管理工作时间

管理工作时间

“工作时间”定义机构的办公时间，通常基于公司所在位置。但是，如果您的机构办公室位于不同国家或地区，那么总部所遵循的工作时间可能不适用于其他时区的办公室。为解决此问题，Zoho CRM 允许您为不同时区创建轮班时间。
例如，您的公司位于中国，工作时间为北京时间上午 9 点到下午 5 点。如果公司将服务扩展至其他国家或地区（例如，欧洲、美国或印度），那么您可以为这些特定时区创建轮班时间。同样，如果员工按不同时间工作（下午班或上午班），那么您可以为他们的工作时间创建轮班。此外，还可以为不同分支机构基于位置创建假期列表并将其关联至轮班。

可用性

需要的权限
具有管理员角色的用户可以使用此功能。

设置工作时间

使用“工作时间”来定义您企业的办公时间。根据您企业的办公时间，可选择 24/7 或 24/5 作为工作时间。此外，如果您的机构每天遵循不同的工作时间或周末也要工作，那么可以根据特定的需求来定制工作时间。

设置工作时间的步骤：

  1. 访问设置 > 公司明细 > 工作时间。
  2. 在 工作时间  页面中，点击创建时间。
  3. 从以下列表中选择工作时间：
    a) 24 小时 x 7 天 - 如果您的公司以 24/7 的方式工作，请选择此选项。b) 24 小时 x 5 天 - 如果您的公司以 24/5 的方式，请选择此选项。 

  4. c) 自定义时间 - 如果您想要定制工作日或工作时间，请选择此选项。
    • 每天相同的时间 - 如果企业的工作时间每天都相同，请选择此选项，然后从下拉列表中选择时间。
    • 每天不同的时间 - 如果企业的工作时间每天都不同，请选择此选项，然后从下拉列表中选择时间。



  5. 点击保存。
注意
  • 定制工作时间时，对于每天相同的时间和每天不同的时间，均可选择 24 小时作为工作时间。
  • 设置工作时间时，您可以选择企业的一周由特定的某一天始。根据您选择的日期，将为报表、高级过滤器和条件执行下周、当前周和上一周的数据。
       

创建轮班并分配给用户

可以为在不同时区或使用不同上班时间的用户创建轮班。例如，如果用户为美国客户工作，那么您可以针对美国时区创建轮班并将其分配给该用户。而且，根据企业需要，您可以更改用户的轮班。更改轮班时，可选择立即更改用户的轮班，也可以稍后更改。如果安排稍后更改，那么系统允许您选择最长 6 个月之内的任何日期。

A)  创建轮班的步骤：

  1. 访问设置 > 公司明细 > 营业时间。
  2. 点击创建轮班时间。
  3. 在 创建轮班时间 页面中，输入轮班名称。
  4. 从下拉列表中选择时区。
  5. 在“轮班时间”中，
    a)  每天相同的时间 - 如果每天的轮班时间都相同，请选择此选项，然后从下拉列表中选择时间。
    b)  每天不同的时间 - 如果每天的轮班时间都不同，请选择此选项，然后从下拉列表中选择时间。
  6. 点击保存。

B)  分配轮班的步骤：

  1. 编辑您已经创建的轮班。
  2. 点击添加用户，然后从下拉列表中选择用户。
  3. 点击完成并保存。

注意
  • 可以在您的机构中创建最多 30 个轮班。
  • 如果您编辑的机构营业时间导致轮班时间不在营业时间范围内，那么系统会发出提示，提醒您编辑相应轮班。


添加休息时间

您可以设置每个轮班班次的休息时间，这将有助于了解在特定班次期间用户的不可用行。它将帮助您根据用户可用性来安排工作。另外，如果在休息时间创建了一个活动，系统则会抛出一个告警，通知用户不可用。

与轮班时间类似，您可以选择一周内每天相同或不同的休息时间。在确定休息时间之前，您需要考虑以下几点：

  • 每个班次最多可以休息两个小时。
  • 休息时间必须与轮班时间一致。

添加休息时间的步骤：

  1. 定义轮班时间之后，访问休息时间。
       

  2. 从下拉列表中选择每天相同的时间 或 每天不同的时间。
       

  3. 从下拉列表中选择时间。
  4. 点击完成和保存。

创建假期列表

在 Zoho CRM 中，您可以根据不同位置创建假期列表。在给定时间点，每个轮班可以与一个假期列表（每年）相关联。可以为当前年份和之后年份创建假期列表。

商旅休假

商旅休假适用于企业所有用户。例如，不管员工是什么轮班，不管是在美国，英国还是德国等国家办公，都可使用商旅休假。

轮休
轮休适用于特定轮班的用户。例如，在中国轮班的员工可以遵循中国假期。另外，可以为每个班次创建假期列表。一个班次可以同时和一个假期列表相关联。

A) 创建假期列表的步骤：

  1. 访问设置 > 公司明细 > 节假日。
  2. 在 选择年份 中，从下拉列表里选择年份。
  3. 在 假期详情  页面，点击新建假期列表。
  4. 在应用到轮班中，从下拉列表中选择轮班。
    （请注意，只有当您已经创建轮班时，才会出现此选项）。
  5. 输入假期名称，然后从日历中选择日期。
  6. 点击加号图标以添加更多假期。
  7. 点击保存。


