使用MS Word插件功能

使用MS Word插件功能

用于Zoho CRM 的Microsoft Word 插件，允许您在 Microsoft Word 中创建邮件合并文档，同时也可以在 Zoho CRM 中完成这一操作。您需要在 Microsoft Word 和 Zoho CRM 中分别执行相应的操作。

  • Microsoft Word 操作指南
  • Zoho CRM Operations  Zoho CRM 运营管理

Microsoft Word 操作指南

用于Zoho CRM 的Microsoft Word 插件可以帮助您在 Microsoft Word 中创建邮件合并模板和邮件合并文档。

与 MS Word 相关的操作有：

  • 登录
  • 创建邮件合并模板
  • 创建邮件合并文档

登录

要创建模板，请在 Microsoft Word 中输入您的 Zoho CRM 登录详细信息。这样就能将 Microsoft Word 与 Zoho CRM 连接起来。

登录

  1. 打开 Microsoft Word。
  2. 点击 Zoho CRM > 登录。

  3. 在 Zoho CRM 的登录 弹窗中，点击继续登录。
    您将被重定向到默认浏览器中的 Zoho CRM 账户页面。
  4. 请输入邮箱地址/电话号码和密码，然后点击登录。
  5. 阅读 CRM Outlook 插件需要访问的信息，然后点击接受。
    请注意，一旦您点击接受，大约需要 20 秒的时间才能完成登录。
Notes
注意
在 Microsoft Word 2000/2002/2003 中，“Zoho CRM”选项卡显示在主菜单中。

创建邮件合并模板

邮件合并模板其实是一种文档模板/范本，其中包含各种变量（例如：客户姓名、地址等）以及固定内容。在创建邮件合并模板时，可以使用用于Zoho CRM 的Microsoft Word 插件，将模板中的变量替换为 CRM 系统中对应的字段。您可以创建用于制作请款函、地址标签、信封等的邮件合并模板。

请注意，您可以在 Zoho CRM 中为“线索”、“联系人”、“商机”以及“自定义模块”创建邮件合并模板。

创建邮件合并模板

  1. 打开 Microsoft Word。
  2. 点击 附加组件 > Zoho CRM > 创建模板 。
  3. 在 创建邮件合并模板 向导 中，请执行以下操作：
    • 从主模块 下拉列表中选择您希望使用该模板的 CRM 模块，然后点击 下一步 。
      所选模块及其各个字段均会显示出来。
    • 从 字段 下拉列表中选择所需的字段，然后点击 插入字段 。
    • 再次点击模块 下拉菜单，选择“次要模块”或“相关模块”*。
    • 从 字段 下拉列表中选择相应的字段，然后点击插入字段。
      所选字段会被插入到模板中。

邮件合并模板已经制作完成。如有需要，您可以将该模板以.doc/.docx 格式保存到本地电脑上。如果您使用的是 MS Word 的较低版本，比如 2000 到 2003 版，请使用.doc 格式来保存模板。

(*)次要模块/相关模块：在为某个模块创建邮件合并模板时，您会在合并字段列表中看到来自其他相关模块的字段。例如，当您为“交易”模块创建模板时，您会看到来自“客户”、“联系人”和“市场活动”模块的字段——这些字段都可以被插入到您的模板中。在这种情况下，“商机”是您所创建模板的主模块，而“客户”、“联系人”和“市场活动”则属于次要模块或相关模块。

请注意，相关模块中的数据也会来自您在各个模块中创建的自定义查找字段。

例如，假设您在“线索”模块中创建了一个名为“相关建筑商”的查找字段，并将一个名为“建筑商”的自定义模块与该字段关联起来。当您为“线索”创建邮件模板时，会在合并字段列表中看到来自“建筑商”模块的字段。这些模块也被称为次要模块或相关模块。

下表列出了各主要模块及其对应的次要模块：

主模块相关模块/次要模块
线索---自定义查找/模块
客户---自定义查找/模块
联系人客户--自定义查找/模块
商机客户联系人市场活动自定义查找/模块
自定义模块---自定义查找/模块

创建邮件合并文档

您可以在 Microsoft Word 中创建用于处理线索、客户、联系人、商机等信息的邮件合并文档。具体操作是将 CRM 系统中的数据与 Zoho CRM 提供的现有邮件合并模板相结合，或者使用在 Microsoft Word 中新建的模板来进行合并。

使用新模板创建邮件合并文档

  1. 按照上述步骤来创建模板即可。
  2. 选择上传到 Zoho CRM 并继续合并 ，然后点击 下一步 。
    • 模板名称：请指定模板名称，并选择所需的文档格式。
    • 模块：默认情况下，会显示所选的主模块。
    • 描述：请在此处输入额外的评论或说明。
    • 点击“上传并合并”
      该模板已上传到 Zoho CRM 中。您可以在 Zoho CRM 的 设置 >定制> 模板 > 邮件合并模板 中查看这些模板。
  3. 点击 继续 以开始合并过程。
  4. 在 创建邮件合并文档 向导中，请执行以下操作：
    • 从视图下拉列表中选择“列表视图”，即可查看相关的记录。
      您可以在搜索框中输入记录信息，从而找到所需的记录。
    • 从 可用记录 列表框中选择所需的记录，然后点击向前箭头按钮。
      所选记录现在显示在 所选记录 列表框中。
    • 点击立即合并。
      所选记录的邮件合并文档已被创建，并显示在 Microsoft Word 中。
Notes
注意
您还可以选择其他选项，例如：
  1. 上传到 Zoho CRM：选择此选项后，您的模板将被上传到 Zoho CRM 中。您可以在 Zoho CRM 中继续进行合并操作。
  2. 请勿上传到 Zoho CRM：选择此选项后，您的模板将不会被上传到 Zoho CRM，您可以继续在 MS Word 中完成合并操作。

