共享记录

共享记录

对于任何公司来说，与团队成员或组织中的其他人员的协作都是必不可少的。对于某些人而言，协作意味着举行会议、通过电话进行讨论或通过电子邮件发送信息，而对于另一些人而言，意味着与同事及机构中的其他人共享数据。

在 CRM 中，客户详情、备注、项目需求、商机状态、主联系人详情等都存储在不同模块中，并只由负责人进行管理。如果销售流程需要与其他成员共享特定信息，那么您必须根据需要授予此人查看、编辑或引用记录的必要权限。Zoho CRM 提供不同类型的数据共享。
  1. 直接共享 - 可直接与其他用户，角色或组共享个人记录。例如，可与另一销售代表，销售经理或团队共享一条交易。 以促进交叉销售。
  2. 间接共享 - 可将记录作为关联记录共享。例如，某交易可与某个联系人相关联，如果您共享此联系人的记录，那么该交易也将与其他用户，角色或组共享。此类型的共享称为间接共享或与其相关列表共享。 

可从除以下模块之外的任何模块共享记录：

  1. 任务，通话及会议模块 - 任务、通话和会议始终关联至某个记录。所以，父记录被共享时，关联活动也被共享。不能从“活动”模块单独共享它们。
  2. 链接模块 - 通过使用多选查找字段，您可以将多个查找值关联到一个记录，从而在两个模块之间建立完美的多对多模块关联。链接模块充当与多选查找字段相关联的两个模块之间的连接点。此模块中的记录不能共享。另请参阅链接模块。
可用性
需要权限
具有对模块的共享权限的用户。

共享记录权限

默认情况下，CRM 管理员可与其他人共享记录。如果希望其他角色的用户共享记录，那么管理员可对他们启用共享权限。 

要启用共享记录权限，请执行以下操作：
  1. 点击设置 > 用户及控制 > 角色。
  2. 选择要启用此权限的角色。
  3. 在 工具权限 下启用共享权限。
  4. 选中指示您要对其应用共享权限的对应模块的复选框。

  5. 点击保存。

共享记录

共享用户时，可对用户分配三个权限：

  • 只读 - 用户只能查看与其共享的记录。
  • 读/写 - 用户可查看和编辑与其共享的记录。这不包括更改所有者或删除记录的权限。
  • 完整访问权 - 用户可查看、编辑和删除与其共享的记录。他们还可更改记录的所有权。

预测经理可以查看同事的记录，即使与同事间的数据共享被禁用。

共享记录时，您可指定是否带有相关列表。与记录相关联的所有相关列表可能具有不同共享权限。例如，共享客户 Zylker 小部件以读/写 权限共享，关联联系人及未完成活动在共享时只能以只读权限共享。请确保您的角色已启用 共享 权限。
可通过以下方式与用户共享记录：
  1. 私有共享
  2. 公开共享
私有共享 
公开共享
记录可共享至个人用户（最多 10 个用户）、职位（最多5个角色）和组（最多5组）
记录可共享至机构中所有用户
每个用户、角色或组可以有不同的权限
所有用户都有相同的访问权限
记录的相关列表也能共享
记录的相关列表不能共享
 
通过动态通知私有共享：
私有共享的记录，可以通过动态通知到用户，职位或组。


要共享记录，请执行以下操作：
  1. 进入您要共享记录的模块，选择一条记录。
  2. 在 记录详情 页面上，点击更多操作图标，然后点击分享。

  3. 在“共享[记录]”弹出窗口中，执行以下操作：
    1. 选择记录访问权类型：私有或公开。
      公开共享：选择访问权限：只读、读/写或完整访问权。点击共享如需可以勾选通过相关列表。
      私有共享：点击添加成员栏，从下拉列表中选择用户，职位或组。
    2. 点击添加成员，选择所需用户，职位及组之后，点击保存。
    3. 选择访问权限：只读、读/写或完整访问权。



