设计蓝图

设计蓝图

构建流程的过程主要包含 3 个步骤。
  1. 输入基本信息:
    指定要创建流程的模块布局字段
  2. 定义流程:
    在 蓝图编辑器 中,定义从开始或默认状态退出状态的流程。
  3. 配置迁移设置:
    根据需要,配置流程中不同状态之间的 之前期间  和 之后 迁移设置。
第 1 步 - 输入基本信息
  1. 转至设置 > 流程管理 > 蓝图
  2. 点击创建蓝图
  3. 在 创建蓝图 弹出窗口中,选择要创建流程的模块、布局和字段。

在我们的场景中,因为流程为“商机跟进”,所以我们会选择 商机 模块、标准 布局和 阶段 字段。
4.对记录指定条件以进入流程(如果适用)。示例:金额不低于 50000。
   如果未输入条件,那么布局中创建的所有记录将进入该流程。点击下一步

备注:

  • 高级配置下,可创建连续的蓝图。连续蓝图是没有停顿的-是销售呼叫脚本的理想选择。
  • 蓝图的主要字段可以通过以下方式更新:
    • 迁移API
    • 工作流API 
    • 工作流自定义函数
    除了这三种方式以外,没有其它渠道可以更新蓝图的主要字段。  


第 2 步 - 在“蓝图编辑器”中定义过程流
  1. 在蓝图编辑器中,拖拽构成流程的部分的所有状态(阶段)。
  2. 通过连接状态按钮中的节点,在状态之间建立过程流。

请注意,开始状态相当于所选的选择列表字段的“”值。 
      3.通过点击两个状态之间的 + 按钮来创建迁移。
   (要删除迁移,只需右键点击迁移线并点击删除迁移

以上过程流意味着什么?

这是 Zylker Inc 中遵循的商机跟进流程的图形表示。进入此流程的商机将按图片中所示的顺序经历每个阶段。
  1. 白色按钮表示蓝图中的“状态”(商机阶段)。
  2. 绿色按钮表示“迁移”(完成每个阶段所需的条件)。
  3. 您配置的每个迁移在记录的详细信息页面上显示为按钮。

  1. 要完成迁移,请点击“迁移”按钮并执行弹窗中提示的操作。
  2. 例如,点击资质审查时将抛出一个弹出窗口,此窗口将引导您执行此迁移。

  1. 该迁移成功完成时,您将进至蓝图中的下一个状态。
  2. 蓝色按钮“丢单”称为常规迁移,将出现在蓝图的所有状态中。


第 3 步 - 配置迁移设置。
“迁移”是指流程的状态更改。它是两个状态之间的链接,更改的条件将明确定义。迁移由三部分构成:之前、期间和之后。

例如,来看一下“状态”之间的迁移 - 已进行资质审查已完成协商。我们将其称为“协商”。在 Zylker 的示例中,以下是在此场景中配置“迁移”设置时要遵循的一些准则。
  1. 为完成协商迁移,Zylker 的销售代表必须输入折扣百分比和截止日期
  2. 根据Zylker 的政策,产品折扣不能高于25%。
  3. 一旦执行协商迁移,系统就会自动向销售代表的经理发送电子邮件通知,告诉他/她有关交易提交的信息。
我们来看一下蓝图是如何包括这些点的。

迁移之前
  • 指定迁移的所有者
    例如,记录所有者。如果选择“记录所有者”,那么只有记录所有者(及在职位层级中高于记录所有者的人员)才能访问迁移。
  • 定义条件,规定迁移何时可用于流程中的记录。 
    条件示例:“产品演示版完成时”。
    在此情况下,仅当 产品演示版 字段更新为已完成时,才会对记录显示此迁移。 
    如果没有这类条件,那么您可跳过条件分栏。在这类情况下,迁移将立即对所有记录可视。


迁移期间
通过提示迁移所有者输入特定的字段,备注,附件和其它信息,引导他们完成流程中的特定阶段。例如,在商机跟进过程中,销售代表可能需要填写折扣率,根据公司政策上传附件。在这种情况下,这些信息都可以标记为必填。

以下是您可在“迁移期间”分栏中添加的信息:
  1. 添加和验证主模块和相关模块中的字段,包括多选查找和多用户字段。
  2. 添加检查表
  3. 添加已关联项目
  4. 为迁移所有者添加消息
  5. 标记备注为必填
  6. 将附件标记为必填
  7. 添加小部件
规定和验证各模块字段

在适当阶段,可通过引导销售代表输入流程所需的信息。它们可以是主蓝图模块或相关模块中的字段。例如,在交易跟进流程的协商阶段,可规定以下字段为必填:

  1. 折扣
  2. 相关客户名称
  3. 客户年收入
  4. 联系人的职位和电话

要设置蓝图模块和相关模块的字段为必填,请执行以下操作:

  1. 在迁移期间页签中,点击添加。
  2. 从下拉列表中选择必需模块。
  3. 选择要强制填写的字段。对所需字段重复此操作。


4.验证字段,确保销售代表输入的值可行。
     折扣不能超过 25%
     截止日期不能超过 30 天。


添加检查表

检查表是任务清单,帮助销售团队明确记录他们需要完成的任务和事项的数量,以便顺利通过流程的每个阶段。帮助您精简执行每个阶段的细微步骤,不会错过重要事项。

检查表将包含在“迁移期间”中,在经理等人配置好后,将显示给符合资格的迁移所有者。

例如,在商机跟进流程中,以下项可以包含在协商迁移检查表中。
  1. 确定折扣百分比
  2. 附加协商文档(必要时)
  3. 检查竞争者的折扣

要添加检查表,请执行以下操作:

  1. 在迁移期间页签中,点击添加。
  2. 选择检查表。
  3. 添加检查表的标题和待办事项。

将显示给所选迁移所有者。仅当迁移所有者勾选完成这些事项后,他/她才能继续进至蓝图中的下一状态。这样明确了解每个阶段的进展。

创建已关联项

除字段和检查表外,还可强授权创建与蓝图模块相关联的项,如下所示:

  1. 任务
  2. 会议
  3. 通话
  4. 报价
  5. 销售订单
  6. 服务支持
例如,一旦折扣得到批准,并且交易处于“签约”阶段,您可能希望销售代表关联“报价”并安排与客户的电话沟通,以符合法规要求。因此,您可授权创建任务和 PO 关联。
此过程将根据情况完成,并引导销售团队将整个流程分化为具体事项并完成。

要授权创建关联项,请执行以下操作:
  1. 在迁移期间页签中,点击添加
  2. 选择关联下项目
  3. 从关联项下拉列表中选择:任务和报价。



向迁移所有者添加消息

对销售团队的明确指示确保他们有效执行整个流程。在每个阶段添加给销售团队的消息,以便每个迁移所有者知道他/她应该完成的任务。
要向迁移所有者添加消息,请执行以下操作:
  1. 在迁移期间页签中,点击添加。
  2. 选择消息。
  3. 在文本框中编写相应消息。


标记备注为必填

您可能想要了解有关流程的各个方面的额外详情,例如,为什么销售代表输入了特定折扣、为什么特定任务处于暂挂状态等等。这些额外详细信息可添加为备注,而且,可在流程的“迁移期间”阶段标记备注为必填。

要标记备注为必填,请执行以下操作:
  1. 在迁移期间页签中,勾选标记备注为必填

所以,执行资质审查迁移时,迁移所有者需要输入客户需求作为备注,像信息中描述的那样。

将附件标记为必填项

任何流程,无论是销售、保险、制造业还是房地产业 - 任何业务流程都需要有文档的参与。销售合同、服务水平协议、法律文档等在流程的不同阶段都需要。可在蓝图的所需阶段标记附件为必填项。

要将邮件标记为必填项,请执行以下操作:

在迁移期间页签中,选中强制添加附件复选框。


所以,执行协商迁移时,迁移所有者需要附加检查表中强制要求的文档。

您可使用向上箭头和向下箭头对弹出窗口中显示的项重新排序。还可使用合并字段以显示 CRM 中的数据。

标记标签为必填
作为迁移期间设置的一部分,您还可以要求输入标签。 当用户执行此迁移时,将提示他们输入标签,作为蓝图的一部分。


添加小部件
可以把小部件设置为必填项作为蓝图的一部分。



通过小部件,可以自定义流程中需要输入的参数。不止是字段和备注,甚至是超出CRM数据之外的。可以在地图上标记位置,也可以在日历上预约。
这些除了您自己的字段和备注以外,都由小部件函数定义。
下面示例是小部件作为蓝图的一部分:


备注:
企业版及以上版本可以使用。

迁移之后
定义迁移完成之后的自动操作。可在“迁移之后”分栏中自动完成的操作包括:
  1. 发送电子邮件提醒
  2. 分配任务
  3. 更新字段
  4. 触发 Webhook
  5. 触发自定义函数
在 Zylker 的示例中,关于折扣审批,需要向销售经理发送电子邮件通知。所以,选择邮件提醒并关联所需邮件模板。

类似的,您可以为每个迁移创建条件,直到流程结束。

通用迁移

通用迁移是可在流程中从所有状态中执行的迁移。

例如,在商机跟进流程中,记录经历若干阶段(例如,资质审查、协商、折扣审批等等)后,您就知道是否会赢得该商机。所以,丢失商机 是流程结束才会出现的迁移。但是,假如客户没有表现出兴趣,您想在资格审查阶段就放弃交易,在这种情况下,需要即时执行丢失商机迁移,而不是通过所有中间阶段。

为做到这一点,需要勾选下图复选框,将丢失商机设为通用迁移。 一旦启用,将在所有状态看到丢失商机迁移。


自动迁移

在蓝图中引进自动迁移,帮助您解决流程延迟问题。通常,流程中的记录可能会停滞在某一状态,您可能没有注意到,造成不必要的延迟。您可以设置SLA,在升级时收到通知。

不过最终来说,SLA也是一个通知或任务/字段更新,最后的记录需要您手动干预,以便推进过程进展。  如果想要收到通知可以配置SLA。如果想要让记录自动从一个状态到另一个状态,可以创建自动迁移。 

