在Zoho Desk内创建自定义查找字段

在Zoho Desk内创建自定义查找字段

在不同数据集之间建立连接的能力在任何业务中都是至关重要的。 例如，在酒店行业，如果销售、营销和预订等部门的数据与服务类型、地点、预订日期和时间等细节相关联的话，那么就可以从客户数据中获得必要的见解。 关联数据提供了360度的客户视图，并帮助员工做出明智的决策，更有效地调整他们的营销活动。
 
当客户详细信息显示在工单中时，客服支持人员就可以提供更好的服务。通过这种方式，他们可以方便地访问快速解决问题所需的上下文信息。
  
在Zoho Desk中，客户的电子邮件地址、联系电话、购买日期和其它重要详细信息存储在字段中。 虽然大多数字段是独立的，但查找字段可以跨模块关联数据。 查找字段可以在标准模块和自定义模块之间建立一对多的关系，例如联系人、客户、资产、原材料、工单等。 例如，出现在客户模块中的名为行业类型的字段可以在工单模块中查看。 除了标准查找字段之外，Zoho Desk还允许管理员创建自定义查找字段来满足他们的业务需求。

可用性
所需权限
专业版: 3个自定义查找字段/模块和布局。
企业版: 5个自定义查找字段/模块和布局。

默认情况下，标准查找字段(如联系人名称和客户名称)在Zoho Desk中可用。 除此之外，还可以将自定义查找字段添加到布局中，以满足不同的业务需求。 自定义查找只能在联系人、客户和工单模块中创建。

  

创建自定义查找字段的一些益处 : 

  1. 简化的数据选择 : 通过设置基于特定条件的过滤器，用户可以限制在查找字段中搜索时显示的结果，从而更容易找到并关联正确的记录。
  2. 高效地创建相关记录 : 直接从布局中创建相关模块中的记录。 用户可以无缝地创建和关联相关信息，而无需导航或切换屏幕。
  3. 自动预填相关值: 自动预填相关模块的值。 这种自动化通过为用户填充相关信息来节省时间并简化数据输入。

下面介绍如何创建自定义查找字段:

假设您正在工单和联系人模块之间创建一个关系。 一个名为“监管员”的查找字段被添加到工单模块中。 在创建自定义查找字段时，可以设置基本和高级配置，以允许用户快速搜索所需的记录。 下面提到的是一些细节。

基本配置

输入自定义查找的名称

提供您想要创建的自定义查找字段的名称。

选择相关模块

选择一个与您的自定义查找字段相关的模块。 您可以选择客户、联系人或工单。 根据上述示例，相关的模块为联系人模块。

在相关模块内添加子模块

可以添加父模块的子模块来显示子模块中的相关记录。 例如，如果要在工单模块中创建自定义查找字段，并选择联系人作为相关模块，则可以在联系人模块中创建名为相关工单的子模块，该子模块将显示与联系人关联的所有工单。 因此，如果您在工单模块中查看联系人“John”的记录，那么也可以在联系人模块中查看与John关联的所有工单。

从子模块中，客服人员或管理员可以轻松地关联或取消关联工单，甚至创建新工单。 注意，当一条记录与子模块关联时，自定义查找字段中的值将自动填充。 如果查找字段被标记为“必填”，则无法取消关联该字段。

将字段标记为必需并显示工具提示

其它选项允许管理员将自定义查找字段设置为必填，并在用户输入字段值时显示工具提示以提供提示或说明。



高级设置

过滤查找中显示的记录

使用此选项可以设置一个额外的筛选层，并仅显示一组有限的记录作为值建议。 例如，来自“波士顿”的监管员，属于“ABC建筑”公司，职务为“QC检验员”。 同样，您还可以根据特定的客户名称等过滤记录。此过滤器将只获取符合上述条件的记录，进一步缩小查找值中显示的记录列表。

使用字段搜索自定义查找字段中的记录

在模块中创建新记录时，必须在自定义查找字段中设置适当的值。 管理员可以选择查找字段搜索结果所基于的字段。 这对于缩小结果范围和帮助记录创建者选择合适的值非常有用。 请注意，查找记录中显示的可搜索字段是基于相关模块的。

例如，当创建工单时，需要填写监管员的详细信息。 用户可以通过姓氏、城市和邮政编码搜索监管员。 在配置时，管理员可以将这些字段设置为参数，对记录进行过滤。 假设用户输入“Boston”作为搜索过滤器。 所有来自波士顿的监管员都将出现在结果中。

使用字段对“搜索建议”弹窗中的记录进行排序

搜索建议弹窗中显示的记录可以根据创建时间、[相关模块]名称或修改时间进行排序，以确保首先显示最相关的结果。 可用的排序选项基于所选的相关模块。 例如，如果联系人按“创建时间”排序，那么最近添加的联系人将显示在列表的顶部。

在“搜索建议”弹窗中显示的其它字段

附加信息可以显示在搜索框中，以帮助用户找到最合适的记录。 例如，当用户使用城市(波士顿)搜索监管员时，系统将显示来自波士顿的所有监管员。 为了向搜索结果提供更多上下文，还可以显示其它字段值，例如监管员的电子邮件地址、姓和名以及公司名称。 



