邮件沟通: 发送和接收邮件

邮件沟通: 发送和接收邮件

电子邮件的主要功能是促进与业务涉众的消息交换，实现无缝通信。 
让我们探索一下这些电子邮件是如何在CRM中发送和接收的。 通过CRM直接发送和接收电子邮件的一个关键好处是，您可以获得与电子邮件相关的销售和营销环境的整体视图，包括利益相关者。

让我们看看在 Zoho CRM 中可以通过多少种方式发送和接收电子邮件。

发送邮件

用户可以通过两种方式从他们的CRM帐户中发送电子邮件 :
  1. 当没有电子邮件收件箱集成到您的CRM帐户 (本地电子邮件) : 这个功能允许企业直接从CRM中向客户发送电子邮件，即便他们并没有集成他们的电子邮件收件箱。 这意味着他们可以使用注册CRM时所用的电子邮件地址（为了确保他们自己的域用于从CRM发送电子邮件，用户必须通过电子邮件身份认证来验证他们的电子邮件地址）。 您可以发送电子邮件，创建群发邮件，还可以使用工作流规则来设置电子邮件自动化。 
    然而，这是一个有限的设置，不能跟踪通过CRM发送的电子邮件的回复。
  1. 当电子邮件收件箱通过POP3或IMAP协议集成到您的CRM帐户时  : 您的电子邮件收件箱（Outlook， 谷歌Workspace， Yahoo， Office 365等）成为Zoho CRM的自然扩展程序，因为它使用IMAP和POP3协议轻松集成，为您的双向电子邮件通信提供了实时访问。 一旦您集成了邮箱，就可以直接在CRM模块中访问与CRM记录（如联系人、线索、商机等）绑定的电子邮件对话（双向，发送和接收）。

让我们更详细地探讨使用CRM发送电子邮件的不同方法 :

通过模块和自定义模块

  1. 转到首选模块，选择要发送电子邮件的记录。
  2. 点击发送邮件按钮。
    您也可以进入电子邮件 相关列表，点击撰写邮件按钮。
  3. 在新建邮件页面: 
  1. 您的默认‘发件人’邮件地址，将是您用于注册Zoho CRM帐户的电子邮件地址。
  2. 如果您已经在CRM中配置了机构电子邮件，则可以从下拉菜单中选择。
  3. 如果您已经集成了您的电子邮件收件箱（POP3/IMAP），则‘发件人’地址将对应于您CRM所集成的电子邮件地址。
备注: 默认情况下，‘发件人’地址将是您集成到CRM中的电子邮件地址。 如果您希望使用不同的电子邮件地址或用于创建CRM帐户的默认电子邮件地址，您可以通过导航到设置 > 电子邮件 > 电子邮件配置 > 更多发件人地址来启用它。
  1. 如果必要的话，点击抄送和密件抄送，并指定合适的电子邮件地址。
  2. 撰写您的电子邮件，并点击发送。
    另请参阅 >> 附件限制
如果记录中指定了备份邮箱地址和自定义邮箱地址字段，则可以将邮件发送给它们。

  
关于POP3电子邮件选项卡（现有和老用户），欲了解更多 这里。

预定邮件  

此功能仅适用于旗舰版及以上版本。
  1. 邮件的最佳时间，正如Zia邮件智能建议的那样。
  2. 预定义的预定选项（今天或明天）。
  3. 自定义预定。

预定邮件

  1. 导航到CRM帐户中所需的模块。
    电子邮件预定，可用于线索、联系人和其它自定义模块。

  2. 选择记录，然后点击发送电子邮件。

  3. 在撰写邮件 窗口中，点击预定邮件图标。
    如果CRM建议‘给此联系人发送电子邮件的最佳时间’，则会显示此时间。 然后您可以选择这个时间并立即安排邮件。

  4. 在预定于 弹窗内，您可以从以下选项中选择时间  :

      • 发邮件的最佳时间 - 这是CRM的智能助手Zia提供的建议。CRM会分析与客户之间的电子邮件模式，以建议客户最有可能查看电子邮件的最佳时间。 您可以选择其中一个提供的时间戳，以确保您的电子邮件被及时查看。
        备注: 启用Zia后，它不会立即提供建议； 阅读和分析您的电子邮件需要一些时间。

      • 预定义的预定选项 - 这为您提供了预设的选择，比如“明天晚上8点。”

      • 自定义预定 - 在此选项中，您可以选择特定的日期、时间和时区。

  5. 您可以选择预定&关闭和预定选项。 选择预定只会关闭预定弹窗，而撰写编辑器将保持打开状态。 另一方面，预定&关闭将会在指定的日期和时间及时安排您的电子邮件，它也将关闭撰写编辑器。  
    邮件将根据您的选择安排时间。 它将被列在记录的电子邮件相关列表下。 您可以查看邮件的状态，看看它是否已被安排，交付等。

您可以在预定时间之前查看和编辑电子邮件。 单击“编辑”将打开撰写窗口，允许您进行更改、重新预定或取消勾选复选框以立即发送电子邮件。 要取消预定的电子邮件，您可以简单地从相关列表中删除它。
备注:
  1. 在邮件发送前编辑或删除邮件的功能仅限于计划邮件的用户和管理员权限用户。具有共享权限的用户仅限于查看邮件内容，无编辑或删除功能。
  2. CRM建议的发送电子邮件的最佳时间仅适用于线索和联系人模块。
  3. 要预定电子邮件，用户需要在其角色中具有发送电子邮件的权限。

