邮件退信管理

邮件退信管理

退信告警，表示您的一个或多个邮件被收件人的邮件服务器拒绝。这可能是由于多种因素造成的，包括无效的电子邮件地址、邮箱已满或被屏蔽的域名。了解退信的原因并采取措施防止其再次发生非常重要。这可能包括更新您的联系人列表以删除无效的电子邮件地址、确保您的邮件不会被标记为垃圾邮件，以及避免在短时间内发送过多邮件。此外，Zoho CRM 提供了工具来帮助您监控邮件退信率并采取纠正措施。使用这些工具，您可以快速识别并解决可能导致邮件退信的问题。
注意高退信率   
"退信率"指的是未收到您发送给他们的邮件的收件人百分比。虽然批量发送邮件时出现少量退信是正常的，但当退信率超过某个限制时，系统会发出警告。为了设定基准，Zoho CRM 中 5%以下的退信率是可以接受的。超过这个数值就需要立即处理。
继续阅读以了解更多关于如何避免邮件退信的信息。

避免邮件退信

您的邮件可能因多种原因退信。根据原因不同，退回可分为硬退信和软退信。
  1. 当 Zoho CRM 确定邮件无法永久投递到某些地址时，这些邮件地址会被归类为硬退信。因此，这些邮件地址将被阻止，防止 Zoho CRM 未来再向这些地址发送邮件。
  2. 当 Zoho CRM 确定邮件无法暂时投递到某些地址时，这些邮件地址会被归类为软退信。
在 Zoho CRM 中，邮件退信分为两种类型：临时退信和永久退信。临时退信包括软退信和某些类型的硬退信。如果邮箱地址被临时阻止，您可以直接解除阻止。但是硬退信通常是永久性的，在 CRM 中无法解除阻止。

如果您认为永久退信的邮箱地址现在可以投递，您可以向我们支持团队发送相关详细信息至 support@zohocorp.com.cn，我们将采取必要措施将 Zoho CRM 加入白名单。

检查退信邮箱地址的详细信息

您可以在 CRM 的以下部分找到退信邮箱地址的退信类型和类别的详细信息：
  1. 记录详情页
    如果记录详情页中的邮箱地址出现退信，将显示警告图标。将鼠标悬停在警告图标上，即可查看有关退信类别的详细信息。

  2. 与邮件相关的列表
    如果邮件无法投递，与邮件相关的列表将显示其状态以及有关退信类型的信息。

  3. 模块视图/列表视图
    在记录的模块视图/列表视图页面中，当您将过滤器应用于被阻止的电子邮件字段时，您将看到不同退信类型的相似警告图标。

理解不同的退信类型和类别

下表展示了可能遇到的各种被阻止电子邮件地址的退信警告消息。在解决退回电子邮件之前，我们建议您先查看针对临时和永久退信的建议方法。

软退信和临时硬退信类别

类别
定义
建议
临时域名错误

 
无法找到与此电子邮件地址关联的域名。
无法找到域名的某些原因包括域名注册已过期或已停止、域名的 DNS 记录不完整，或电子邮件地址中域名拼写错误。为解决此问题，我们建议您确保电子邮件域名有效，然后通过其他通信方式联系收件人，检查其域名的状态。

自动回复
收件人无法检查邮件或正在休假。
当收件人在其邮箱中配置了“外出时自动回复”设置时，您将收到一条自动退信邮件，其中提到收件人不在。我们建议您等待收件人再次可用，或联系他们自动回复中提到的其他人以获取进一步帮助。
身份验证失败
邮件退信或被阻止，原因是收件人服务器或您的邮件中继服务器的策略限制。
当您未通过 SPF、DKIM 协议或两者都未在 Zoho CRM 中验证您的邮件发送域时，使用未验证域发送的任何邮件可能会因政策相关原因而退回。当您的收件人组织设置的邮件政策拒绝您的 IP 地址或域时，也可能出现此问题。请确保您已在 Zoho CRM 中完成域的验证，或联系您的收件人并要求他们检查其政策状态，最好将您的账户用于发送邮件的发送 IP 地址添加到白名单中（包括下一节中提到的默认 Zoho CRM IP 地址，以及如果您的组织已设置邮件中继服务器，则还包括您的 IP 地址）。
邮箱已满
收件人的邮箱已达到存储上限。
当收件人的邮箱已达到存储上限或非常接近上限时，或者当收件人收到其邮箱服务商不支持的大附件邮件时，您的邮件可能会因"邮箱已满"而退回。我们建议您联系收件人，请他们释放一些存储空间。您也可以检查发送给他们的邮件中是否包含任何可以省略的大附件。

