创建自定义模块
从业务角度来看，这些定制模块就像是为数据量身定制的。 它们允许您以一种不仅与您的员工相关而且易于理解的方式存储信息。 定制模块使您能够创建精确反映业务流程的定制数据存储库，而不是处理可能与行业独特挑战不一致的通用数据结构。
想象一下，无论您是在医疗保健、电子商务、金融还是任何其它行业，都有专门为您的行业设计的模块。 这些自定义模块使您能够以对您的团队有意义的方式捕获、组织和检索数据。 这种量身定制的方法不仅可以增强您的客户支持，还可以提高您的整体运营效率。
标准模块
Zoho
Desk提供了一系列系统定义的标准模块，如工单、客户、联系人、产品、任务等，用于存储特定数据。 这些模块带有一组默认字段和布局，管理员或客服人员可以轻松定制这些字段和布局，以符合业务的独特需求。 例如，工单模块中的类别字段可以重命名为“工单类型”，以使其与客服人员相关。
自定义模块
有时，标准模块可能无法满足所有业务需求，在这种情况下，自定义模块可以帮助企业解决其精确需求。 例如，客户、产品或知识库等模块可能不适合教育部门。 他们可以创建自定义模块，如“学生”、“教授”和“辅导员”，这些模块将与他们的操作过程保持一致。
同样，保险公司可能需要一个独立的模块来保存保单的记录，并将其与客户联系起来，以获得360度的视图。
这些自定义模块可以使用查找字段与核心Desk模块无缝集成，而不必是独立模块。 除此之外，定制模块还提供了其它一些好处，比如字段定制、创建工作流自动化、定义访问控制等等。
业务场景
考虑一个使用Zoho Desk管理预订和票务系统的旅游企业。 他们创建了以下自定义模块来存储数据和客户信息 :
- 旅游套餐
- 预定
- 预约
他们还配置了以下内容，以根据业务需求优化模块:
字段定制和页面布局修改
在每个模块中，他们都添加了自定义字段来存储相关数据。
- 旅游套餐 - 套餐类型 (选择列表字段)，持续时间 (单行)，从和到 (日期字段)，成本 (货币字段)，描述 (多行)。
- 预定 - 旅客人数，酒店名称，供应商详细信息。
- 预约 - 旅行日期，预订类型，到达时间，出发时间。
该公司为酒店和旅行预订提供便利，因此他们在预约模块下创建了两个布局，以捕捉相关细节。
使用角色权限控制模块访问
由于不同的团队处理旅游套餐、预定和预约，而不是让每个人访问所有模块，管理员可以限制相关成员的访问权限。 同样，客户信息和交易细节应该只有授权用户才能访问，因此可以向具有适当角色权限的用户授予查看和编辑这些模块中的数据的访问权限。
通过查找连接模块
自动化业务流程
为了进一步简化流程并确保顺利操作，他们在自定义模块中实现工作流规则。 例如，当旅游套餐的可用座位数量达到特定阈值时，可以向销售团队或相应的客服人员发送自动通知，提示他们采取适当的行动或及时更新可用状态。
为了简化沟通，预定状态和预约详细信息将通过电子邮件和短信发送给客户。 此外，管理员可以创建自定义报表来跟踪预定和预约，并获得相关的见解。
自定义模块可用于以下版本 :
- 企业版: 10 个自定义模块。每个模块最多可有5个自定义查找字段。
创建自定义模块
Zoho Desk管理员可以创建和配置自定义模块。创建自定义模块涉及到以下步骤 :
提供模块名称
提供描述
选择部门可用性
注意: 基于部门的可访问性正在进行中。 目前，默认情况下，所有部门都可以访问自定义模块。设置数据库的可访问性
- 部门级数据存储 - 对于每个部门的记录都不同的机构来说，这种类型的存储会非常有用。 例如，供应商、制造商、产品等在每个部门都是不同的。每个部门中的供应商或制造商可能不同，因此尽管每个部门中的记录和字段不同，但自定义模块可以是一个。
- 机构级数据存储 - 这种类型的存储对于存储整个机构中的通用信息会非常有用。 它可以由各部门参考。 如员工信息、人力资源政策、医疗保健程序(例如: (x光、扫描、血清学测试)等。
部门级数据存储 | 机构级数据存储 | |
何时使用? | 当多个部门需要相似的自定义模块，但存储不同的数据集。 例如，在预约模块:
| 在机构级数据存储中，如果记录在整个机构中共享，则选择机构级数据存储是合适的选择。 |
为何使用? | 不需要在每个部门中创建单独的模块来存储类似的数据集，而是可以创建具有相关字段的单个模块。 例如，供应商模块在部门A和B中包含不同的供应商。 | 单个模块的记录或数据集在整个机构中是相关和通用的。 如，员工详细信息。 |
