通过将 Zoho Writer 与 Zoho Projects 集成，与您的同事协作并共同管理文档。

用例

作为项目经理，您需要创建一份项目启动文档 (PID) 来概述项目目标，并在每次创建新项目时捕获关键信息。您可以通过将自定义函数与工作流规则关联来自动执行此操作。此过程包含以下步骤：

1. 在 Zoho Writer 中创建合并模板。（请参阅此帮助文档中提到的步骤）

2. 在 Zoho Projects 中创建自定义函数。

3. 将自定义函数（在步骤 2 中创建）与工作流规则关联。
   

同样，您可以使用 Zoho Writer 集成通过 Zoho Sign 对文档进行数字签名，自动执行向客户发送文档的流程等等。

（步骤 2）在 Zoho Projects 中创建自定义函数

1. 前往 Zoho Projects，然后导航至 > 开发者空间 > 自定义函数。

2. 点击“创建自定义函数”，然后选择“使用 Zoho Writer 合并和存储文档”。

3. 在“创建项目自定义函数”页面的参数部分中，输入模板 ID、文件夹 ID 和文件名参数。

 

注意：前往添加文档的文件夹，找到如图所示的 ID。

 

4. 使用以下信息更新 deluge 脚本：

• ZWConnection：Zoho Writer 连接名称

• ZPConnection：Zoho Projects 连接名称

• templateId：Zoho Writer 模板 ID

• folderId：Zoho WorkDrive 文件夹 ID

• fileName：Zoho Writer 文档名称
  

点击此链接，获取有关创建包含合并和存储文档功能的自定义函数的详细信息。

（步骤 3）将自定义函数（在步骤 2 中创建）与工作流规则关联

1. 前往 Zoho Projects。

2. 点击右上角的图标。

3. 选择“项目自动化”下的“工作流规则”。

4. 点击“新建工作流规则”并创建新的工作流。

5. 在条件中，添加“关联自定义函数”操作。

6. 选择以下条件以生成项目启动文档。

1. 当 > 项目创建。

2. 条件 1 > 添加操作 > 选择在步骤 2 中创建的自定义函数，然后点击“关联”。

7. 点击“保存规则”。

现在，每当创建新项目时，都会生成包含项目详细信息的项目启动文档。您可以在项目的“评论”部分或相应的 WorkDrive 文件夹中找到此文档。

 

优势

• 自动创建模板。

• 使用占位符捕获项目信息。

• 发送文档进行签名并将其存储在 WorkDrive 中。

• 在相应模块的评论中跟踪 Writer 文档 URL。

• 将 Zoho Writer 自定义函数与项目自动化/任务自动化中的工作流规则关联。
  

使用 Zoho Writer 合并并签署文档

要合并并签署文档，请在 Zoho Writer 中设置合并模板和自定义数据源，然后在 Zoho Projects 中创建合并并签署功能。

在 Zoho Writer 中设置合并模板和自定义数据源

1. 导航至 Zoho Writer。

2. 点击“文件”，然后选择“新建文档”以创建新文档。

3. 输入文件名，然后点击左侧面板中的“自动化”。

4. 选择“合并模板”，并在提示消息中点击“转换”。

5. 点击“自动化”，然后点击“管理字段”下方的“ ”。

6. 在“选择数据源”提示框中，点击“自定义数据源”>“连接”>“转到连接”。

7. 点击“创建连接”，并使用 ZohoProjects.integrations.READ 和 ZohoProjects.portals.ALL 范围与 Zoho Projects 服务建立连接。

8. 复制连接名称以便在后续步骤中使用。

9. 连接建立后，导航至 Zoho Writer。

10. 在提示框中点击“图库”，选择“项目任务”作为自定义数据源。

11. 在脚本中提供 Zoho Projects 门户 ID（Zoho Projects > 点击您的个人资料 > 组织 ID）和复制的 Zoho Projects 连接名称。

12. 您还可以使用图库中的“项目字段”、“项目问题”和“项目里程碑”作为数据源。

13. 点击“保存并链接”功能。

14. 使用“主要字段”下的占位符创建模板。

 

