记录导航

导航主要就是在记录中来回移动的过程。在 Zoho CRM 中，使用导航在记录之间轻松移动；可以选择在一个页面显示多少条记录，节省访问记录所用的时间。另请参阅导航记录

Zoho CRM 中提供了下面两个导航选项：

• 页面级导航
• 记录级导航

页面级导航

借助页面级导航，您可以轻松在一个模块的上一页或下一页之间移动，以查看记录列表。此外，根据您的 Zoho CRM 版本，还可以选择要在模块主页中显示的记录数。

记录级导航

借助记录级导航，您可以从一个记录移动至上一个或下一个记录。还可以查看第一个或最后一条记录。

搜索记录

当 CRM 模块中的记录列表看似无穷无尽时，搜索特定记录会占用您的时间。为此， Zoho CRM 为您提供了用于搜索记录的选项： 另请参阅搜索记录

Zoho CRM 中提供的不同搜索选项为：

• 按信息搜索记录
• 使用高级过滤器按条件搜索记录 

按信息搜索记录

 通过选择任何信息（比如通话、任务、会议、模块等）来搜索记录。

使用高级过滤器按条件搜索记录

在高级过滤器中，指定（比如公司、电子邮件或者国家或地区）作为条件来搜索记录。 

创建记录

您可以通过多种渠道捕获关于线索、商机、报价单等的信息，并将它们作为记录添加到模块中。您可以在 CRM 帐户中用多种方式添加记录；可以手动添加记录、导入 CRM，或从 Web 表单中捕获数据。

注意：

• 下面列出的有些标准字段可能不可见或不可编辑，这取决于机构的业务流程。
• 如果您想要添加或修改字段，请与系统管理员联系，以了解更多有关其他字段的用法详细信息。

要获取标准线索字段的完整列表，请点击此处。

手动创建记录

如果记录数量有限，可以在 CRM 模块中手动添加记录。您可以按照下列方法逐一创建记录：

• 在记录创建表单中填写详细信息。
• 复制记录，并对现有的详细信息进行修改。

您可以使用以下方法逐个创建线索：

• 在线索创建表单中填写详细信息。
• 复制线索，并对现有的记录进行修改。

注意：

• 默认情况下，创建线索的用户为线索所有者。
• 要更改所有者，请在“线索详情”页面中点击线索所有者字段中的编辑按钮，然后选择其他用户。

逐个创建线索的步骤：

1. 在线索模块，点击创建线索。
2. 在创建记录 页面，输入详细信息。（请参阅标准模块和字段）。
   
3. 点击保存。
   

复制记录的步骤：

1. 点击所需的模块页签（例如，“线索”、“客户”、“联系人”等）。
2. 在 [模块] 页签中，点击要复制的特定记录。
3. 在 [模块] 详情页面，点击复制。
4. 在复制 [记录] 页面，修改所需的详细信息。
5. 点击保存。

导入记录

有时，您可能使用不同系统来收集重要的业务相关数据。在这种情况下，为避免出现数据不匹配，直接将记录导入 CRM 系统中就显得尤为重要了。例如，您可能会从外来源购买记录，通过网站捕获产品请求，从机构内有机会交叉销售产品的另一个业务部门获取记录，或者从旧系统迁移数据到 Zoho CRM。在所有这些情况下，导入记录都可以提高效率。Zoho CRM 为您提供了两个选项：

• 将数据导入 Zoho CRM 的个别模块中：可以将各个文件导入特定模块中（一次导入一个文件）。
• 从其他帐户迁移数据到 Zoho CRM：从另一个 CRM 迁移并将大量数据传输到 Zoho CRM 时，可使用迁移向导。另请参阅：迁移数据
  

如果已授权您导入记录，那么您可以执行此操作。否则，[模块] 主页中的导入记录按钮将在用户界面中隐藏。
另请参阅：导入数据

注意：

• 仅当您有权使用“导入”功能时，“导入”链接才会显示。
• 如果这些链接处于禁用状态，请与管理员联系。
• 导入记录之前，您必须具有 CSV/XLS 文件中的记录详细信息。
• 导入记录之前，应关闭 CSV/XLS 文件和电子表格程序。
• 请确保 CSV 文件不包含任何省略符号（例如 ABC’s）。

使用Web表单捕获记录

借助 Web 表单，您可以简化从公司网站捕获访客或用户信息到 CRM 系统的过程。实现从网站到 Zoho CRM 中的数据导入自动化。  您帐户中的“线索”、“联系人”、“服务支持”和其他自定义模块支持 Web 表单。您可以使用 Web 表单来执行调查、接收反馈、创造在线销售、响应客户查询等等。

