导入数据到Zoho Desk

导入数据到Zoho Desk

如果您在Zoho Desk之前使用过帮助台软件，则必须开始将现有数据导入Zoho Desk。 您可以导入支持工单、联系人、客户、知识库文章、产品和任务，以便立即开始帮助您的客户。

您必须通过[模块] 导入记录。 默认情况下，记录的所有权会自动分配给导入记录的用户。 但是，导入文件应该包含一个列，其中包含要为每个记录分配的用户的确切邮箱地址。

注意:
  1. 您无法在免费版内导入数据。
  2. 只有具有导入记录权限的用户才能够访问此功能。

导入检查清单
在开始导入数据之前，请先浏览以下检查清单 :
  1. 权限
    确保您拥有访问和导入数据到Zoho Desk的权利。
  2. 文件格式
    导入文件必须是CSV（逗号分隔值）文件格式。它必须是ASCII文件（通常在Windows环境中具有.txt或.csv扩展名），其中每行文本代表一条记录。 支持的格式为Excel（XLS）和逗号分隔值（CSV）。
  3. 禁用字符
    导入文件不应该包含像双引号（"）-只用作字段分隔符、垂直条（|）和角括号（<>）这样的字符。
  4. 必填字段
    Zoho Desk中的必填字段必须包含值，不应留空。确保不要在导入文件中将必填字段留空。导入[模块]向导页面将以红色表示必填字段。
  5. 复选框数据
    确保您计划从布尔或复选框字段导入的数据包含将在导入过程中正确转换的值。布尔和复选框字段中的导入数据按如下方式转换 :
    选中复选框 - True or 1
    未选择复选框 - False or 0
  6. 下拉列表
    下拉列表中显示的所有数据值必须存在于相应的Zoho Desk字段中。例如，如果您计划导入包含产品类型下拉列表值的工单信息，则在导入工单信息之前，请确保源文件中的所有产品值都已显示在下拉列表中。
  7. 字段名称
    确保源文件中的第一行数据（记录）包含列标题或字段名称，而不是实际数据值。
  8. 空白行
    从导入文件中删除所有空白行。 空行被理解为文件的结尾。
  9. 日期时间值
    导入数据文件的日期值必须为MM / DD / YYYY格式，日期时间值必须为MM / DD / YYYY HH：MM：SS。 导入期间将忽略任何其他格式的日期/日期时间值。
  10. 文件大小
    确保文件大小 (导入数据) 不超过5MB。
  11. 导入限制
    CSV格式的导入文件不应超过为各个版本设置的记录限制，如下所示:
    企业版 -     最多30,000条记录/批次
    专业版 -     最多20,000条记录/批次
    标准版 -     最多10,000条记录/批次
    如果您的记录超出上述指定的限制，您可以将记录拆分为两个或多个文件并导入它们。

导入工单
如果您在订购Zoho Desk之前维护有工单数据，则可以导入它们以保留客户交互的完整历史记录。
导入工单数据:
  1. 点击顶部栏的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内选择导入工单。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。

  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入工单向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应工单字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。

  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。 
  8. 点击导入。
导入完成后，您将收到一封邮件，确认添加更新和跳过的工单数量。

导入联系人
如果您在订购Zoho Desk之前维护有客户信息，则可以导入它们以维护数据库。
导入联系人数据:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内选择导入联系人。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。
    • 选择跳过、覆盖或复制重复的记录。


  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入联系人向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应联系人字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。
  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。
  8. 点击导入。
导入完成后，您将收到一封确认添加、更新和跳过的联系人数量的邮件。同样，您可以按照上述步骤导入您的客户和产品。

跳过、覆盖及复制行为
如果有两个记录，即Zoho Desk帐户中的A和B。您想要导入记录B和C。当您选择:

 
记录 C
记录 B
跳过
导入
由于已存在于Zoho Desk内，未导入。
覆盖
导入
导入。如果映射字段的值与现有记录的不同，将会由导入文件中的所替代。如果相关字段在导入之前已映射，则其它新数据会添加到记录。
复制
导入
导入，以现有值创建记录B。

导入知识库文章
知识库文章可以帮助您的客户自助。 因此，如果您在订购Zoho Desk之前维护有常见问题解答和文章，您可以立即导入它们。
导入文章:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内，选择导入文章。
    • 选择下拉菜单内的知识库部分，以将导入的文章放置在其下面。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。
  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入文章向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应文章字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。
  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。
  8. 点击导入。

导入任务
如果您在使用Zoho Desk之前，已创建并维护有任务信息，您可以立即导入它们。
导入任务:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内，选择导入任务。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。
  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入任务向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应任务字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。
  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。
  8. 点击导入。
导入通话
如果你在订阅Zoho Desk之前已经通过电话提供了很多支持，则您可以马上将这些信息导入到Zoho Desk。
要导入通话 :
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内，选择导入通话。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。
  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入通话向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应通话字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。
  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。
  8. 点击导入。

导入活动
如果您在使用Zoho Desk之前已经创建并维护了活动信息，那么您可以立即导入它们。
要导入活动:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入数据 页面, 做如下操作:
    • 在选择模块下拉列表内，选择导入活动。
    • 浏览以找到并选择所需导入的文件。
  4. 点击下一步以继续。
  5. 在“导入活动向导”页面中，将CSV文件列标题中的字段与Zoho Desk中的相应活动字段相关联。（必须正确映射必填字段）
  6. 点击下一步以继续。
  7. 在确认映射 部分中，验证是否正确映射了所有字段。
  8. 点击导入。
查看导入历史
维护Zoho Desk帐户中执行的活动的日志很有用。您知道何时编辑了记录，或者谁添加了记录。 同样，导入活动的日志对于了解导入记录的人员，导入记录以及导入的内容也很有用。Zoho Desk中的“导入历史记录”页面使用“导入”功能提供了最近导入文件的清晰图片。 您可以在导入历史记录下看到以下详细信息:
  • 导入文件的名称
  • 要导入这些记录的模块的名称
  • 导入记录的用户的名称
  • 导入的日前和时间
在导入历史页面，您可以执行以下操作:
  • 检查导入的详情
  • 确认并导入数据
  • 撤销数据导入

查看导入历史:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入/导出 菜单，点击导入历史。
  4. 在导入历史 页面，会记录每次的导入操作和数据详情以及导入时间。

确认或撤销导入数据
如果您在将数据导入Zoho Desk后感到满意，请确认操作，以便将数据永久添加到您的帮助台帐户。您还可以撤消导入过程并从Zoho Desk中删除导入的记录。

确认或撤销导入活动:
  1. 点击顶部栏内的设置图标 (  ) 。
  2. 在设置落地  页，点击数据管理下的导入/导出。
  3. 在导入/导出 菜单，点击导入历史。
  4. 在导入/导出 菜单，会列出导入的条目。
  5. 检查导入条目，做如下其中之一的操作:
    • 点击确认，以将记录添加到您的帮助台账户。
    • 点击撤销，以回滚操作并移除导入的数据。

注意:
  • 一旦确认，无法恢复。
  • 如果撤消导入的联系人，则还将删除与这些联系人关联的导入客户。
  • 如果撤消导入的客户，则还将删除与这些客户关联的导入联系人。

常见问题
在导入过程中是基于什么识别重复记录?
导入记录时，可以选择跳过、覆盖和复制重复记录。根据每种记录类型的某些字段识别所有重复记录。以下是每种记录类型的字段:
  • 联系人 - 邮箱
  • 客户 - 客户名称
  • 产品 - 产品名称

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