合并重复的记录

合并重复的记录

当您处理大量数据时，数据库中很难没有重复项。随着在 CRM 中创建记录的途径增多，出现重复条目的可能性也在增加。例如，同一线索可通过导入创建，也可通过 API 创建。为了方便管理数据，Zoho CRM 提供了主动和被动解决方案。

  • 在可以创建之前找出重复项
    通过将特定字段标记为“唯一性字段”，可以阻止创建重复记录。这是主动维持数据库干净整洁的一种方法。例如，如果您已在“线索”模块中将“电话号码”字段标记为唯一性字段，那么当您创建另一个具有相同电话号码的线索时，CRM 将会发出提醒。
    另请参阅：检查Zoho CRM中的重复记录
  • 合并重复记录
    尽管创建唯一字段并反复检查了数据，您仍认为 CRM 中可能有重复记录，那么可以使用 Zoho CRM 的删除重复工具来合并记录。这些操作如下所示：
查找与合并重复记录
删除重复记录

何时使用：
如果您要明确查找特定记录的重复项，可使用此功能。

示例：您知道一条名为“高先生”的线索重复了，并且想要查找并合并那些重复线索。

何时使用：
当您不确定是否存在任何重复项，并且想要 CRM 根据某些唯一字段运行重复项检查时，可使用此功能。

示例：您可以根据“电子邮件”字段对“线索”模块运行重复项检查。

工作原理：

转至特定记录的详情页面，并点击查找并合并重复项选项。

这将提取该记录的重复条目。

 

 

工作原理：

无须转至特定记录页。只需从模块的列表视图中点击“删除重复”工具，并选择将基于其进行搜索的字段。

示例：如果您选择电子邮件和公司字段，CRM 将搜索以查找其中的“电子邮件”和“公司”字段值相同的所有记录。

您可以根据一次最多三个字段来运行检查。

一旦显示了重复记录 的列表，则您可以手动选择并合并搜索结果中的记录。CRM 不会自动合并重复项。

您可以一次合并最多三个字段。

CRM 自动合并完全复制的条目。

如果出现冲突 *，您必须手动解决冲突以告诉 CRM 哪些记录应作为主记录，然后合并它们。

(*)冲突示例：
假定两个线索具有同一名称和公司，但电话号码不同。在这种情况下，出现冲突的电话号码的问题必须手动进行解决。
如果无此类冲突且所有字段匹配，则 CRM 自动合并记录。

查找与合并重复记录

如果您希望合并特定记录的重复条目，可以使用查找并合并重复项工具。只需转至特定记录的详情页，然后部署此工具以提供其重复项。

查找并合并重复项工具还允许您输入进一步条件来搜索重复项。在每个模块中，您可以为六个字段指定条件。一旦找到重复项，您可以手动合并它们。

此工具仅在线索、客户、联系人和供应商模块中可用，并且您一次最多可合并三条记录。

可用性
需要权限
在角色中具有“查找与合并 [模块]”权限的用户可访问此功能。


查找并合并重复记录的步骤：

  1. 点击线索、客户、联系人或供应商页签。
  2. 在 [模块] 主页中，点击所需的记录。
    （模块指的是页签。）
  3. 在记录详情页面，点击更多操作 > 查找/合并重复记录。
    仅在“线索”、“客户”、“联系人”和“供应商”模块中可用

  4. 在查找并合并重复的记录页面，执行以下操作：
    • 在搜索条件 部分中，将显示匹配的条件。
    • 根据需要指定其他条件，然后点击搜索。
    • 在正在匹配记录分栏中，至少选择两条要合并的记录。
    • 点击下一步。
    1. 在合并[记录]页面中，选择要作为主记录保留的记录。
      如果您希望选出主记录值作为最终项并合并重复项，您可以点击“全选”。

      如果不希望，请点击其他记录的相应字段附近的单选按钮，告诉 CRM 哪些字段值应视为“最终”值以便合并重复项。
      由此选择的值出现在“主记录”列下。您可以一次合并最多三条记录。
  5. 点击合并。
注意：
  • 已合并到主记录的记录将被永久删除，并且此操作不可撤销。
  • 附件和活动也将转移到主记录。
  • 查找与合并可让您将重复的记录合并为单个记录并删除重复项。将保留的记录视为主记录，删除的记录视为重复记录。当主记录更新时执行编辑触发的自动化操作以及当删除重复记录时执行删除触发的自动化操作。例如，如果您有一个工作流规则，在删除记录时发送电子邮件警报，那么当删除重复记录时将触发此工作流规则。这仅适用于工作流规则、蓝图、旅程构建器、审批流程和积分规则，不适用于审核流程。
  • 计划程序流程：如果对相关列表中有 1000 条以上的记录执行查找合并，则合并操作将在计划程序中执行。在操作完成之前，记录将保持锁定状态，以禁止用户编辑记录。合并完成后，您会收到通知。

另请参阅

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