使用自定义字段
在 Zoho CRM 中，您可根据需要来添加新的字段。这些字段将对添加至您的机构的 CRM 帐户的所有用户可用。
- 定制Zoho定义的字段 :
您可以编辑、删除和隐藏某些 Zoho 定义字段，但请注意，有些字段无法删除、移除、重命名，也无法更改其必填性设置。这些 Zoho 定义字段在 Zoho CRM 中是必填项。例如，“线索”中的“姓氏”、“任务”中的“主题”等等。
- 设置字段访问权限: 您可为特定角色的用户隐藏字段，或将这些字段标记为“只读”。
可用性
必需权限
其角色具有定制 Zoho CRM 权限的用户可访问此功能。
其角色具有定制 Zoho CRM 权限的用户可访问此功能。
注意
- 可在每个版本中创建的最大字段数将酌情变化。同样，对于您创建的每个类型的字段，也有最大限制。另请参阅 自定义字段限制
- 您可以重命名自定义字段，但不能更改自定义字段的“字段类型”（例如，文本、整数、日期等等）。
例如，如果创建“文本”字段，那么不能将其更改为“整数”字段。
自定义字段
对于您创建的几乎所有字段，您需要指定以下设置 :
- 标签: 指定字段名称。
- 字段属性: 指定字段属性，例如，描述、字段值等等。
每个类型的字段所需的其它规范 :
| 字段类型 | 其它明细 |
| 文本 | 长度：最多允许 255 个字符。 |
| 整数 | 长度：最多允许 9 位。 |
| 小数 | 长度：最多允许 16 位（包括小数点）。 |
| 百分比 | 标签：指定字段名称 |
| 货币 | 长度：最多允许 16 位。舍入选项：指定舍入选项小数位：指定小数位数“精度”：指定舍入精度 |
| 日期 | 格式：YYYY/MM/DD 备注：“日期”格式将根据用户的时区设置变化。 |
| 日期和时间 | 格式：YYYY/MM/DD HH:MM 备注：“日期”格式将根据用户的时区设置变化。 |
| 电子邮件 | 指定有效电子邮件地址 |
| 电话 | 指定有效电话号码 |
| 选择列表 | 选择列表值：指定选择列表值 |
| 多选列表 | 选择列表值：指定选择列表值 |
| URL | - |
| 文本区域 | 指定“字符”限制：“小”表示 2000 个字符，“大”表示 32000 个字符。 在任意功能中添加条件时，“文本区域 - 大”将不可用。 “文本区域 - 大”和“文本区域 - 小”不能用于按升序或降序对记录排序。 |
| 复选框 | - |
| 自动编号 | 前缀：指定自动编号序列的前缀 -“起始编号”：指定序列“后缀”的起始编号：指定自动编号序列“现有记录”的后缀：选中对现有记录应用自动编号的复选框。 |
| 查找 | 查找类型：选择要对其建立关系的模块 -“相关列表标签”：这是您对要在记录的明细下创建的实体的名称。例如，附件、联系人职位等等（在 Zoho CRM 的付费版本中可用，标准版除外） |
| 长整数 | 最多允许 18 个字符（在 Zoho CRM 的付费版本中可用，标准版除外） |
自定义字段限制
可在您的帐户中创建的总字段数存在限制，您创建的字段类型也存在限制。这根据您的 Zoho CRM 版本而定。请参阅以下链接来检查字段限制 ： 自定义字段限制
注意
- 自定义字段在 Zoho CRM 的免费版中不可用。
- “查找”和“公式”字段在 Zoho CRM 的标准版中不可用。
自定义字段设置
添加或编辑自定义字段时，您将能够对其完成一些操作。例如，可编辑字段的基本属性，将其设置为必填字段，将其设置为唯一性字段等等。以下是 Zoho CRM 中可用的各种自定义字段设置。
- 添加自定义字段
- 编辑自定义字段
- 设置字段权限
- 将字段标记为必填
- 标记唯一性字段
- 设置外部字段
- 移除/删除自定义字段
- 映射依赖字段
添加自定义字段
在每个模块中，可通过指定一些字段相关信息来添加自定义字段以捕获特定于您的业务需求的重要数据。
要创建新的自定义字段，
- 以管理员身份登录 Zoho CRM。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块指的是线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开布局编辑器。
- 在左侧的新建字段托盘 中，将需要的字段类型拖放至右侧的所需模块分栏。
- 对该字段命名，并将该字段的字段属性 定义为必需。
- 点击保存布局。
注意
- 自定义模块的[模块]名称 字段可重命名，而预定义模块的[模块]名称 字段不可重命名。
- 对于自定义模块的名称 字段，用户可在以下两种字段类型中进行选择：文本和自动编号。选择后，不能更改默认名称 的字段类型。
而且，如果自定义模块的“名称”字段为“自动编号”字段，那么相应模块不能具有任何其他“自动编号”字段，因为对于每个自定义模块，只允许有一个“自动编号”字段。
