处理任务

处理任务

活动已重命名为会议
任务、通话及会议在日常业务运营中发挥着重要作用。在更广泛的层次上，我们将销售活动分为两种类型，时效性活动和与状态相关的活动。
  1. 时效性活动可以是在特定时间与一组受众进行的会议、讨论会、预约等。
  2. 与状态相关的任务、通话及会议（例如，致电客户、向经理发送报表、回复客户邮件、答复支持工单）是基于记录的当前状态，例如，如果支持工单处于打开状态，则客服人员将回复并关闭工单。因此，“回复”是一个任务，当工单的状态为打开时，执行该任务。
在 Zoho CRM 中，上面提到的任务、通话及会议将作为相关列表存在于记录内，为客户提供 360 度视图。您可以将任务、通话及会议与模块（例如，线索、商机、市场活动等）相关联。在“任务、通话及会议”模块下面，您可以储存与任务、会议和通话相关的信息。

可用性
所需权限
对任务和会议的访问，包括查看、创建、编辑以及删除权限。

创建任务

任务是一项有时效性的工作。在 Zoho CRM 中，任务会在记录的主页、“任务、通话及会议”主页以及其他相关记录中列出。在 CRM 中创建任务时，您必须输入任务详细信息，例如主题、任务所有者、到期日期以及与任务关联的联系人或客户。您还可以在任务模块中添加自定义字段。

要创建任务：
  1. 在任务、通话及会议 模块中，点击新建任务。
    您也可以通过点击未关闭的任务、通话及会议 相关列表中的新建任务链接，以便从记录内创建任务。
  2. 在创建任务 页面中，指定任务详情。

  3. 点击保存。

注意
  1. 仅当任务的状态更新为已完成时，任务才会关闭。
  2. 已完成状态是系统定义的字段。使用具有相同标签的替换自定义字段将不会自动关闭任务。

为任务设置重复类型

如果您想要创建需要在特定时间段重复性执行的任务，则可以创建重复任务。您可以指定应该在什么时候完成任务。重复时间可以设置为每日、每周、每月、每年或自定义重复类型，使用自定义类型时，您可以指定时间段。

要设置重复类型，请执行以下操作：
  1. 从下拉列表中选择每日、每周、每月重复类型，或设置自定义重复类型。
    1. 如果您选择“自定义”重复类型，请执行以下操作 :
      1. 在频率中选择每日、每周、每月或每年。
        1. 每日：在每 [x] 天中，指定在这个天数之后应重复执行任务。


        2. 每周：在每 [x] 周中，指定在这个周数之后应在一周内的特定一天重复执行任务。


        3. 每月：在每 [x] 月中，指定这个月数之后，应在一月中的特定一天重复执行任务。


        4. 每年：您可以指定应重复执行任务的日期，或指定日和月份。


  2. 在结束中，选择任务应在何时停止 :
    1. 永不 - 任务永远不会终止。
    2. [x] 次之后 - 在此处指定的次数之后终止任务。
    3. 在 [日期] - 在指定的日期终止任务。


注意
  1. 应先指定到期日期才能设置重复类型。
  2. 当重复类型选择为“每日”时，您可以选择“除了周末和假期”。
  3. 当重复类型选择为“每月”时，如果所选到期日期不是工作日，则您可以选择将任务的到期日期设置为下一个工作日。

为任务设置提醒 

您可以在任务达到到期日期之前，接收通知提醒。您可以选择在到期日期当天提醒，或在到期日期之前指定天数/周数/月数的特定时间通过电子邮件或弹窗或两者来发出提醒。如有需要，此提醒也可以重复。

要设置提醒，请执行以下操作：
  1. 打开提醒开关。
  2. 在弹出窗口中，指定希望什么时候收到提醒。
    您可以选择特定日期和时间，或到期日期之前指定天数/周数/月数的特定时间。


