管理文档页签中的文件夹

管理文档页签中的文件夹

此功能适用于所有 DC 的新注册用户。它正在分阶段向现有用户推出。

在文档页签中，您将可以访问两种类型的文件夹：
  1. 我的文件夹：这是 CRM 用户的私人空间，只有您才能访问。
    添加到 Zoho CRM 记录中的附件将自动添加到此部分的文档页签中的文件夹。这些文件夹将遵循预定义的结构（应用cc'x程序 > Zoho CRM > 模块名称 > 记录名称 > 附件）。请注意，只有您拥有的记录的附件对您可见。您将无法在WorkDrive 或文档页签中添加、编辑或删除附件。
  2. 团队文件夹：这些是在文档页签中的共享文件夹。默认情况下，一个名为 Zoho CRM 的团队文件夹对所有用户开放。您可以在文档页签中创建额外的团队文件夹。但如果您正在连接现有的 WorkDrive 账户，很可能您已经在那里创建了大量的团队文件夹。您只需将这些现有的团队文件夹与文档页签关联起来，就可以开始在 CRM 中访问它们。
Notes注意：团队文件夹仅对已获得访问权限的人员可见。CRM 管理员甚至超级管理员若没有访问权限，也无法查看这些团队文件夹。

可用性

其角色对文档页签拥有权限的用户，才可以访问此功能。

在文档权限下，提供以下与文件夹相关的选项：
  1. 创建团队文件夹：此选项允许用户创建团队文件夹并为这些文件夹设置访问权限。
  2. 关联团队文件夹：用户可以将团队文件夹与文档页签相关联。
  3. 编辑团队文件夹：这允许用户编辑团队文件夹并为现有的团队文件夹设置访问权限。
Notes注意：文档页签中的团队文件夹权限与 WorkDrive 中的权限是分开的。这意味着用户在 CRM 中可能拥有某些权限，但这些权限不一定能转移到 WorkDrive 中。例如，如果用户在 CRM 中拥有创建团队文件夹的权限，他们可能不会在 WorkDrive 中拥有相同的能力，除非特别授权。

团队文件夹的访问级别

如果您已启用创建团队文件夹权限，您可以为团队中的不同用户、职位和组设置对特定团队文件夹的访问权限。

这些可以在 CRM 的文档页签中修改。它们不能在 WorkDrive 中修改。

要了解更多关于这些不同职位的信息，请参阅团队文件夹职位和权限。

创建团队文件夹

  1. 点击文档页签。
  2. 点击标签团队文件夹 附近的+图标，并选择创建团队文件夹。

  3. 在创建团队文件夹 的弹窗中，输入团队文件夹的名称并选择管理员。您只能选择 CRM 用户。
    如果没有选择用户，则创建文件夹的用户将被选为管理员。
  4. 选择组织者、编辑人、评论人和查看人。您可以从用户、组和职位中进行选择。
  5. 点击创建。

设置团队文件夹

告警：只有团队文件夹的管理员才能更改其设置。
  1. 点击文档页签。
  2. 点击左侧窗格中的所需文件夹。
  3. 在右侧窗格中，点击管理并选择设置。
  4. 在设置 选项卡中，启用或禁用以下选项：
    1. 允许通过电子邮件上传文件：用户和外部用户将能够通过电子邮件将文件上传到此文件夹。
    2. 允许团队文件夹的成员在您的团队外部共享：该团队文件夹的管理员和组织者可以将文件和文件夹共享给团队外部人员。
    3. 显示下载和打印选项：用户将能够下载和打印。
    4. 在上传时将所有文件转换为Zoho WorkDrive的格式：所有上传到团队文件夹的文件都将转换为 Zoho WorkDrive 格式（如使用 Writer 处理doc文档，Sheet处理电子表格，以及 Show 处理幻灯片）。

编辑团队文件夹

您可以重命名团队文件夹并修改其内容的访问权限。要这样做，您必须：
  1. 点击文档页签。
  2. 将鼠标悬停在您想编辑的团队文件夹上，并点击  图标。选择编辑。
  3. 在编辑团队文件夹 弹窗中，根据需要做出更改。
  4. 点击保存。

关联团队文件夹

团队文件夹也可以在 WorkDrive 中创建。您可以通过将它们与文档页签关联，使这些文件夹在 CRM 中可访问。
  1. 点击文档页签。
  2. 点击标签团队文件夹 附近的+图标，然后选择关联团队文件夹。
  3. 在出现的弹窗中，选择您想要与 CRM 库关联的文件夹，然后点击关联。

删除团队文件夹

  1. 点击文档页签。
  2. 将鼠标悬停在您想要删除的团队文件夹上，并点击  图标。选择删除。
  3. 在删除关联 弹窗中，点击确认。
注意
  1. 当您在 CRM 中删除团队文件夹时，您只是将其从文档页签中移除链接。该文件夹仍然可以在 WorkDrive 中访问。删除团队文件夹只能在WorkDrive中完成。

查看记录的附件

在 Zoho CRM 中添加到记录的附件将自动添加到文档页签中我的文件夹部分的文件夹中。这些文件夹将遵循预定义的结构（应用程序 > Zoho CRM > 模块名称 > 记录名称 > 附件）。请注意，只有您拥有的记录的附件，才对您可见。您将无法在WorkDrive 或文档页签中添加、编辑或删除附件。

注意
  1. 您无法通过文档页签或WorkDrive 与外部用户共享这些附件。
  2. 共享记录允许其他人查看记录详情页面上的附件，但无法在文档页签或WorkDrive 中查看。这也适用于具有访问权限的非所有者，例如层级结构中的高级职位。
  3. 以下项目将不会添加到这些文件夹中：
  1. 模板
  2. 通过文件上传字段添加到记录中的文件
  3. 通过上传字段添加到记录中的文件
  4. 备注附件
  5. 电子邮件附件