团队模块中的自动化

团队模块中的自动化

正如在这里所提到的，Zoho CRM 全员版将模块创建权限开放给非管理员。这将更多团队工作纳入CRM。但团队希望自动化重复的工作，以使其流程更快、更专注于更重要的任务。

团队不必依赖于组织管理员来自动化其团队的工作或管理其团队的流程。通过“Zoho CRM全员版”，团队模块管理员可以自行完成这项工作。这使得团队可以完全配置和拥有其流程，同时减轻组织管理员的负担。

他们可以通过以下功能实现这一点：

分配规则：
可以设置条件创建分配规则，根据条件自动分配记录所有者。
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工作流规则：
工作流规则根据触发器自动执行操作。例如，当合同审批通过时，自动向客户发送电子邮件。
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蓝图：
蓝图让您可以确保团队模块内流程的合规性。例如，在案例研究请求获批之前必须经过几个阶段。蓝图帮助您设置此流程，确保用户只能在完成必要任务后才能进入下一个阶段。
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审批流程：
可以按需设置审批流程，确保记录经过相关人员审批。
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 通常情况下，自动化和优化流程的能力仅限于具有管理员权限的团队模块。他们将无法影响与其无关的团队模块或记录模块中的数据。因此，机构管理员不必担心团队模块管理员滥用这种能力。另一方面，机构管理员将能够访问与团队模块相关的所有配置，因此，最终控制权仍然掌握在机构管理员手中。
对于涉及机构模块、其他团队模块的自动化需求，团队可以联系机构管理员或具有“管理自动化”权限的用户。例如，
  1. 如果在成功关闭一笔交易时需要自动创建一个任务分配给客户成功，组织管理员可以创建工作流规则，而不是团队模块管理员。
  2. 如果需要触发一个Webhook将数据同步到第三方应用程序，需要机构管理员去创建，而不是团队模块管理员。
备注
团队模块管理员可以在其团队模块范围之外采取行动的一些特例情况：
  1. 他们可以将任何CRM用户（不仅仅是团队模块用户）指定为蓝图中的迁移所有者，因为流程可能需要外部人员参与一个或多个特定阶段。
  2. 他们可以自动创建任何团队模块中的记录。工作流规则和蓝图中都适用。
  3. 可以自动将电子邮件通知发送到与该团队模块记录相关的所有电子邮件地址，包括客户的电子邮件地址。

谁可以设置团队模块中的自动化流程？

以下用户能够在团队模块中创建和管理分配规则、工作流规则、审批流程和蓝图。

机构管理员
机构管理员（具有系统预置管理员角色的用户）将能够为所有机构和团队模块创建和管理以下功能，而不受任何限制：
  1. 分配规则
  2. 工作流规则
  3. 审批流程
  4. 蓝图
.机构管理员有权在整个机构和团队模块中管理和应用上述功能。这使他们能够处理超出个别团队模块管理员权限范围的情况，确保他们在管理这些设置时保持完全的监督。

功能
模块
对于团队模块
分配规则
所有机构模块
所有团队模块

  1. 可以自动分配记录给团队模块用户或团队模块角色（不包括请求者）
  2. 可以自动分配后续任务给团队模块用户
工作流规则
所有机构模块
所有团队模块

  1. 可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
  2. 可以向所有相关的电子邮件地址（CRM用户和客户）发送电子邮件通知
  3. 为该记录或其查找字段记录（机构和团队模块中）分配用户
  4. 将活动分配给团队模块用户
  5. 在任何机构或团队模块中创建记录
  6. 创建webhooks，自定义函数和Zoho Flow操作
蓝图
所有机构模块
所有团队模块
  1. 之前：
    可以选择团队模块用户和团队模块角色作为迁移所有者

  2. 期间：
    可以设置备注、附件、标签、消息、检查表和小部件
    从通过查找连接的机构和团队模块添加字段
    关联项可以选择相关列表中的所有机构和团队模块

  3. 之后：
    可以向所有相关的电子邮件地址发送电子邮件通知
    可以将任务和会议分配给团队模块用户
    可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
    在机构或团队模块创建记录
    可以配置自定义函数和webhook
审批流程
所有机构模块
所有团队模块