附加文档  

您可以采用3种方式来发送邮件 :
  • 从电子邮件页签
    对于在2023年1月之前配置了电子邮件的老用户，电子邮件页签仍然可用。 但是，对于新用户或在1月份之后配置电子邮件的用户，将无法访问电子邮件页签。 此外，在不久的将来，电子邮件页签将被完全弃用。
  • 使用SalesInbox
  • 直接从模块内的记录
发送电子邮件时，您可以选择从本地驱动器、Zoho Workdrive和谷歌Docs附加文档。 重要的是要记住，您可以从线索、 联系人、商机、采购订单、销售订单、报价以及发货单模块发送电子邮件。

 附加文档

  1. 导航到您的CRM帐户中所需的模块（线索，联系人，客户等）。
  2. 在模块主 页，选择一条记录。
  3. 在记录详情 页面，电子邮件相关 列表下，点击发送邮件。
    您可以在电子邮件编写器中找到附件。
  4. 在撰写邮件 窗口中，选择要上传附件的选项。

备注
  1. 通过Zoho CRM所发送的邮件，您附加的文件最大是10MB。
  2. 当通过IMAP或邮件中继发送电子邮件时，您可以附加最大30MB的文件。

邮件退信

有几个原因会导致电子邮件被退信，无法送达预定的收件人。 这些原因通常分为硬退信和软退信。
软退信代表邮件交付的暂时性障碍，它们可以归因于以下因素：
  1. 收件人的邮箱已满。
  2. 邮件信息过大。
  3. 收件人的电子邮件服务器暂时不可用。

相反，硬退信最常见的原因是无效的电子邮件地址。 在其他情况下，即使是有效的电子邮件地址也可能导致硬退信，包括 :
  1. 电子邮件交付被收件人的电子邮件服务器阻止。
  2. 收件人已从邮件列表中退订。

如果，在从Zoho CRM发送电子邮件时，您收到一条警告消息，指出邮件地址不存在，则可能是硬退信。 有可能您将无法向同一个电子邮件地址发送更多的电子邮件。

接收邮件

当您将邮箱（Google Workspace，Microsoft 365, Outlook, Yahoo）与Zoho CRM集成时，您将在Zoho CRM系统中收到电子邮件。 CRM系统自动同步从配置的邮箱收到的线索、联系人和其他利益相关者的电子邮件，并将它们与相应的线索、联系人、客户、商机、供应商或其他模块的记录页面上的电子邮件相关列表下的相应记录相关联。 此外，与商机关联的联系人相关的电子邮件将显示在商机页面的电子邮件部分下。

重要备注

  1. 没有电子邮件地址的线索、联系人和商机将不会在其电子邮件部分显示任何的邮件。
  2. 对电子邮件地址所做的更改（对于线索或联系人）将只获取链接到新电子邮件地址的邮件。 链接到以前的电子邮件地址的邮件将不再在CRM中可用。
  3. 更改邮箱（为Zoho CRM配置的电子邮件地址）将不会显示来自先前配置的邮箱的电子邮件。
  4. 从备用邮箱收到的邮件会同步到该记录的邮件相关列表中。
  5. 从自定义电子邮件地址收到的电子邮件的同步，将取决于您的自定义电子邮件字段的首选项。

添加邮件附件到相关列表或者WorkDrive  

从客户或同事收到的电子邮件通常包含附件，您可能希望将其存储在CRM记录中以便于访问。 而不是下载或手动附加这些文件，您可以方便地将它们添加到附件相关列表或上传到你的Zoho WorkDrive。
 
这种方法可以确保机构中有权访问特定记录的其他成员可以在必要时毫不费力地访问这些附件，而无需浏览冗长的电子邮件线程。
 
电子邮件中附加的任何图像、文档或文件都可以直接包含在WorkDrive存储中的附件 相关列表中的记录附件中。


 

备注:
  1. 附件将计入文件存储限制。 也就是说，根据订阅版本允许的存储限制，您将能够附加。
  2. 系统暂时无法识别重复的附件。

自定义的邮件字段首选项

  1. 只有当机构中的所有用户都处于最新的电子邮件配置中时，才能启用自定义电子邮件字段首选项。
  2. 目前仅支持IMAP和POP3用户。

默认情况下，从自定义电子邮件字段地址收到的电子邮件将不会在记录的电子邮件相关列表中同步。 您可以通过以下操作启用此功能 :
  1. 导航到设置 > 沟通渠道 > 电子邮件。
  2. 在电子邮件配置 页签中，选择自定义电子邮件字段。
  3. 基于您的需要，切换打开自定义电子邮件字段首选项。启用它，将同步来自记录的电子邮件相关列表中的自定义电子邮件字段的电子邮件。

备注
  1. 为主、备地址配置的邮件共享设置，同样适用于自定义邮件地址。
  2. 在线索、联系人、服务支持、供应商和自定义模块中支持从自定义电子邮件字段地址发送和接收电子邮件。

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