使用CRM管理自动回复

使用CRM管理自动回复

自动回复是自动发送回复和跟进邮件给潜在客户&客户的解决方案。一旦您收到来自线索或联系人的回复，您必须手动将联系人从邮件列表中移除。另请参阅自动回复的场景


要点:

  • 此功能可用于线索、联系人和自定义模块。
  • 您最多可以设置3个自动回复，每个自动回复最多可以设置5个跟进。
  • 您也可以发送自动回复邮件作为一部分的群发邮件。每个机构每天可群发邮件的数量将根据您的订阅情况而有所不同。
  • 为自动回复选择的自定义视图必须包含新数据。如果您选择了一个不是新数据的自定义视图，则自动回复将在随后的迭代中向相同的旧数据发送第一封电子邮件。例如，您可以选择自定义视图“今日线索”和“本周新建联系人”，而非“所有未关的线索”和“最近创建的线索”。在“今日线索”视图中，数据总是使用今天的数据进行更新，而“所有未关的线索”视图中的数据可能不会频繁变化。
  • 在设置动态类型自动回复时，要根据重复执行方式部分中的选项来选择自定义视图。如果您将重复执行方式设置为按天，则请确保所选自定义视图中的数据每天都是新的。类似地，如果选择按周，则在启动自动回复之前，您那一周的数据必须是新的。如果使用的数据是旧的，则自动回复将在后续迭代中向相同的数据发送第一封电子邮件。
  • 在执行自动回复时，系统无法识别重复记录。因此，建议您在设置自动回复之前先检查重复的联系人并与主记录合并。
  • 目前您无法追踪客户回复您邮件时的回复。因此，您必须从邮件列表中手动选择联系人，以便在下一个后续处理中排除他们。
  • 在自动回复邮件模板中使用退订表单。通过使用退订表单，您可以让收件人自您的下一次跟进中退出，避免反垃圾邮件投诉。另请参阅 创建退订链接

要建立自动回复

  1. 点击 线索/联系人 页签。
  2. 在线索/联系人主 页内，点击操作 > 自动回复。
  3. 在自动回复 页面，点击创建自动回复。
  4. 在新建自动回复 页面，做如下操作 :
    • 输入自动回复的名称。

  5. 从分配到选择列表中选择记录的所有者。
    默认情况下，该字段会显示创建自动回复的用户的名称。
  6. 选择自定义视图以设置自动回复的收件人列表。
  7. 为自动回复选择一个文件夹。
  8. 选择单次回复或多次回复并指定相应的详细信息。(标准字段列表见下表)
    • 单次回复- 自动回复内的跟进会在一个固定日期发生。
    • 多次回复 - 自动回复内的跟进会以您预先设定的一个时间间隔发生。
  9. 如果需要的话，您可以添加跟进内容。在跟进部分选择了邮件模板之后，系统会提示您输入从和回复到的邮箱地址。
    您可以在下拉列表中选择您的账户邮箱地址、记录所有者的邮箱地址和机构邮箱地址。
  10. 点击保存。
注意
  1. 自动回复邮件将不会发送到启用了“不发营销邮件”的记录。
  2. 只有当您取消勾选记录详情页面中的“不发营销邮件”复选框时，自动回复邮件才会发送到这些记录。

  3. 如果您在“从”字段中选择一个个人邮箱地址，那么在“回复至”字段中的地址必须是一个机构邮箱地址
    如果您在“从”字段中选择机构邮箱地址，那么在“回复到”字段中的地址必须是一个个人邮箱地址。