现有自定义模块不能将“自动编号”作为默认名称 字段。所以，解决方案是创建新的定制模块，选择“自动编号”作为名称 字段类型，然后导入现有记录。 - 创建该字段后，不能更改该字段的“数据类型”。例如，“整数（数字）”字段不能更改为“货币” 字段。
- 您可以编辑定制字段以更改以下类型的字段的长度。- 货币、文本、数字（整数）、小数、电话号码、长整数和 URL。
- 不能在记录电话页面中添加定制字段。但是，可使用页面布局定制来定制现有字段。
- 也为“客户”、“联系人”和“交易”创建选项仅在为“线索”创建字段时可用。
- 也为“销售订单”和“发货单”创建选项仅在为“报价”创建字段时可用。
- 在选择列表字段类型中，您可以选择启用特定字段的历史跟踪。另请参阅: 选择列表跟踪历史
- 在选择列表字段值被翻译了的情况下，您可以使用参考值来定义自定义函数、合并字段、公式字段等等。就翻译中的参考值了解更多。
编辑自定义字段
要编辑自定义字段，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 转至您要编辑的字段，然后重命名该字段或编辑字段属性。
- 点击保存布局。
设置字段权限
创建字段时或在稍后时间，可为不同用户设置不同字段权限。
要设置字段权限，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 转至所需的字段，点击设置 图标并选择设置权限。
- 在设置权限 弹出窗口中，对每个角色定义权限。
- 点击保存。
- 点击保存布局。
将字段标记为必填
要将字段标记为必填字段，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 转至要编辑的字段，点击设置 图标，然后选择标记为必填。
标记唯一性字段
唯一性字段是记录中的一个字段，该字段的值使该记录变为唯一性的。例如，人员的电子邮件地址就是唯一性字段，因为两个人员不能具有相同邮箱地址。这是绝对独有的属性。其它示例包括社保编号、护照编号、产品代码等等。在
Zoho CRM
中，可将任何模块中的字段标记为“唯一性”。标记为“唯一性”后，各种情况（包括在手动创建记录时及通过导入、API、线索/销售订单/报价转化创建记录时）下，在
Zoho CRM 中管理重复记录时，这些字段充当重要角色。
要标记唯一性字段，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 在您要标记为唯一的字段上点击设置 图标。
- 从设置 下拉列表中选择不允许重复值选项。
如果您要标记为唯一的字段是预置字段，那么此选项适用。
将“线索/联系人”模块的“主电子邮件”字段标记为唯一，这将确保对所选模块进行电子邮件重复检查。
如果您要标记为唯一的字段是自定义字段，请从设置 下拉列表中选择字段属性 。
在字段属性 弹出窗口中，选中不允许重复值复选框。
- 点击保存布局。
在字段列表视图 页面的数据类型 列下，您对其选择了不允许重复值选项的字段将指示为唯一性 字段。例如，文本（唯一性）。
注意
- 唯一性字段功能仅适用于 Zoho CRM 的付费版。
- 只有在其角色中启用了定制 Zoho CRM 权限的用户才能将字段标记为唯一。
- Zoho CRM 中的1个模块可有 2 个唯一性字段。以下是此情况的一些例外，因为它们可有 3 个唯一性字段。
- 线索/联系人/自定义模块（电子邮件 + 2 个字段）
- 产品模块（产品编码 + 2 个字段）。
- 在所有模块中，只有“文本”、“电子邮件”、“电话”、“整数”、“长整数”、“URL”字段才能标记为唯一性字段。
- 唯一性字段不区分大小写。即，如果接收到的唯一性字段的值为“ABC”，而该字段在现有记录中为“abc”，那么 Zoho CRM 仍将此情况标记为匹配。
- 某个字段被标记为唯一性后，Zoho CRM
可能需要一段时间以在数据库中对此更改建立索引。即，将字段标记为唯一性后，如果立即在模块中创建具有相同值的记录，那么 Zoho CRM
可能无法识别此唯一性字段的值。它可能允许创建重复项，因为仍未对此更改建立索引。在这类情况下，请过几分钟再试。
- “任务、通话及会议”模块没有唯一性字段。
- 在 Zoho CRM 中，手动创建或通过导入、API 及线索/报价/销售订单转化创建的记录支持唯一性字段。
- 通过 CRM 迁移、MS Outlook 和 Google 同步创建的或从“回收站”复原的记录不支持唯一性字段。
- Zoho Sheet视图中的记录不支持唯一性字段。
- 在线索模块中将字段标记为唯一性时，您还将见到允许对已转化线索启用重复检查的选项。
考虑以下场景。您已跟进并转化了名为 James 的线索。现在 James 是“联系人”模块中的记录。您的团队中的另一销售代表添加了同一线索 (James)，但他/她不知道该线索已被跟进。在此情况下，不需要再次将 James 添加为线索 - 它只是个重复条目。