预填充相关模块的值

布局的其它字段(其中添加了自定义查找字段)也可以用相关模块的值自动填充。 例如，在工单模块中，可以自动填充联系人模块中存在的其它字段，如监管员的电子邮件地址、产品代码和折扣值。

假设您正在工单模块中创建一个自定义查找字段，并选择电话字段作为相关的模块字段，使用来自相关模块的预填充值选项来选择将联系人号码作为当前布局字段。 通过这样做，您可以根据客户模块(相关模块字段)的电话字段中的相应数据预填充工单模块中的联系人号码字段(当前布局字段)。 注意，只有当您的字段与布局中的相关模块相似时，这才有用。 从“相关模块”条件中最多可以创建5个“预填充值”。


注意
  • 客户和联系人模块的布局是特定于机构的，而不是特定于某个部门的。 但是，工单模块的布局是特定于部门的。
  • 在添加查找字段 窗口中，可查询的查找记录和要显示在查找表中的记录字段将会自动填充名称这个必填字段。 这是基于添加查找字段窗口中选择的相关模块。
  • 在搜索查找记录基于 的字段中只能选择6个字段。
  • 您只能从显示在查找表的记录字段 中选择6个字段。

创建自定义查找字段

  1. 访问 设置(  ) > 定制 > 布局和字段。
  2. 从下拉列表中选择所需的模块和部门。
    您只能够选择工单、客户、联系人模块。

  3. 点击添加布局或选择一个现有布局。

  4. 从 添加字段 托盘内，拖放查找字段到所需的分栏内。

  5. 在 添加查找字段 窗口内，做如下操作 :

    1. 输入 字段名称。

    2. 从下拉框内选择相关模块。

    3. 在查找模块内的子模块名称字段内指定子模块的名称。

    4. 开启 标记为必填 选项，以将该自定义查找字段设为必填。

    5. 开启 显示工具提示 选项，以显示您自定义查找字段的简短信息。



  6. 在 添加查找字段 窗口，如必要的话，做如下高级配置：

    1. 开启 过滤查找记录 选项，以缩小查找建议中显示的记录列表。
      注意: 您最多可以创建5个过滤条件。还可以选择查找模块中的还显示, 全部记录，以使用户能够在查找表中将所有记录和过滤后的记录作为单独的列表查看。

    2. 从搜索查找记录基于下拉列表选择您想要按其进行查找的字段。

    3. 从下拉列表内选择所需的排序查找记录基于选项。

    4.  从要在查找表显示的记录字段列表中选择应该显示在建议弹窗中的字段。 

    5. 开启使用来自于所选查找记录的值来自动填充布局字段选项，以从相关模块字段预填充当前布局字段中的值。


  7. 点击添加。
    添加查找字段窗口内的配置设置将会被保存，该窗口将会关闭。
  8. 点击保存并关闭来关闭布局。

编辑自定义查找字段

编辑自定义查找字段允许修改字段的各个方面，例如筛选条件和预填充选项。 通过微调这些设置，您可以确保自定义查找字段以对您最有用的方式显示所需的数据。

编辑自定义查找字段

  1. 访问 设置(  ) > 定制 > 布局和字段。
  2. 从下拉列表选择所需的模块和部门。
    您只能够选择工单、客户和联系人模块。

  3. 选择现有的布局。

  4. 点击自定义查找字段旁边的设置图标。
  5. 从下拉列表选择编辑属性。
    编辑查找字段窗口会出现。
  6. 在 编辑查找字段 窗口，做必要的修改。
  7. 点击更新。
  8. 点击保存并关闭来关闭布局。

禁用和删除自定义查找字段

自定义查找字段在许多情况下都很有用，但有时可能需要禁用或删除它们。 禁用自定义查找字段不会删除已经与之关联的数据。

禁用自定义查找字段

  1. 访问布局内所需的自定义查找字段。
  2. 点击自定义查找字段旁边的设置图标。
  3. 从下拉列表内选择移除字段。
    该自定义查找字段将会移至右侧未使用的字段 托盘。

注意：
要启用未使用的自定义查找字段，请将所需的自定义查找字段拖放到布局中。 该字段将恢复其先前配置的设置，因此您不需要从头开始设置它。

删除自定义查找字段，将永久删除该字段及其所有相关数据，如相关模块字段、相关模块字段中的子模块、系统中的过滤条件。 重要的是要注意，删除自定义查找字段不能撤消，也不能撤消该操作。

删除自定义查找字段

  1. 访问布局内所需的自定义查找字段。
  2. 点击自定义查找字段旁边的设置图标。
  3. 从下拉列表内选择移除字段。
    该自定义查找字段将会移至右侧未使用的字段 托盘。

  4. 点击未使用的自定义查找字段旁边的删除图标。


  5. 点击是的，立即删除以确认删除。


企业版: 5个自定义查找字段/模块和布局。

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