  3. 从下拉列表中选择重复类型。
  4. 从下拉列表中选择获得通知的方式。
    您可以选择电子邮件、弹窗或两者。


注意
  1. 如果您正在为其他用户创建任务，则可以通过电子邮件通知该用户，从顶部面板中选择通知所有者复选框。
     


    在以下时候，用户将收到通知 :
    1. 新任务分配给另一个用户。
    2. 现有任务的所有者更改为另一个用户。
    3. 任务已完成。

编辑任务

如有需要，您可以编辑任务或任务的重复类型。
 
要编辑任务，请执行以下操作：
  1. 选择任务，然后点击编辑图标。
编辑重复类型
保存任务之后，您可以编辑其重复类型。可以根据您的需求延长或减少重复任务。
  1. 重复执行单项任务
    如果您创建了一个任务并希望将其更改为重复类型，则可以编辑任务并配置适当的重复类型。
  2. 停止重复任务
    如果您创建了重复任务并想停止它，则可以通过编辑它来实现。您可以关闭重复配置，这也会删除所有即将执行的任务。


注意
  1. 关闭重复类型后，系统会删除您正在编辑的任务以及所有即将执行的任务。
  2. 如果对重复序列中的第一个任务关闭了重复类型，则该重复任务将转换为单项任务。
您可以编辑重复任务的提醒模式。在执行此操作时，您可以选择应该将更改应用于所有即将执行的任务还是仅应用于此特定任务。

批量创建任务

如果要对多个记录执行特定任务，则可以批量创建任务，而不是为单个记录创建任务。
要批量创建重复任务，请执行以下操作：
  1. 点击 [模块] 页签。
  2. 从列表视图中，勾选您想要为其创建重复任务的记录的复选框。
  3. 点击更多操作 > 创建任务。
  4. 在弹出窗口中，指定任务详情，然后启用重复开关以指定重复详情。
  5. 输入重复类型，然后指定重复任务应在什么时候结束。
  6. 点击完成，然后点击保存。

创建会议

会议是在给定地点和时间发生的活动。它们会在 Zoho CRM 的用户主页、“任务、通话及会议”主页、日历和其他相关记录中列出。您可以从“任务、通话及会议”模块或日历创建会议。

要从任务、通话及会议模块创建会议，请执行以下操作：

  1. 在任务、通话及会议模块中，点击新建会议。
  2. 在新建会议 弹出窗口中，指定会议详细信息。 
  3. 点击保存。

要从日历创建会议，请执行以下操作：

  1. 点击 CRM 帐户中的日历图标，然后选择日、周 或月 视图。
  2. 在日历 中，点击创建链接或点击日历中的时间段。
  3. 在新建会议弹出窗口中，指定会议详细信息。
  4. 点击保存。

注意
  1. 会议会在指定的结束日期和时间自动关闭。会议没有状态更新。

创建重复会议

需要在特定日期或时间重复进行的会议可以创建为重复会议。您也可以从列表视图批量创建任务。

若要创建重复活动：

  1. 在任务、通话及会议模块中，点击新建会议。
    您也可以通过点击未关闭的任务、通话及会议相关列表中的新建会议链接从记录内创建会议。
  2. 在创建会议 页面，指定与会议相关的详细信息。
  3. 选择重复会议复选框并执行以下操作：
    • 为要重复的会议指定起始日期时间和结束日期时间。
    • 指定会议的重复类型，然后相应地选择选项（请参阅下表）。
    • 点击保存。
每日描述
每天如果会议应每天重复执行，则选择此项。
每___天重复一次选择此选项以指定会议的重复执行频率，按天计。
每周描述
每____周重复执行输入会议的重复执行频率，按周计。
星期几选择一周中的重复执行的那天对应的复选框。
每月描述
每 ___ 月的第__天输入会议应隔多久（按月计）在指定日期重复执行。
每 ___ 月的____ ____选择会议应在每个月的哪一天重复执行。
每年描述
每___ ____输入会议在一年中应重复执行几次。
在____的____ ____输入会议应隔多久（按年计）在指定日期重复执行。

为会议设置提醒

您可为会议发送提醒，以便在会议开始前提醒与会者，发送提醒有两种方式 :

  • 通过发送邮件提醒
  • 通过弹出窗口提醒


从“任务、通话及会议”模块创建会议时，不能禁用任何提醒选项。默认已选定这两个选项。但是，您可以在日历首选项中禁用电子邮件提醒。不能在日历中禁用弹窗提醒。

要为会议设置提醒，请执行以下操作：
  1. 在任务、通话及会议 页签中，点击您想要为其设置提醒的会议。
  2. 在会议详细信息 页面，点击编辑。
  3. 从下拉列表中选择提醒。
  4. 点击保存。

