日历预订

日历预订

日历预订功能让客户几乎可以立即预订会议。它允许客户查看支持客服的可用时间,并使他们能够独立安排会议或通话。

例如,Travis 刚刚从 Zylker 购买了软件,并希望安排产品演示以深入了解其功能。他给支持团队发邮件询问安排产品演示的合适时间。现在,Travis 必须耐心等待支持团队的确认。他脑海中浮现出各种疑问,比如,他们是否收到了我的邮件?我的邮件是否被忽略了?他们是否会在我忙碌的时候安排会议?

为了避免这些,通过使用日历预订,客户可以根据自己的可用时间选择会议时间,输入所需详细信息,然后!会议就预订成功了。如果客户在会议时间不可用,他可以选择重新安排或取消预订。这可以帮助客户绕过一系列对支持团队的电话或电子邮件,并独立与相应的用户或团队预订会议。

一旦设置完成,就会生成一个会议 URL,可以与客户分享,让他们预订会议。日历预订可以分为两类。具体如下:

  • 团队预订
  • 用户预订


可用性

Info
需要权限
拥有管理日历预订权限的用户,可以创建团队预订。拥有创建会议或通话权限的用户可以创建用户预订。


设置日历预订

要设置日历预订

  1. 登录 Zoho CRM。
  2. 在屏幕左下角点击日历 。选择一个日期或点击
  3. 点击选项,然后从下拉列表中选择日历预订
    或者,您也可以转到设置 > 常规 > 日历预订
  4. 管理日历预订 页面,点击创建日历预订并执行以下操作:

团队预订:

您可以使用团队预订功能,如果您想允许客户预订会议,比如“产品演示”。您可以添加主持人,当客户预订会议时,就会分配一位主持人来处理。

  1. 点击团队预订
  2. 日历信息 部分,执行以下操作:
    • 输入日历名称
      比如,项目演示。
    • 为您的日历添加描述
    • 日历类型中,从下拉列表中选择会议通话
    • 从下拉列表中指定会议/通话的时长
      另外,您也可以输入自定义值。
  3. 向参与者提的问题 部分
    • 姓名邮箱地址是预订会议的必填字段,默认情况下都是可用的。
    • 如果您想添加更多问题,请点击+添加问题
    • 添加问题并选择您希望响应填写到的字段。
      添加多个问题,响应将自动填写到相应的字段。
  4. 主持人信息 部分,请执行以下操作:
    • 分配给下拉列表中,您可以选择用户//区域。比如说,您选择用户,会议/通话将按轮询模式分配给所选用户。
    • 从下拉列表中选择用户,您可以选择将预约分配给哪些用户。
    • 从下拉列表中选择组,您可以选择将预约分配给哪个组。
    • 从下拉列表中选择区域,您可以选择将预约分配到的区域。
  5. 高级设置 部分,根据以下条件设置预订时间的显示条件。
    • 以“x”分钟为增量显示可用性
      • 从下拉列表中选择时间间隔。
    • 会议计划的最小提前量 - 防止安排距离当前时间少于 'x' 小时的会议
      • 输入自定义值以防止在该时间段内安排会议。
    • 会议可以提前多久安排
      • 输入自定义的滚动天数或您选择的特定时长。
    • 相同时间段内会议的最大次数
      • 点击下拉列表选择特定时间段内可以进行的会议数量。
        您可以从下拉列表中选择或输入自定义值。
    • 每天接受的会议的最大次数 
      • 点击下拉列表以选择一天内可以举行的最多会议数量。
        您可以从下拉列表中选择或输入自定义值。
    • 会议开始前主持人的缓冲时间

      • 从下拉列表中选择缓冲时间。
        您也可以输入自定义值。
    • 会议前提醒参与者
      • 从下拉列表中选择时间以在会议前触发提醒。
  6. 点击保存
    日历预订已成功创建,并显示在管理日历预订窗口中。
Notes
注意
  1. 您只能选择特定区域的用户,前提是您的组织已启用区域管理。

用户预订:

如果您希望允许您的客户与您(用户)预约会议,则您可以使用此选项

  1. 点击[用户]预订
  2. 日历信息 部分,执行以下操作:
    • 日历类型中,从下拉列表中选择会议通话
    • 从下拉列表中指定会议/电话的持续时间
      另外,您也可以输入自定义值。
  3. 向参与者提的问题 部分,请执行以下操作:
    • 姓名邮箱地址是预订会议的必填字段,而姓名电话是用于通话的,默认情况下可用。
    • 如果您想添加更多问题,请点击+添加问题
    • 添加问题并选择您希望响应填充的字段
      您可以添加多个问题,响应将自动输入到相应的字段中。
      对于问题响应,可以设置为可选,供参与者选择。
  4. 高级设置 部分,根据以下条件设置预订时间的显示条件。
    • 以“x”分钟为增量显示可用性
      • 选择下拉列表中的时间间隔。
    • 会议计划的最小提前量 - 防止安排距离当前时间少于 'x' 小时的会议
      • 输入自定义值以防止在该时间段内安排会议。
    • 会议可以提前安排多久
      • 输入自定义的滚动天数或您选择的特定时长。
    • 会议开始前主持人的缓冲时间
      • 从下拉列表中选择缓冲时间。
        您也可以输入自定义值。
    • 会议前提醒参与者
      • 从下拉列表中选择时间,在会议前触发提醒。
  5. 点击保存
    日历预订已成功创建,并显示在管理日历预订窗口中。

分享日历预订

有三种方式可以与您的客户分享链接。

  • 复制链接并通过任何媒介(社交媒体、短信、电子邮件等)与客户分享。
  • 将代码嵌入您的网站。
  • 将链接添加为电子邮件签名。

复制链接

要复制预订链接
  1. 登录 Zoho CRM。
  2. 在屏幕左下角点击日历 。选择一个日期或点击
  3. 点击选项,然后从下拉列表中选择日历预订
  4. 管理日历预订 页面,点击您想要分享的预订旁边的更多  操作。
  5. 点击复制链接。现在,您可以将此链接粘贴到任何需要的地方进行分享。

嵌入日历预订

Zoho CRM 允许您通过三种方式将日历预订嵌入您的网站。
  • 按钮 - 日历预订将作为按钮嵌入,点击后预订页面将以覆盖层的形式出现。
  • 链接 - 日历预订将作为链接嵌入。
  • 内嵌 - 日历预订将嵌入网页中,客户可以直接在那里预订会议或通话。
    阅读更多:嵌入日历预订

嵌入日历预订

  1. 管理日历预订 窗口中,将鼠标悬停在您想要分享的预订上,点击更多
  2. 选择嵌入
  3. 嵌入选项 弹出窗口中,执行以下操作:
    • 选择按钮/链接/内嵌
      输入按钮和链接的名称
    • 选择主题字体颜色背景颜色
    • 在嵌入代码部分,点击复制代码,然后将代码粘贴到您网站的 HTML 源代码中。
  4. 点击完成

添加到电子邮件签名

您可以将链接添加到您的电子邮件签名中,以便客户更容易预订会议。

将预订添加为电子邮件签名

  1. 管理日历预订 窗口中,点击更多 > 为您想要分享的预订添加电子邮件签名
  2. 插入链接 页面,执行以下操作:
    • 所选文本框中输入文本。
      预订链接的 URL 默认显示。
    • 输入标题(工具提示)并点击确定

创建副本

已配置的团队预订可以被复制,并且可以根据您的需求修改配置。您可以通过悬停在预订上并点击更多 > 复制来创建副本。

删除日历预订

具有适当权限的用户可以在不再需要时删除日历预订。

要删除日历预订

  1. 管理日历预订 窗口中,将鼠标悬停在要删除的预订上。点击更多 > 删除
  2. 在删除预订确认弹窗中,点击删除以删除预订。

激活和停用日历预订

当您创建的预订目前不再需要时,您始终可以停用它们。通过停用,预订保持不变,只是变为不活跃状态。

用户具有适当的权限可以激活和停用日历预订。

要激活/停用日历预订

  1. 管理日历预订 窗口中,切换状态按钮 以激活/停用特定的预订。
    绿色表示日历预订处于激活状态。
Notes
注意
  1. 您可以创建 25 个活跃的团队预订和 3 个活跃的用户预订。

预订与用户或团队的会议或通话

客户可以通过选择他想要的日期和时间来预订。预订后,将发送一封确认电子邮件,用户可以选择重新安排/取消已确认的预订。

要安排与用户/团队的会议

  1. 选择您想要的日期

  2. 选择您所需的时间
    您可以在上午/下午24 小时制之间进行筛选。

  3. 输入您的姓名邮箱地址,然后点击保存
    确认状态将显示。

  4. 在确认预约后,将向客户发送一封包含已完成预订摘要的电子邮件。
    该电子邮件还允许客户重新安排/取消已预约的行程。

要重新安排预约

  1. 从电子邮件中点击重新安排
    您将被重定向到预订页面。
  2. 点击重新安排预约,并从第一步继续。

要取消预约

  1. 点击邮件中的取消
    您将被重定向到预订页面。
  2. 点击取消我的预约,您的预订将被取消。


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