优点

Web 表单可用来：

• 捕获数据（访客信息）
• 与网站访客通信
• 开展调查
• 对用户问题作出回复
• 创造在线销售
• 接收在线反馈

注意：

• 向机构中的用户发送电子邮件时，它是作为通知从电子邮件地址 notifications@zoho-crm.com.cn 发出的。

更改记录所有者

借助“更改记录所有者”选项，您可以将记录的所有权转移给另一个用户。此外，您还可以转移与该记录相关联且归记录所有者所有的未关闭活动、未关闭联系人或未关闭商机的所有权。

以下是更改记录的所有权时要注意的事项：

• 客户：在“客户”模块中更改记录所有权时，您可以选择更改为选定所有者，也可以为与记录相关联的未关闭活动、未关闭商机或联系人保留原所有者。
• 联系人：在“联系人”模块中更改记录所有权时，您可以选择更改与记录相关联的未关闭活动或未关闭商机的所有权，也可按原样保留所有权。
• 其他模块（任务，通话，及会议模块除外）：如果记录所有权已更改，您还可以选择更改相关联的未关闭活动的所有者。
• 在自动化规则中更改记录所有者：如果配置了编辑记录或字段更新时会触发的自动化规则，那么该触发器将只适用于父代和第一级子代。例如，某个客户具有一项未关闭的商机，并且此商机与一个联系人相关联，因此，规则（如果有）将仅对该客户和该未关闭商机触发。它将不适用于该商机的联系人。请记住，这里自动化规则是指工作流规则、审批流程、蓝图和积分规则，并且自动化执行仅对标准版用户启用。
  
• 存在联系人关联时更改所有者：如果为一个商机或客户创建了活动，并且该活动还与某个联系人相关联，那么在该商机或客户的所有权或者联系人的所有权更改时，可更改该活动的所有权。
• 从已删除或已停用的用户更改所有者：当已删除或已停用的用户拥有的记录所有权更改时，相关联的未关闭活动、未关闭商机或联系人将自动转移到新的所有者。没有用于保留相关联记录的所有权的选项。
• 更改父子关系中的所有者：当父记录的所有权更改时，相关联的第一级和第二级子记录的所有权也将更改。然而，对于第二级子记录，将不会显示“更改所有者”通知。例如，A公司公司（父记录）具有一项未关闭的商机（第一级子记录），并且该商机还有一个任务（第二级子记录）。更改商机的所有权时，任务的所有者也将更改。

注意：

• 您需要具有更改所有者角色权限才能使用此功能。
• 与模块中应转移至相应用户的记录相关的项取决于用户对活动、任务和通话所具有的权限。例如，如果用户没有对活动的权限，则无法转移它们，但可以转移未关闭任务和未关闭通话。
  如果所有者没有权限，则将显示警报。
  
  
• 未关闭通话是仅指计划通话和过期通话。
• 只有在未关闭活动、未关闭联系人或未关闭商机与同一记录所有者相关时，您才能转移它们的所有权。
  
• 如果用户无权查看某一模块，则在更改记录的所有者时，其名称将不会列示。
• 如果用户无权访问相关记录，则在更改记录的所有者时，您将收到提醒。

逐个更改记录所有者的步骤：

1. 点击所需的模块页签（例如，“线索”、“客户”、“联系人”等）。
2. 在 [模块] 主页中，选择记录。
3. 点击记录所有者 字段。
4. 在更改所有者页面，从下拉列表中选择用户。
5. 点击打开的任务或打开的商机复选框。
6. 点击保存。
   
   

批量更改记录所有者的步骤：

1. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
2. 在 [模块] 主页中，选中所需记录复选框。
3. 在操作中，选择更改所有者。
4. 在更改所有者页面，从更改所有者选择列表中选择新用户。
5. 点击相关联的相关记录的复选框。
6. 点击更改所有者。

注意：

• 无论记录的现有所有者是谁，记录所有权都会更改为另一个用户。
• 请小心使用此操作，否则属于不同用户的记录将更改为新用户所有。
• 要克服此问题，您可以先搜索具有所需所有者名称的记录，然后批量更改所有者。
• 对于您具有只读权限的记录，“更改所有者”选项不可用。