添加参与者并邀请他们参加会议

CRM 将向所有受邀者发送带有参与者名单的电子邮件邀请。
您最多可以邀请 50 位参与者。
若要邀请多个用户、线索或联系人加入会议，请执行以下操作：
  1. 在任务、通话及会议 页签中，点击您想要为其添加受邀者的会议。
  2. 在会议详细信息 页面，点击操作 > 添加参与者。
    您也可以点击编辑并在弹出窗口中为会议添加参与者。
  3. 在添加参与者 弹出窗口中，选择您想要从中添加参与者的组。
    您也可以直接搜索用户、线索、联系人等。
  4. 在用户、线索或联系人列表中，选择对应的复选框。
  5. 在通过电子邮件邀请文本框中，指定您想要邀请且其详细信息未包含在 Zoho CRM 中的参与者的电子邮件地址。
  6. 点击添加。

每当受邀者接受、拒绝或保留您的邀请时，您都会收到有关 RSVP 状态的电子邮件通知。您也可以点击参与者状态 窗口的操作下面的重新邀请按钮，单独重新邀请他们。


    • Related Articles

    • 会议签到

      如果贵公司要求员工出差并经常外出，则签到适合您。在 Zoho CRM 中，有了 Zoho CRM 移动端app的签到功能的帮助，销售经理和销售代表可以轻松地管理相关工作拜访。 Zoho CRM 移动端app中的签到是与会议相关。当从某一地点签到时，该应用会提示您将签到与任何现有会议相关联。您可以点击所需会议，并记录该会议的签到。如果没有针对该记录的会议，将提示您创建新会议。 请考虑以下场景，以了解您如何组织并监视 Zoho CRM 中的签到。 ...

    • CRM任务、通话及会议视图

      对销售人员来说，日常需要完成各项任务。 可能要为潜在客户做产品演示，打电话谈交易，或在客户访问您的网站后进行回访。销售团队每天都要完成许多诸如此类的任务。他们可能会感到时间被琐碎任务占据，几乎没有时间处理更重要的任务。 待办事项任务清单可以写在记事本上，也可以存存储于客户数据管理系统。销售人员所面临的挑战就是保持任务列表组织有序，以免遗漏。 对任务类型和优先级的清晰把握，会给销售人员在管理时间，集中精力做最重要的事上带来帮助。 视图分四类列出： ...

    • 销售活动-概述

      CRM 的一个重要功能就是保留任务、会议、通话这些销售活动。您可以清晰地组织多个记录以及与之关联的活动，例如跟进、售前和售后活动、通话等。它们在发起和追踪未决行动项和记录会议或活动结果时会有极大的帮助作用。 在 Zoho CRM 中，‘任务、通话及会议’模块是您可以创建并关联业务任务、活动和通话的地方。各个活动都有关于日期、时间、优先级和通知参数的重要信息，这些信息甚至可以在其关联的记录中获取。 ‘任务、通话及活动’中的活动已重命名为会议，即更名为‘任务、通话及会议’ 任务  ...

    • 任务和会议内的标准字段

      以下是任务模块中可用的 Zoho 定义的标准字段列表： 字段名称 说明 任务所有者 选择将为其分配任务的用户名称。 主题* 指定任务名称。 此字段为必填。 到期日期 指定任务的到期日期。 联系人/线索 选择相关联系人或线索。 客户 选择任务相关的任何其它记录。 状态 指定任务状态。 优先级 指定任务优先级。 发送通知邮件 勾选复选框以便向任务所有者发送通知邮件。 提醒时间 勾选复选框以设置任务提醒。 重复 勾选复选框以将其标记为重复活动。 描述 指定关于任务的详细信息。 ...

    • 记录通话内的标准字段

      在记录通话 页面，您需要指定通话相关的信息。 以下表格提供了对页面中各种字段的说明。 字段名称 说明 数据类型 主题 输入通话的主题。 单行文本 通话类型 为您的机构中接入的电话选择呼入。 为您的机构中拨出的电话选择呼出。 选择列表 关联到 选择通话相关的记录类型然后选择记录。 查找 联系人姓名 指定接听或拨打该电话的人 查找 通话目的 从下拉列表中选择通话的目的。 选择列表 通话结果 指定通话的结果 单行文本 通话详细信息 如果通话正在进行，则点击 当前通话。 如果通话已完成，则点击完整通话。 ...