下表给出了选择单次回复选项时的字段列表及其描述。

字段
 说明
跟进日期
 指定跟进日期。跟进日期是根据启动自动回复的日期计算的。
邮件模版
 在下拉列表中选择模板。


下表给出了选择多次回复选项时的字段列表及其描述。

按天 - 字段
 说明
重复执行周期 ___ 天
 输入自动回复应重复的频率(以天为单位)。
每天重复执行
 如果自动回复每天都要重复，请选择此选项。
  开始日期
  选择自动回复的开始日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
结束日期
 选择自动回复的结束日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
没有结束日期
 如果自动回复在您指定结束日期之前都应该继续重复，请选择此选项。
邮件模版
 在下拉列表中选择邮件模板。
添加跟进
 点击链接为自动回复添加跟进信息。
例如:自动回复在2010-01-01启动，指定的跟进日期是3天之后 和10天之后。在这种情况下，第一封跟进邮件将于2010年1月4日发送，第二封跟进邮件将于2010年1月11日发送。
按周 - 字段
 说明
重复执行周期____周：星期日 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六
 输入自动回复应重复的频率(以周为单位)。然后，选择对应于发生重复的星期几的复选框。
开始日期
 选择自动回复的开始日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
结束日期
 选择自动回复的结束日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
没有结束日期
 如果自动回复在您指定结束日期之前都应该继续重复，请选择此选项。
邮件模版
 在下拉列表中选择邮件模板。
添加跟进
 点击链接为自动回复添加跟进信息。
例如:自动回复在2010-01-01启动，指定的跟进日期是3天之后 和10天之后。在这种情况下，第一封跟进邮件将于2010年1月4日发送，第二封跟进邮件将于2010年1月11日发送。
按月 - 字段
 说明
天 __ 每 ___ 月
 输入自动回复应重复的频率(以月为单位)和特定日期。
____ ____ 每月
 当自动回复应该每个月重复，则选择一个特定的某一天。
开始日期
 选择自动回复的开始日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
结束日期
 选择自动回复的结束日期(MM/dd/yyyy格式)和时间。
邮件模版
 在下拉列表中选择邮件模板。
添加跟进
 点击链接为自动回复添加跟进信息。
例如:自动回复在2010-01-01启动，指定的跟进日期是3天之后 和10天之后。在这种情况下，第一封跟进邮件将于2010年1月4日发送，第二封跟进邮件将于2010年1月11日发送。

创建文件夹

在Zoho CRM中，您可以创建各种文件夹来更好地组织您的自动回复。这有助于您将它们分类在不同的类别下，以便快速访问。

要创建文件夹
  1. 点击 线索/联系人 页签。
  2. 在线索/联系人主 页内，点击操作 > 自动回复。
  3. 在自动回复 页面，点击创建文件夹。
  4. 在创建文件夹  页面，做如下操作:
    • 输入文件夹名称。
    • 输入描述。
    • 指定访问权限。

  5. 点击保存。

排除对联系人的跟进

在收到收件人的回复后，您可以将线索或联系人排除在后续操作之外，并只对没有回复的线索/联系人安排下一次的后续跟进。

要从下一步跟进中排除记录：

  1. 点击 线索/联系人 页签。
  2. 在线索/联系人主 页内，点击操作 > 自动回复。
  3. 在自动回复 页面，点击自动回复对应的更新响应链接。
  4. 在已发送邮件列表 弹窗内，选择要从下一步跟进中排除的线索/联系人。
  5. 点击更新响应。
    需注意的是，更新响应 选项只可用于多次回复类型的自动回复。

要在启动自动回复之前排除记录：

只有启动了自动回复之后，邮件列表才可用。如果您想从邮件列表中排除某些联系人，甚至是在启动自动回复之前，请按照以下步骤执行 :

  1. 点击 线索/联系人 页签。
  2. 在线索/联系人主 页内，勾选您想排除的记录对应的复选框。
  3. 点击操作  > 更新响应。

  4. 在选择自动回复 弹窗内，从下拉列表内选择自动回复。
  5. 点击保存。

在跟进中包含所有的联系人

此选项使您能够包括已从邮件列表中排除的所有跟进联系人。

要包含所有的联系人以进行下一步跟进：

  1. 点击 线索/联系人 页签。
  2. 在线索/联系人主 页内，点击操作 > 自动回复。
  3. 在自动回复 页面，点击自动回复对应的重置链接。