添加、修改和重新邀请用户

添加、修改和重新邀请用户

在Zoho CRM中，用户是管理机构内自己的记录或其他用户共享的记录的人。除了访问CRM数据外，一些用户还可以为CRM帐户的平稳运行执行管理功能。作为管理员，您可以在机构的Zoho CRM帐户添加用户，使员工能够独立完成日常任务。

在CRM中添加用户基于您的版本和用户许可的数量。每个用户都可以用电子邮件地址和密码登录他们的帐户。每个用户都被赋予一个职位和角色。角色决定用户可以访问哪些功能，职位决定用户可以根据机构的层次结构访问哪些数据。

在用户访问该功能之前，Zoho CRM中的一些附加组件和插件需要被启用，例如移动版许可、Zoho邮件附加组件、Microsoft Outlook的插件等等。参见  管理角色

可用性
需要的权限
 具有管理用户权限的用户可以使用此功能。
 

用户角色类型

管理员:  可以访问整个系统的用户。必须至少有一个管理员可以访问您的Zoho CRM帐户中的所有数据和功能。例如:首席执行官或机构层级中的任何高层，比如高级官员或高级管理人员。
标准用户:   可以根据其定义的权限(角色)和机构中的职位访问数据的用户。例如:销售经理、市场经理、支持代理等。

在个人角色中具有管理用户权限的用户可以访问用户列表，并执行添加用户、修改用户详细信息、查看为每个用户激活的应用程序和插件等任务。用户的详细信息页面还将提供有关为用户激活的插件和附加组件的信息。在添加用户之前，请确保您已经创建了适当的职位和角色，因为这些职位和角色需要分配给您添加的用户。

添加用户时需要考虑的点：

  1. 一旦创建了帐户，超级管理员应该确认帐户。如果用户未确认就被邀请，则不发送邀请邮件。超级管理员应该确认账号并重新邀请用户。

  2. 管理员通过提供一些基本的信息，如姓名、邮箱地址、职位和角色来添加用户。
  3. 您也可以通过导入文件添加多个用户，其中包括姓名、电子邮件、地址、职位和角色等详细信息。
  4. 手动添加用户之后，系统会自动发送邀请邮件至用户邮箱。其他信息可以在添加用户后补充。如电话号码、地址、照片、传真、网站、出生日期、语言等。
  5. 如果用户被导入系统，需要手动点击重新邀请按钮，从而触发发送至用户的邮件邀请。其他信息可以在添加用户后补充。如电话号码、地址、照片、传真、网站、出生日期、语言等。
  6. 用户在收到邀请后7天内通过点击电子邮件中的访问链接来接受邀请。
  7. 接受邀请后，用户需要完成以下适用的任意一个选项：
    • 用户是未注册Zoho账号的新用户：
      • 在单击电子邮件中的访问链接之后，用户将被重定向到注册页面。
      • 用户将注册并创建一个新的Zoho账号。
      • 在创建账号时，用户应该点击 继续登录 按钮。
      • 用户必须通过访问确认邮件中发送的链接来确认邮箱地址。
    • 用户已经有一个Zoho账号，但是没有Zoho CRM账号：
      • 在单击电子邮件中的访问链接之后，用户应该点击 继续登录 按钮。
      • 用户将登录到与该机构帐户相关联的Zoho CRM账户。

添加用户

在免费版中，您最多可以添加3个用户。在其他版本中，您可以添加的用户数量基于购买的用户许可数。


添加用户的步骤：
  1. 以管理员权限登录到Zoho CRM。
    角色中包含 管理用户 权限的用户可以执行添加用户的操作。
  2. 访问设置 > 用户及控制 > 用户。
  3. 在 用户 页面中，点击+新用户。


  4. 在 添加新用户 页面中，输入如下信息：
    • 名 & 姓 - 这是一个必填项。
    • 邮箱- 输入用户的有效邮箱地址，且此邮箱尚未注册Zoho CRM账号。
      一封邀请邮件将被发送到此邮箱地址。
    • 职位- 指定用户在机构中的职位。
    • 角色 - 指定用户角色，定义该用户使用Zoho CRM系统的权限。
      您可以在添加用户后补充其他信息，如电话号码、地址、照片、传真、网站、出生日期、语言等。
    • 区域 - 为用户分配一个区域。
      这个选项只有在启用区域功能时才可用。
点击保存。
系统向用户的邮箱地址发送邀请。只有当用户接受邀请时，用户的状态才会更改为确认。

导入用户

导入用户为添加多个用户添加到CRM系统中，或更新现有用户信息提供便利。拥有管理员角色或管理用户权限可以导入其他用户至机构账户。

支持的导入文件格式 : .xls, .xlsx, .csv
导入限制:  一次最多可导入1000名用户。可添加到CRM账户的用户数量取决于购买的版本。
注意:
  1. 导入时，通过职位名或职位ID，角色名或角色ID，将用户关联到职位和角色。
  2. 可以通过用户ID或邮箱地址更新现有用户。
  3. 导入用户后，不会向用户发送邀请邮件。需要点击重新邀请按钮手动邀请。
  4. 根据用户的订阅的CRM版本以及用户许可的数量，导入用户。例如，您的CRM版本允许添加三位用户，而您已添加两名，将只能添加一位用户（导入文件中的第一位用户）到CRM账户中。
如何导入用户
  1. 进入设置>用户及控制>用户。
  2. 在 用户 页面，点击+新用户旁边的导入按钮。

