创建和管理组

创建和管理组

在Zoho CRM中，您可以创建不同类型的组（一组用户）来管理一组公共记录。组可以用来设置团队销售、团队支持，以及由一组市场人员组成的活动管理等。与特定组关联的用户可以访问共享给特定组的记录，并对记录执行必要的操作。



可用性
需要的权限
角色中具有管理组权限的用户可以使用此功能。

主要功能
  • 组源类型包括用户、职位、职位及其下属、其它组。
  • 您不能直接将记录分配给某个组。
  • 可以通过设置数据共享规则在组之间共享记录。
  • 用户、职位、职位及下属可以为多个组的成员。
组成员

您可以通过以下管理组:

  • 用户: 仅用户。
  • 职位: 所有属于某个职位的用户都会被分配到指定组。
  • 职位及下属：职位及下属职位关联的用户都会被分配到指定组。
  • 成员组：所有属于某个组的用户都会被分配到指定组。
示例组

Zoho CRM - Sample Groups

在Zoho CRM - 组模块，您 可以执行如下操作：

  • 创建组
  • 将用户关联到组
  • 编辑组
  • 查看组
  • 删除组
  • 在组之间共享数据

创建组

您可以创建多个不同的用户组并在组之间共享数据。

创建组的步骤：

  1. 访问设置 > 用户及控制 > 组。
  2. 在 组 页面，点击创建组。
  3. 在 新建组 页面中，执行下面操作：
    • 在 组 页面中输入组名以及描述。

    • 在 组源 中，您可以选择用户、职位、职位及下属或者其它组作为组成员。
  4. 点击保存。

将用户添加到组中

组创建完成之后，您可以添加用户到组中。您可以将用户、职位、职位及下属或者其它组作为成员添加到新创建的组中，同时，您可以通过数据共享规则将CRM数据共享给组。

注意
  • 您可以将用户分配到多个组中，他们可以基于不同的共享规则获取数据访问权限。

将用户添加到组中的步骤：

  1. 访问设置 > 用户及控制 > 组。
  2. 在 组 页面，选择需要添加用户的组。
  3. 在 组 明细页面中，点击编辑。
  4. 在 组源 中选择用户。
    您可以选择用户、职位、职位及下属或者其它组作为来源添加成员到新组中。
  5. 点击保存。

编辑组

组创建之后，您可以根据需要更新组名及组成员。


编辑组的步骤：
  1. 访问设置 > 用户及控制 > 组。
  2. 在 组列表 页面，您可以看到所有添加的组。
  3. 在 公开组列表 页面，点击您想要编辑组的编辑按钮。
  4. 在 编辑组 页面中，执行如下操作：
    • 在 组明细 中，指定组名以及描述信息。
    • 在 组源 中选择组成员。
      您可以选择用户、职位、职位及下属或者其它组作为来源添加成员到新组中。
  5. 点击保存。

删除组

您可以定期地清理不需要的组。删除组时，所有数据共享规则将自动计算，更新，您不用重新计算。


删除组的步骤：
  1. 访问设置 > 用户及控制> 组。
  2. 在 组 页面中，您可以看到所有添加的组。
  3. 点击删除按钮，可以删除列表中任一组。

将数据共享给组

Zoho CRM中的记录所有者都是某个用户，但是可以通过设置数据共享规则将访问权限开放给其他用户。设置完共享规则之后，组成员将可以基于各自的角色权限来访问共享数据。

例如，如果"用户A"没有访问商机模块的权限，那么他/她也无法通过设置组共享规则来访问商机模块的数据。

  • 所有者拥有记录的所有操作权限。
  • 记录的所有者不能为组，但是，可以基于组设置数据共享规则。
  • 用户必须拥有角色级别访问权限。
  • 您必须重新计算设置的共享规则才能应用到数据共享中。

将数据共享给组的步骤：

  1. 访问设置 > 用户及控制> 安全控制 > 数据共享设置。
  2. 在 数据共享设置 页面中，为每个模块设置共享规则。请查看数据共享规则。

    点击保存。
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