使用现有的邮件合并模板来创建邮件合并文档
  1. 打开 Microsoft Word。
  2. 点击附加组件> Zoho CRM > 合并模板 。
  3. 在 创建邮件合并模板 向导中，选择相应的 CRM 模块，然后点击下一步。
  4. 在创建邮件合并文档 向导中，请执行以下操作：
    • 从下拉列表中选择所需的邮件合并模板，然后点击下一步。
    • 从视图下拉列表中选择“列表视图”，即可查看相关的记录。
      您可以在搜索框中输入记录信息，从而找到所需的记录。
    • 从 可用记录 列表框中选择所需的记录，然后点击 向前箭头 按钮。
      所选记录现在显示在 所选记录 列表框中。
    • 点击立即合并。
      所选记录的邮件合并文档已被创建，并显示在 Microsoft Word 中。
Notes
注意
Notes
  1. 您可以将这些邮件合并文档保存在本地电脑上，需要时随时可以离线打印。

Zoho CRM 运营管理

用于Zoho CRM的Microsoft Word 插件可以帮助您在 Zoho CRM 中创建邮件合并文档。该插件可以将相应的邮件合并模板与线索、联系人、客户信息或自定义模块中的数据相结合。

与 Zoho CRM 相关的操作包括：

  • 创建邮件合并模板文件夹
  • 导入邮件合并模板
  • 创建邮件合并文档

创建邮件合并文件夹

该选项允许您将所有的 MS Word 邮件合并模板存储在指定的文件夹中。您还可以为 Zoho CRM 用户设置相应的文件夹访问权限。

创建邮件合并文件夹

  1. 进入 设置 > 定制 > 模板 > 邮件合并模板 。
  2. 在 模板浏览 页面上，点击创建文件夹。
  3. 在 创建邮件合并模板文件夹 时，请执行以下操作：
    • 文件夹详情：请在相应字段中输入文件夹名称。
    • 无障碍访问详情：请选择以下选项之一：
      • 所有用户都可以查看此模板文件夹：如果您希望允许所有用户访问该文件夹，请选中此项。
      • 仅向我显示此模板文件夹：如果您希望只有自己能够访问该文件夹，请选中此选项。
      • 允许以下用户查看此模板文件夹：请选择有权访问该文件夹的用户或用户角色。
  4. 点击 保存 。

导入邮件合并模板

该选项允许您将 MS Word 中的邮件合并模板添加到 Zoho CRM 中。之后，这些模板可以与相应的 CRM 模块进行合并使用。

添加邮件合并模板

  1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
  2. 进入设置>定制> 模板 >邮件合并模板 。
  3. 在 模板浏览器 页面中，点击导入模板。
  4. 在 导入模板 对话框中，请指定以下内容：
    • 选择文件：从本地系统中选择 MS Word 模板。
    • 文件夹：请选择用于存储所选模板的文件夹。
    • 模块：为 MS Word 模板选择相应的模块（线索/客户/联系人/商机/自定义模块）。
      该模板仅适用于指定的模块。
    • 描述：请写下任何额外的备注或说明。
  5. 点击导入模板。

创建邮件合并文档

邮件合并功能可以帮助您将模板与线索名单、联系人信息、销售记录或客户数据等数据进行合并，从而生成相应的邮件文档。

在创建邮件合并文档之前，您应该：

  1. 请将浏览器设置为允许使用 ActiveX 控件。另请参阅：如何配置网页浏览器以安装 ActiveX 控件
  2. 请从 Zoho CRM 服务器上安装 Adventnet.CAB 文件。
Notes
注意
  1. 在首次安装该安装包时，您可以在“更多选项”中选择“始终从 Adventnet 安装软件”这一选项。

创建单个邮件合并文档

  1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
  2. 点击 联系人 页签。
  3. 在 联系人 主页上，选中与该联系人对应的复选框。 
  4. 点击 更多操作 > 邮件合并 。
  5. 在 邮件合并 对话框中，选择要与所选联系人信息一起合并的相应邮件合并模板。
  6. 点击 合并 。
    所选联系人的邮件合并文档会显示在 Microsoft Word 中。
Notes
注意
  1. 您可以将该邮件合并文档保存在本地电脑上，需要时随时可以离线打印。
  2. 创建用于“线索”、“客户”、“商机”以及其他自定义模块的邮件合并文档时，请遵循相同的步骤。

创建多个邮件合并文档

  1. 使用您的用户名和密码登录 Zoho CRM。
  2. 点击 联系人页签。
  3. 在 联系人 主页上，选中相应的复选框即可选择多个联系人。
  4. 点击 更多操作 > 邮件合并。
  5. 在 邮件合并 对话框中，选择要与所选的联系人信息一起合并的相应邮件合并模板。
  6. 点击 合并 。
    所选联系人的邮件合并文档会显示在 Microsoft Word 中。
Notes
注意
  1. 您可以将这些邮件合并文档保存在本地电脑上，需要时随时可以离线打印。
创建用于“线索”、“客户”、“商机”以及其他自定义模块的邮件合并文档时，请遵循相同的步骤。

使用限制

详细信息/详情试用版许可版本
可以合并的记录数量最多 30 条记录无限量/无限制
可导入的邮件合并模板数量最多 5 个模板无限量/无限制
可以创建的文件夹数量无限量/无限制无限量/无限制
每个模板的最大文件大小2 MB2 MB