什么是自动迁移,它是如何工作的?
自动迁移是蓝图中的记录,在一段“等待”时间过后,从一个状态到另一个状态的过程。
按照流程,记录从状态A到状态B,需要经过迁移A。如果迁移A没有在规定时间内执行,比如5天,那么将执行为该状态配置的自动迁移。该记录将按照配置自动推进至蓝图的另一个状态。

例如,在下面的截图中,CRM在等待迁移发生:无论是“确认兴趣”还是“放弃交易”,如果规定日期内没有对该记录执行操作,该记录将被移至“报价”状态。用户可从此处访问。


配置自动迁移

创建通用迁移时勾选自动迁移复选框。


然后,添加“等待时间”和相应操作。

根据以下截图,在起草报价单之前,交易跟进流程有几个主要步骤需要执行—— 建立联系,资格审查,需求分析,以及价值建议。如果某笔交易已经进入“已联系”阶段,但用户没有采取资格审查所需操作,  蓝图会等待5天,随后即刻将其移至“确定决策者”状态。从这儿有关用户可以接手起草报价。



如果不了解需求,联系人详情等,无法创建报价。所以之前状态的操作可以一起完成了,无需再浪费时间。


同状态循环
一个过程通常包含一些步骤,需要尝试多次才能成功。比如尝试联系客户,为了收集要求,需要给他们打电话。但是他们往往不在,或是要求稍后再打电话。只有在与交谈之后才能进入下一阶段,因此在收到答复之前您需要停留在某一状态。停留在同一状态并不意味着工作没有完成-只需尝试多次,直到成功为止。

在此情况下,可以创建一个“循环”同一阶段的迁移。从和到状态是相同的。例如,在以下交易跟踪过程中,您可以无限次使用“重试联系”迁移,直到成功为止,在这种情况下,您将选择“可用客户”并进一步操作。

为状态配置 SLA
在您的机构中部署流程时,需要确保该流程及时完成。SLA 可帮助您完成此任务。
“SLA”表示服务等级协议,通常用于服务供应商和客户的场景下。此术语在蓝图中表示机构内部各团队之间达成的一种协议,用于表示销售代表/团队可以将特定记录保持为特定状态的最长时间。例如,如果交易处于“资质审查”阶段的时间太久,那么系统必须向销售经理或记录所有者发送通知。但是,多长时间才算过久?如果此交易处于某个状态的时间确实太久,那么应该通知谁,又应该如何处理?

可通过 SLA 在蓝图中配置这些详细信息。如果配置了 SLA,那么 CRM 会监视记录及每个记录处于特定状态的时长。如果该记录处于特定状态的时长超过限制,那么系统会按配置向 SLA 设置中提到的用户发送提醒。这可帮助您及时了解机构中的流程进展并解决问题。

要为状态配置 SLA,请执行以下操作:
  1. 在“蓝图编辑器”中,点击要为其配置 SLA 的状态。例如,已进行资质审查
  2. 设置商机在“已进行资质审查”状态的最长时间限制。例如,3 天。
  3. 交易超过 SLA 时间限制时,指定应在何时通知何人。例如,时间增长到第 3 天时通知记录所有者。
  4. 除此时间增长通知外,还可设置另一警报以在达到 SLA 时间限制之前或之后发送。
  5. 除了此标准通知外,您还可以设置额外提醒,在SLA时间限制之前或之后发送。


例如,在达到此限制之前 2 小时,向记录所有者通知有关 SLA 时间限制的信息。
这可帮助您及时采取措施。

您还可以选择除标准提醒之外要自动化的进一步操作。这些操作包括自定义邮件通知、任务、字段更新、webhook 和自定义操作。

例如,假设根据您的过程,当记录在“协商状态”中停留超过5天时,您希望收到提醒。为此,除了默认的邮件提醒之外,您还可以选择自动进行字段更新,只要记录保持在“协商”状态超过5天,该字段就会将“紧急”字段从“轻微”更新为“严重”。稍后,您可以筛选出紧急情况严重的记录,并优先确定其迁移的优先级。

注意:
设置SLA操作仅旗舰版及以上版本可用。

在沙盒中创建蓝图
在为您的销售流程制定蓝图时,有可能需要经常修改。Zoho CRM提供了一个名为沙盒的测试环境,可让您检查蓝图的工作方式,而不会影响实时数据。
另请参阅:沙盒

样本过程流

在以下幻灯片中,您将看到各种行业(例如,教育、房地产、保险、银行和金融)的业务的样本过程流。这些是通用过程流,旨在帮助您了解如何开始设计您自己的蓝图。您可部署状态、迁移并根据自己的独特需求设计过程流。现在就开始浏览吧!




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