打印记录

您可以采用可打印格式查看记录详细信息，然后使用浏览器的打印功能进行打印。也可以从模块主页打印记录列表。在打印记录详情时，您可以从要打印其中记录的电子邮件模板、邮件合并模板或库存模板中选择模板类别。

打印记录详细信息的步骤：

1. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
2. 在 [模块] 主页，点击您想要打印的所需记录。
3. 在记录详情页面中，点击更多操作 > 打印预览。
4. 从列表中选择模板类别。
   所选择的电子邮件模板、邮件合并模板或库存模板（视具体情况而定）将会显示以进行打印预览。
   
   
5. 点击打印。

注意：

• 您也可以使用 Web 浏览器的打印功能来打印详细信息。
• 仅当已为讨论的模块创建了任何电子邮件模板时，电子邮件模板才会显示。
• 邮件合并模板 选项仅限于“线索”、“联系人”、“客户”和“商机”。
• 库存模板 限于“库存”模块。
• 这些其他打印选项（电子邮件模板、邮件合并模板和库存模板）可供所有付费 Zoho CRM 客户使用。对于免费和试用客户，只有默认打印选项可用。

打印记录列表的步骤：

1. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
2. 在 [模块] 主页，点击操作中的打印预览。
3. 在打印预览页面，系统将显示记录列表。
   
4. 点击打印页面。
   
   
   

删除记录

有时，您可能需要从 Zoho CRM 中移除一些不必要的记录，以更好地管理数据。您还可以考虑移除没有参考价值的记录。

逐个删除记录的步骤：

1. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
2. 在 [模块] 主页中，选择记录。
3. 在记录详情页面，点击更多操作按钮，点击删除。

批量删除记录的步骤：

1. 点击 [模块] 页签。
   模块是指“线索”、“客户”、“联系人”等页签。
2. 在 [模块] 主页，选中与记录对应的复选框。
3. 在操作中点击删除。

注意：

• 当您删除一个记录时，所有相关的子记录，包括备注和打开/关闭的活动也将被删除。例如，如果您删除了一个客户，那么与该客户相关联的所有联系人和商机也将被删除。
  
• 删除的记录从删除日期开始会在回收站中暂存60天，之后将永久删除。
  
• 具有管理员角色的用户将有权访问回收站中的所有记录。
  
• 只有管理员才能删除回收站中的记录。
  

恢复已删除的记录

逐个删除或批量删除的记录将存储在回收站中，暂存期限为 60 天。您可以在该期限内恢复记录。

恢复已删除记录的步骤：

1. 访问设置 > 数据管理 > 回收站。
2. 在回收站 页面，选中您想要恢复的记录复选框。
3. 点击还原。

注意：

• 具有管理员角色的用户能够查看所有已删除的记录。

合并重复记录

随着时间的推移，可能会有重复记录产生。为了更好地组织记录，您可以搜索重复项并进行合并。有两项功能可用于合并重复记录：

• 查找并合并重复项：指定条件以查找重复记录。每个模块中有 6 个字段可用于指定条件。
• 删除重复记录：根据选定字段的值在模块中搜索所有重复记录。您可以根据所选模块选择四个可用字段中的任意一个。另请参阅合并重复记录

批量转移记录

此功能可将记录从一个用户转移到另一个用户，还可以选择转让当前所有者的相关条目。具有批量转移角色权限设为用户可使用此功能。

要批量转移记录：

1. 点击所需 [模块] 页签 (如线索，联系人，客户等)。
   
2. 在[模块] 主页 ， 点击操作 > 批量转移。
   
3. 在批量转移 [模块] 页面，执行以下操作：
   
   • 选择转换到和转换至字段的用户名称。
     
   • 指定标准。
     
   • 点击搜索。
     
   • 勾选所需记录复选框。
   • 点击转移。

批量删除记录

使用批量删除选项，您可以成批删除记录。您需要具有各个模块的批量删除角色权限才能使用此功能。
批量删除记录的步骤：

1. 点击所需的 [模块] 页签（例如，“线索”、“客户”、“联系人”等）。
2. 在 [模块] 主页，点击 操作 > 批量删除。
3. 在批量删除 [模块] 页面，执行以下操作：
   • 指定条件。
   • 点击搜索。
   • 在匹配 [记录] 下面，选中复选框。
   • 点击删除。

注意：

• 批量删除的记录将暂时存储在 Zoho CRM 的回收站中。
• 要恢复数据，请选择记录，然后点击还原。

批量更新记录

此功能允许您批量更新记录详细信息。您需要具有各个模块的批量更新角色权限才能使用此功能。