谷歌、雅虎和 Outlook 的电子邮件安全与投递指南

谷歌、雅虎和 Outlook 的电子邮件安全与投递指南

注意：本文档包含适用于所有电子邮件发送者和按谷歌、雅虎和 Outlook 分类的“批量发送者”的所有指南。批量发送者被定义为通过其组织的所有电子邮件平台向拥有 Gmail、雅虎或 Outlook 电子邮件地址的收件人每天发送超过 5000 封电子邮件的组织。由于即使您通过 Zoho CRM 发送的电子邮件少于 5000 封，但由于您的组织通过其他电子邮件平台发送的电子邮件，您的组织也可能被归类为批量发送者，因此 Zoho CRM 建议所有电子邮件发送者实施批量发送者所期望的指南
为了最大化通过 Zoho CRM 发送的邮件的送达率，我们一直积极要求所有使用自定义域名的客户主动发送邮件，通过 SPF 和/或 DKIM 认证方法对所有域名进行认证。类似地，Gmail、Yahoo 和 Outlook 也建立了新的指南，要求每天向拥有 Gmail、Yahoo 或 Outlook 账户的收件人发送 5000 封或更多邮件的用户遵循。它们的发件人策略确立了需要认证邮件域名的必要性，防止发送不必要或未经请求的邮件，并确保收件人可以轻松地从所有邮件中退订。需要注意的是，这些提供商现在强制执行这些要求，以实现更好的邮件送达，而之前被视为建议的内容。

让我们简要看一下每个要点，以便更好地理解。我们要求您遵循所有这些指南，以改善您组织的电子邮件投递效果，并保护您的电子邮件发送实践免受潜在风险。您的行动还将帮助我们维护一个共享于所有 Zoho CRM 客户的更好电子邮件基础设施。

电子邮件认证

Gmail、Yahoo 和 Outlook 现在要求通过一种或多种认证方法对您的邮件发送域进行认证，具体取决于您每天发送的邮件数量。如果邮件从未经过认证的域发送，它们可能会因 Google 的 5.7.26 错误或 Yahoo 的 5XX 错误而退回，或者被标记为垃圾邮件。对于 Outlook，邮件将因 550 错误或 5.7.15 访问被拒绝错误而退回。

如果邮件由邮件服务提供商退回，Zoho CRM 将把邮件标记为暂时退回，退回原因为"身份验证失败"。管理员添加必要的身份验证设置后，用户可以手动解除这些记录的封锁。

所有邮件发送者应采取的措施：

  1. 通过 DKIM 验证您的域名
    所有邮件发送者必须确保其邮件发送域名的 DKIM 记录在 Zoho CRM 中可用。这是使用组织自定义域名发送邮件的必要步骤。如果您的域名未通过验证，Zoho CRM 发送的所有邮件将自动将其"发件人："地址替换为 Zoho 自己的已验证域名。

  2. 设置您域名的 DMARC 策略和一致性
    DMARC（基于域的消息认证、报告和一致性）是 DKIM 和 SPF 标准组合，并具有报告、策略定义和身份一致性等附加功能。DMARC 策略有助于您的收件人使用的邮件服务器和系统决定对未通过 SPF 或 DKIM 的来自您域名的邮件采取什么行动，从而保护您的域名免受恶意行为者和试图利用您的域名发送邮件的钓鱼攻击。
    由于 Zoho CRM 要求通过添加 DKIM 记录来验证您组织的邮件发送域名，如果您的组织不是批量发送者，一旦完成 DKIM 认证，您的域名将符合预期的 DMARC 标准。在这种情况下，无需执行其他步骤。然而，为了保护您的组织免受未来的风险，我们建议您按照本文档后续部分为批量发送者推荐的步骤完成 DMARC 步骤。

所有批量邮件发送者应采取的行动：

  1. 验证所有发邮件域名的 DKIM 和 SPF 记录
    为了增加保护并符合 Google 和 Yahoo 的要求，所有批量发送者都应使用 SPF 和 DKIM 记录来验证其发邮件域名。