在此情况下，您可通过对已转化线索启用重复检查来停止创建相同线索。启用此检查后，每当在“线索”中添加重复条目时，CRM 会检查现有线索及已转化线索以查找匹配项。
要启用针对已转化线索的重复检查，请点击更改首选项链接，此链接将在您将字段标记为唯一性时显示。在“重复检查首选项”弹出窗口中，选中同时检查已转化线索中的重复项复选框，然后点击保存。您可随时更改此设置。
还可从设置 > 定制 > 模块 > 线索中启用重复检查。 在线索 > 重复检查首选项上点击更多 图标。
设置外部字段
可以将自定义单行文本字段标记为外部字段，其中可以存储关于第三方应用程序记录的信息。当您将应用程序与CRM集成时，您可以插入API 调用，以使用外部ID来搜索、创建或更新和删除记录。
例如，如果患者ID存储在外部数据库中，您可以在外部字段中使用它来引用、更新或删除CRM中的详细信息。
同样，您也可以使用引用患者记录的其它字段。
同样，您也可以使用引用患者记录的其它字段。
有2类的外部字段 :
- 基于用户:
将为每个用户生成不同的外部ID。例如，如果一个联系人由机构中的两个不同用户管理，那么对于同一个联系人，每个机构用户都有自己的外部ID。
- 基于机构: 机构中的所有用户都将拥有一个公用的外部 ID。
要设置外部字段或者创建外部ID
- 在模块构建器内，拖放单行文本字段。In the module builder, drag and drop the single line field.
- 点击 编辑属性 并选择 设置外部字段。
- 在外部字段类型 内，选择机构或者用户。
- 选择字段可见性 为显示或者隐藏。
- 点击完成。
注意
- 在执行‘查找和合并’操作的时候，主记录的外部ID将被保留，也就是其它重复记录的外部ID将被覆盖。
- 当复制记录时，外部ID将不会复制到新记录中。稍后您可以通过API更新字段(外部ID)中的值。
- 在一条记录的转换过程中，如线索、销售订单、报价等。您只能将外部字段与后续模块内的另一个外部字段进行映射。
- 在数据导入期间，. csv文件中的任何字段都可以映射到CRM模块中的外部字段。外部ID字段的值只能通过API更新。
移除/删除自定义字段
对于您已创建的字段，如果不再需要了，那么您可移除它们。移除自定义字段时，该字段将移至未使用的条目 部分。此操作仅意味着从布局中移除该字段，而不意味着从 CRM 内移除该字段。
要从 CRM 永久删除该字段，必须从未使用的条目 部分中再次将其删除。
要从布局中移除自定义字段，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 点击更多 图标并选择移除字段。
- 务必阅读弹出框中的指示信息，然后点击是，移至“未使用的条目”以移除该字段。
被移除字段将被推送至未使用的条目 部分。
注意
- 自定义字段移至未使用的条目 部分时，该字段只是在模块布局中移除，但未在 Zoho CRM 中移除。如果被移除字段在未使用的条目 部分中，那么您可通过将其拖放回所需分栏以还原该字段。
- 从未使用的条目 部分中还原字段时还会还原其关联数据。
- 被移除字段在未使用的条目 部分中时，它仍包含在数据库中。因此，您的 Zoho CRM 版本允许的总字段数包含未使用的条目 部分中的字段。
- 要从 Zoho CRM 中永久删除自定义字段，必须从未使用的条目 部分中再次将其删除。
- 从未使用的条目 部分中删除自定义字段后，您将无法还原该自定义字段及其关联数据。
- Zoho CRM 默认提供的标准字段可移至未使用的条目 部分，但无法永久删除。
映射依赖字段
某些字段的值取决于其它字段的值。这可以定义为父子关系。例如，假定“线索”模块中有两个字段，即“国家/地区”和“省/市”。“省/市”字段中的值取决于您从“国家/地区”字段中选择的国家/地区。同样，“子部门”字段的值取决于您选择的“部门”字段。这种关系是通过映射依赖字段建立的。您可定义在父字段中选择特定值时哪些值将出现在子字段中。请注意，此功能仅对选择列表字段适用。
要映射字段依赖关系，
- 以管理员身份登录您的Zoho CRM账户。
- 转至 设置 > 定制 > 模块与字段。
模块是指线索、客户、联系人等页签。 - 点击所需模块以打开其布局编辑器。
- 点击设置 图标并选择映射字段依赖性。
- 在所选模块的映射字段依赖性 页面中，点击新建。
- 从下拉列表中选择父字段。
- 从下拉列表中选择子字段。
- 点击下一步。
- 选择每个父字段值对应的那些值。
- 例如，如果父字段为学科分支，然后对所选分支选择相应课程 。
- 必要时，点击上一步或下一步链接，以将所有父字段值映射至子字段值。
- 从下拉列表中选择父字段。
- 点击保存。
在模块中创建新记录时，子字段上的值将根据针对父字段选择的值不同而变化。
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