
- 从 Microsoft Outlook 中登录 Zoho CRM。
- 从 Zoho CRM 插件中，点击同步联系人/任务/日历。
同步将自动开始。根据同步设置，记录将被更新。
注意
- 您可以点击“查看详情”链接以获取更改的详细列表。
- 联系人/任务/日历同步的详细信息显示在三个类别中——“要添加”、“要更新”和“要删除”。
- 在同步联系人、任务或活动期间，未在先前同步中同步的记录将自动取消选中，并在“信息”列下标记为“先前同步忽略”。
这样您可以轻松地查看哪些记录之前未同步。如果您决定将它们包含在当前同步中，只需选择记录并同步即可。 - 用户编辑与 Outlook 同步的记录的能力取决于其角色权限和数据共享规则。
- 在角色权限受限的情况下，当用户尝试修改记录时，将收到“权限被拒绝”的警告。
- 如果用户尝试根据数据共享规则修改共享给他的/她的记录，记录的更改将根据数据共享规则中设置的“访问类型”反映在
Zoho CRM
中。即使用户有访问记录所需的配置文件权限，也会如此。例如，如果记录的“访问类型”设置为“只读”，则用户即使有编辑记录所需的角色权限，也无法使记录更改生效。
将电子邮件添加为 Zoho CRM内的服务支持
您可以将来自 Microsoft Outlook 的客户特定电子邮件消息添加到 Zoho CRM 作为服务支持。在添加电子邮件消息之前，请确保相应的联系人在 Zoho CRM 中存在。
在 Zoho CRM 中将电子邮件消息添加为服务支持
- 从侧边栏或包含需要添加到 Zoho CRM 的电子邮件的文件夹中选择“收件箱”。
- 从“收件箱”或自定义电子邮件文件夹中选择客户特定的“电子邮件”。
- 在 Zoho CRM 插件中，点击添加服务支持。
- 在添加服务支持 对话框中，从下拉列表中选择一个状态。
- 如果您希望将附件也添加到电子邮件中，则选择“附件”复选框。
- 根据给定的条件搜索记录，然后将电子邮件作为服务支持添加到所选记录中。
- 点击添加。
邮件将被添加为 Zoho CRM 中的服务支持。
注意
如果需要，您可以搜索并将邮件添加为服务支持，仅添加到所选联系人。
在将其添加到联系人时，如果您选择状态并仅点击添加，那么将创建一条新记录，并在 Zoho CRM 中采用以下值：
在 MS Outlook 中 | 在 Zoho CRM 中 |
电子邮件地址 | 电子邮件地址 |
联系人名称 | 联系人名称 |
邮件主题 | 服务支持的主题 |
邮件内容 | 服务支持描述 |
将电子邮件添加到 Zoho CRM
您可以将收到的电子邮件与
Zoho CRM 中的线索、联系人或商机关联起来。在添加电子邮件之前，请确保电子邮件对应的联系人在 Zoho CRM
中存在。如果不存在，根据邮件设置，电子邮件将关联到 CRM 中的记录。您可以通过以下四种方式将电子邮件添加到 CRM：
添加电子邮件选项
- 点击此选项后，所选电子邮件（收到的或发送的）将根据指定的邮件设置添加到线索/联系人。
搜索并添加电子邮件选项
- 您可以通过条件搜索记录，并将收到的或发送的电子邮件添加到匹配的记录中。
- 此选项可用于将电子邮件关联到潜在客户。
- 邮件不是基于邮件设置关联的。您在这里可以选择模块。
自动添加发出的邮件
- 从 MS Outlook 发送邮件时，它将自动添加到 Zoho CRM 中匹配的联系人。
- 只有当邮件在邮件设置中指定的“已发送文件夹”中可用时，发送的邮件才会添加到 Zoho CRM。
- 发送电子邮件的联系人应列在“联系人设置”中指定的文件夹和类别中。
- 对于 IMAP 账户用户，如果未在 MS Outlook 设置中选中“在此计算机上的发件箱文件夹中保存已发送的项目”，则电子邮件可能不会自动与 Zoho CRM 中的记录关联。要启用：
- 打开 MS Outlook 的账户设置。
- 点击更多设置 > 已发送邮件。
- 选择“在此计算机上的发件箱文件夹中保存已发送的项目”。
- 点击确定。
在撰写窗口中发送和添加选项
- 您可以在发送邮件时，将邮件草稿添加到 Zoho CRM 中。
- 此选项可用于将邮件关联到商机。
使用添加电子邮件选项，将电子邮件添加到 Zoho CRM
- 选择包含需要添加到 Zoho CRM 的电子邮件的文件夹。
- 从文件夹中选择特定客户的电子邮件。
- 在 Zoho CRM 插件中，点击添加电子邮件。
基于邮件设置，所选电子邮件将被添加到 Zoho CRM 中的线索/联系人。
使用搜索和添加电子邮件选项，将电子邮件添加到 Zoho CRM
- 选择包含需要添加到 Zoho CRM 中的电子邮件的文件夹。
- 从文件夹中选择针对特定客户的电子邮件。
- 从 Zoho CRM 插件中，点击搜索并添加电子邮件。
- 在添加电子邮件对话框中，从下拉列表中选择一个模块（线索、联系人或商机）。
当您选择商机时，将出现另一个字段，即条件（用于搜索记录）。
您需要选择电子邮件地址或商机名称来搜索记录。选择电子邮件地址后，将在 Zoho CRM 中搜索具有匹配电子邮件地址的联系人，并将与匹配联系人关联的商机记录列出。 - 如果您想将附件也添加到电子邮件中，选择“附件”复选框。您还可以执行以下操作：
- 根据给定条件搜索记录。匹配的记录将列出。
- 点击添加。
电子邮件将被添加到所选的线索/联系人/商机中。
注意
在添加到线索或联系人时，如果您选择模块然后仅点击添加，则将在 Zoho CRM 中创建新记录，并采用以下值：
- MS Outlook 中的电子邮件地址将是 Zoho CRM 中的电子邮件地址
- 邮件中的联系人名称将是 Zoho CRM 中的联系人或线索名称。
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