Email Storage as separate entity
注意 : 从2024年2月5日开始，所有新的Zoho CRM帐户都可以访问电子邮件存储管理功能。 对于现有客户，对该功能的访问正在逐步推出，目前处于早期访问阶段。 要请求提前访问您机构的Zoho CRM帐户，您可以通过此 表单 提交请求。电子邮件是业务中重要的沟通媒介之一。 在Zoho CRM中，用户可以直接从Zoho CRM或从邮箱发送电子邮件。 到目前为止，电子邮件一直与数据和文件存储一起存储在CRM中，没有建立明确的存储策略。 机构及其用户使用的电子邮件存储量没有得到公平分配。 有了这个功能，Zoho CRM确保每个人都可以访问相同数量的电子邮件存储。这也为管理员提供了一个仪表板来跟踪他们的用户使用了多少电子邮件存储空间，以及一个管理它们的选项（删除不必要的电子邮件以释放存储空间）。 用户对存储的使用情况也有自己的看法。 此功能可用于所有版本； 对于免费用户和付费用户来说，只是存储空间大小的不同。
如何计算电子邮件存储？
Zoho CRM为机构提供的最大电子邮件存储空间为500GB，或者，5GB/每个用户许可，以较小者为准。 管理员可以根据用户发送邮件的重要程度，对邮件进行管理。 管理员可能认为用户的电子邮件不是特别重要，并可能要求删除它们。 通过删除不太可靠的邮件，为邮件可靠性更高的用户提供更多的存储空间。 即使为每个用户预估了5GB，电子邮件存储仍然是汇总化的。
电子邮件存储是根据Zoho CRM中存储的电子邮件计算的。 由于通过Zoho CRM生成的电子邮件经常被企业所依赖，因此电子邮件的内容和其中的任何附件都会被存储。 若设置邮箱，我们可以POP和IMAP邮件。 众所周知，POP邮件是为本地存储而制作的，因此这些邮件中的附件也同样被保存。 IMAP电子邮件中的附件默认情况下不存储，因为每次访问IMAP时IMAP都会使用API来获取它们。
注意 :IMAP电子邮件中的附件仅在需要时才从邮箱中获取。
购买额外存储
对于Zoho CRM客户来说，电子邮件存储目前不是付费的附加组件 - 所有客户目前都可以存储和同步超出本文档中提到的限制的电子邮件。 在不久的将来，电子邮件存储将过渡到付费附加组件的模式，客户可以在分配的容量之外购买额外的存储空间。
通过Zoho Mail进行的存储购买，与通过Zoho CRM进行的存储购买是分开的。 如果Zoho Mail耗尽空间，您将需要获得更多的存储空间。 同样，如果Zoho CRM的存储空间不足，用户也必须得到这个。
适用于管理员和用户的不同视图
Zoho CRM为电子邮件存储提供了两种不同的视图，一种用于管理员，另一种用于用户。
管理员视图
在这里，管理员将能够查看机构中每个用户占用了多少电子邮件存储空间。 此外，他们还可以在仪表板上查看自己的存储容量。 通过查看所有用户存储详细信息，管理员能够监视电子邮件存储使用情况，并确保在用户之间公平分配。
用户视图
在这里，用户只能查看自己的存储详细信息。 他们可以查看已使用的存储空间和剩余的存储空间。 在这个视图中，用户可以监控自己的存储细节，这有助于他们定期调节自己的存储。
通过为管理员和用户提供不同的视图，Zoho CRM确保所有用户都有公平的存储分配，并允许他们相应地管理存储。 这也创建了一个得到良好维护的电子邮件存储，而不必在隐私和安全上妥协。
通过为管理员和用户提供不同的视图，Zoho CRM确保所有用户都有公平的存储分配，并允许他们相应地管理存储。 这也创建了一个得到良好维护的电子邮件存储，而不必在隐私和安全上妥协。
管理员视图的组件
管理员视图分为“存储详情”和“用户的使用详情”两部分。
存储详情
存储详情是电子邮件存储的统一视图。 存储详情以图表格式显示，已用的存储空间和空存储空间（剩余存储空间）在图表中显示。 同时显示有效用户和非活跃用户占用的存储空间。 这些值将通过调度程序更新。 管理员可以在图表底部找到调度程序运行的时间。
