使用验证规则

使用验证规则

运行 CRM 系统的最难任务之一是确保其中数据的有效性。如果数据难以维护，那么公司需要付出很高的成本：您的活动被拖慢、报告准确度下降、有很重要的活动需要处理时手动验证每个记录的工作将会变得很繁琐。

验证规则可以通过找出错误数据（甚至在其进入 CRM 之前）来帮助您解决此问题。

验证规则的基本信息

  • Zoho CRM中的验证规则允许您定义进入CRM的数据的准确性和有效性。也就是说，您将为验证规则中的字段定义不合需要的值。如果为记录输入的字段值与规则中定义的条件匹配，CRM将引发告警，并且不允许保存该记录。
  • 定义验证规则时，可以选择是在满足特定条件时引发告警，还是在不满足条件时引发告警。例如：您希望交易折扣为15%。可以用两种方法定义验证规则:
    • 当条件不满足时抛出告警 - 当条件不满足或输入的金额小于15%时，将向用户发出告警。
    • 满足条件时抛出告警 - 当输入的折扣金额满足指定条件或超过15%时，将向用户发出告警。
  • 错误消息是可自定义的。例如：您不希望交易折扣超过15%。如果要在CRM中设置此验证规则，则验证规则的重点如下:
    • "如果折扣大于15%，则发出告警消息"。

      提示错误消息: "抱歉! 我们不允许折扣超过15%"。

  • 通过基于特定条件定义不同的自定义错误消息，可以进一步深入研究规则。例如，印度的折扣不应超过15%，但英国的折扣可以高达20%。在这里，您需对折扣字段设置分支条件，并指定适当的错误消息。在下面的小节中，您将了解有关这些多个条件的更多信息。
可用性
需要对权限
用户需要模块定制角色权限来创建验证规则。

创建验证规则

  1. 至设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 择您要为其创建规则的模块。
  3. 在 [模块] 页面，点击验证规则页签。
  4. 点击 +创建验证规则。
  5. 在创建验证规则 弹出窗口中，执行以下操作:
    • 选择布局（您要验证的字段属于该布局）。
    • 选择字段并定义启动该规则的主条件。
      例如，如果要验证折扣字段以禁用大于 15% 的折扣，那么主条件将是“折扣大于 15%”。

  6. 点击  下一步。
  7. 在验证规则编辑器中，指定验证条件。
       

  8. 从下拉列表中选择一个  执行规则 。
  9. 在 验证规则 编辑器内，
     输入告警消息  系统将对满足此条件的记录提示此消息
    例如:  抱歉！我们不允许大于 15% 的折扣。

    请注意，系统将对满足此条件的所有记录显示此错误消息。这意味着每当所创建交易的折扣大于 15% 时，系统将显示此错误消息。

  10. 当必须创建多个条件时，将鼠标移到“更多”图标并单击“编辑”。
    例如，有时您可能有基于地区定义折扣的策略。对印度说，可以提供的最大折扣是15%，但是在英国，它可以上升到20%，等等。您可以在验证规则中定义这些附加条件，并根据需要自定义错误消息。

  11. 对于您要对哪些记录应用该规则？，请选择根据特定条件选择。
  12. 定义每个条件并指定相应错误消息。
  13. 点击添加另一选项以更改主字段的值，并根据需要配置不同的告警消息。
  14. 点击 保存。


    现在，根据验证规则，选择“英国”和“印度”作为“地区”时，系统将显示不同的错误消息。


注意
  1. 如果验证规则中使用的主字段或辅助字段通过工作流、蓝图、API、导入或Web表单更新，则优先更新此字段。这意味着，验证规则将被字段更新覆盖。因此，CRM验证规则将接受字段更新的结果中输入的值。在这里了解有关结果影响的更多信息。
  2. 下面是验证规则中条件数的拆分。 
    1. 对于每个规则，10个父条件
    2. 对于每个父条件，5个子条件
    3. 对于每个子条件，5个条件
  3. 验证规则是特定于布局的。这意味着，在一个模块（比如线索）下，可以针对同一个字段在不同的布局配置不同的验证规则。
  4. 验证规则按其创建顺序执行。
  5. 查找、多选查找、多选列表、公式、自动编号和多行文本字段类型不支持验证规则。
  6. 为同一字段创建验证规则和蓝图验证时，如果两个条件不同，蓝图将覆盖验证规则。
    也就是说，只要字段在流程中，蓝图验证就适用。当记录退出流程时，验证规则是有效的。
  7. 以下区域支持验证规则:
    1. 创建 (Web版)
    2. 快速创建 (Web版)
    3. 编辑 (Web版)
    4. 快速编辑 (Ajax - Web版)
    5. API
    6. 复制定制
    7. Sandbox（沙盒）
  8. 如果通过web表单生成的记录满足验证规则条件，则它们将被提交以供记录手动审批
  9. 对于现有规则，如果要指定在条件满足或未满足时是否引发告警，可以简单地编辑规则并在执行 规则下选择何时不满足条件或何时满足条件。 


示例场景

下面还有几个可在其中配置验证规则的日常示例场景。

  1. 如果电话号码字段未包含 11 位数字，发出告警。
       

  2. 如果 SSN 字段未包含 9 个字符，发出告警。

  3. 特殊情况下，Holiday Inc 需要验证游客的年龄。低于 18 岁或高于 35 岁的游客不能参加冒险旅行。所以，在此情况下，验证规则可以提示，如果年龄不在 18 到 35 之间，那么发出告警。

  4. 软件公司 Zylker Inc 提供现场产品培训作为单独的服务。但是，如果客户请求现场培训，那么他们应至少购买 对于软件的10 个用户许可。否则培训请求不会被接受。
    所以，可创建验证规则来解决此情况。如果选择培训作为必需，但用户数小于 10，那么发出告警 - 抱歉，我们接受培训请求的条件是至少有 10 个用户。根据所选产品，此条件可进一步展开。
    • 如果产品为A - 10个用户
    • 如果产品为B - 20个用户
    • 如果产品为C - 30个用户等


  5. 如果“线索来源”为聊天，但 Skype 字段为{空}，那么发出告警。
       


删除验证规则

删除验证规则时，将删除该规则及其关联的告警消息。尝试删除与验证规则关联的字段时，系统将提示您首先删除该规则，然后您可以自由删除该字段。

删除验证规则

  1. 转至设置 > 定制 > 模块与字段。
  2. 选择您要为其创建规则的模块。
  3. 在 [模块] 页面，点击验证规则页签。
  4. 指向您要删除的规则，然后点击回收站 图标并确认操作。 

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