临时网络错误
 
您的邮件中继服务器未能将邮件发送到目标邮箱。
中继是指将邮件从一个邮件服务器转移到另一个邮件服务器以交付给收件人的过程。如果在通过 Zoho CRM 中设置的邮件中继服务器执行此操作时出现问题，邮件可能会因"临时网络错误"而退回。我们建议您排查配置的邮件中继服务器，并联系收件人询问他们的邮箱服务商、域名或内部系统是否最近经历了任何重大变化或中断。

内容相关
该邮件已被收件人的邮件服务器标记为垃圾邮件。
当您的收件人手动将邮件标记为垃圾邮件，或者邮件被收件人服务器的垃圾邮件过滤器自动过滤掉时，这些邮件可能会因"内容相关"而退回。我们建议您检查邮件，找出可能被标记为垃圾邮件的原因。这包括您发送的内容、邮件中的 URL、您尝试发送的附件类型等。此外，请确保通过 SPF、DKIM 或通过 Zoho CRM 同时使用这两种方式，验证与您的电子邮件地址连接的域，以减少您的邮件进入垃圾邮件的可能性。

其他
收件人的邮箱由于未知原因无法访问。
当电子邮件退回原因不属于上述任何类别时，将被标记为“其他”。一种可能的解决方案是要求您的收件人组织将您的 Zoho CRM 账户用于发送电子邮件的 IP 地址加入白名单。这包括下文所示的标准 IP 地址，但如果您设置了电子邮件中继服务器，也可能包括您的 IP 地址。
我们建议您在 Zoho CRM 中为未来的电子邮件发送解除对收件人的封锁之前，先解决您与收件人之间的问题。继续监控发送给他们的邮件，以避免未来的封锁，这也会影响您的送达率。

标准 Zoho CRM IP 地址

美国
135.84.80.0/24

欧盟
185.20.211.0/24
31.186.226.0/24

印度
103.117.158.0/24

中国
163.53.94.0/27

日本
103.163.153.0/25

澳洲
103.138.129.0/24

永久硬退信类别

类别
定义
发件人拒绝
无法向此地址发送邮件，因为您的发件人域名已被收件人阻止。

不良域名
收件人的电子邮件地址包含一个不存在或已不再活跃的域名。

错误的邮箱
收件人的电子邮件地址不存在或已不再活跃。

与策略相关
无法向此地址发送邮件，原因是收件人服务器或您的邮件中继服务器设置了限制。

协议错误
由于您的电子邮件协议和/或 SMTP 服务器存在技术问题，无法向此地址发送邮件。

中继被禁止
无法向此地址发送邮件，因为您配置的邮件中继服务器不认您为经过身份验证的用户。

路由错误
无法向此地址发送邮件，因为收件人存在其邮件服务器配置问题。

可能存在垃圾邮件
当收件人的邮件服务器将邮件判定为垃圾邮件时会发生这种情况。

其他
收件人邮箱不可用，或我们收到无法用上述类别解释的退信原因。

解除退信邮件地址的封锁

对于因临时原因导致退信的主邮箱和备份邮箱，您可以在 CRM 中解除屏蔽。
您可以从以下位置解除退信邮件的屏蔽：
  1. 记录详情页
  2. 模块视图/列表视图
  3. 批量解除阻止邮件
要从记录详情页面解除阻止退信的邮件：
  1. 转到邮件地址退信的邮件字段。
  2. 将鼠标悬停在信息图标上以获取退信类型的详细信息。
  3. 点击解除阻止的电子邮件地址。