    4. 如要共享相关记录，可勾选通过相关列表。
    5. 勾选通过动态进行通知，记录共享时向用户发送通知。

    6. 点击共享。
注意：
  • 您可单独分享记录。不能从列表视图选择记录然后共享。
  • 仅当模块的默认机构权限为“私有/公开读取”时，才能使用记录层面的共享功能。而且，用户必须已在角色中启用共享权限才能与其他用户共享记录。
  • 作为相关列表关联的以下记录不会共享：已结束活动、已邀请会议、产品、市场活动、联系人职位、作为集成的一部分添加的相关列表。
  • 您无法分享共享给您的记录。
  • 您可与有特定模块访问权限的用户共享记录，无论这些用户是否具有记录层面权限。
  • 只有那些具有对记录的“完整访问权”的用户才能与其他用户分享此条记录。 
  • 通过私有共享，一条记录最多可与10个用户，5个职位，5个组直接共享。
  • 通过私有共享，一条记录最多可与12个用户，5个职位，5个组间接共享。
    例如：    Steve与定价团队（一个组）以及他10个同事（个人用户）分享一个商机，并附上报价相关列表，征求折扣相关建议。
    该交易被10个用户1组人员共享。随着交易进行，报价模块的记录也将在10个用户和1组人员中共享。现在，商机直接分享，报价间接分享，如果相同报价与同一联系人相关联，并且Steve想要与10个用户5个组共享此联系人，那么此联系人可与10个用户5个组共享，报价只能与2个用户4组共享，因为报价限额已用完。
  • 记录所有者和他们具有记录访问权的上级用户可与组织中的其他活跃用户和已认证用户共享其记录。
要点：

不同权限访问同一记录时：

  • 角色权限高于一切 - 对于所有共享记录，角色权限高于所有其他权限。例如，您分享给Mary一条线索，并给予她完全访问权。但Mary的角色权限给予她对线索模块的只读访问权。这时，角色权限高于共享记录权限，Mary只能查看该记录。
  • 多个权限（来自不同功能） - 记录可根据区域层级和数据共享规则进行共享。在此情况下，提供多个访问权限访问同一记录，其中最高权限将适用。
  • 多个权限（来自不同用户） - 一条记录可由不同用户共享。假设销售经理Mike与Mary共享无相关列表的联系人，并给予她读/写权限。销售代表Amy与Mary共享同一联系人及相关列表，并给予她完全访问权。两个用户分享同一条记录时给出不同权限，这时，仍是最高权限适用，Mary拥有对该联系人的完整访问权。

同一记录具有多重共享时。

  • 记录由不同用户共享时 - 一条记录可由不同用户分享给同一人。假设联系人B有四个关联商机。其中一个是大商机，只有销售经理John可访问。其他三个商机可供销售代表Mary访问。如果Mary分享联系人B给Mike，那么Mike能够访问该联系人，并且只能访问与之相关联的，三个可供Mary访问的商机。
  • 记录由不同方式共享时 - 可直接共享某个记录，也可通过相关列表共享。例如，商机B可直接分享给John。同一商机与联系人B相关联，另一用户将此商机与John共享（在其相关列表中间接共享商机B）。这样一来，该记录分享给同一用户两次。如果其中一人取消共享，John仍将能够访问该记录。考虑到这一点是因为一个记录最多可以共享给10个用户。通过相关列表，记录可最多共享给12个用户。
    同样，商机A公开共享给所有用户，并给予他们只读访问权。Amy将商机A共享给John（通过联系人A间接共享）并给予他读/写访问权。现在，商机 A 具有不同访问权级别，较高级别权限适用。也就是说，John可访问商机A并具有读/写权限。如果对记录的公开访问权被取消，John仍能够读/写商机A。

查看共享记录

为方便查阅您共享的记录以及共享给您的记录，所有模块中提供两个列表：分享给我的[记录]和由我分享的[记录]。


共享记录具有时间轴视图，您可以在其中查看共享详情的日志：共享记录的时间、与谁共享、给予了哪些权限等。


您可查看共享记录给您的人。


公开共享会显示地球图标。

管理共享

共享记录后，您可随时通过以下方式管理共享：

  • 与更多用户共享记录。
  • 取消针对个别用户，职位，组的共享。
  • 更改用户的共享权限。
  • 更改记录的访问权限，从私有到公开，反之亦然。
  • 查看共享汇总。

要管理共享，请执行以下操作：

  1. 进入您想管理共享的模块。
  2. 在 记录详情 页面中，点击 更多操作 图标，然后点击分享。
  3. 在 共享[记录] 弹出窗口中，点击管理共享。
    • 选择要与其共享记录的用户，根据需要选择访问权限。

    • 将鼠标指针移至已与其共享该记录的用户，然后点击 移除 图标以移除共享。

    • 点击查看汇总链接。
      您将看到记录共享的详细日志。
  4. 点击完成。

取消共享

如果您已将记录共享给用户，那么还可选择取消完全共享。取消时，该记录不再被共享，但以如下案例为例：Mike 已与 Amy 共享商机 A，John 已与 Amy 共享联系人 A 及其相关列表。联系人 A 与商机 A 相关联。因此，Mike 取消共享时，该记录仍共享给 Amy，因为 John 将该记录及其父记录（联系人）间接共享给 Amy。

要取消共享，请执行以下操作：

  1. 转至从您要从中取消对记录的共享的模块，然后选择记录。
  2. 在 记录详情 页面中，点击 更多操作 图标，然后点击分享。
  3. 在 共享[记录] 弹出窗口中，点击取消共享。
  4. 点击取消以确认。

另请参阅


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