默认情况下，CRM记录的访问权限为私有只允许记录所有者及其上级领导可以查看；但是，使用数据共享规则，您可以将数据访问权限延伸到其他职位及组用户；数据共享规则设置之后，属于指定职位及组的用户将获取访问其他用户数据的权限。

注意：本文档中提到的功能仅适用于机构模块。它们不可用于团队模块。

主要功能

• 默认状态下，所有模块的数据均有一个私有选项。
• 如果机构设置将某个模块设置为 公开读/写/删除或公开读/写，则所有用户都可以访问并更新全部数据，职位层次结构及数据共享规则不适用于这种情况。
• 如果机构设置将某个模块设置为公开只读，则所有用户都可以查看系统中的全部数据，而不能修改数据。
• 如果机构设置将某个模块设置为私有，职位结构及数据共享规则可以适用于这种情况。
• 无法通过设置共享规则限制默认机构权限，只可以通过数据共享扩大数据的访问范围。
• 在导入历史中可以查看您以及您的下属导入的数据记录。
• 如果您拥有查看某个记录的权限，则可以访问属于该记录的附件、备注、竞争对手。
• 预测模块永远都是私有状态。

管理默认数据共享流程

您可以在 Zoho CRM 模块中为用户提供以下类型的访问级别：

• 私有：只有记录所有者及他/她的上级可以查看其记录。
• 公开只读：用户可以查看其他用户的数据但不能修改及删除数据。
  
• 公共读写：用户可以查看和修改他人的记录，但不能删除它们。
  
• 公开读/写/删除：用户可以查看、修改及删除数据。

需要权限
具有管理数据共享权限的用户可以使用此功能。

 

注意

• 默认情况下，CRM 记录的访问权限设置为私有，以便记录所有者和其经理可以监督 CRM 数据。
  
• 组织级别的数据共享模型尚未应用于备注、报表和仪表板模块。
  

要管理默认权限

1. 转到设置  > 安全控制 > 角色和共享 > 数据共享设置。
2. 单击默认组织权限选项卡，并导航到您想要编辑的特定模块。
3. 点击下拉按钮以更改模块的默认访问 权限：
   
1. 私有
   
2. 公共只读
   
3. 公共读写
   
4. 公共读/写/删除
   
   

管理共享规则

在数据共享设置下的共享规则标签页允许您为不同的模块创建和管理自定义数据共享规则。除了创建新规则外，在此部分，您可以高效地激活、停用、复制、搜索和过滤规则。

1. 共享自 – 基于该职位、组或记录条件共享数据。
2. 共享给 – 接收访问权限的职位或组。
3. 权限级别 - 授予的访问级别（读、写、删除）。
4. 最后修改用户和时间 - 提供快速查看：
1. 最后更新的日期和时间。
2. 最后修改规则的用户。
5. 状态 - 表示规则是激活还是未激活。
   

创建共享规则

1. 前往设置  > 安全控制 > 数据共享设置。
   
2. 转到共享规则标签页，点击创建共享规则按钮。
   
   
3. 在新建共享规则 页面，执行以下操作：
1. 从下拉菜单中选择模块。
   
2. 共享规则名称 - 指定规则名称。
   
   
3. 共享类型 - 选择记录的共享方式。
   
1. 基于记录所有者：
   从以下选项中选择记录共享来源：职位、职位及下属或组。
   
   例如，上述偏好将共享全部由销售代表 职位用户所拥有的记录。
2. 基于条件：

   设置满足您数据共享需求的特定条件。

   点击+按钮添加其他条件。

   点击 和 将过滤条件改为 或，反之亦然（您还可以使用编辑模式选项编辑标准条件）
   
   例如，上述条件集将共享  账单城市为纽约且业务要求是办公空间  的记录。
4. 共享记录给 - 选择职位、职位和下属、组或所有用户以共享记录。
   
   
   例如，共享给“职位和下属 - 销售管理员”的记录将与所有拥有销售管理员职位的用户及其下属共享。
   
5. 权限 - 选择访问类型：只读、读写或读写/删除。
   
6. 允许上级访问 - 打勾以允许特定职位或组及其上级访问共享的记录。
   
4. 点击保存。

注意：

1. 一旦创建数据共享规则，则在执行完成前，是不允许用户再编辑该规则的。
   
2. 如果一个模块有 400 万条或更多记录，并且其中 60%符合设定的规则标准，则在保存规则时，现有记录将不会共享。客户需要联系支持人员以共享所有符合标准的现有记录。然而，符合标准的新记录和更新记录将会共享。
   
3. 当您编辑现有的共享规则时，在编辑共享页面上您可以找到规则首次创建的时间和修改的时间详情。
   

启用或禁用规则

您可以使用每个规则旁边的切换按钮来启用或禁用共享规则。这提供了在不删除和重新创建规则的情况下管理数据访问的更大灵活性。

要激活或停用规则：

1. 导航到共享规则标签页。
2. 找到您想要修改的规则。
3. 点击切换按钮根据需要开启或关闭规则。
   

一旦停用，该规则将不再应用于新添加的记录，直到重新启用。

复制规则

如果您需要创建一个与现有规则类似的新共享规则，您可以复制该规则而不是手动配置一个新的。复制规则允许您在同一模块内复制现有规则并进行必要的修改。

例如，如果您为东部地区的潜在客户设置了共享规则，您可以复制该规则并修改条件以应用于西部地区的线索。

​

复制共享规则：

1. 导航到共享规则标签页。
2. 点击规则旁边的三个点菜单（省略号）图标。
3. 选择复制。
4. 根据需要更新规则名称和配置。
   
   
5. 点击保存以应用新规则。
   

搜索和筛选共享规则

搜索栏和筛选选项可帮助您快速定位特定共享规则。

​

按规则名称搜索

您可以直接在搜索栏中输入规则名称以查找匹配结果。随着您的输入，列表会实时更新。

过滤规则

您还可以使用过滤选项来细化规则列表：

1. 模块过滤器 - 查看特定模块或所有模块的规则。
   
   
2. 共享自 – 通过特定的角色或共享数据的组来筛选规则。
3. 共享给 - 选择接收共享数据的目标职位或组。
4. 包含上级 - 包含或排除适用于上级职位的规则。
5. 状态 - 在活跃规则和非活跃规则之间进行筛选。
   
   

应用过滤器：

1. 点击过滤器图标。
2. 选择所需的筛选条件。
   
   
3. 点击应用以细化结果。