添加存储空间
添加存储空间链接，会将您重定向到Zoho Store的支付页面，在那里您可以选择升级存储计划。
用户的使用详情
在用户的使用详情页签中，显示所有用户占用的存储空间。 对于管理员，同时显示管理员和用户的详细存储信息。 在该页签中，您可以根据用户详细信息、配置来对邮件进行过滤，也可以根据邮件的顺序（升序/降序）进行排序。
点击任何用户角色，查看他们占用的存储空间的详细视图。 在管理员视图中有两种类型的属性，例如
➤ 管理员查看她们自己的角色。
➤ 管理员查看其它用户角色。
如果管理员查看自己的角色，则可以访问其占用的存储的详细视图。 您还可以查看一个表示某特定用户的统一存储详细信息的小图表，您可以将鼠标悬停在该图表上以查看详细信息。
从Zoho CRM直接发送的邮件和从配置邮箱发送的邮件占用的存储空间是分开显示的。
直接从Zoho CRM发送的邮件是根据发送的模块进行分类的。点击模块以查看从该特定模块发送的电子邮件列表。
直接从Zoho CRM发送的邮件是根据发送的模块进行分类的。点击模块以查看从该特定模块发送的电子邮件列表。
为了使删除更容易，Zoho CRM有一个 应用过滤器 选项，可以根据模块和电子邮件字段的值过滤掉电子邮件。 基于模块的过滤会包括特定模块的字段，而对于基于电子邮件的过滤，我们使用一些属性，如发送者、发件地址等。
对于配置邮箱中的邮件，根据其所属的文件夹进行分类，如“我的”、“收件箱”、“草稿”等。
页面上的可用记录数量也可以相应地修改。
由管理员删除
如果管理员查看自己的角色，则可以直接在Zoho CRM中删除从Zoho CRM发送的邮件和从配置邮箱所发送的邮件。 如果管理员想要删除其他用户存储的邮件，他们只能删除从Zoho CRM发送的邮件。 管理员不能删除从配置邮箱所发送的邮件； 只有相应的用户可以删除其配置邮箱的邮件。 在配置邮箱
选项卡上方会显示一个按钮，管理员可以通过该按钮请求删除该特定用户的邮箱邮件。
一旦按钮被触发，特定用户就会收到一封请求删除的电子邮件。 用户可以从他们这边删除这些邮件。
一旦用户删除了电子邮件，删除将反映在Zoho CRM这里。
用户视图的组件
用户视图也被分为两个独立的选项卡，这两个选项卡与管理员视图非常相似。 但是，在用户的视图中，只有关于他们自己的电子邮件存储的详细信息是可用的。 用户无法查看其同事的存储详细信息。
将显示存储详细信息的合并图表视图。 从Zoho CRM和邮箱发送的邮件的存储详细信息也将显示。 直接从Zoho CRM发送的邮件是根据所发送自的模块进行分类的。
点击模块以查看从该特定模块发送的所有电子邮件。 与管理员视图类似，我们可以根据字段和电子邮件因素来过滤邮件。 在这里，由于用户只能查看他们的邮件存储详细信息，他们可以直接从Zoho CRM中删除两组邮件（Zoho CRM和邮箱）。
禁用/删除用户的邮件
管理员可以对非活跃用户保存的邮件进行备份和删除。 备份完成后，除了非活跃用户的名称之外，这些备份的存储详细信息还显示在“用户的使用详情”选项卡中。 非活跃标签将被添加用于标识。 他们最后使用的配置也将显示在配置类型列中。 对于非活跃的用户，管理员具有完全访问权限，可以删除Zoho CRM邮件和配置邮箱的邮件。 由于禁用的用户不再是机构的一部分，他们不能在Zoho CRM中执行任何操作； 只能是管理员为他们做这件事。
备注 :
- 以前，只有POP用户可以访问备份电子邮件。 在发布新的电子邮件配置之后，POP和IMAP用户都可以访问备份电子邮件。
- 尽管回收站不是一个模块，但它仍然可能包含电子邮件。因此，回收站将显示为CRM组件中的一个模块，用于发送电子邮件。
- 从这里删除一封邮件（从CRM发送）将永久删除该邮件以及邮件中的附件。 它不会被移到回收站。
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