在Zoho Desk内创建自定义报表

在Zoho Desk内创建自定义报表

您可以创建新的模块特定报表，链接其他一些跨功能模块。例如，可以在工单模块中创建报表。链接其它模块如联系人、客户、时间条目和其它模块。

报表类型
  • 表格报表: 在报表中显示数据，无小计。使用此类型的报表来创建过期工单列表、统一的联系人视图以及其它。
  • 汇总报表 : 显示数据，连同小计、分组及其它汇总信息。
  • 矩阵报表 : 以网格形式显示水平和垂直列汇总的数据。

创建报表
您可以根据您机构的需求来创建新报表。报表的定制涉及到以下步骤:
  • 选择 模块 和相应的跨职能模块
  • 选择 报表类型 (表格，汇总或矩阵报表)
  • 选择报表列
  • 对列进行分组
  • 选择计算函数
  • 指定高级排序过滤器
  • 保存文件夹中的报表

注意:
  • 标准版内的自定义报表限制为50个，但其它付费版允许您创建任意数量的报表。
  • 具有管理报表和统计图表模块权限的角色的用户 [至少: 查看和创建] 能够访问此功能。
  • 点击报表主页内的定制链接，按照您的需求定制标准报表。一旦定制，您就无法恢复到默认报表。

步骤 1: 选择一个模块和跨职能模块
  1. 点击报表模块。 
  2. 在报表概述  页面，点击左侧面板内的报表标签。
  3. 在报表主页，点击创建新报表。
  4. 在创建报表  页面，做如下操作: 
    • 从下拉列表内选择主模块。
    • 从相关模块  列表框内选择跨职能模块。
       您可以使用相关模块内的字段来定义条件、添加列以及选择列计算总和。
  5. 点击继续。


步骤 2: 选择报表类型
  1. 在创建报表页面，报表类型标签下，选择以下其中一个报表选项 :


    • 表格报表
    • 汇总报表
    • 矩阵报表
注意:
  • 在创建报表的时候，您可以随时运行或保存它。
  • 当您选择汇总报表 时，分组标签也将可用。
  • 当您点击运行按钮，系统将会提示您保存该报表。报表会临时保存，接着生成报表的预览。
  • 当您点击保存按钮，报表会保存在您指定的文件夹内。

步骤 3: 选择报表列
  1. 在创建报表 页面，点击列标签。
  2. 做如下操作，选择您报表中所要显示的列 :
    • 从可用列列表框内选择列。
    • 点击添加。
       列将会添加到已选中列列表框内。
    • 使用向上和向下箭头键 ，排列列的显示顺序。
    • 选择列名并点击删除图标 (  ) 以删除选中列。
  3. 一旦您选中报表列，如果您使用的是汇总报表，则请点击分组标签。否则，请点击求和的列标签 (详见，步骤 5 )。

注意:
  • 系统将仅会为选中的那些模块显示列名 (在列标签内) 。

步骤 4: 报表列分组
  1. 在创建报表  页面，点击分组标签。
     只有当您选择报表类型标签下的汇总报表时，此标签才可用。
  2. 在分组 页面，您可以基于您指定的分组条件来对记录进行分组。
  3. 从相应的列表内选择值。
  4. 从排序列表中选择升序或降序。


步骤 5: 选择计算函数
  1. 在创建报表  页面，点击求和的列标签。
  2. 在求和的列  部分，选择所需的计算函数 (合计, 平均数, 最低值, 最大值)。



步骤 6: 指定高级排序过滤器
  1. 在创建报表  页面，点击条件标签。
  2. 在条件 部分，选择报表的其它条件。


  3. 一旦您完成报表定制，做如下操作:
    • 点击运行以预览该报表。
    • 点击保存。
    • 点击取消。
注意:
  • 默认情况下，生成过去30天之内的报表。当创建日期范围时，您可以选择日历日期或点击预先配置的范围 (例如，今天、昨天、本月)。
  • 您最多可生成366天( 即1年 )范围内的报表。

步骤 7: 保存文件夹中的报表
  1. 在创建报表  页面，点击运行或者保存。 
    注意, 只有在您保存了报表之后，才可以运行它。
  2. 在保存报表对话框内，做如下操作:
    • 输入报表名称。
    • 输入报表的描述。
    • 选择报表所要存储在的报表文件夹。
  3. 点击保存。


创建报表文件夹
默认情况下，报表存储在不同的类别中。您可以创建个人或公共文件夹，将常用报表存储在公共文件夹中，以便于访问。
创建报表文件夹 :
  1. 点击报表模块。 
  2. 在报表概述 页面，点击左侧面板内的报表标签。
  3. 在报表主页 内，点击新建报表文件夹。
  4. 在新建报表文件夹 页面，做如下操作 : 
    • 输入文件夹名称。
    • 输入文件夹描述。
  5. 选择可见性设置 : 
    • 只有我 : 如果您想仅对自己启用该文件夹的访问权限，请选择此选项。
    • 所有客服人员 : 如果您想对所有的客服人员启用该文件夹的访问权限，请选择此选项。
    • 特定的客服人员 : 选择能够访问该文件夹的客服人员或用户职位。
  6. 点击保存。

注意:
  • 所有报表文件夹都是公开可见的，但文件夹中的报表可以设为私有。

查看报表
要在“报表”选项卡中访问标准报表，请点击报表文件夹（例如，客户和联系人报表，商机报表等）中的特定报表（例如，客户和联系人报表中的联系人邮件列表）。
查看报表 :
  1. 点击报表模块。 
  2. 在报表概述 页面，点击左侧面板内的报表标签。
  3. 在报表主页 内，点击所需的报表组。
  4. 从所列出的报表列表内，点击所需报表的链接。
  5. 点击编辑链接以修改报表名称、文件夹详情和报表描述。
  6. 在报表 页面，您可以做如下操作 :
    • 导出: 使用此选项来导出并以Excel、CSV或PDF格式将报表保存到您的本地磁盘上。
    • 另存为: 使用此选项来以新名称保存报表。当您过滤特定系列数据并保存以备将来参考时，该选项是很有用的。
    • 自定义: 该功能用于通过报表类型、列、分组、过滤条件等定制报表。
    • 刷新: 使用此选项来更新或刷新页面的内容。
    • 隐藏详情 / 显示详情 : 点击隐藏详情来隐藏报表的详细信息，点击显示详情来查看隐藏的报表明细。
    • 创建图表 : 此功能让您能够基于选择的报表详情来创建图表 (例如条形图，饼图，折线图，漏斗图) 。
  7. 点击自定义 ，对报表做出必要的修改。 
  8. 点击保存。

注意:
  • 页面上最多列出2000条记录。您可以使用导航选项来查看其它页面。
  • 您每次最多可导出每个页面的2000条记录。

删除报表
您可以定期删除一些不必要的报表。请注意，您只能删除自己创建的报表。
删除报表 :
  1. 点击报表模块。 
  2. 在报表概述 页面，点击左侧面板内的报表标签。
  3. 在报表主页 内，点击您想要删除的报表旁边的删除链接。
    报表将会立即被删除。

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