  1. 可以将团队模块用户和团队模块角色添加为审批人
*包括未将机构管理员添加到团队模块的团队模块。

自动化管理员
自动化管理员（具有管理自动化权限的用户）能够创建和管理工作流规则、审批流程和蓝图，没有任何限制（跨所有机构和团队模块）。对于这些功能，它们的范围与机构管理员相同。
功能
模块
对于团队模块
工作流规则
所有机构模块
所有团队模块

  1. 可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
  2. 可以向所有相关的电子邮件地址（CRM用户和客户）发送电子邮件通知
  4. 为该记录或其查找字段记录（机构和团队模块中）分配用户
  5. 将活动分配给团队模块用户
  6. 在任何机构或团队模块中创建记录
  7. 创建webhooks，自定义函数和Zoho Flow操作
蓝图
所有机构模块
所有团队模块
  1. 之前：
    可以选择团队模块用户和团队模块角色作为迁移所有者

  2. 期间：
    可以设置备注、附件、标签、消息、检查表和小部件从通过查找连接的机构和团队模块添加字段关联项可以选择相关列表中的所有机构和团队模块

  3. 之后：
    可以向所有相关的电子邮件地址发送电子邮件通知
    可以将任务和会议分配给团队模块用户
    可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
    在机构或团队模块创建记录
    可以配置自定义函数和webhook
审批流程
所有机构模块
所有团队模块

  1. 可以将团队模块用户和团队模块角色添加为审批人

分配规则管理员
分配规则管理员（具有分配规则和阈值权限的用户）将能够为以下模块创建和管理分配规则：
  1. 角色中选择的机构模块
  2. 被添加为管理员的团队模块
请注意，具有管理自动化或机构管理员的用户可以配置工作流规则、蓝图和审批流程。这与分配规则和阈值权限是分开的。

团队模块管理员
团队模块管理员（被添加为团队模块管理员的用户）可以查看和管理他们是管理员的团队模块的自动化。他们无法创建开发人员的操作，如自定义函数和Webhooks，因为这可能会影响其他模块或第三方系统。他们不能在无管理权限的其他团队模块中自动化操作，除了“创建记录”操作外，他们不能以任何方式影响机构模块。
功能
模块
对于团队模块
分配规则
仅包含用户是管理员的团队模块

  1. 可以自动分配记录给团队模块用户或团队模块角色（不包括请求者）
  2. 可以自动分配后续任务给团队模块用户
工作流规则
仅包含用户是管理员的团队模块

  1. 可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
  2. 可以向所有相关的电子邮件地址（CRM用户和客户）发送电子邮件通知
  3. 为该记录或其查找字段记录（机构和团队模块中）分配用户
  4. 将活动分配给团队模块用户
  5. 在任何机构或团队模块中创建记录
  6. 创建webhooks，自定义函数和Zoho Flow操作
蓝图
仅包含用户是管理员的团队模块
  1. 之前：
    可以选择团队模块用户和团队模块角色作为迁移所有者

  2. 期间：
    可以设置备注、附件、标签、消息、检查表和小部件；​从通过查找连接的机构和团队模块添加字段；关联项可以选择相关列表中的所有机构和团队模块
  1. 之后：
    可以向所有相关的电子邮件地址发送电子邮件通知
    可以将任务和会议分配给团队模块用户
    可以在所有通过查找字段连接的机构和团队模块中进行字段更新
    在机构或团队模块创建记录
    可以配置自定义函数和webhook
审批流程
仅包含用户是管理员的团队模块

  1. 可以将团队模块用户和团队模块角色添加为审批人

如何为团队模块设置自动化？

  1. 点击主侧边栏的 模块 。
  2. 鼠标悬停在团队模块上，然后单击 更多 图标。
  3. 选择要设置的自动化操作开始定制。
你可以导航到以下设置来创建和管理自动化：
  1. 设置 > 自动化 > 分配规则 > 创建分配规则
  2. 设置 > 自动化 > 工作流规则
  3. 设置 > 流程管理 > 蓝图 
  4. 设置 > 流程管理 > 审批流程

了解更多

要了解更多关于团队模块的信息，请参阅： 使用团队模块。
要配置团队模块，请参阅：配置团队模块。
要了解团队模块中的自动化，请参阅：团队模块的自动化。
要了解用户界面中各种选项的更多信息，请参阅： Zoho CRM界面 。
要设置团队空间，请参阅：团队空间。
要了解图表视图并获得客户互动的 360 度视图，请参阅：图表视图 和 交互。