  4. 勾选确认框，表示阻止的原因已解决。
  5. 点击确认。
要从列表视图页面解除阻止退信的电子邮件：
  1. 进入模块列表视图。
  2. 对被阻止的邮件应用筛选：
    1. 选择临时、永久或两者。
    2. 您还可以按特定退订类型应用筛选，或按任何类型筛选。
  3. 将鼠标悬停在退信邮件旁边的警告符号上，并按照从记录详情页面 解除退信邮件的步骤进行操作。
使用批量操作解除退信邮件：
  1. 选择要解除阻止的记录。
  2. 在操作按钮上，点击解除邮件地址阻止。
  3. 解决退信原因后，勾选确认框。
  4. 点击确认。
如果主邮箱地址和备份邮箱地址都暂时退信，您可以在批量操作中选择是否解除主邮箱地址、备份邮箱地址或两者。

根据条件定期解除
 
我们每六个月进行一次定期审查，系统将自动解除先前被封锁的电子邮件地址，如果导致封锁的问题已经解决。
 
例如，如果因政策相关原因被封锁的地址，我们可以确认电子邮件认证正确，这些地址将被重新启用。

避免邮件退信的最佳实践

无论电子邮件退信的类型如何，建议按照以下建议继续从 Zoho CRM 发送电子邮件，以避免麻烦。

在将列表导入 Zoho CRM 时避免格式问题
通常，在 Zoho CRM 中导入线索和联系人时，您的导入表格中可能存在您未注意到的格式错误。在导入列表时，请确保检查以下几点：
  1. 在您的导入表格中，查找并删除电子邮件地址字段中的任何附加字符，例如逗号、引号、空格等。
  2. 确保每列的标题正确，与相应的字段名称对应。例如，名字、姓氏、电子邮件地址等。
避免向过时和陈旧的邮件列表发送邮件
电子邮件退信的最常见原因之一可能是您的联系人列表已经过时。
当我们说"陈旧列表"时，它可能指以下任何一种情况：
  1. 邮箱地址已不再有效
  2. 这些联系人已经很长时间没有收到您的邮件（比如超过六个月）。
  3. 您的线索和联系人之前更改了邮箱地址。
  4. 您的联系人长时间没有使用他们的邮箱账户，因此该账户已停止工作并开始返回退信邮件。
  5. 收件人电子邮件域名已过期。
在任何这些情况下，您的邮件很有可能被退信。定期检查和更新潜在客户和联系人的列表是一个好习惯。如果你已经有一段时间没有发送邮件批次了，在发送另一批邮件之前，请重新确认你的联系人列表。

避免使用公共域名地址作为"发件人"地址
如果您一直使用公共网络邮箱地址作为"发件人"地址，您的邮件很有可能被退信。

免费网络域名确实有严格的反垃圾邮件政策。然而，当您使用此类邮箱地址通过 Zoho CRM 发送邮件时，您的邮件很可能被退回。例如，如果您使用 example-id@yahoo.com 通过 Zoho CRM 发送邮件，接收服务器会识别出邮件并非直接来自 Yahoo，而是通过另一个平台。在这种情况下，服务器可能会拒绝邮件，导致邮件退信。

因此，我们强烈建议你在 Zoho CRM 中使用基于你自己的私有域的邮箱地址向客户发送批量邮件。

避免从非法渠道购买邮箱地址
如果您的线索和联系人的邮箱地址是在不同时间从不可信的来源收集的，它们很可能是不真实或无效的。最好不要向购买的或采集的列表发送邮件。强烈建议您在向他们发送批量邮件之前，验证并确认他们接收邮件的兴趣。

删除无效电子邮件地址
为了确保您的联系人列表不会过时，请定期验证电子邮件地址。随着时间的推移，由于长期不活动，一些电子邮件地址可能会关闭并变得无效。请确保删除这些无效的电子邮件地址。

要检查您的电子邮件退信情况，Zoho CRM 默认提供电子邮件退信报表。您可以通过 报表> 电子邮件报表 > 退信报表 访问此报表。