注意
  • 如果您在创建轮班之前创建了假期列表，那么默认情况下，假期列表将适用于之后创建的所有轮班。

B) 编辑假期列表的步骤：

  1. 在 假期详情  页面中，选择“假期列表”。
  2. 点击编辑列表。
  3. 添加/删除假期，或编辑现有假期中的明细。
  4. 点击保存。


C) 克隆假期列表
  1. 在假期详情页面，点击假期列表旁边的克隆按钮。
  2. 添加/删除或编辑已存在的假期。
  3. 如需可以从下拉列表选择 年份 和 应用到 。
  4. 点击保存。

在日历中标记为“不可用”

对于 Zoho CRM 日历中的特定时间点，您可以将自己标记为“不可用” ，这样可以确保针对该时间创建会议时系统会就您的不可用状态给用户发出告警。同样地，如果会议设置在假期内也会自动显示为“不可用”。

”将自己标记为“不可用”的步骤：

  1. 点击顶部面板中的日历图标。
  2. 选择日期 > 创建。
    或者，您还可以在日历中自己那一行左键点击特定日期。
  3. 选择标记为不可用。
  4. 在弹出窗口中，选择日期和时间。
  5. 必要时，输入评论。
  6. 点击保存。

 

注意
  • 如果从其他来源（谷歌日历同步）导入私人活动，那么这些活动将在 CRM 日历中创建为不可用活动。

工作时间对其它CRM功能的影响

安排会议

系统可以根据用户是否可用来为其安排会议。如果会议被安排到的日期标记为用户不可用或并非其工作日，那么系统会向您发出告警，提示您重新将该会议安排到另一天。您可以重新或直接安排而不理会用户是否可用。


为重复活动设置到期日

如果您企业中的某个活动定期重复发生，那么您可以跳过周末/假期/非工作日。对于每天重复发生的活动，可以跳过周末和假期。如果该活动每月或每年重复发生，那么可以避免其在用户的非工作日重复发生。

跳过周末和假期的步骤：

  1. 从下拉列表中选择重复类型，并执行以下操作：
    a) 每天 - 点击周末和假期除外。
    b) 自定义 - 从下拉列表中选择每月/每年。
    c) 点击如果所选日期并非工作日，请将活动重新安排至下一工作日。
  2. 点击完成。


为重复任务设置到期日

如果任务每天重复发生，那么您可以跳过周末和假期，同样，如果任务每年或每月重复发生，那么您可以跳过该用户的非工作日。

跳过非工作日的步骤：

  1. 从下拉列表中选择重复类型，并执行以下操作：
    a) 每天 - 点击周末和假期除外。
    b) 自定义 - 从下拉列表中选择每月/每年。
    c) 点击如果所选日期并非工作日，请将到期日期设定为下一工作日。
  2. 点击完成。


工作流规则

基于日期/日期时间的触发器

可以将工作流规则设置为在“n”个工作日/小时之后或之前触发，以跳过该用户的非工作日。

选择日期/时间的步骤：

  1. 在工作流规则中，选择规则条件 > 想要执行此规则的时间。
  2. 选择日期/日期时间。
  3. 在“执行”中，输入天数/小时数。
  4. 从下拉列表中选择工作日。
  5. 点击下一步。




即时操作

创建任务作为即时操作时，可选择到期日期以跳过非工作日。

跳过非工作日的步骤：

  1. 在即时操作 中，选择任务。
  2. 在分配任务 弹出窗口中，从下拉列表中选择工作日。


计划操作

计划操作可设置为在“n”个工作日/小时后触发以跳过用户的非工作日。

跳过非工作日的步骤：

  1. 点击计划操作。
  2. 在 执行 中，输入天数。
  3. 从下拉列表中选择工作时间/工作日。


蓝图迁移中的任务

在蓝图迁移中定义任务时，可以跳过用户的非工作日，以确保将到期日期安排为用户在岗的时间。

设置任务到期日的步骤：

  1. 在蓝图迁移中，点击之后。
  2. 选择任务，在到期日期中输入天数。
  3. 从下拉列表中选择工作日。
  4. 点击保存。


相关文章