共享记录

共享记录

与团队成员或其他组织成员的合作对任何业务都至关重要。对一些人来说，合作意味着召开会议、通过电话进行讨论或通过电子邮件发送信息，而对另一些人来说，则是与组织中的同行和其他人共享数据。

在 CRM 中，客户详情、备注、项目需求、商机状态、主联系人详情等都存储在不同模块中，并只由负责人进行管理。如果销售流程需要与其他成员共享特定信息，那么您必须根据需要授予此人查看、编辑或引用记录的必要权限。Zoho CRM 提供不同类型的数据共享。
  • 直接共享 - 可直接与其他用户，职位或组共享个人记录。例如，可与另一销售代表，销售经理或团队共享一条商机。 以促进交叉销售。
  • 间接共享 - 可将记录作为关联记录共享。例如，某商机可与某个联系人相关联，如果您共享此联系人的记录，那么该商机也将与其他用户，职位或组共享。此类型的共享称为间接共享或与其相关列表共享。 

    • 记录可以从任何模块共享，除了：
    1. 任务，通话及会议模块 - 任务、通话和会议始终关联至某个记录。所以，父记录被共享时，关联活动也被共享。不能从“活动”模块单独共享它们。
    2. 链接模块 - 通过使用多选查找字段，您可以将多个查找值关联到一个记录，从而在两个模块之间建立完美的多对多模块关联。链接模块充当与多选查找字段相关联的两个模块之间的连接点。此模块中的记录不能共享。另请参阅链接模块
    3. 团队模块 - 以这种方式无法共享团队模块记录。对团队模块记录的访问完全取决于团队模块角色。
    可用性
    Info权限要求
    具有对组织模块的共享权限的用户。此功能不适用于团队模块。

    共享记录权限

    CRM 管理员默认可以与其他人共享记录。如果您想允许其他角色的用户共享记录，管理员可以为他们启用共享权限。

    要启用共享记录的权限

    1. 点击设置   > 安全控制 > 角色。
    2. 选择您想启用权限的角色。
    3. 在工具 权限下启用共享权限。
    4. 选择您想启用共享权限的相应模块的复选框。

    共享记录

    共享用户时，可对用户分配三个权限：

    1. 只读 - 用户只能查看与其共享的记录。
    2. 读/写 - 用户可查看和编辑记录。然而，他们不能更改记录所有者或删除记录。
    3. 完整访问权 - 用户可以查看、编辑、删除和更改记录的所有权。
    Alert
    预测经理可以查看同事的记录，即使与同事间的数据共享被禁用。
    共享记录时，您可指定是否带有相关列表。与记录相关联的所有相关列表可能具有不同共享权限。例如，共享客户 Zylker 小部件以读/写 权限共享，关联联系人及未完成活动在共享时只能以只读权限共享。请确保您的角色已启用 共享 权限。

    记录可以通过以下方式与他人共享：
    1. 私有共享
    2. 公开共享

    私有共享
    公开共享
    最多可以将记录共享给 10 个用户、 5 个职位和5 个组
    记录可以共享给组织中的所有用户。
    每个用户、职位或组都可以有不同的权限 所有用户具有相同的访问权限
    记录的相关列表也可以共享
    不能共享记录的相关列表

    发送私有记录共享的动态通知：
    当通过私有访问方式新分享记录时，可以向用户、职位和组发送通知。

    共享记录
    1. 进入您想要共享记录的模块，并选择一条记录。
    2. 在记录详情 页面，点击更多操作 图标，然后点击共享。   
    3. 在“共享[记录]”弹出窗口中，执行以下操作：
      1. 选择记录访问类型：私有或公开。
        公开共享：选择访问权限：只读、读写或完全访问，然后点击共享。如需，选中 通过相关列表 复选框。
        私有共享：点击添加成员栏，然后从下拉列表中选择用户、职位或组。
      2. 点击添加，选择所需的用户、职位和组后。点击保存。
      3. 从下拉菜单中选择访问类型（只读、读/写或完全访问）。
    4. 如果您想共享关联的记录，则选择通过相关列表。
    5. 选择通过动态信息发送通知，当记录被共享时向用户发送通知。
    6. 点击共享。
    Notes