  3. 在 导入用户 页面，您可以选择拖放或浏览文件。 您也可以选择下载示例文件填充用户数据并导入。

  4. 点击下一步。
  5. 在 您想使用文件中的记录做什么？ 页面，选择 作为新用户添加 或 仅更新现有用户，或 两者。 
  6. 如选择进更新现有用户或两者，请执行以下操作：
    1. 在“查找现有的users基于”复选框里选择用户ID或电子邮件。
    2. 勾选 不要为现有的用户更新空值 ，避免覆盖现有用户的空值。

  7. 点击下一步。
  8. 将导入的字段与CRM相应的字段进行映射。
  9. 点击下一步，导入完成。


另见：导入数据
根据用户的订阅的CRM版本以及用户许可的数量，导入用户。例如，您的CRM版本允许添加三位用户，而您已添加两名，将只能添加一位用户（导入文件中的第一位用户）到CRM账户中。


注意

数据中心不匹配

在向您的帐户添加用户时，如果该用户的邮箱地址已经在某个数据中心注册，您将无法向其他数据中心注册该用户。例如，如果John Parker先生在欧洲数据中心以john.parker@zylker.com电子邮件地址注册，您将无法使用相同的电子邮件地址将他添加到美国数据中心。

但是，您可以使用以下选项添加相同的用户到您的帐户:

  • 请求用户删除现有数据中心的注册，然后将其添加到您的帐户。
  • 请求用户将他/她的帐户迁移到您组织的数据中心。

修改用户信息

添加一个用户时，只提供姓名、邮箱地址、职位和角色信息。您可以在需要的时候添加用户的其他详细信息，比如电话号码、地址、照片、传真、网站、出生日期、语言等等。

修改用户详情的步骤：

  1. 访问设置 > 用户及控制 > 用户。
  2. 在 用户 页面 中，单击列表中的用户，以修改用户详细信息或添加更多信息。
  3. 在 用户信息 部分，在您想要修改用户信息的相应部分，单击编辑。您可提供以下内容：
    • 电话号码，手机号，网站，传真 & 出生日期 - 输入用户的详细信息。
    • 地址信息- 输入完整的地址详细信息。
    • 语言 - 为用户的CRM账户设置语言。选择一种语言，它将被设置为用户的Zoho CRM账户的语言。
    • 国家/地区- 从列表中选择您的国家/地区。
    • 日期模式: 从可用选项列表中选择日期的首选模式。(日期模式将根据用户的国家地区填充，这可以根据个人的偏好进行更改)。

    • 时间格式 - 选择12小时或24小时的时间格式。
    • 时区 - 在这里选择的时区将用来设置您的Zoho CRM帐户的时间。

  4. 点击保存。

重新邀请用户

当用户未接受管理员在7天内发出的邀请时，管理员可以将邀请重新发送给用户。未接受邀请加入该机构CRM账户的用户将被列在未确认的用户列表下。您可以再次向未经确认的用户发送邀请。如果用户被禁用，您需要重新激活他们。请参考：激活用户

重新邀请用户的步骤：

  1. 以管理员权限登录到Zoho CRM。
  2. 访问设置 > 用户及控制 > 用户。
  3. 在用户页面中，点击需要的用户。在用户信息部分点击重新邀请。

  4. 或者，您也可以访问未确认的用户视图，并选择用户重新邀请。一封邀请邮件将被发送到用户的邮箱地址中。


    注意：
当您被邀请到A公司的CRM机构账户时...
 您需要做什么
您没有Zoho CRM账户。
 点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的CRM机构账号。
您已经是B公司CRM机构账户的成员了。
 通知B公司的CRM超级管理员将你从该账户中删除。然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的CRM机构账号。
您已经是B公司CRM机构账户的成员了，并且您还是该CRM系统的超级管理员。
 在B公司的CRM账户中，把另一个用户设置为超级管理员，并要求新的管理员从该帐户中删除您的账号。然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的CRM机构账号。
您已经是B公司CRM机构账户的成员了。并且，您是该帐户中唯一的活跃用户。
 删除B公司的CRM账户，然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的CRM机构账号。
在这种情况下，Zoho CRM账户将被关闭，所有的数据都将被安全地处理掉。一封包含最终数据备份链接的电子邮件将发送给您，您可以通过链接将数据下载到本地进行备份。
您已经是B公司Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator机构账户的成员了。
 通知Zoho Doc/Zoho Mail/Zoho Creator（B公司）的管理员将您从相应产品的账户中删除。然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的机构账号。
您已经是B公司Zoho Doc/Zoho Mail/Zoho Creator机构账户的成员，并且您是这些账户的超级管理员。
 在B公司的Zoho Doc/Zoho Mail/Zoho Creator账户中，把另一个用户设置为超级管理员，并要求新的管理员从这些账户中删除您的账号。然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的机构账号。
您已经是B公司Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator机构账户的成员了。并且，您是这些账户中唯一的活跃用户。
 在B公司的Zoho Doc/Zoho Mail/Zoho Creator账户中，把另一个用户设置为超级管理员，并要求新的管理员从这些账户中删除您的账号。然后点击邀请邮件中的访问链接加入A公司的机构账号。