Zoho CRM 中的文档

Zoho CRM 中的文档

此功能适用于所有 DC 的新注册用户。它正在分阶段向现有用户推出。

在 Zoho CRM 中，文档页签是所有与业务相关的文档的中央存储库，用于组织并在整个机构中共享。它由 Zoho WorkDrive 提供技术支持，这是 Zoho 自有的文件管理工具。存储在文档页签中的文档类型包括手册、信息请求（RFI）、付款通知单、对比文档、演示文稿、表单、合同模板、产品手册、内部手册等。
如果用户可以访问文档 页签，他们也将可以访问 Zoho CRM 团队文件夹。
文档页签不仅用于存储文档，还用于存储添加到 Zoho CRM 记录中的附件。例如，如果您将一个 RFI 附加到线索的记录中，您也可以在文档页签中访问它。请注意，只有记录所有者可以访问这些附件。

场景
销售代表Mark发现自己面临一个重大挑战：销售团队内部文档管理不善。

随着公司的发展，销售文档的数量呈指数级增长，导致混乱和低效。这些例子包括：
  1. 找到合适的销售提案、合同或演示文稿，成了一场耗时费力的寻宝之旅。
  2. 整理文件成了一项艰巨的任务，导致浪费了数小时在文件夹和附件中搜索。
  3. Mark和他的同事们难以协调编辑、收集反馈以及维护版本控制。
  4. 保护机密信息是一项挑战。如果没有适当的访问控制，敏感的客户数据容易受到未经授权的访问，这对公司的声誉和客户信任构成了重大风险。
Sarah，一位积极主动的 CRM 管理员，知道改进文档管理对团队的成功至关重要。她也知道 CRM 在这其中可以发挥关键作用。因此，Sarah投入这项任务，通过以下方式改进了销售团队的文档管理：
  1. 将 Zoho CRM 中的文档页签设置为销售相关文档的单一真实来源。所有与销售相关的文档都被移动到文档页签内的团队文件夹中。这使得快速找到正确的文档变得更加容易。
    1. Sarah 负责管理文档页签，并为Mark启用了团队文件夹相关的权限。这确保了团队文件夹能够得到审慎的创建和管理。
    2. 由于添加到文档页签的文件具备版本控制、协作编辑和评论功能，销售团队成员之间相互协作以及保持文件一致性变得容易多了。
    3. Sarah 和Mark 将用户与他们所需的团队文件夹进行关联，并确保他们获得了恰当的访问级别。这确保了敏感信息仅对需要的人员开放。
    Mark 和他的团队在CRM中轻松管理文件，感到如释重负。这反过来又提高了他们的工作效率和响应速度。随着公司的发展，Sarah 不断探索 WorkDrive 提供的其他功能，并试图利用它们来帮助她的销售团队。
可用性
其角色对文档页签具有权限的用户可以访问此功能。

在文档权限下，提供以下选项：
  1. 查看：用户可以查看文档页签。当您启用文档页签权限时，该页签默认启用。
  2. 创建团队文件夹：正如其名称所示，此选项允许用户创建团队文件夹。
  3. 关联团队文件夹：团队文件夹也可以在 WorkDrive 中创建。用户可以将这些团队文件夹关联到 CRM 中的文档页签。
  4. 编辑团队文件夹：这允许用户编辑团队文件夹并为现有的团队文件夹设置访问权限。
Notes注意：CRM 中文档页签的权限与 WorkDrive 中的权限是分开的。这意味着用户在 CRM 中可能拥有某些权限，但这些权限不一定能转移到 WorkDrive。例如，如果用户在 CRM 中拥有创建团队文件夹的权限，他们可能不会在 WorkDrive 中拥有同样的权限，除非特别授权。

用户可以在团队文件夹内根据其分配的职位执行操作，而不同团队文件夹中的职位可能会有所不同。

要为单个团队文件夹分配基于职位的访问权限，请参阅管理团队文件夹。

访问文档页签

文档页签与其他页签或模块类似，位于您 CRM 界面的顶部。您可以像其他页签一样重命名、组织或隐藏文档页签。
如果您使用的是新一代用户界面，可以通过左侧的边栏访问。
在文档页签中，左侧面板将包含以下选项：

  1. 我的文件夹：此部分将包含您拥有的记录的附件。请注意，您无法从文档页签在此部分创建文件或文件夹。
  2. 团队文件夹：这些文件夹和文件可供多个用户、职位和团队使用。它们是团队内部协作和共享信息的空间。
  3. 打开 WorkDrive：此选项允许您从 Zoho WorkDrive 的界面访问相同的文件和文件夹。WorkDrive 管理员只能在 WorkDrive 端访问与管理员相关的额外功能，如管理员控制台。
右侧面板将包含左侧面板所选主文件夹下的文件夹和文件。
Notes注意：如果您从 Zoho CRM 创建新的 WorkDrive 账户，您将被默认映射到免费的基础版。如果您处于这个版本，您将无法在 Zoho Workdrive 中创建和管理团队文件夹。您只能在 CRM 中完成这些操作。

配置文档页签（为 CRM 新用户）

配置 WorkDrive 集成是一次性过程，在您首次登录 CRM 新账户时进行。

如果您现在没有 WorkDrive 账户，将自动创建一个新的 WorkDrive 账户并将其链接到 CRM 机构。

如果您有 WorkDrive 账户，将出现一个设置 WorkDrive 的弹出窗口。您有两个选项：
  1. 您可以将现有的一个 WorkDrive 账户映射到 CRM 机构中。
  2. 您可以创建一个新的 WorkDrive 账户并将其链接到 CRM 机构
Warning告警：如果您从 Zoho CRM 创建一个新的 WorkDrive 账户，您将被默认映射到免费的基础版。
对于所有版本的 Zoho CRM，机构的存储计划为 5 GB，每个 CRM 用户许可将会额外提供存储空间（标准版和高级版每个用户许可 512 MB，旗舰版和超级版每个用户许可 1 GB）。

如果您连接您的 WorkDrive 账户或切换到 WorkDrive 的付费版本，则将使用该版本的存储限制。
注意
  1. 配置完成后，您将 无法切换 已连接到您的 CRM 机构的 WorkDrive 账户。如果您需要这样做，请联系 support-crm@zohocorp.com.cn 获取帮助。
  2. 您可以通过遵循此处提供的说明来管理您的文档页签中的文件存储：文件存储。

另请参阅：