布局的数量 | 在每个部门中创建自定义模块的单独标准布局。 假设您有一个名为“项目”的自定义模块，机构内的多个部门都可以访问该模块。 对于需要在项目模块中跟踪和显示的信息，每个部门都有不同的需求。 因此，不同的部门将使用单独的布局。 | 跨部门创建通用标准布局。 在“旅游套餐”自定义模块中，存储了一组公共记录，并在整个组织中反映出来。 因此，将使用一个标准布局。 |
字段 | 自定义模块中的标准字段将在所有部门的布局中可用。 管理员可以根据自己的需求创建和定制字段。 | 系统和自定义字段将在所有部门的布局中可用。 管理员可以根据自己的需求创建和定制字段。 |
记录可用性 | 记录对每个部门将会是不同的。 | 添加到自定义模块的记录将对所有部门可见和访问。 这意味着所有部门都可以访问这些记录，但这并不一定意味着它们将以只读方式共享。 不同部门的用户是否可以编辑记录，取决于系统中配置的具体访问控制设置和权限。 |
设置模块权限 (角色)
- 一旦创建了自定义模块，就不能删除或禁用它。
- 一旦创建了自定义模块，就不可能更改模块数据存储设置。 因此，在配置自定义模块期间，请根据业务需求选择选项。
- 目前，可访问于字段的默认设置为所有部门，使得自定义模块默认对所有部门可见。
- 不可能删除或禁用自定义模块中的标准布局。
- 在创建具有部门级数据存储 设置的自定义模块时，标准布局包含默认字段，如部门、布局、自定义模块的名称和自定义模块的所有者(记录的所有者，如客服人员)。 但是，在机构级数据存储 中，除了部门字段外，所有这些字段都被视为默认字段。
创建自定义模块
- 访问 设置 (
) > 定制 > 模块。
- 点击页眉右上角的 新建自定义模块。
- 在 新建自定义模块 页面，做如下操作：
- 输入模块名称 (复数和单数)。
- 提供描述。
- 在 可访问于 内, 默认选择会是全部部门。
- 在模块数据存储 内, 选择部门级数据存储或机构级数据存储。
- 在模块权限 内，选择能够访问自定义模块的用户。
- 点击保存。
- 点击保存并转至布局以添加或编辑布局内的字段。
编辑自定义模块
- 访问 设置 (
) > 定制 > 模块。
- 选择所需的自定义模块。
- 在编辑自定义模块页面，做必要的编辑。
- 点击保存。
使用自定义模块
除了创建和编辑自定义模块之外，管理员还可以执行各种操作。 这些操作包括：
- 从组织模块选项卡中只显示必要的模块并隐藏不需要的模块。
- 通过拖放到所需位置来重新排列列表视图中的模块。
- 根据需要重命名模块。另请参阅 组织和重命名Zoho Desk内的模块。
访问模块列表 选项卡，允许管理员通过编辑相应的自定义模块来直接更改自定义模块的名称。创建自定义模块的记录
一旦创建了自定义模块，就可以从Zoho Desk帐户的顶部访问它。
创建记录
- 访问所需的自定义模块。
- 点击页面顶部的添加[自定义模块名称] 按钮。
- 为必要的字段输入值。
- 点击保存。
编辑或删除字段
- 从列表中选择一条记录。
- 在记录详情 页面，单击更多图标，选择编辑或删除。
- 如果选择编辑，请进行必要的更改并保存。
- 如果选择删除，请确认删除后再删除所选记录。
定制列表视图
自定义模块中有两个系统定义的视图，允许用户轻松访问他们想要的记录。
- 所有记录 - 所有用户添加的记录。
- 我的记录 - 一个用户添加的记录。
通过添加或移除列，用户能够对列表视图进行定制。
定制列表视图
- 单击顶部栏中的所需模块。
- 在视图 下，选择所有记录或我的记录，然后单击选择列图标 (
)。
- 选中或取消选中显示列表中的列。
- 点击保存。
创建字段依赖性和设置字段权限
管理员可以设置特定字段的访问权限。例如，只让选定的保险代理访问保单编号。 同样，管理员可以建立字段依赖关系，其中某些字段依赖于其他字段。 例如，当选择“国家”时，只显示相关的“州”选项。另请参阅: 创建字段依赖性和设置字段权限。
建立模块间的关系
可以将查找字段添加到布局中，以创建模块之间的链接。 这将允许管理员或客服人员在标准 - 自定义模块和自定义 - 自定义模块之间建立关系。
例如，旅游套餐可以与标准模块工单 相链接。 这将允许旅行社从二者中的任意一个模块访问和查看记录。 为了建立这样的关系，管理员可以在工单布局中创建一个自定义查找字段。
一旦添加了查找字段，就会在链接模块中自动创建子选项卡，提供相关记录的360度视图。 例如，在创建查找字段时，可以创建一个名为相关的工单 的相关子选项卡。 此子选项卡将显示在旅游套餐模块中。
从子选项卡，用户可以 :
- 将相关的支持工单与相应的旅游套餐联系起来。
- 查看所有关联的工单。
- 取消关联工单。
- 无需离开当前的旅游套餐记录，即可新建一个工单。