在 Zoho Projects 中创建合并和签名功能

1. 导航至 Zoho Projects。

2. 点击顶部导航栏右上角的 。

3. 导航至开发者空间，并从“自定义功能”下拉菜单中选择“任务”。

4. 点击“创建自定义功能”按钮旁边的下拉菜单。

5. 点击“图库功能”。

6. 选择“使用 Zoho Writer 合并和签名文档”，然后点击“创建”。
   

‌ZPConnection：
对于项目：ZohoProjects.projects.CREATE、ZohoProjects.projects.READ、ZohoProjects.milestones.READ、ZohoProjects.tasklists.READ、ZohoProjects.tasks.READ、ZohoProjects.users.READ、ZohoProjects.clients.READ
对于里程碑：ZohoProjects.milestones.CREATE 和 ZohoProjects.milestones.READ
对于任务：ZohoProjects.tasks.CREATE、ZohoProjects.tasks.READ
对于问题：ZohoProjects.issues.CREATE、ZohoProjects.issues.READ
ZWConnection：使用 Zoho OAuth，作用域为 ZohoWriter.documentEditor.ALL 和 ZohoWriter.Merge.ALL。

注意：复制连接名称以供后续步骤使用。

7. 导航至“连接”，并使用以下范围与 Zoho Projects 建立连接：

1. 模板 ID：指定您在 Zoho Writer 中创建的模板 ID。（例如：“cwc2rc9fdcf11de2b4b7084e551830c9c55dd”）

2. 文件名：指定合并并签名文档的文件名。（例如：“预算报告审批”）

3. 签名信息：输入您想要在签名文档中包含的信息。（例如：“报告审批”）。

4. 操作类型：指定相应的操作类型（例如：“签名”）。

5. 语言：指定文档的语言（例如：“en”）。

6. 用户邮件列表：提供您想要通知合并并签名文档的用户的电子邮件地址。（例如：monica.hemsworth@zylker.com、chloe.n@zylker.com）

7. ZP 连接名称：指定之前创建的 Zoho Projects 连接名称。

8. ZW 连接名称：指定之前创建的 Zoho Writer 连接名称。

8. 使用以下详细信息编辑 Deluge 脚本：

9. 单击“保存并执行”，然后在“执行函数”提示中输入任务系统 ID 来测试自定义函数。

10. 或者，单击“保存”继续。

11. 将此自定义函数关联到项目工作流规则/任务工作流规则。工作流规则执行后，Zoho Sign 将自动向指定收件人发送包含签名请求的电子邮件通知。

12. 打开电子邮件并按照说明使用 Zoho Sign 签署文档。

 

使用 Zoho Writer 合并和存储文档

要合并和存储文档，首先请按照前面提到的步骤在 Zoho Writer 中设置合并模板和自定义数据源。然后，按照以下步骤在 Zoho Projects 中创建合并和存储功能。

在 Zoho Projects 中创建合并和存储文档功能

1. 导航至 Zoho Projects。

2. 点击 并选择“开发者空间”。

3. 从“自定义功能”下拉菜单中选择“任务”。

4. 点击右上角下拉菜单中的“库功能”。

5. 选择“使用 Zoho Writer 合并和存储文档”，然后点击“创建”。

6. 导航至“连接”，并使用以下范围与 Zoho Projects 建立连接：

1. ZPConnection:

1. 对于项目：ZohoProjects.projects.CREATE、ZohoProjects.projects.READ、ZohoProjects.milestones.READ、ZohoProjects.tasklists.READ、ZohoProjects.tasks.READ、ZohoProjects.users.READ、ZohoProjects.clients.READ

2. 对于里程碑：ZohoProjects.milestones.CREATE 和 ZohoProjects.milestones.READ

3. 对于任务：ZohoProjects.tasks.CREATE、ZohoProjects.tasks.READ

4. 对于问题：ZohoProjects.issues.CREATE、ZohoProjects.issues.READ

2. ZWConnection：使用 Zoho OAuth，范围为 ZohoWriter.documentEditor.ALL 和 ZohoWriter.Merge.ALL。

注意：复制连接名称以供下一步使用。

7. 使用以下详细信息编辑 Deluge 脚本：

• 模板 ID：指定您在 Zoho Writer 中创建的模板 ID。（例如：“cwc2rc9fdcf11de2b4b7084e551830c9c55dd”）

• 文件夹 ID：指定 Zoho WorkDrive 中用于存储合并文档的文件夹 ID。（例如：kzzrdeca9db5f51304ba59c1133588e053284）

• 文件名：输入合并文档的文件名。（例如：“预算报告审批”）

• ZP 连接名称：指定之前创建的 Zoho Projects 连接名称。

• ZW 连接名称：指定之前创建的 Zoho Writer 连接名称。

8. 点击“保存并执行”以保存该函数。

9. 在“执行函数”提示框中输入任务系统 ID 以测试自定义函数。

10. 或者，点击“保存”继续。

11. 将此自定义函数关联到项目工作流规则/任务工作流规则。工作流规则执行完成后，打开 Zoho WorkDrive 并导航到指定文件夹，找到包含相应任务信息的合并文档。