     注意：

    • 您可单独分享记录。但是，您不能从模块列表视图中分享记录。
    • 仅当模块的默认机构权限为“私有/公开读取”时，才能使用记录层面的共享功能。而且，用户必须已在角色中启用共享权限才能与其他用户共享记录。
    • 作为相关列表关联的以下记录不会共享：已结束活动、已邀请会议、产品、市场活动、联系人职位、作为集成的一部分添加的相关列表。
    • 您无法分享共享给您的记录。
    • 您可与有特定模块访问权限的用户共享记录，无论这些用户是否具有记录层面权限。
    • 只有那些具有对记录的“完整访问权”的用户才能与其他用户分享此条记录。 
    • 通过私有共享，一条记录最多可与10个用户，5个职位，5个组直接共享。
    • 通过私有共享，一条记录最多可与12个用户，5个职位，5个组间接共享。
      例如：      Steve与定价团队（一个组）以及他10个同事（个人用户）分享一个商机，并附上报价相关列表，征求折扣相关建议。
      在这里，商机被共享给了 10 个用户和1个组。随着商机的进行，报价模块的记录也将在10个用户和1组人员中共享。现在，商机是以直接共享的方式共享的，而报价则是通过商机以间接共享的方式共享的，如果相同报价关联了一个联系人，并且Steve想要与10个用户5个组共享此联系人，那么此联系人可与10个用户5个组共享，报价只能与2个用户4组共享，因为报价限额已用完。
    • 记录所有者和他们具有记录访问权的上级用户可与组织中的其他活跃用户和已确认的用户共享其记录。
    • 如果记录的访问权限被更改，则不会向用户发送通知。例如，如果记录被共享为完全访问权限，后来访问权限被更改为只读，则不会向用户发送关于此更改的通知。

    Alert
    注意事项
    不同权限访问同一记录时：
    1. 角色权限高于一切 - 对于所有共享记录，角色权限高于所有其他权限。例如，您分享给Mary一条线索，并给予她完全访问权。但Mary的角色权限给予她对线索模块的只读访问权。这时，角色权限高于共享记录权限，Mary只能查看该记录。
    2. 多个权限（来自不同功能） - 记录可根据区域层级和数据共享规则进行共享。在此情况下，提供多个访问权限访问同一记录，其中最高权限将适用。
    3. 多个权限（来自不同用户） - 一条记录可由不同用户共享。假设销售经理Mike与Mary共享无相关列表的联系人，并给予她读/写权限。销售代表Amy与Mary共享同一联系人及相关列表，并给予她完全访问权。两个用户分享同一条记录时给出不同权限，这时，仍是最高权限适用，Mary拥有对该联系人的完整访问权。
    同一记录具有多重共享时：
    1. 记录由不同用户共享时 - 一条记录可由不同用户分享给同一人。假设联系人B有四个关联商机。其中一个是大商机，只有销售经理John可访问。其他三个商机可供销售代表Mary访问。如果Mary分享联系人B给Mike，那么Mike能够访问该联系人，并且只能访问与之相关联的，三个可供Mary访问的商机。
    2. 记录由不同方式共享时 - 可直接共享某个记录，也可通过相关列表共享。例如，商机B可直接分享给John。同一商机与联系人B相关联，另一用户将此商机与John共享（在其相关列表中间接共享商机B）。这样一来，该记录分享给同一用户两次。如果其中一人取消共享，John仍将能够访问该记录。考虑到这一点是因为一个记录最多可以共享给10个用户。通过相关列表，记录可最多共享给12个用户。
               同样，商机A公开共享给所有用户，并给予他们只读访问权。Amy将商机A共享给John（通过联系人A间接共享）并给予他读/写访问权。现在，商机 A 具有不同访问权级别，较高级别权限适用。也就是说，John可访问商机A并具有读/写权限。如果对记录的公开访问权被取消，John仍能够读/写商机A。

    查看共享记录

    为方便查阅您共享的记录以及共享给您的记录，所有模块中提供两个列表：分享给我的[记录]和由我分享的[记录]。


    共享记录有一个时间轴视图，您可以查看共享详情的日志：何时共享、与谁共享、授予了哪些权限等。

    您可以查看谁共享了记录给您。通过私有访问共享的记录以人物图标表示。

    通过公开访问共享的记录由一个地球图标表示。

    管理共享

    在共享记录后，您可以通过以下方式管理共享：

    • 将记录共享给更多成员。
    • 撤销对个别用户、职位或组的共享。
    • 更改成员的共享权限。
    • 更改记录访问类型：从私有到公开，反之亦然。
    • 查看共享汇总。

    管理共享

    1. 进入您想要管理共享的模块。
    2. 在记录详情 页面，点击更多操作 图标，然后点击共享。
    3. 在共享[记录] 弹出窗口中，点击管理共享。
      • 选择您想要共享记录的成员，并根据需要选择访问权限。
      • 将鼠标指针移至已共享记录的用户，点击移除图标以取消共享。
      • 点击查看汇总链接。
        这提供了记录共享的详细日志。
    4. 点击完成。

    撤销共享

    如果您已将记录共享给用户，那么还可选择取消完全共享。取消时，该记录不再被共享，但以如下案例为例：Mike 已与 Amy 共享商机 A，John 已与 Amy 共享联系人 A 及其相关列表。联系人 A 与商机 A 相关联。因此，Mike 取消共享时，该记录仍共享给 Amy，因为 John 将该记录及其父记录（联系人）间接共享给 Amy。

    撤销共享

    1. 前往您想撤销记录共享的模块，并选择该记录。
    2. 在记录详情 页面，点击更多操作 图标，然后点击共享。
    3. 在共享[记录] 弹出窗口中，点击撤销共享。
    4. 点击撤销以确认。
          

    另请参阅

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