  2. 发布有效的 DMARC 策略
    所有批量邮件发送者必须设置 DMARC 策略。要通过 DMARC 验证，您的域名必须首先通过 DKIM 和 SPF 进行验证。只要您遵循本文件中提到的先前步骤，您的组织就会通过这一要求。
    发布 DMARC 策略时，所有批量发送者都应发布至少包含'p=none'的策略，以确保邮件不会进入垃圾邮件文件夹。
    如果您希望获得特定类型策略带来的特定结果，可以选择设置其他类型的 DMARC 策略。这些类型如下：
    1. 'p=quarantine' - 您收件人的邮件系统会将收到的邮件标记为垃圾邮件，并将其发送到收件人的垃圾邮件文件夹。邮件仍然会被投递，但不会出现在收件人的收件箱文件夹中。
    2. 'p=reject' - 收件人的邮件系统将完全拒绝收到的邮件，并且不会投递。
注意：在决定实施隔离或拒绝 DMARC 策略之前，务必确保您已通过 SPF 和 DKIM 验证所有域名。这是为了避免您的 DMARC 策略完全阻止您的组织通过某些系统或域名发送邮件的情况。
配置 DMARC 后，您可以选择启用 BIMI，这允许您在从您的域名发送的邮件中包含您的品牌标志。
注意事项：
  1. 在 Zoho CRM 中学习如何验证您的电子邮件发送域，请点击此处。
  2. 设置和发布 DMARC 策略，请点击此处。

避免使用来自 Gmail、Yahoo 或 Outlook 等公共电子邮件地址通过 Zoho CRM 发送电子邮件。

Info所有类型的电子邮件发送者，包括批量发送者，都需要此步骤。
在 CRM 系统内发送邮件时，尤其是发送任何促销邮件，必须使用与您的邮件发送域相关联的“发件地址”，而不是使用免费邮箱地址。从 Zoho CRM 使用公共地址发送邮件可能会导致邮件投递问题，这是由于 Gmail 或 Outlook 实施的 DMARC 隔离执行策略所致。需要特别指出的是，Yahoo 已经实施了类似的政策。目前，Zoho CRM 不允许通过 Zoho CRM 使用 Yahoo 的 From 头发送批量邮件，并且这项限制很快也将适用于 Gmail 和 Outlook 地址。通过 Zoho CRM 发送批量邮件的最佳方式是使用自定义邮件发送域。

一键退订

这一步是针对大量发送者的组织所期望的，但我们建议所有发送者利用 Zoho CRM 的退订链接和邮件退订功能来设置此功能。
我们预计客户主要使用 Zoho CRM 发送商机邮件。但话说回来，如果您要发送任何用于促销活动的销售邮件，建议让收件人能够轻松地从您的邮件中退订。退订选项应在邮件中清晰可见，并且只需一键即可完成。

当使用 Zoho CRM 的任何邮件发送功能发送批量邮件或包含退订链接的邮件模板时，将自动在所有邮件中添加一个“列表退订”标题。这确保了从 Zoho CRM 账户发送的所有推广邮件都符合 RFC 标准。

提供便捷的退订选项将减少针对您邮件发送域名的垃圾邮件投诉。

确保仅发送相关邮件

所有类型的邮件发送者都需要执行此步骤，包括批量发送者。
邮件服务提供商要求所有发送者保持垃圾邮件率低于 0.1%，在任何情况下都不应超过 0.3%。超过这些限制将使您的组织面临完全被阻止发送邮件的风险。

收件人对您的邮件的看法很重要。这主要取决于您发送的内容。格式不正确、撰写不当的邮件更有可能被邮件服务提供商标记为垃圾邮件。在邮件中避免使用开放标签非常重要。销售团队在使用恶意或过于简短的 URL 时要谨慎，因为这可能导致邮件被标记为垃圾邮件。即使旨在促成转化，邮件内容中应避免使用紧急或类似垃圾邮件的语言。保持高标准的邮件内容对于提高送达率以及优化邮件列表以吸引感兴趣的收件人至关重要。

Zoho CRM 为您的组织提供电子邮件信誉仪表板，供管理员监控其组织的电子邮件性能，并定期跟踪电子邮件退回率和垃圾邮件投诉率。

尽管遵循上述所有指南似乎具有挑战性，但我们在此为您提供帮助和指导。如果您需要获得协助或需要解答疑问，请通过 support@zohocorp.com.cn 联系我们。

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